探究OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫鏈接

范文靜

摘 要：在醫(yī)院日常辦公中，需要依靠檔案提供學(xué)術(shù)、醫(yī)療、管理等各方面的數(shù)據(jù)信息?；诖耍疚膶︶t(yī)院OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的鏈接需求展開了分析，并從前期調(diào)研、賬號統(tǒng)一、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等方面提出了系統(tǒng)的無縫鏈接措施，為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);檔案管理系統(tǒng);無縫鏈接

在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，伴隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷增大，檔案管理系統(tǒng)在檔案資料調(diào)用方面的問題日漸凸顯。為滿足醫(yī)院對現(xiàn)代檔案的管理要求，還要引入OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)的無縫鏈接，以便實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，為醫(yī)院正常工作開展提供數(shù)據(jù)支撐。因此，需要加強(qiáng)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫鏈接研究，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。

1 OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的鏈接需求

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院開始運(yùn)用OA系統(tǒng)辦公，采用多媒體、超文本傳輸技術(shù)擺脫地域限制，隨時(shí)隨地進(jìn)行文本、聲音、圖像等數(shù)據(jù)信息的訪問，完成信息查詢和錄入等操作。而醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)用于對各種檔案文件資料進(jìn)行存儲和調(diào)用管理，如醫(yī)療檔案、成果檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案等等。就目前來看，醫(yī)院OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)保持相互獨(dú)立。伴隨著醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資料的不斷增多，檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新和調(diào)用管理日漸繁瑣。醫(yī)院職工在利用OA系統(tǒng)辦公期間，如需調(diào)用檔案資料還要反復(fù)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)登錄。在資料檢索方面缺乏優(yōu)勢，檔案管理系統(tǒng)操作缺乏實(shí)效性。與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)鏈接，發(fā)揮OA平臺自動(dòng)化性能，則能使醫(yī)院檔案管理輕松、便捷。實(shí)現(xiàn)二者無縫鏈接，用戶可以通過OA系統(tǒng)直接進(jìn)行檔案資料查詢、搜索和打印，為用戶操作提供便利的同時(shí)，促使檔案資料利用率得到提高[1]。而通過OA平臺直接進(jìn)行檔案資料修改、增刪等操作，能及時(shí)進(jìn)行醫(yī)院檔案資料更新，繼而使醫(yī)院檔案管理水平得到提升。

2 OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫鏈接策略

2.1 做好前期調(diào)研

在實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無縫鏈接前，需要完成前期調(diào)研，確定醫(yī)院各辦公部門的用戶需求，以便使系統(tǒng)的銜接能夠起到為醫(yī)院辦公提供服務(wù)的作用。針對檔案管理部門，尤其需要提供詳細(xì)的檔案管理需求，還應(yīng)完成各級目錄的編寫，并做好管理權(quán)限的區(qū)分，以便為檔案資料高效查閱提供保障。在調(diào)研工作中，需要結(jié)合檔案類型對相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查。比如針對醫(yī)院醫(yī)療檔案，重點(diǎn)利用部門為醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部、醫(yī)療保險(xiǎn)辦公室等;針對醫(yī)院科技檔案，重點(diǎn)利用部門為科教部、人事部和護(hù)理部等。針對各類檔案，還要確定檔案管理部門管理需求，以便對醫(yī)院其他部門檔案調(diào)用權(quán)責(zé)進(jìn)行科學(xué)劃分，保證檔案資料能夠得到及時(shí)上傳、收集和整理，為檔案資料調(diào)用和保管奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 統(tǒng)一登錄賬號

鏈接OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，需要加強(qiáng)醫(yī)院文檔控制能力。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案文件的統(tǒng)一收集和整理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件的無縫鏈接，需要對OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)登錄賬戶進(jìn)行統(tǒng)一。采取該種方式，可以保證各類檔案內(nèi)容由專人負(fù)責(zé)上傳、收集和整理，并且做到及時(shí)更新和檢查。根據(jù)賬戶登錄信息，可以保證邏輯歸檔與物理歸檔轉(zhuǎn)化同步，避免檔案資料出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。作為檔案管理人員，可以通過系統(tǒng)進(jìn)行文檔鏈接追蹤，采用相同賬戶登錄OA平臺完成檔案修改、刪除、移動(dòng)等操作。醫(yī)院各部門人員在開展藥品管理、醫(yī)療管理等工作時(shí)，也可以通過OA系統(tǒng)直接進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入[2]。在醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大過程中，需要處理的文檔資料不斷增多。在日常工作開展中利用OA系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行檔案資料上傳，能夠確保醫(yī)院檔案得到及時(shí)備份，從而避免醫(yī)院檔案資料丟失。

2.3 完成數(shù)據(jù)交換

實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的無縫鏈接，需要加強(qiáng)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換，以便使系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)動(dòng)能夠保持安全穩(wěn)定。在數(shù)據(jù)交換過程中，還要保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，以便使醫(yī)院檔案信息得到完善?？紤]到醫(yī)院檔案管理需要通過數(shù)據(jù)表格實(shí)現(xiàn)，可以采用標(biāo)準(zhǔn)接口實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)鏈接。從醫(yī)院檔案系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫建設(shè)情況來看，多通過JDBC或ODBC等接口程序?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)，可以直接進(jìn)行OA數(shù)據(jù)庫中的原始數(shù)據(jù)提取，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫字段對應(yīng)，然后將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)中完成對應(yīng)數(shù)據(jù)表格的建立。在電子全文掛接上，可以采用FTP服務(wù)器進(jìn)行各類檔案數(shù)據(jù)存放。在接口程序運(yùn)行時(shí)，可以將與OA數(shù)據(jù)庫目錄關(guān)聯(lián)的電子全文上傳服務(wù)器存放路徑，實(shí)現(xiàn)電子目錄與電子集文一一對應(yīng)。此外，可以采用EXCEL數(shù)據(jù)交換文件實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)鏈接。在OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)存在軟件差異時(shí)，可以采用EXCEL軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出，可以進(jìn)行任意接口配置，無需統(tǒng)一接口標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際操作中，將原本插入檔案館系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)導(dǎo)出至EXCEL后，可以利用導(dǎo)入接口進(jìn)行字段配置，成功匹配后可以完成信息整理和歸檔。

2.4 加強(qiáng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到實(shí)時(shí)更新，才能實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫鏈接。為此，需要加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，采用MySQL數(shù)據(jù)庫服務(wù)器提供插入、更新、刪除等功能，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的跨平臺操作，保證數(shù)據(jù)信息得到及時(shí)更新反饋。在基于B/S架構(gòu)的OA系統(tǒng)平臺上，可以隨時(shí)隨地為用戶提供查詢、打印等服務(wù)。利用Internet網(wǎng)絡(luò)和瀏覽器，用戶可以進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問，進(jìn)入檔案查詢界面調(diào)取資料。根據(jù)用戶傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，系統(tǒng)服務(wù)器能夠?qū)崿F(xiàn)用戶請求解析，完成關(guān)鍵詞查詢，然后利用MySQL數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)表操作，最后將結(jié)果返回給用戶。實(shí)際在數(shù)據(jù)庫建立時(shí)，考慮到醫(yī)院檔案種類較多，需要完成不同檔案數(shù)據(jù)庫的建立，然后利用統(tǒng)一服務(wù)器加強(qiáng)各數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)。通過OA系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)，只要通過安全權(quán)限和口令實(shí)現(xiàn)身份驗(yàn)證，就能實(shí)現(xiàn)服務(wù)器連接。而為保證數(shù)據(jù)安全，需要采用RSA和DES算法進(jìn)行數(shù)據(jù)雙重加密，并通過SSL實(shí)現(xiàn)可靠通信，以便在數(shù)據(jù)鏈接時(shí)能夠使數(shù)據(jù)安全性、完整性和準(zhǔn)確性得到保證。

2.5 實(shí)現(xiàn)模塊整合

實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫鏈接后，為提供優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)，需要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)模塊整合，為醫(yī)院全體工作人員提供擁有豐富應(yīng)用的界面，滿足用戶檔案查閱、數(shù)據(jù)錄入等各種需求。結(jié)合檔案管理需求，可以完成檔案查詢、數(shù)據(jù)錄入和管理三個(gè)模塊的設(shè)置。利用查詢模塊，用戶只需輸入關(guān)鍵詞就能利用系統(tǒng)完成相關(guān)條目列表搜索，實(shí)現(xiàn)精確查詢。針對查詢到的內(nèi)容，可以選擇打印功能進(jìn)行打印輸出。在數(shù)據(jù)錄入上，用戶可以根據(jù)系統(tǒng)提示進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息自主錄入，系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄用戶操作信息，為管理人員管理數(shù)據(jù)提供依據(jù)。系統(tǒng)根據(jù)用戶數(shù)據(jù)操作，可以自動(dòng)將檔案數(shù)據(jù)信息更新情況反饋給管理人員。針對用戶提交的檔案文件資料，管理人員可以實(shí)現(xiàn)在線審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行提交，使之前生成的臨時(shí)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛谰眯晕募3]。此外，利用數(shù)據(jù)管理模塊，也能實(shí)現(xiàn)檔案資料批量操作管理，定期完成系統(tǒng)垃圾數(shù)據(jù)清理，保證系統(tǒng)能夠高效運(yùn)行。

3 結(jié)論

OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫鏈接，能夠?yàn)獒t(yī)院“無紙化”辦公的實(shí)現(xiàn)提供技術(shù)支撐。在實(shí)踐工作中，需要結(jié)合醫(yī)院用戶需求進(jìn)行系統(tǒng)鏈接，使兩個(gè)系統(tǒng)登錄賬號得到統(tǒng)一，然后通過提供標(biāo)準(zhǔn)接口等方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，對系統(tǒng)模塊進(jìn)行整合，能夠使醫(yī)院檔案資源得到開放，從而為醫(yī)院日常工作開展提供便捷高效檔案利用服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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