試論聲像檔案的收集與歸檔工作

范學(xué)超

摘 要：本文以聲像檔案的功能與特征、聲像檔案收集與歸檔程中存在的具體問(wèn)題為切入點(diǎn)，展開(kāi)具體分析，并以此為依據(jù)，提出聲像材料的收集與歸檔范圍、聲像檔案歸檔的技術(shù)要求、聲像檔案歸檔的具體要求等幾方面的內(nèi)容。希望各大企業(yè)在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作期間能夠緊跟時(shí)代進(jìn)步的步伐，重視聲像檔案的收集和歸檔工作，為今后各大企業(yè)創(chuàng)新檔案管理工作模式提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：聲像檔案;收集;歸檔

聲像檔案主要就是以聲像方式來(lái)記錄知識(shí)信息的一種特殊載體形成的檔案，也是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分。本文從聲像檔案的功能與特征入手，緊緊圍繞聲像檔案收集與歸檔程中存在的具體問(wèn)題，展開(kāi)闡述，提出了聲像檔案收集和歸檔的幾方面具體內(nèi)容。希望在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)，在不斷增加聲像檔案數(shù)量的同時(shí)，也能不斷豐富其管理內(nèi)容，為今后有效傳承信息數(shù)提供重要幫助。

1 聲像檔案的功能與特征

聲像檔案能夠?qū)⒛骋浑A段的自然景觀與人類活動(dòng)的具體細(xì)節(jié)更加直觀的展現(xiàn)在人們面前，也可以將一些動(dòng)作由快轉(zhuǎn)化為慢、由慢轉(zhuǎn)化為快，能夠最大程度上滿足人們的需求，為人們創(chuàng)造更多便利的條件。

1.1 使利用者身臨其境

聲像檔案能夠?qū)F(xiàn)場(chǎng)的動(dòng)態(tài)畫(huà)面準(zhǔn)確的記錄下來(lái)，可以在音樂(lè)、視頻等輔助材料的幫助下，更加直觀具體的將實(shí)際內(nèi)容展現(xiàn)出來(lái)，這樣能夠使利用者身臨其境，近距離的感受情境，便于使用者接受和理解。

1.2 有利于增強(qiáng)時(shí)間感和空間感

聲像檔案主要就是運(yùn)用科學(xué)技術(shù)來(lái)保管檔案，聲像檔案與其他管理檔案的方式相比較，具有打破時(shí)間和空間的特點(diǎn)，能夠?qū)⒍虝r(shí)間的內(nèi)容有效記錄下來(lái)，能夠?qū)⒁恍┱滟F的內(nèi)容永久的保存下來(lái)，這樣便于使用者后續(xù)進(jìn)行運(yùn)用，可以將歷史的容貌和音容具體的呈現(xiàn)出來(lái)。

1.3 便于檔案管理者管理

聲像檔案相比較其他的檔案更容易被復(fù)制，管理起來(lái)也非常方便，其涉及到的內(nèi)容豐富多彩;同時(shí)聲像檔案不會(huì)受到時(shí)間、地域以及傳播速度等因素的影響，管理者在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作時(shí)更加靈活。

2 聲像檔案收集與歸檔程中存在的具體問(wèn)題

2.1 聲像檔案意識(shí)薄弱，缺乏宣傳力度

現(xiàn)階段，很多企業(yè)在宣傳檔案管理工作時(shí)，都會(huì)比較注重紙質(zhì)檔案的宣傳，忽視聲像檔案的宣傳[1]。有一些企業(yè)中的工作人員在實(shí)際開(kāi)展聲像檔案管理工作時(shí)，并不知道聲像檔案管理也需要對(duì)檔案進(jìn)行收集和歸檔，有一些企業(yè)的攝影和錄像工作都會(huì)有專業(yè)的工作人員來(lái)負(fù)責(zé)，但是在完成相應(yīng)的工作之后，并沒(méi)有及時(shí)整理這些聲像素材，也沒(méi)有及時(shí)將其保存起來(lái)，進(jìn)行歸檔。有一些企業(yè)的檔案管理人員對(duì)聲像檔案管理工作的工作流程并不熟悉，缺乏一定的管理意識(shí)。如果工作人員長(zhǎng)時(shí)間的這樣開(kāi)展工作，很容易會(huì)出現(xiàn)聲像材料丟失或是個(gè)人獨(dú)自占有的現(xiàn)象。

2.2 無(wú)法及時(shí)歸檔，失去保管的意義

實(shí)際上，聲像檔案與其他檔案在管理時(shí)具有很大的差異，其中時(shí)效性和特殊性比較強(qiáng)。有一些企業(yè)檔案管理人員在實(shí)際開(kāi)展工作時(shí)，還在運(yùn)用紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)數(shù)字化的聲像檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，這樣就會(huì)出現(xiàn)一些聲像檔案只存在工作人員手中，并沒(méi)有及時(shí)歸檔的現(xiàn)象;甚至還有一些企業(yè)員工在管理聲像檔案時(shí)，工作行為會(huì)缺乏規(guī)范性。比方說(shuō)：一些員工在對(duì)一些事物進(jìn)行記錄之后，并沒(méi)有及時(shí)將照片及其照片底片進(jìn)行歸檔，并沒(méi)有用文字對(duì)其進(jìn)行標(biāo)注，這樣不利于后期使用者記起當(dāng)時(shí)的情境，在一定成程度上會(huì)使一些珍貴的聲像材料失去本身的保管價(jià)值。

2.3 保管條件差，聲像檔案管理時(shí)間短

隨著我國(guó)位科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，人們?cè)谏詈凸ぷ髦性絹?lái)越依賴聲像檔案。但是在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)，要求會(huì)比管理紙質(zhì)檔案更嚴(yán)格。有一些企業(yè)在保管聲像檔案時(shí)，保管的條件 比較差，經(jīng)常是將聲像檔案與其他檔案進(jìn)行混合保管，其保管的環(huán)境也會(huì)非常潮濕，這樣會(huì)縮短聲像檔案管理的時(shí)間。因此，企業(yè)要想提升聲像檔案管理的質(zhì)量，首先就要改變保管條件;其次，要善于利用資源，找到合適的載體資源對(duì)聲像檔案進(jìn)行收集、歸檔和整理等。

3 聲像檔案的收集與歸檔工作

3.1 聲像材料的收集與歸檔范圍

1）聲像材料通常都是以照片、底片、錄像帶、光盤或是計(jì)算機(jī)軟盤等材料為主。

2）聲像材料歸檔的范圍包括：企業(yè)中各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在指導(dǎo)或是檢查工作期間形成的聲像材料;社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)I(yè)人士在學(xué)習(xí)和考查過(guò)程中形成的聲像材料;一些外賓在參加企業(yè)活動(dòng)中形成的聲像材料;企業(yè)實(shí)際開(kāi)展管理工作的聲像材料;還有一些利于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有保存價(jià)值的聲像材料等。

3.2 聲像檔案歸檔的技術(shù)要求

1）在實(shí)際開(kāi)展聲像檔案歸檔工作期間運(yùn)用到的聲像檔案，一定要是聲像材料原件，如果涉及到一些編輯合成的聲像材料，也要一并將其進(jìn)行歸檔，保證完整性。

2）歸檔的聲像材料涉及到的圖像一定是清楚的[2]，色澤要分布均勻，聲音要清楚，便于后期使用。

3）對(duì)于不同種類的材料載體要按照一定的要求進(jìn)行明確分類，便于后期管理和運(yùn)用。

4）聲像材料預(yù)立卷時(shí)，要根據(jù)實(shí)際狀況準(zhǔn)確填寫(xiě)相應(yīng)的時(shí)間、地點(diǎn)和人物（景物）等。

3.3 聲像檔案歸檔的具體要求

1）錄像帶、錄音帶、照片和影片和文字說(shuō)明要全面收集，及時(shí)進(jìn)行歸檔。

2）企業(yè)在開(kāi)展聲像檔案管理工作之前，要結(jié)合實(shí)際狀況進(jìn)行分析，并要擬定具有針對(duì)性的保管期限，準(zhǔn)確劃定密級(jí)，在進(jìn)行歸檔時(shí)再次進(jìn)行審核確定。

3）重視聲像檔案原件，只有及其特殊的狀況下才可以接受聲像復(fù)制檔案。

4）聲像材料要具有一定的針對(duì)性與科學(xué)性。

5）明確規(guī)定聲像檔案的歸還時(shí)間，可以在實(shí)際開(kāi)展編輯或是整理聲像檔案之后的一個(gè)月之內(nèi)將其移交到檔案管理部門，同樣也只有在及其特殊的狀況下才可以延長(zhǎng)聲像檔案的歸檔時(shí)間，否則要在歸檔的時(shí)間范圍內(nèi)容進(jìn)行歸還。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，聲像檔案不僅是企業(yè)檔案的重要組成因素，也是企業(yè)健康可持續(xù)反正你的珍貴資源?，F(xiàn)階段，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的影響下，已經(jīng)有越來(lái)越多的企業(yè)重視聲像檔案管理工作。但是在實(shí)際開(kāi)展聲像檔案收集和歸檔工作時(shí)，還會(huì)存在一些問(wèn)題。基于此，企業(yè)檔案管理人員，要結(jié)合實(shí)際檔案管理的數(shù)量和狀況進(jìn)行分析，要最大程度上減少聲像檔案的丟失與流失，為今后企業(yè)實(shí)現(xiàn)聲像檔案管理的目標(biāo)具有重要意義

參考文獻(xiàn)

[1]汪倩秋.高校聲像檔案的收集工作存在問(wèn)題和對(duì)策研究——以河海大學(xué)為例[J].北京檔案，2018（09）：30-32.

[2]林霄，任潔，葉凌凌.新媒體環(huán)境下醫(yī)院聲像檔案的管理與利用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2016，24（03）：147-148.