白思敏
摘 要:隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來臨,檔案管理工作也有了新的發(fā)展方向。檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代暴露出了管理工作素質(zhì)低下、企業(yè)不重視、政府不宣傳等問題。面對(duì)這些問題,本文就“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理進(jìn)行了探究。
關(guān)鍵詞:檔案管理;互聯(lián)網(wǎng);探究
“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來為檔案管理這一活動(dòng)提供了十分強(qiáng)大的技術(shù)支持與鮮明的發(fā)展前景,但同時(shí)也為檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)的要求。由于政府努力推進(jìn)檔案管理的信息化,檔案管理員的網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)卻始終無法達(dá)到應(yīng)有的水平等原因,令檔案管理工作無法從容應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)下的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文簡(jiǎn)要分析了檔案管理的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn),并介紹了一些應(yīng)對(duì)策略,以便為新時(shí)代的檔案管理做出貢獻(xiàn)。
1 “互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理的特征
存檔數(shù)據(jù)的豐富內(nèi)容。互聯(lián)網(wǎng)的普及,網(wǎng)頁的增加和網(wǎng)民的激增是互聯(lián)網(wǎng)存檔數(shù)據(jù)的主要來源之一。檔案部門關(guān)注著人們的生活和輿論。近年來,國家積極應(yīng)對(duì)國民政策,著眼于收集人們重要關(guān)心的生活資料。在日常生活中,日記照片、錄像、獲獎(jiǎng)證書、購物發(fā)票、醫(yī)療記錄、駕駛路線、消費(fèi)信息等密切相關(guān)。這些信息對(duì)他人沒有用,但卻是自己的歷史的一部分。國家呼吁全社會(huì)設(shè)立家族檔案和個(gè)人檔案,“每個(gè)人的文件”將成為更具社會(huì)性、更具生活方向的檔案。檔案的數(shù)據(jù)來源更加廣泛。檔案是科學(xué)研究的中心,社會(huì)各界利用史料的中心。因此,過去檔案的功能主要體現(xiàn)在黨和國家的記憶繼承上。那些都是經(jīng)過國家機(jī)關(guān)、企業(yè)、機(jī)構(gòu)慎重選擇記憶,而大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)的來源趨向于網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化、平民化。
2 “互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理的現(xiàn)狀
1)政府缺少檔案管理信息化宣傳。目前,大多數(shù)政府工作都集中在經(jīng)濟(jì)建設(shè)上,但卻忽略了檔案管理的信息化傳遞和監(jiān)督,檔案?jìng)€(gè)管理的信息化沒有得到政府部門的有效推進(jìn)。檔案管理信息化使得工作人員需要具備更高的工作能力,但是相關(guān)部門卻沒對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行有效的約束和規(guī)范,導(dǎo)致一些檔案管理人員效率低下。另外,歸檔管理信息的開發(fā)經(jīng)過了單級(jí)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、電子文檔管理系統(tǒng)、“互聯(lián)網(wǎng)+管理階段”,不過相關(guān)部門未根據(jù)檔案管理信息化的發(fā)展過程制定對(duì)應(yīng)的規(guī)范和運(yùn)用基準(zhǔn),令相關(guān)的檔案辦公軟件更新與開發(fā)落后于時(shí)代的發(fā)展,從而影響了檔案管理信息庫數(shù)據(jù)平臺(tái)共享進(jìn)程。因此,政府應(yīng)該加強(qiáng)文檔管理信息化的推進(jìn)。
2)檔案管理人員素養(yǎng)有待提高。在如今“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代快速發(fā)展的背景下,檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作是十分重要的。檔案管理者需要擁有較高的檔案管理知識(shí)基礎(chǔ)和操作基礎(chǔ)。作為非營利公務(wù)員,由于沒有獎(jiǎng)金激勵(lì)機(jī)制,有些檔案管理員的勞動(dòng)態(tài)度不符合有關(guān)部門的要求,它使檔案管理員的服務(wù)無法滿足檔案使用者,并影響檔案查詢的用戶的體驗(yàn)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展,檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)息息相關(guān),促進(jìn)檔案管理人員素養(yǎng)的進(jìn)一步提高,以便為檔案使用者提供更好的服務(wù)。
3)企業(yè)對(duì)檔案管理不重視。在企業(yè)檔案管理過程中,經(jīng)營者傾向于集中于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,但卻很少關(guān)檔案管理的工作。企業(yè)把主要的資源和精力放在了產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售之中,使得企業(yè)檔案的信息化管理不足,缺乏必要的動(dòng)力,認(rèn)為單純地歸檔管理并不能為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。另外,企業(yè)需要承擔(dān)人工費(fèi)、軟件維護(hù)費(fèi)的更新和更新,所以這樣會(huì)讓企業(yè)認(rèn)為檔案管理為浪費(fèi)資源。企業(yè)只有在歸檔信息管理高度化的前提下,才能大幅度提升工作機(jī)構(gòu)日常運(yùn)行和管理效率。但有些企業(yè)對(duì)檔案管理十分不重視,對(duì)檔案管理人員的選擇和聘用也十分不重視,也沒有根據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)營選擇合適的存檔管理軟件,這使得企業(yè)檔案管理的發(fā)展水平較低,無法滿足檔案管理信息化的需求。這種做法將對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生不利影響,妨礙企業(yè)的日常運(yùn)作和經(jīng)營。
3 “互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理工作問題
1)較為落后的培養(yǎng)模式。從“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理的問題來看,檔案管理員的研修模式比較落后。企業(yè)要從檔案管理者的質(zhì)變角度出發(fā),順應(yīng)時(shí)代和步調(diào)的發(fā)展戰(zhàn)略,順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的主要發(fā)展趨勢(shì)的大數(shù)據(jù)的發(fā)展與應(yīng)用,檔案管理者需要正確分析數(shù)據(jù)管理信息,這需要邀請(qǐng)專家到公司進(jìn)行詳細(xì)的培訓(xùn)。但是,在企業(yè)培訓(xùn)的實(shí)際過程中,由于企業(yè)管理注意不夠,存檔管理人才的研修模式相對(duì)落后,其培訓(xùn)模式延續(xù)了傳統(tǒng)的授課模式。專家集中于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理教學(xué)的傳授,沒有詳細(xì)的說明檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí),也無法解釋檔案管理工作的操作方法和原理,這使得員工無法真正領(lǐng)悟管理工作的具體內(nèi)容。而且,企業(yè)沒有為檔案管理者提供更多的執(zhí)行機(jī)會(huì)。只有實(shí)踐了管理信息系統(tǒng),檔案管理員才可以掌握檔案管理的工作流程。缺少實(shí)踐機(jī)會(huì)也是造成檔案管理人才培訓(xùn)落后的原因之一。
2)思維化宣傳的欠缺。檔案管理工作雖然突破了時(shí)間與空間的限制,不過“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的新型檔案管理模式還位于初級(jí)發(fā)展階段,與具體的應(yīng)用和發(fā)展還有距離?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的要求,必須提高管理的質(zhì)量和效率。通過展示檔案管理工作所具有的操作空間和網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái),讓公眾了解“互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代”的巨大優(yōu)勢(shì),提高公眾對(duì)檔案管理工作的關(guān)注。但是,在實(shí)際的文件管理過程中,宣傳部門對(duì)檔案管理的宣傳僅僅局限于單一的書面宣傳,多樣性不足,不足以吸引群眾,令檔案管理的思維宣傳工作無法落實(shí)到社會(huì)當(dāng)中,造成社會(huì)大眾的網(wǎng)絡(luò)意思與平臺(tái)意識(shí)無法提高,進(jìn)行使得互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化受到限制。
3)安全監(jiān)管的有待加強(qiáng)。除少數(shù)企業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)模式落后和對(duì)檔案管理思維缺乏適當(dāng)?shù)耐茝V外,相關(guān)部門還應(yīng)提高存檔管理流程的安全監(jiān)督。因?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代帶來的數(shù)字化事例信息管理模式有很多不確定性,基于該模式的情況管理信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)是來自于多個(gè)方向的,同時(shí)也存在由管理者操作失誤引起的文件損失,也有由網(wǎng)絡(luò)攻擊引起的文件受損等損失。歸檔、咨詢、修改文件和操作規(guī)范,特別是檔案管理過程的一些修改環(huán)節(jié),需要依據(jù)要求進(jìn)行操作。操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失必須要相向關(guān)部門進(jìn)行報(bào)備。不過,由于一些安全監(jiān)督者的疏忽,會(huì)使檔案數(shù)據(jù)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊的幾率增加,妨礙檔案管理工作的進(jìn)行。
4 怎樣在“互聯(lián)網(wǎng)+”下進(jìn)行檔案管理工作
1)引入現(xiàn)代化檔案管理理念。在檔案管理中引入現(xiàn)代檔案管理概念是提高“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理的重要方法?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的時(shí)代,帶來檔案管理的現(xiàn)代概念,最重要的是建立大的數(shù)據(jù)思考。檔案數(shù)據(jù)信息顯示出強(qiáng)勁的增長(zhǎng)趨勢(shì),為了適應(yīng)這種增長(zhǎng)趨勢(shì),企業(yè)必須引入現(xiàn)代檔案管理概念,然后進(jìn)行內(nèi)部檔案的綜合管理。例如,使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案整理,建立網(wǎng)絡(luò)文件數(shù)據(jù)交換平臺(tái)。把與企業(yè)相關(guān)的生產(chǎn)、工作流程等檔案整理到網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)之上,這樣就會(huì)方便員工進(jìn)行檔案查詢。對(duì)于查詢方法,可以設(shè)置關(guān)鍵字查詢、作者名查詢、并可以通過發(fā)送日期查詢。因通過引入現(xiàn)代檔案管理概念,能夠提供對(duì)員工的思考和決策必要的支援,縮短過去信息檢索所花費(fèi)的時(shí)間,進(jìn)一步提高檔案管理的效率。
2)加大網(wǎng)絡(luò)思維化的宣傳力度。另一個(gè)對(duì)策是加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的意識(shí)形態(tài)傳遞。檔案管理的傳統(tǒng)思維方法不能滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展,“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代給檔案管理帶來了新的管理模式。檔案管理今后的展開方向是以數(shù)字信息管理為主體,最大限度地利用互聯(lián)網(wǎng)的深度和寬度進(jìn)行檔案管理。不過,數(shù)字信息管理模式還處于幼年期,如果我們想在檔案管理上充分利用它,我們就必須加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的意識(shí)形態(tài)傳達(dá)。例如,通過加強(qiáng)歸檔管理網(wǎng)絡(luò)思考的宣傳,可以提高社會(huì)大眾網(wǎng)絡(luò)意識(shí),加強(qiáng)社會(huì)大眾對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的了解和使用具有強(qiáng)烈興趣。引導(dǎo)社會(huì)大眾了解檔案管理方式的變化,培養(yǎng)社會(huì)大眾的互聯(lián)網(wǎng)思維,增加他們使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案使用的意識(shí),進(jìn)行才能夠展開更高效的檔案管理思維化工作。
3)建設(shè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。檔案管理必須與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接。因此,促進(jìn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)文件管理平臺(tái)建設(shè)是檔案管理工作的重要一步。首先,根據(jù)相關(guān)部門的開發(fā)計(jì)劃,加強(qiáng)檔案管理軟件的研究開發(fā),開發(fā)出可以能夠滿足多方面的特定要求的檔案管理平臺(tái)與軟件。其次,為了滿足多種類型的歸檔管理的特定要求。為了確保不同平臺(tái)管理軟件在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上使用,需要開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件。例如,在保證檔案管理的安全性的前提下,相關(guān)的部門可以為公共建立開放的文件管理平臺(tái),讓社會(huì)大眾都可以自主進(jìn)行檔案的查閱,使得社會(huì)大眾切身的感受到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的便利。
檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代擁有了前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇,雖然有一些問題發(fā)生檔案管理工作之中但是隨著相關(guān)人才的培育和平臺(tái)的搭建,檔案管理工作一定會(huì)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代得到更充分的發(fā)展。
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