探討信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新方法

周佳波

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和逐步的普及，信息對整個(gè)社會(huì)的影響逐步提高到一種絕對重要的地位。信息量、信息傳播的速度、信息處理的速度以及應(yīng)用信息的程度等都以幾何級數(shù)的方式在增長。檔案工作的信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設(shè)，才能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要，才能真正實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理工作的目的。本文對信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)中所面臨的問題和對策進(jìn)行分析，探討信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新方法[1]。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新;方法

隨著中國經(jīng)濟(jì)的高速增長，中國信息化有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，并隨著信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用的不斷深入顯得越來越重要，未來甚至許多企業(yè)就是只依靠信息化建設(shè)而生存。檔案管理工作要緊跟時(shí)代潮流，在發(fā)展中不斷創(chuàng)新，信息化建設(shè)是檔案工作的重要途徑，能提高檔案工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

1 檔案管理信息化的含義

檔案信息化是在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息化建設(shè)必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

1）保存手段更先進(jìn)。傳統(tǒng)檔案的保存手段有：紙質(zhì)、圖片、照片、錄音等，會(huì)因?yàn)闀r(shí)間的變化，各種原因?qū)е滦畔?，常常要花費(fèi)大量的時(shí)間和金錢去保存檔案。而現(xiàn)在通過檔案管理信息化，把檔案借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，做成電子版，能更好的保存檔案。

2）節(jié)省儲(chǔ)存空間。傳統(tǒng)的檔案都是由實(shí)體的，需要相當(dāng)大的一個(gè)空間來進(jìn)行保存，檔案信息化，把檔案做成電子版，變成虛擬的保存在網(wǎng)絡(luò)上，大大的節(jié)省了儲(chǔ)存空間。

3）提高檔案管理質(zhì)量。利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠充分發(fā)揮信息管理優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資源的有效整合和利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，提高檔案管理質(zhì)量。

3 管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

1）檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的原則有：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容分為檔案目錄信息的數(shù)字化，以及檔案全文信息的數(shù)字化兩個(gè)層次，存在著技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟(jì);數(shù)字化的對象問題;合作問題。

2）檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。檔案網(wǎng)站有服務(wù)、宣傳、交流等功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。

3）數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境而存在，通過存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行，以存取為中心?，F(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)提出了新的要求，數(shù)字檔案館為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。兩者是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。

4 信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新中存在的問題

1）相關(guān)法規(guī)制度不完善。在檔案管理信息化中沒有完善相關(guān)法規(guī)體系，在建設(shè)檔案管理信息化的過程中，需要非常漫長的時(shí)間，以及需要很多的步驟才能完善信息化數(shù)據(jù)庫。所以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，相關(guān)的法規(guī)體系不夠完善，工作的過程中容易出現(xiàn)混亂，影響工作人員的工作效率。

2）檔案管理人員素質(zhì)低。檔案管理看似是很簡單的工作，但是它需要強(qiáng)烈的責(zé)任心，因?yàn)闄n案管理枯燥乏味，需要良好的職業(yè)道德來支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專業(yè)性，需要檔案管理專業(yè)知識(shí)和一定的信息技術(shù)才能勝任，目前，我國檔案管理人員很少是科班出身，缺少專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)，影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新工作[2]。

3）檔案管理服務(wù)手段落后。我國檔案資源在檔案查詢和對接方面技術(shù)落后，很多檔案管理人員在工作中還是采用的傳統(tǒng)服務(wù)手段，手工檢索和編輯，工作的效率低下，并且還經(jīng)常不按時(shí)歸還檔案資料，嚴(yán)重影響了檔案信息的完整性和安全性。

4）檔案管理的規(guī)劃落后。由于權(quán)限、資金、規(guī)范的限制，導(dǎo)致很難制定出統(tǒng)一的規(guī)劃方案。沒有一套先進(jìn)的檔案管理規(guī)劃。影響產(chǎn)生電子文件的生產(chǎn)以及電子檔案部門的信息化建設(shè)。由于為檔案的數(shù)字化信息化正在建設(shè)中，發(fā)展過程中不斷變化，所以，檔案信息化本身具有很大的不確定性，導(dǎo)致了信息化檔案不夠全面和真實(shí)。

5 信息時(shí)代下檔案管理工作的方法

1）提高檔案管理理念的創(chuàng)新。在進(jìn)行檔案創(chuàng)新過程中，首先需要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，在進(jìn)行檔案管理期間針對檔案管理功能為基礎(chǔ)展開優(yōu)化，提高對于檔案功能的發(fā)揮，提高檔案實(shí)用性。加大檔案信息化管理的重視，提高信息化創(chuàng)新手段，改善檔案管理人員的管理素質(zhì)，提高管理意識(shí)，堅(jiān)持做到與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量提升的基礎(chǔ)上，重視檔案管理價(jià)值的發(fā)揮，更好的提升檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，提高檔案管理效率[3]。

2）完善相關(guān)法規(guī)制度。因?yàn)闄n案管理工作的制度不完善，容易影響檔案管理工作的開展，容影響檔案管理安全，因此，在檔案信息化管理創(chuàng)新的同時(shí)，相關(guān)部門要完善相關(guān)法規(guī)制度，一定要重視檔案資源的安全問題。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全建設(shè)，確保我國檔案信息的安全。

3）提高檔案管理人員素質(zhì)水平。在企業(yè)檔案管理中，保持檔案管理人員良好的政治素養(yǎng)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案管理員的素質(zhì)水平，決定了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)要對檔案管理人員的政治素質(zhì)、科技素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、經(jīng)濟(jì)素質(zhì)進(jìn)行全面提升，針對性開展教育培訓(xùn)工作，將能力強(qiáng)、水平高、品質(zhì)好的人員放在檔案管理崗位上，并對其進(jìn)行信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使得檔案管理人員成為全新的復(fù)合型人才，從而更好的推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作[4]。

4）創(chuàng)新服務(wù)方式。在信息時(shí)代的基礎(chǔ)上創(chuàng)新服務(wù)方式，提高檔案管理工作的效率，這就要求檔案管理機(jī)構(gòu)首先要?jiǎng)?chuàng)建檔案館網(wǎng)站，及時(shí)地將收集到的數(shù)據(jù)和信息實(shí)現(xiàn)電子化和網(wǎng)絡(luò)化。其次，要?jiǎng)?chuàng)建“電子檔案數(shù)據(jù)中心”，將各個(gè)部門和單位的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)有條件的網(wǎng)上查詢和共享。此外，要在線收集相關(guān)的數(shù)據(jù)信息和資料，開展在線服務(wù)模式，提高檔案資源的利用率，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的服務(wù)價(jià)值[5]。

6 結(jié)語

綜上所述，信息化時(shí)代就是信息產(chǎn)生價(jià)值的時(shí)代。信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢，信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫，檔案管理對每一個(gè)企業(yè)有著重大的意義，所以，需要充分地利用信息化技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案管理的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]屈希陽.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動(dòng)保障世界，2012，（20）：78-79.

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[4]李然.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].才智，2017，（27）：252.

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