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      加強事業(yè)單位人事檔案管理,有效促進人力資源開發(fā)

      2019-11-11 12:18:11高旭
      卷宗 2019年29期
      關鍵詞:人事檔案模式人力資源

      高旭

      摘 要:隨著時代的發(fā)展和社會的普遍進步,做好人事檔案管理,已經成為事業(yè)單位和各大國家機構的重視問題?!叭耸聶n案管理”,是在社會組織在人事管理活動中形成的,用以記錄和反映工作人員的“個人經歷、德才能績、工作表現(xiàn)”等信息的檔案管理系統(tǒng)。記錄檔案信息的方式有很多種,本文就從當前事業(yè)單位人力資源開發(fā)的情況出發(fā),對人事檔案管理的應用和策略做幾點詳細的分析。

      關鍵詞:人事檔案;管理;人力資源;模式

      人力資源管理是一項考驗管理人員耐心和毅力的工作,需要工作人員加強人事檔案管理,做好每個人的信息收集和錄入,才能發(fā)揮有效的人力資源開發(fā)實效,保證人事檔案系統(tǒng)的高效運行。為了響應時代的號召和滿足社會的發(fā)展需求,事業(yè)單位要逐漸提升檔案信息資源的管理實效,從各界招攬人才,并做好人力資源開發(fā)工作,提升當前人事檔案信息的管理價值。

      1 注重人事檔案管理模式,發(fā)揮檔案價值

      人事檔案的信息管理,可以通過各種軟件進行,“Word文字、和Excel表格及WPS辦公”等,這些都是新時期的辦公軟件,在人事檔案管理工作中能發(fā)揮極大的作用價值。人力資源部門要注重對人事檔案的分類和整理,做好信息的錄入和收集工作,這是一個至關重要的過程。如果哪一步出現(xiàn)問題,都會影響到后期的人員檔案調取工作,阻礙人力資源的開發(fā)進程。所以每個人員都要以各種形式進行歷史記錄,并整理好有價值的文件材料,以個人姓名、來歷、工作經驗為特征組成的專冊或記錄條,以便發(fā)揮檔案管理的價值,方便上級領導的查看和資料調取。

      人事檔案是事業(yè)單位部門正確選拔使用職工的重要依據(jù),也是各單位人力資源開發(fā)不可缺少的重要參考依據(jù)。隨著知識經濟時代的迅速發(fā)展,人員的信息已經顯得非常重要,很多工作都是圍繞人事數(shù)據(jù)來展開的。比如警察在調查“肇事司機信息”時,要調用人事檔案管理系統(tǒng),查看往來車輛車主的身份信息;部門在選用活動策略方案的候選人時,也要調取人事檔案管理系統(tǒng),來篩選和決定最終活動方案的策劃者。隨之可見人事檔案系統(tǒng)對各行業(yè)的重要性。

      傳統(tǒng)的人事檔案管理比較單一,很多都存在信息泄露問題,已落后于時代的潮流。為了順應時代的發(fā)展,事業(yè)單位應該注重人事檔案管理模式,提高人力資源管理系統(tǒng)的效率,真正發(fā)揮出信息檔案的價值作用。隨著社會市場需求的不斷擴大,人力資源管理對當前事業(yè)單位編制的人事檔案管理工作也提出了更高層次的要求。 進一步加強和完善事業(yè)單位編制人員的人事檔案管理工作 ,已經成為社會的熱點話題,也是勢在必行的改革任務。

      2 完善人事檔案管理制度,促進人力資源開發(fā)效率

      為了推動人事檔案的改革方案,政府必須支持和引導事業(yè)單位的人力資源管理工作,進一步完善人事檔案管理制度,促進人力資源開發(fā)效率。政府畢竟是各個地區(qū)的管理服務總局,承擔著大大小小的改革和發(fā)展任務,具有“權威性和引導性”。在當前事業(yè)單位人事檔案管理工作中加強政府的干預,具有重大的現(xiàn)實意義,對提升人力資源管理開發(fā)效率也有一定的促進作用。

      當前的人事檔案管理系統(tǒng),有很多缺陷和不足。人力資源管理工作逐漸被淡化,事業(yè)單位在“選才、用才、留才”等方面都出現(xiàn)了問題,人事管理工作的難度不斷加大。其次,人事檔案的信息不全面,錄入的信息缺少真實性,培訓方面的材料很少。這些都會使人力資源管理部門管理的個人信息內容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如果有過多虛假信息,就會導致人事部門無法正確選定和評估職工,給事業(yè)單位的日常工作流程帶來不必要的麻煩。為了減少這些現(xiàn)象的出現(xiàn),必須政府出臺相應的整改措施,制定出有效的人事檔案管理制度,對“假年齡、假工齡、假學歷”進行一定的處罰,以儆效尤。

      由于我國的事業(yè)單位人員較多,工作信息較為復雜,人事檔案以五年為周期整理一次。這在一定程度上降低了人事檔案信息的真實性,人事檔案中的材料過于陳舊,很多人員的信息都缺乏相應的審核和鑒定,有價值的信息更是少之又少。對于這些現(xiàn)象,政府要出臺相應的整改制度, 縮短核查信息的周期,保證事業(yè)單位人員信息的真實性和可靠性,以方便高級領導查看和管理,從性質上提高檔案服務水平。

      3 加強人事檔案管理力度,保證人力資源開發(fā)實效

      為了加強人事檔案管理力度,每個工作人員都要理解人事檔案在人力資源管理中的價值和作用,從心里服從人力資源管理,從本質內容上提高檔案服務意識。人力資源是指人體天生擁有的特長和優(yōu)勢,加上各種實踐生活與社會經驗所形成的勞動能力。隨著科學技術的不斷發(fā)展,人類對科學的認知和感受逐漸增加,人力資源管理也隨之成為人事檔案管理的核心內容 。從事人力資源管理的工作人員,要注重“以人為本”的管理理念,真正發(fā)揮人力資源管理的有效性。政府也要加大監(jiān)督和控制力度,為人力資源開發(fā)提供真實可靠的信息和數(shù)據(jù),突出檔案資源的關鍵性和可靠性。

      事業(yè)單位要通過各種人事管理檔案系統(tǒng),挖掘每個員工的潛力,并通過信息維護系統(tǒng)進行員工信息的核實和檢查,掌握每個員工的個人信息。只有這樣才能為人力資源績效管理提供考核依據(jù),協(xié)調一致的配合人力資源管理部門的工作,保證事業(yè)單位決策的科學化、合理化。在調取人員信息檔案數(shù)據(jù)時,負責人需要通過輸入賬號和密碼進行驗證,保證信息查閱系統(tǒng)的安全,才能避免檔案信息泄露,帶來不必要的安全隱患。

      在進行人事檔案信息錄入時,“優(yōu)化人力資源配置”也是非常重要的一項內容。畢竟人事檔案信息是靠系統(tǒng)來錄入和整理的,人力資源配置就旨在通過人與物相結合,分配好每一個檔案服務工作的任務,從本質上提高人事檔案的使用效率。人力資源并不是靜止的,它隨著科技的發(fā)展和時間的推移,也會產生一定的變化。對于“人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰”等突發(fā)情況,事業(yè)單位要做好防范意識,及時調整人力資源管理模式,進行人事檔案的資源優(yōu)化,才能實現(xiàn)人力資源信息的共享,滿足不同情況下的人力需求。

      4 結語

      總而言之,隨著時代的發(fā)展和進步,做好檔案服務工作,已經成為各個部門重視的問題。為了響應時代的號召和滿足社會的發(fā)展需求,事業(yè)單位要注重人事檔案管理模式,從管理層面出發(fā),有效發(fā)揮出檔案管理的價值。對于很多細節(jié)性的工作,還需要工作人員提升自身的管理素質,完善人事檔案管理制度,促進人力資源開發(fā)效率。只有這樣才能順應時代的發(fā)展趨勢,全方面保證人力資源的開發(fā)實效。

      參考文獻

      [1]徐鏡翔.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].辦公室業(yè)務,2015,(17):65.

      [2]王玥.企業(yè)人事檔案管理及其模式創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理,2017,(19):81-82.

      [3]馮薇平.新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新問題簡述[J].商品與質量,2016,(1):20-20.

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