事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

張琳

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，人們對辦公自動化和電子商務(wù)提出了越來越高的要求，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理要求也越來越嚴(yán)格，這就需要將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及時轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，構(gòu)建信息管理平臺，這是時代發(fā)展的必然趨勢，同時也是紙質(zhì)檔案實現(xiàn)長期保存的必要過程，為社會各界提供了更加優(yōu)良的信息資源服務(wù)。本文主要對檔案數(shù)字化的概念，管理現(xiàn)狀以及完善對策進(jìn)行了一定的探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

1 檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化其實就是通過各種各樣的信息采集設(shè)備對有效轉(zhuǎn)換檔案的過程。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案過程中，通常情況下需要借助掃描設(shè)備對信息進(jìn)行采集，對以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案當(dāng)中的各種信息元素進(jìn)行分解，然后將光信號轉(zhuǎn)化成電信號并輸入到計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，最后形成相應(yīng)的圖像文件。在此過程中，文字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式通常情況下可以采用以下兩種方法，一種是通過OCR字符識別轉(zhuǎn)換成文本文件或者是通過掃描轉(zhuǎn)換成圖像文件進(jìn)行存儲。另一種是利用已有的縮微膠片影像進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，也可以是利用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描是最為經(jīng)濟(jì)便捷的一種方式，這樣可以實現(xiàn)對掃描圖像文件數(shù)字化處理之后的直接存儲，在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫之后便可以快速引用和檢索。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中所面臨的問題

2.1 缺乏專門的管理人才

數(shù)字化檔案管理工作對管理人員專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)都有著非常嚴(yán)格的要求，其不但要具備專業(yè)的管理能力，同時還可以將數(shù)字化技術(shù)和管理工作緊密結(jié)合在一起，將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中?？墒蔷臀覈壳扒闆r來看，大多數(shù)事業(yè)單位在管理人員配置方面都存在一定的缺陷，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面是管理人員不能將兩者很好的兼顧;另一方面是檔案管理人員為兼職人員，所以在檔案管理工作中投入的精力有限[1]。除此之外，部分事業(yè)單位仍然沿用以往傳統(tǒng)的管理方式，沒有將數(shù)字化技術(shù)合理應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，從而導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作不到位。

2.2 檔案管理技術(shù)相對落后

在數(shù)字化檔案管理過程當(dāng)中，管理人員對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用至關(guān)重要?？墒俏覈壳按蠖鄶?shù)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作都沒有達(dá)到理想的狀態(tài)。這主要是因為在實際管理過程中，并沒有與時俱進(jìn)采用最先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，往往使用較為落后的技術(shù)，從而使得檔案管理工作和數(shù)字化技術(shù)之間存在一定的不匹配現(xiàn)象。如果資金投入不達(dá)標(biāo)，還會造成硬件設(shè)施老化嚴(yán)重現(xiàn)象，而這些落后陳舊的設(shè)備給檔案管理工作人員帶來了很多的不便。

2.3 缺乏科學(xué)有效的工作標(biāo)準(zhǔn)

近些年我國大多數(shù)事業(yè)單位都對數(shù)字化檔案管理比較關(guān)注，可是并沒有將數(shù)字化技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，沒有對數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用程度和實際應(yīng)用效果做出詳細(xì)分析和研究，也沒有為數(shù)字化檔案管理工作制定相應(yīng)的管理制度和明確的規(guī)范與要求，這就使得工作人員在實際管理過程中處于一種被動局面，大大降低了數(shù)字化檔案管理成效[2]。沒有明確的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)還會在一定程度上降低檔案管理過程的安全性，甚至導(dǎo)致檔案管理過程存在一定的安全隱患，影響數(shù)字化檔案管理工作的順利開展。

3 強(qiáng)化事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理有效對策

3.1 適當(dāng)增加數(shù)字化檔案管理預(yù)算

數(shù)字化檔案管理工作的順利開展離不開相應(yīng)資金作為前提基礎(chǔ)，事業(yè)單位在對數(shù)字化檔案管理進(jìn)行預(yù)算的時候，應(yīng)該充分結(jié)合單位實際情況和相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，為事業(yè)單位檔案管理工作投入足夠的資金，其主要著眼點(diǎn)聚焦于數(shù)字化技術(shù)的開發(fā)以及應(yīng)用，給檔案管理提供現(xiàn)代化先進(jìn)工作設(shè)備。在具體預(yù)算過程中，管理人員應(yīng)該認(rèn)真聽取上級財務(wù)部門人員的意見和建議，結(jié)合單位實際情況對預(yù)算資金做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，保證預(yù)算的科學(xué)性和合理性。

3.2 建立并完善科學(xué)的管理體系

將現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)和以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)和電子管理模式進(jìn)行有效的融合是事業(yè)單位檔案管理工作未來的主要發(fā)展方向。想要將現(xiàn)代化信息技術(shù)合理運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理工作中，并取得較為不錯的成效，各大事業(yè)單位就必須不斷建立健全檔案管理體系，將數(shù)字化技術(shù)作為檔案管理工作體系的動力和靈魂[3]，不斷提高管理工作當(dāng)中的技術(shù)含量。我國目前很多事業(yè)單位為了達(dá)到這一工作效果采取了很多管理措施，比如，針對不同類別和不同性質(zhì)的檔案資料選用不同的管理方法，對特殊檔案管理設(shè)置科學(xué)權(quán)限，對相關(guān)工作人員的具體職能作出明確細(xì)化的規(guī)定，將所有管理責(zé)任充分落到實處。在數(shù)字化檔案管理過程中，還應(yīng)該確保工作軟件是最新的正版軟件，同時還需要做好管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，避免有害病毒侵入系統(tǒng)，盜取一些機(jī)密材料，應(yīng)該及時發(fā)現(xiàn)苗頭，第一時間采取相應(yīng)的解決對策。

3.3 不斷提高管理人員的素質(zhì)和水平

管理人員業(yè)務(wù)能力的高低對數(shù)字化檔案管理成效起著決定性作用。這就需要事業(yè)單位應(yīng)該通過日常培訓(xùn)活動不斷提高管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，具體應(yīng)該做到以下幾個方面：首先，為檔案管理人員定期組織科學(xué)的培訓(xùn)活動，通過多種多樣的培訓(xùn)形式，讓管理人員熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，并將其和檔案管理業(yè)務(wù)充分融合;其次，對管理人員掌握技能情況定期進(jìn)行考核，最好將其與績效結(jié)合在一起，充分調(diào)動管理人員的工作積極性，讓其更好地服務(wù)于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作[4]。

3.4 完善信息技術(shù)系統(tǒng)化

數(shù)字化檔案管理工作的實施必須要有過硬技術(shù)的有效支持，因為該項工作具有一定的系統(tǒng)性和綜合性，主要包含有以下內(nèi)容：數(shù)字化設(shè)備選型、數(shù)字化總體規(guī)劃設(shè)計、查詢管理、軟件開發(fā)以及安全保障等。在具體管理過程中應(yīng)該充分結(jié)合事業(yè)單位實際情況不斷提高信息技術(shù)體系，為數(shù)字化檔案管理工作提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。要保障該系統(tǒng)具有良好的升級能力，事業(yè)單位的職能是不斷發(fā)展變化的，要確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)的持續(xù)推進(jìn)，就要保證所開發(fā)的數(shù)字化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可擴(kuò)展性和可在線擴(kuò)容。

3.5 進(jìn)一步完善檔案管理安全保密制度

事業(yè)單位檔案管理文件都存在一定的保密性，不管是組織文件還是個人信息，一旦泄露出去很可能被一些不法分子利用，給檔案所有者造成嚴(yán)重的危害，這就要求在檔案管理過程中不斷建立健全安全保密制度。具體應(yīng)該做到以下幾個方面：一，結(jié)合檔案實際情況合理確定保密級別，同時還應(yīng)該建立配套的使用與管理權(quán)限，從多個方面保證信息的安全性。二，不斷提高檔案管理人員的安全意識和保密意識，保證只有在需要的時候方可閱讀檔案信息。三，對檔案系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，并做好定期檢查和維護(hù)工作，及時排查其中存在的各種安全隱患，保證檔案信息的安全性[5]。

總而言之，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理過程中，工作人員應(yīng)該充分結(jié)合單位實際情況和現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展新趨勢，對以往工作理念進(jìn)行不斷創(chuàng)新與完善，認(rèn)真做好檔案管理部署工作，促進(jìn)我國檔案管理數(shù)字化的全面實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]張璐.淺議事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)[J].科技與創(chuàng)新，2017（15）：90+93.

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[3]楊芳.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：113.

[4]張立平.數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺內(nèi)外，2016（06）：28.

[5]韓鴻立.新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析[J].城建檔案，2016（07）：25-26.