文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用研究

陳心威

摘? ?要：文書檔案管理信息工作是記錄保存社會發(fā)展情況的主要形式，隨著社會的發(fā)展，文書檔案管理信息電子化的應(yīng)用越來越廣泛，本文首先闡述了文書檔案信息電子化的優(yōu)點，然后分析文書檔案信息電子化存在的問題，最后提出改善文書檔案信息電子化的策略，如提升安全性、創(chuàng)新管理方法、提升管理人員素質(zhì)等。

關(guān)鍵詞：文書檔案? 管理信息? 電子化應(yīng)用

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）06（a）-0157-02

文書檔案管理是檔案管理中重要的組成部分，在文書檔案管理中應(yīng)用電子化管理，可以有效提升文書檔案管理工作的效率。隨著信息化時代的到來，很多信息的傳播通過網(wǎng)絡(luò)渠道完成，為文案信息管理提供便利，同時也帶來很多問題，所以在文書檔案信息管理電子化應(yīng)用時要采取相應(yīng)的策略，提高檔案管理的質(zhì)量。

1? 文書檔案管理信息電子化的優(yōu)點

1.1 使用方便，便于檢索

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作通常使用手工進行操作，在實際工作過程中容易出現(xiàn)信息收集不完整的現(xiàn)象，而且在抄錄過程中容易漏抄、字跡不工整。而利用電子化文書檔案管理，可以利用光盤、硬盤、網(wǎng)盤作為載體將信息儲存在上面，檔案管理工作也都可以在計算機上進行，利用計算機的高智能性和運算的高速度性，在處理檔案信息時有很多便利，既節(jié)約了人力又提高了準確性，而且在檢索翻閱檔案時，節(jié)約大量檢索的時間，避免在對文書檔案翻閱時對檔案造成損壞。

1.2 提高檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的文書檔案管理中大部分檔案信息都記錄在紙質(zhì)文檔之上，對于管理環(huán)境的要求比較高，要保持空氣環(huán)境的干燥、涼爽，以免出現(xiàn)字跡模糊、紙張腐爛的現(xiàn)象，而利用電子檔案管理方法，將檔案信息記錄在光盤、硬盤之中，可以杜絕外部環(huán)境對于檔案的侵蝕，大大增加了文檔的安全性。

1.3 提升文檔傳輸速度和安全

在電子化文本檔案管理之中，利用網(wǎng)絡(luò)的便利可以打破檔案傳輸在時間、地域上的限制，通過將檔案信息上傳在網(wǎng)絡(luò)資料庫之中，各個地方的人們都可以在任何時間通過網(wǎng)絡(luò)對資料進行檢索、查閱。另外傳統(tǒng)的檔案傳輸主要靠人力，在傳輸過程中容易出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象，而利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，可以大大提高文書檔案傳輸?shù)陌踩浴?/p>

2? 文書檔案管理信息電子化的問題

文書檔案管理工作的電子化應(yīng)用雖然大大提高了檔案管理工作質(zhì)量和安全性，同時也為人們的生活工作帶來很多便利，但是由于電子設(shè)備、管理機制、管理人員素質(zhì)等也會為檔案管理信息電子化工作帶來很多問題。

2.1 檔案信息真實性難以保證

電子文件同于紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案在修改后有明顯的修改痕跡，但是對電子文件的修改不僅比較簡單，而且在修改過后沒有任何痕跡，使文檔的保密性變低，雖然有一些科學(xué)技術(shù)可以減少對文件的偽造、修改的現(xiàn)象，但是電子文件內(nèi)容發(fā)生內(nèi)容變化的可能性依然很大，人們獲得的檔案信息缺少真實性。另外在傳統(tǒng)的文本檔案中人們可以通過對筆跡、簽名以及蓋章的辨認判斷檔案是不是原版，而在電子化信息檔案中，已經(jīng)不再具有字跡的特點，人們僅根據(jù)字體、字號對檔案進行電子文檔的輸入，這些都是電子化信息檔案管理中面臨的保密性問題。

2.2 文書檔案信息電子化的管理機制不完善

文書檔案信息電子化不僅僅是靠檔案管理部門一個部門的努力就可以做好的，而是要制定完善的管理機制，結(jié)合各個部門的共同努力，一起建設(shè)完善的電子化信息檔案系統(tǒng)。如今黑客、木馬、病毒在網(wǎng)絡(luò)之中十分常見，黑客可以利用科技手段在電子化信息檔案傳輸過程中植入病毒或木馬獲取信息，造成重要數(shù)據(jù)信息的泄漏，而且木馬、病毒的侵入會造成電腦癱瘓、檔案信息被篡改或刪除的現(xiàn)象，這些問題對電子檔案的安全造成很大威脅。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

文書檔案管理信息的電子化管理對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)有很高的要求，檔案管理人員不僅對紙質(zhì)文書檔案的管理工作十分熟悉，還要求檔案管理人員要熟練使用計算機技術(shù)，對于相關(guān)的文檔管理軟件能夠做到熟練地運用。但是目前檔案管理人員的文化知識水平有限，而且年齡普遍偏高，對于文書檔案管理的新理念、新技術(shù)接受能力差，不能適應(yīng)文書檔案管理信息的電子化進程。

3? 文書檔案電子化應(yīng)用策略

3.1 提升電子化檔案傳輸安全性

在電子文檔傳輸過程中建立隔離帶，通過隔離帶的限制是檔案信息只能在設(shè)置好的區(qū)域內(nèi)傳播，防止檔案信息流向外部網(wǎng)絡(luò)造成信息泄露或被人惡意篡改。設(shè)置相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，比如設(shè)置密碼或者手機驗證碼，只有正確的密碼或者手機驗證碼才能獲得瀏覽權(quán)限。在傳輸過程中可以設(shè)置隔離路由器，屏蔽不在傳輸范圍內(nèi)的IP地址，這樣可以進行有針對性的文檔信息傳輸，避免檔案信息在傳輸過程中被人惡意更改[1]。

其次還要引進先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)，利用先進的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，設(shè)置防火墻、殺毒軟件等，防止病毒、木馬、黑客對計算機的侵入，計算機人員要加強安全防護軟件的安裝及更新，對于網(wǎng)絡(luò)信息進行及時的過濾，攔截有危險的網(wǎng)絡(luò)信息。同時電子檔案管理系統(tǒng)同時要有記錄功能，可以將檔案瀏覽信息和下載信息記錄下來，對于不正常的瀏覽和下載可以及時進行攔截和警報。

3.2 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

文書檔案管理信息電子化是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢，所以檔案管理人員必須掌握先進的檔案管理意識和計算機軟件使用技能。首先提升檔案管理人員的電子化信息管理意識，認識到文書檔案信息電子化的重要性，對待工作要認真負責(zé)，促進文書檔案信息電子化在日常工作中的積極建設(shè)，培養(yǎng)成定期將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子化文書檔案的習(xí)慣，并將檔案信息進行備份，儲存在不同的電子設(shè)備之中如硬盤、光盤、網(wǎng)盤之中，提高檔案信息管理的安全性。其次單位領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，一方面增強管理人員紙質(zhì)文書檔案管理工作的專業(yè)水平，使管理人員能夠明確管理工作中各個環(huán)節(jié)，另一方面提升檔案管理人員對于計算機幾個各類電子化信息檔案管理軟件和安全軟件的應(yīng)用，只有對信息軟件做到熟練地運用，才可以在文書檔案管理信息電子化過程中發(fā)揮最大的作用。最后提升檔案管理人員的法律意識，單位檔案包含很多重要的信息，包括單位財務(wù)、經(jīng)營、管理信息等，一旦無泄漏會對單位造成嚴重的影響，所以要使檔案管理人員認識到檔案管理工作中的法律責(zé)任，從而使管理人員能夠認真、負責(zé)的加入到檔案管理工作之中[2]。

3.3 對檔案電子化進行創(chuàng)新

文書檔案管理的主要工作內(nèi)容是對信息進行收集、整理、保存，在檔案管理過程中工作人員要注意對檔案管理工作的創(chuàng)新，從而提升電子化信息檔案管理水平。在信息化時代，人們多數(shù)交流都在各種通訊軟件之上，所以檔案管理人員可以通過QQ、微信、電子郵箱作為收集信息的渠道，在電子化信息檔案的分類存檔以及備份過程中也要進行創(chuàng)新，針對不同的用處可以進行不同的歸檔保存，以施工企業(yè)檔案信息管理為例，可以根據(jù)不同部門進行歸檔保存，還可以根據(jù)施工進度、審計需要、財務(wù)計劃等多個方面進行保存，使文本檔案管理信息電子化帶來更多便利。

4? 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理信息電子化可以提升檔案管理工作的質(zhì)量和安全性，但是在進行電子化信息檔案管理過程中，要考慮在傳輸過程中的安全問題，以及預(yù)防黑客、木馬、病毒的惡意入侵，同時加強檔案管理人員地專業(yè)素質(zhì)，使其能夠了解更多先進的檔案管理技術(shù)，加快文書檔案管理信息自動化的進程。

參考文獻

[1] 李麗.文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用分析[J].電子世界，2019（7）：170-171.

[2] 周小榮.探討文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].科技資訊，2018，16（2）：27-28.