房地產(chǎn)檔案管理中的常見問題分析與對策研究

張思楠

摘 要：房地產(chǎn)檔案管理工作是城市房屋管理行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的一項極其重要的工作，這項工作對于房屋管理部門在開展有關(guān)于房產(chǎn)調(diào)查測繪工作、房屋產(chǎn)權(quán)登記管理工作、權(quán)屬轉(zhuǎn)移工作等工作具有重要的影響意義。然而，伴隨著社會經(jīng)濟發(fā)展的加速化，房產(chǎn)檔案管理工作出現(xiàn)了一系列的風(fēng)險因素，嚴(yán)重威脅著房地產(chǎn)檔案管理工作的健康有序發(fā)展。本文從房地產(chǎn)檔案管理的概述入手，對當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題進行分析，從制度建設(shè)、管理信息化以及強化檔案建設(shè)等方面，提出房地產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);檔案管理;問題;對策研究

1 房地產(chǎn)檔案管理相關(guān)概述

所謂房地產(chǎn)檔案管理就是房地產(chǎn)管理部門收集、分類、歸檔、保護以及開發(fā)利用對國家和社會有保存價值的一系列歷史記錄，這些歷史記錄的形式是多種多樣的，可以是文字、圖像，也可以是聲像等等。它能夠?qū)Ψ康禺a(chǎn)產(chǎn)權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓等進行反映，從本質(zhì)上來看，它就是對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀態(tài)進行管理。對于房地產(chǎn)檔案來說，主要有三種：一是房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，二是房地產(chǎn)建設(shè)工程檔案，三是房地產(chǎn)使用管理檔案。房地產(chǎn)檔案管理的特點主要有四個方面：一是房地檔案具有政策性，二是房地產(chǎn)檔案具有專業(yè)性，三是房地產(chǎn)檔案具有地域性，四是房地產(chǎn)檔案具有一定的時效性。房地產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)⒌谝皇中畔⑾虺鞘幸?guī)劃設(shè)計進行提供，能夠?qū)⒒A(chǔ)信息向政府宏觀經(jīng)濟決策進行提供，能夠使民生和社會公平得到保證，它是房產(chǎn)交易的基礎(chǔ)和依據(jù)。

2 房地產(chǎn)檔案管理工作中的風(fēng)險問題分析

2.1 房地產(chǎn)檔案信息化風(fēng)險

科學(xué)技術(shù)的進步，給房地產(chǎn)檔案的管理帶來了新的技術(shù)手段，給房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)和管理提供了可靠的保證。網(wǎng)絡(luò)、計算機和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，同時也是信息安全風(fēng)險存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術(shù)落后、制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風(fēng)險和主觀漏洞的風(fēng)險。

2.2 檔案管理制度的不完善

因為我們國家實行社會保障制度的時間較短，因此，當(dāng)前的社會保障體系還不完善，由于制度的不完善，就會導(dǎo)致一些行政主管部門對社保檔案的忽略，就會使一部分檔案管理工作人員得不到重視，使檔案管理者沒有信心，沒有足夠的意識到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大，盡管管理人員的工作環(huán)節(jié)得到改變，但是，雖然在計算機的調(diào)節(jié)下得到變化，但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會感覺到枯燥，乏味，而且工作任務(wù)也很煩累。又因為在檔案管理工作上，國家沒有給出一定的評判標(biāo)準(zhǔn)和績效，檔案管理機構(gòu)又過于細化，因此，盡管檔案管理工作者會對工作要求嚴(yán)格，但由于行政部門的不重視，使檔案管理工作無法更好地為社會穩(wěn)定作出較大的貢獻。

2.3 房地產(chǎn)檔案的利用率不高

房地產(chǎn)檔案管理部門的產(chǎn)生，其根本目的是為了充分發(fā)揮檔案的使用功能，進而最大程度的提高資源利用率。但是，根據(jù)目前房地產(chǎn)檔案管理工作的實際情況來看，房地產(chǎn)檔案的公開程度非常低。比如說，兩個人在住房問題方面發(fā)生爭執(zhí)需要調(diào)取房地產(chǎn)檔案時會變得十分困難，即使是檢察院出面，也存在相當(dāng)大的難度。

3 提高房地產(chǎn)工程資料歸檔和管理的方法

3.1 采用先進技術(shù)簡化檔案管理的流程

資料的管理需要有一定的流程，工程資料的管理有一定的流程便能有效地保證資料管理質(zhì)量。施工單位應(yīng)在施工時進行完整的記錄，將實驗數(shù)據(jù)和不同環(huán)節(jié)的工程資料進行單獨的記錄，并對記錄進行整理和分析，在對資料整理完成后再上交到特定的部門，由監(jiān)督部門進行監(jiān)督審核，確保資料的真實性和完整性。在進行資料檔案保存管理的過程中可以采用先進的技術(shù)手段以簡化檔案管理流程，可以通過數(shù)據(jù)庫原理來建立合適的檔案管理模板。房地產(chǎn)企業(yè)的工作往往具有相應(yīng)的工作流程，這時便可以采用檔案管理模板進行檔案管理工作，同時通過計算機進行檔案管理工作，能夠簡化紙質(zhì)檔案管理過程中檔案運輸?shù)倪^程，提高檔案傳輸效率，使得檔案利用更及時并能夠產(chǎn)生更高的價值。

3.2 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理中，相關(guān)工作人員的工作內(nèi)容重復(fù)性較強，而且不需要管理人員具備較高的專業(yè)技能。但是在數(shù)字化學(xué)籍檔案管理中，因為涉及到操作和維護計算機的軟硬件設(shè)施，所以要求管理人員要具備較高的專業(yè)素質(zhì)。在當(dāng)下這種高度信息化的時代，越來越多的高校陸續(xù)創(chuàng)辦了檔案管理的專業(yè)。各個高校在引進相關(guān)專業(yè)人才時，還應(yīng)關(guān)注對計算機專業(yè)人才和數(shù)字化檔案管理人才的引進，以此來提升學(xué)籍檔案管理的專業(yè)水平。與此同時，高校可以利用培訓(xùn)等方式對原有的學(xué)籍檔案管理人員進行針對性培訓(xùn)，提升原有管理人員的信息技術(shù)專業(yè)水平。在進行數(shù)字化檔案管理時，難免會遇到軟件系統(tǒng)或者硬件設(shè)備出現(xiàn)問題，為了解決這樣的問題，高校應(yīng)定期為管理人員開展日常維護方面的培訓(xùn)，確保相關(guān)管理人員能夠有效解決在日常管理工作中出現(xiàn)的問題。

3.3 加強深層次的信息服務(wù)

進行房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)部門需要調(diào)動一些人手調(diào)研檔案用戶，切實了解用戶的需求，從他人提供合適的服務(wù)供用戶使用。比如，由于城市規(guī)劃需要，需要將一些陳舊的樓房拆除，被拆除的房屋歸入文化保護遺產(chǎn)中，但是由于經(jīng)過了太長時間，居民已經(jīng)找不到有關(guān)的證明，此時就需要向房地產(chǎn)檔案部門尋求幫助，獲得有關(guān)信息，這樣一來，不僅使居民的合法財產(chǎn)得到保護，也可以去的一些利益。

4 結(jié)束語

總之，新的時代背景下，房地產(chǎn)檔案管理工作在房地產(chǎn)事業(yè)中發(fā)揮了越來越重要的作用。所以，在實際管理工作中，高校必須要正視檔案管理的重要性，結(jié)合對數(shù)字化管理中軟硬件設(shè)施的良好采用，并通過對管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，保持資金的投入等方式將數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的效果發(fā)揮到最大化。

參考文獻

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