分析新時代背景下檔案管理面臨的問題及對策

王金平

（黑龍江省海林市發(fā)展和改革局，黑龍江 牡丹江 157100）

檔案管理工作主要包括檔案收集、檔案整理、檔案歸類、檔案歸檔和檔案保管等方面，是一項較為復(fù)雜的管理工作，同時檔案管理工作的水平影響著檔案管理工作能否在各個環(huán)節(jié)的有序進行。因此，針對檔案管理工作中面臨的問題，應(yīng)當(dāng)采取有效措施進行解決，增強檔案管理工作的水平，以此促進檔案管理工作的有序進行。

一、新時代檔案管理的重要意義

在新時代背景的要求下，檔案管理工作實現(xiàn)了從傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化和信息化的管理模式的轉(zhuǎn)變。具體表現(xiàn)為檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)閿?shù)字化管理，使得在檔案保管過程中，可以避免一些自然因素的影響，比如火災(zāi)、洪澇等。此外，傳統(tǒng)的檔案管理在查閱檔案處理上也比較困難，并且檔案資料無法進行備份，數(shù)據(jù)容易丟失。而新時代檔案管理利用計算機技術(shù)能夠有效地解決檔案管理的查閱和儲存問題，計算機技術(shù)的應(yīng)用大大提高了檔案查閱的速度并且能夠?qū)n案資料進行自動備份，這在很大程度上提高了檔案管理的工作效率。

二、新時代背景下檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理意識不到位

目前，在檔案管理工作中，有的檔案管理人員并不具備全面的檔案管理意識，沒有深入的了解檔案管理工作的重要性，缺乏了檔案管理工作的責(zé)任心。還有的檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作僅僅只是保管工作，對檔案資料缺失必要的整理和歸類，對檔案管理工作敷衍了事，使檔案資料出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。此外，在檔案管理工作中，仍舊存在著傳統(tǒng)的檔案管理模式，且根深蒂固，許多單位并不充分了解在新時代背景下檔案管理的重要性和作用，導(dǎo)致檔案管理工作難以順利開展。

（二）檔案管理資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

就目前檔案管理發(fā)展的情況看，由于有的企業(yè)單位在經(jīng)濟發(fā)展過程中步伐稍微落后，企業(yè)經(jīng)濟效益不佳，導(dǎo)致企業(yè)在發(fā)展過程中一心在提高經(jīng)濟效益中，而忽視了檔案管理的工作，對于低經(jīng)濟效益的檔案管理工作缺乏重視，所以在檔案管理工作方面所投入的資金就相應(yīng)減少，這使得檔案管理工作難以有序開展。此外，檔案管理資金不足，無法配置科學(xué)先進的檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，而原有的基礎(chǔ)落后，無法滿足當(dāng)前新時代背景下檔案管理工作的要求，很大程度上阻礙了檔案管理工作前進的步伐。

（三）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提高也是新時代背景下檔案管理工作面臨的問題之一。這是由于檔案管理工作人員在聘用選擇上，企業(yè)缺乏檔案管理的意識，致使許多檔案管理人員的專業(yè)能力無法滿足日常檔案管理工作的需求，普遍存在專業(yè)素質(zhì)不高的現(xiàn)象，這嚴(yán)重制約了檔案管理工作地發(fā)展。同時，在新時代背景下檔案管理工作對檔案管理人員的要求更高，要求檔案管理工作人員不僅需要掌握一定的檔案管理專業(yè)能力，還需要認(rèn)識和掌握一定的計算機能力和外語知識，否則使得檔案管理工作水平無法提升，也使得檔案管理工作難以跟上新時代檔案管理發(fā)展的前進步伐。

（四）檔案管理體制不完善

檔案管理體制不完善是新時代背景下檔案管理工作難以順利開展的主要原因之一，雖然已存在一定的檔案管理辦法的相關(guān)法律制度，但是已經(jīng)無法滿足新時代背景下檔案管理信息化、數(shù)字化的需求。檔案管理體制不完善，使得檔案管理工作過程中，沒有科學(xué)合理的相關(guān)法律依據(jù)，這使得新時代背景下檔案管理工作難以進一步推進。

三、新時代背景下檔案管理問題的對策

（一）增強檔案管理意識

針對新時代背景下檔案管理工作的問題，應(yīng)當(dāng)全面認(rèn)識檔案管理工作的重要性，增強檔案管理意識。企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理是各個部門單位工作的重要內(nèi)容，也是順利自身發(fā)展的要求，更是給企業(yè)單位發(fā)展過程中的科學(xué)決策提供了詳細(xì)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。通過增強檔案管理意識，做好檔案管理工作的科學(xué)規(guī)劃、有效管理和建設(shè)發(fā)展，使得企業(yè)單位在發(fā)展過程中能夠找出其存在的不足，及時改進，也能合理的利用檔案管理工作降低企業(yè)發(fā)展的成本投入，減少不必要的資金和人力支出，尤其是在新時代背景下，做好檔案管理工作能夠提升其經(jīng)濟效益和社會效益，不斷地促進企業(yè)單位在市場經(jīng)濟中的可持續(xù)發(fā)展。

（二）推進檔案管理信息化建設(shè)

新時代背景下的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)積極推進檔案管理的信息化建設(shè)，它是新時代背景下檔案管理工作中必不可少的一個環(huán)節(jié)。通過推進檔案管理工作的信息化建設(shè)，使得檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，并且有效的提升檔案信息的利用率和檔案資料的查閱效率。比如，在對檔案資料進行整理和歸類時，可以通過利用檔案管理系統(tǒng)或者檔案管理軟件對檔案資料進行歸類，再通過計算機技術(shù)識別其類別，進行類別的項目編號，根據(jù)歸類儲存到計算機數(shù)據(jù)庫中，從而保證檔案資料的信息化存儲，并且優(yōu)化了檔案管理的模式，從而提升了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

針對其檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)問題，應(yīng)當(dāng)注重加強培養(yǎng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力，通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時，應(yīng)當(dāng)從專業(yè)能力、工作職責(zé)和工作經(jīng)驗等方面對檔案管理人員進行績效考核，通過績效考核機制提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力，以其不斷提高的檔案管理能力推進檔案管理工作的進一步開展。

（四）完善檔案管理體制

新時代背景下檔案管理工作，一定要完善檔案管理體制，以此來保障檔案信息管理的安全性。通過建立健全相關(guān)的檔案管理法律制度，給予檔案管理工作法律上的支持，能夠有效地保證檔案信息管理的安全性，并且使企業(yè)在新時代背景下有效推進信息化檔案管理的工作。

四、結(jié)語

總而言之，在新時代背景下檔案管理工作中面臨著許多問題，應(yīng)當(dāng)及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，通過增強管理意識、推進檔案管理信息化建設(shè)、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和完善相關(guān)的檔案管理體制，促使檔案管理工作在新時代的要求下順利開展。