檔案資源開發(fā)利用工作中的安全保障問題研究

吳嬌

摘 要：本文對(duì)檔案資源開發(fā)利用工作中的安全保障問題進(jìn)行了較有針對(duì)性的研究，發(fā)現(xiàn)安全問題主要發(fā)生在檔案原件、檔案利用過程、網(wǎng)絡(luò)檔案存檔與使用過程，技術(shù)人員必須設(shè)立更為全面的保護(hù)機(jī)制，同時(shí)利用最為先進(jìn)的安全保障技術(shù)與設(shè)備，預(yù)防問題出現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案資源;開發(fā)利用;安全保障問題;安全措施

檔案信息存在于任何地方，無論是企業(yè)運(yùn)行、個(gè)人發(fā)展、科技研發(fā)等各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域。這些檔案信息的存檔形式也各不相同，因此檔案資源的開發(fā)與利用過程常常潛在很多安全問題，為了防止出現(xiàn)任何安全問題，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)問題或影響使用，工作人員必須要積極對(duì)應(yīng)出適宜的安全保護(hù)措施與機(jī)制，保證檔案信息的安全。

1 檔案資源的開發(fā)利用中潛藏的安全問題

1.1 檔案原件的安全保護(hù)

檔案的開發(fā)與利用中，利用者的素質(zhì)不同，因此容易在使用中出現(xiàn)檔案信息的丟失與損害問題，一些利用人員甚至為了減輕處理負(fù)擔(dān)，直接在檔案原件進(jìn)行標(biāo)記，還有一些管理人員自我約束觀念不高，在檔案存儲(chǔ)的地方吸煙或是對(duì)檔案進(jìn)行暴力存檔等，這些都可能給檔案原件帶來一定的危險(xiǎn)。

1.2 檔案利用內(nèi)容公布的安全問題

檔案的開發(fā)利用過程必須要嚴(yán)格按照國家規(guī)定展開。防止出現(xiàn)任何損害國家、民族、企業(yè)、個(gè)人的利益情況，但是存在的問題是一些開發(fā)人員的安全意識(shí)不強(qiáng)，可能在檔案信息的公布過程中泄漏、損壞了一些檔案信息，這種情況較為常見，且難以避免。

1.3 檔案信息的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用安全

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在檔案信息管理中屬于較為棘手的部分，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境潛藏很多不安全因素，一旦出現(xiàn)泄漏或是更改問題，將非常難恢復(fù)。而這其中如果出現(xiàn)檔案信息的安全問題，一定是因?yàn)闆]有及時(shí)設(shè)立出安全有效的安全監(jiān)管機(jī)制或是采用的方法不正確。

2 檔案資源開發(fā)利用工作的安全保障路徑

2.1 對(duì)利用過程中的原件使用安全進(jìn)行保證

使用檔案信息原件進(jìn)行檔案編研時(shí)、展覽等工作時(shí)，必須要對(duì)原件的內(nèi)容、順序、完整度進(jìn)行保證，同時(shí)嚴(yán)格按照借閱審批制度規(guī)范落實(shí)工作，防止中間出現(xiàn)篡改，殘損的情況，保證檔案的原件的使用安全。

1）對(duì)檔案信息的安全管理工作進(jìn)行重視，根據(jù)規(guī)定與單位的實(shí)際運(yùn)作情形制定并貫徹檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)在整個(gè)工作期間的保密、存檔流程進(jìn)行監(jiān)管，根據(jù)需求進(jìn)行工作職責(zé)上的權(quán)責(zé)劃分，保證任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都可以追蹤到人，防止因?yàn)楣芾礤e(cuò)亂而導(dǎo)致檔案信息的安全無法保證。同時(shí)根據(jù)崗位的工作屬性與重要程度進(jìn)行考核標(biāo)準(zhǔn)的擬定，以此保證崗位職責(zé)人員的工作落實(shí)責(zé)任感，能夠恪盡職守、認(rèn)真的重視自己的工作。

2）對(duì)檔案的入庫與調(diào)、借閱工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管。在執(zhí)行檔案的移交步驟時(shí)，工作人員除了要對(duì)檔案的數(shù)量、文件頁數(shù)等細(xì)節(jié)進(jìn)行核對(duì)以外，還要對(duì) 文件的構(gòu)成要素進(jìn)行審核，如其中的名稱落款、內(nèi)容梗概、日期等，保證每個(gè)檔案的基本構(gòu)成要素都是準(zhǔn)確無誤、切實(shí)可靠的。

3）設(shè)立危害檔案安全問責(zé)制度，對(duì)違反制度的人員與案件進(jìn)行嚴(yán)懲。檔案信息對(duì)于任何單位與人員來說都非常重要，因此不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)，如果在審核的過程中發(fā)現(xiàn)漏洞，那么就需要徹查到底;檔案信息在查閱與使用的過程中可能出現(xiàn)破損，那么專業(yè)人士必需要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，防止問題的影響范圍不斷擴(kuò)大;針對(duì)那些本身就容易出現(xiàn)殘損的檔案材料要及時(shí)進(jìn)行護(hù)理措施的對(duì)應(yīng)，及時(shí)加固;積極對(duì)褪色、褪變的檔案信息進(jìn)行搶救性的修復(fù)，同時(shí)要制作出復(fù)制品，防止原檔案已經(jīng)不可再執(zhí)行補(bǔ)救措施后，無法對(duì)檔案信息的完整性進(jìn)行保障;檔案信息的存儲(chǔ)中存在一些檔案信息元件本身就記錄不清的情況，工作人員必須要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行搶救式的恢復(fù)，同時(shí)及時(shí)復(fù)制，仔細(xì)保管;一些影像、音頻檔案要得到專業(yè)人員的維護(hù)，防止出現(xiàn)質(zhì)量破損或是殘缺、毀壞等情況，同時(shí)對(duì)于一些已經(jīng)無法安全保存的檔案，及時(shí)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式進(jìn)行儲(chǔ)存。安全問責(zé)制度的全效落實(shí)，可以保證各類形式的檔案信息得到更為安全、全面的信息完整性保證，防止出現(xiàn)任何差錯(cuò)，無法及時(shí)追蹤到人，妥善處理。

2.2 對(duì)檔案的信息內(nèi)容的安全進(jìn)行維護(hù)。

針對(duì)檔案利用層面的安全需要、管理執(zhí)行等進(jìn)行科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)分析，可以讓解決對(duì)策更為科學(xué)，同時(shí)更為迅速的實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。在安全保護(hù)策略的制定上，要盡量形成預(yù)測、保管、利用、搶救等一體化保證體系，同時(shí)在體系內(nèi)進(jìn)行安全的區(qū)域劃分，盡量保證檔案信息因?yàn)榈玫饺?、系統(tǒng)的管理制度而得到最為安全的保障。實(shí)際工作中，必須要對(duì)安全原則進(jìn)行明確，保證檔案信息的安全與完整，同時(shí)還要對(duì)數(shù)字形式的檔案信息安全性進(jìn)行關(guān)注，盡量采用最為先進(jìn)的安防方法，保證信息在傳輸與使用過程安全。一些檔案信息的安全保密性要求較高，如涉及邊防、民族、主權(quán)等方面的檔案內(nèi)容，崗位職責(zé)人員必須要對(duì)這些信息的保密性進(jìn)行全力保障，同時(shí)積極增強(qiáng)政治意識(shí)，堅(jiān)守保密紅線。

2.3 確保檔案信息成果在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中的安全

1）嚴(yán)格貫徹檔案信息的開發(fā)利用責(zé)任制度，盡量保證安全隱患不出現(xiàn)，同時(shí)對(duì)檔案的利用審查關(guān)進(jìn)行嚴(yán)格把守，不能對(duì)外開放的檔案信息要得到最為安全、全套的保護(hù)。

2）落實(shí)“三網(wǎng)”制度，保證防范技術(shù)、方法、制度的可靠性。技術(shù)人員在對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理進(jìn)行保障時(shí)，必須對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、保管與使用等流程的各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行重視，如借助的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最好采用一些物理隔絕措施，保證電子檔案的安全。

3）對(duì)于閱讀檔案的人員權(quán)限必須具有明確的劃分。

檔案信息會(huì)因?yàn)橹匾缘牟煌邆洳煌陌踩Ｃ芗?jí)別，因此管理人員在實(shí)際的監(jiān)管過程中必須根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)措施對(duì)應(yīng)，同時(shí)對(duì)授權(quán)的角度進(jìn)行規(guī)范，在一些必要的情形下對(duì)檔案信息進(jìn)行全面整理與加密，盡量保證檔案信息的安全與完整性。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案信息隨著時(shí)代的發(fā)展與技術(shù)進(jìn)步，種類、內(nèi)容、存檔方式正在逐漸豐富，專業(yè)的技術(shù)人員必須要保證檔案資源的開發(fā)利用過程安全，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案開發(fā)的利用安全，同時(shí)對(duì)應(yīng)出更多形式的、更有有效的、更加先進(jìn)的安全防范措施。

參考文獻(xiàn)

[1]盧旭艷.如何加強(qiáng)數(shù)字檔案資源的安全維護(hù)管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（06）：19-20.

[2]趙衛(wèi)紅.數(shù)字檔案資源安全維護(hù)管理探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（03）：30.

[3]田瑞.檔案資源的共建共享與信息安全[J].才智，2013（17）：303.

[4]岳蕓.淺談檔案資源利用中的安全工作[J].蘭臺(tái)世界，2011（S1）：57.