內(nèi)部控制信息化建設研究

呂淵

[摘 要]隨著社會經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展，信息技術也深入社會的方方面面，各類行業(yè)和單位都將流程化管理固化到信息系統(tǒng)中，從而有效提高了工作效率。高校原有的內(nèi)部控制與管理體系面臨信息化、系統(tǒng)化的建設需求，本文專門梳理高校內(nèi)部控制信息化建設方面的內(nèi)容，分析并基于實踐提出相應建設性建議和方案，期望對同行在面對此類問題時有所補益。

[關鍵詞]內(nèi)部控制;信息化;高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.20.027

[中圖分類號]G647[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）20-00-02

0 ? ? 引 言

近年來，我國高校發(fā)展迅速，每年撥款額度都逐年遞增，在教育經(jīng)費穩(wěn)步增長的同時，高校內(nèi)部管理未能及時跟上，各類問題屢見不鮮，科研經(jīng)費濫用、后勤基建立項流程混亂、巡視整改不到位等問題表明各級監(jiān)管部門及社會對高校經(jīng)費使用狀況具有更高的要求，這些無不和內(nèi)部控制息息相關。2016年，教育部制定了《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》，為高校內(nèi)部控制的建立和實施提供了依據(jù)。同年，財政部頒布了《關于開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎性評價工作的通知》，明確了單位內(nèi)部控制建設的重點和實施方向。加強高校內(nèi)部控制建設既符合中央精神，又是高校自身發(fā)展的內(nèi)在需求。下面以在江蘇省蘇州市高校為例圍繞內(nèi)部控制信息化建設，全流程分析并提出相應方案。

1 ? ? K高校內(nèi)部控制信息化建設現(xiàn)狀

2017年底，江蘇省教育廳下文，要求省屬各高校按時進行內(nèi)部控制建設，同時啟動了內(nèi)部控制基礎評價工作，以評促建。省廳要求于2019年上半年將內(nèi)部控制建設成果固化到信息系統(tǒng)中。K高校經(jīng)學校常委會決定，成立內(nèi)部控制建設領導小組，由校長擔任組長，總會計師擔任副組長，下設辦公室，辦公室主任由財務處處長兼任。成員由校辦、財務處、國資處、監(jiān)察處、審計處等職能處室負責人兼任。2018年，內(nèi)部控制建設工作領導小組梳理了全校規(guī)章制度、查找業(yè)務風險點、制定或修訂內(nèi)部控制制度50余項，并積極推進內(nèi)部控制信息化建設進程。具體業(yè)務層面內(nèi)部控制信息化建設現(xiàn)狀如下。

1.1 ? 預算業(yè)務信息化情況

K高校依據(jù)“勤儉節(jié)約、量力而行、統(tǒng)籌兼顧、突出重點、講求績效和收支平衡”的原則，采用校內(nèi)“二上二下”程序，最后經(jīng)校長辦公會審議并報校黨委常委會批準后頒布實施。在預算執(zhí)行過程中，強調(diào)預算剛性，嚴禁超預算、無預算列支，但目前還停留在手工匯總，未以信息化技術做支撐。

1.2 ? 招投標業(yè)務情況

K高校成立專門招投標辦公室，掛靠在資產(chǎn)管理處，嚴格執(zhí)行設備、工程、服務等采購審批程序，對屬于政府采購范圍內(nèi)通過所屬市級招采中心統(tǒng)一招標，其他由學校自行發(fā)布招標信息專門采購，目前未用統(tǒng)一信息化系統(tǒng)來代替業(yè)務人工流轉(zhuǎn)。

1.3 ? 資產(chǎn)管理情況

K高校于2018年度通過了《K高校固定資產(chǎn)管理辦法》試行辦法，并采用全省統(tǒng)一資產(chǎn)管理平臺，對新增資產(chǎn)、固定資產(chǎn)增值、固定資產(chǎn)報廢等業(yè)務統(tǒng)一系統(tǒng)記錄臺賬等固定資產(chǎn)日常管理工作，每月末財務賬與資產(chǎn)賬賬賬對賬，年末資產(chǎn)賬與實物賬實對賬，基本實現(xiàn)信息化管理。

1.4 ? 校園房屋構筑物建設及大型修繕管理情況

K高校制定《K高校重大基本建設項目立項管理辦法》，遵守工程建設程序，加強前期立項管理，規(guī)范過程管理，嚴格事后監(jiān)督，目前流程尚未固化在信息化系統(tǒng)中。

1.5 ? 合同管理情況

K高校2018年制定了《K高校合同管理辦法》試行辦法，對合同訂立、履行、后期管理等進行了詳細規(guī)范，同時聘請固定法律顧問參與重大合同擬定，目前合同管理未實現(xiàn)信息

化管理。

2 ? ? K高校內(nèi)部控制信息化建設中存在的問題

內(nèi)部控制信息化建設是一個長期和系統(tǒng)的工程，K高校目前信息化系統(tǒng)建設還處于起步階段。推動較慢的原因是多方面的，K高校雖然前期成立了內(nèi)部控制建設領導小組并開展了較為扎實的前期工作，但是領導小組工作主要靠單位財務處推動，眾多職能部門被動應付，導致整個單位沒有建立有效的工作機制，缺乏聯(lián)動效應。

內(nèi)部控制工作作為深化高校改革的重要舉措，戰(zhàn)略地位毋庸置疑，但是現(xiàn)實情況卻是學校沒有專職人員去開展工作，但后期將內(nèi)部控制建設成果固化到信息化系統(tǒng)中需要工作人員具有較為專業(yè)的業(yè)務能力，目前大多都是財務處安排人員在兼做，工作小組成員從事其他職能部門的具體工作，沒有從學校的高度去考慮問題，工作人員的專業(yè)度有較大差距。目前，K高校校區(qū)建設項目、合同管理、招投標管理等還未實現(xiàn)內(nèi)部控制管理信息化，即使有信息化系統(tǒng)，比如科研管理、教務平臺、資產(chǎn)管理等，也是各自有不同的軟件供應商，各個系統(tǒng)均獨立存在，也就是所謂的信息孤島，各個系統(tǒng)要想整合，難度較大，要開發(fā)大量接口或者第三方存儲平臺。

3 ? ? 對K高校內(nèi)部控制信息化建設的建議

3.1 ? 加快信息化建設，力促內(nèi)部控制建設智能化

以數(shù)字化校園建設為依托，積極拓展信息化應用，與內(nèi)部控制密切相關的管理系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)同內(nèi)部控制信息系統(tǒng)進行集成，納入一個統(tǒng)一的管控體系，開發(fā)科學合理的內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)。在內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中開發(fā)流程管理、風險管理、控制點管理、績效評估管理、內(nèi)部控制報告等核心模塊，并建立與預算、財務收支、政府采購、資產(chǎn)管理、財政專項、科研項目、基本建設項目、合同管理和績效考核等管理業(yè)務系統(tǒng)的集成關系，實現(xiàn)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)與其他各類系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。

3.2 ? 保證內(nèi)部控制信息系統(tǒng)安全運行

根據(jù)內(nèi)部控制管理要求制定系統(tǒng)工作程序、信息管理制度以及各模塊子系統(tǒng)的具體操作規(guī)范，及時跟蹤、發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運行中存在的問題;綜合利用防火墻、路由器等網(wǎng)絡設備、漏洞掃描、病毒檢測軟件技術或遠程訪問安全策略手段，加強網(wǎng)絡安全，防范非法入侵和網(wǎng)絡攻擊;建立用戶管理制度，加強對重要業(yè)務系統(tǒng)的訪問權限管理，定期審閱系統(tǒng)賬號，禁止不相容職務用戶賬號的交叉操作。

3.3 ? 提高內(nèi)部控制機構人員的綜合素質(zhì)

樹立現(xiàn)代管理理念，建立以內(nèi)部控制信息化為核心的現(xiàn)代管理意識;提高管理人員信息技術應用能力，豐富內(nèi)部控制管理知識，熟練掌握信息網(wǎng)絡技能，為內(nèi)部控制信息化建設提供助力。

4 ? ? 內(nèi)部控制信息化建設的實施

K高校內(nèi)部控制信息化建設實施采用PDCA循環(huán)質(zhì)量管理控制方法實施，即計劃（play）、執(zhí)行（do）、檢查（check）、處理（act）。

4.1 ? 策劃

高校內(nèi)部控制領導小組根據(jù)《行政事業(yè)單位北部控制規(guī)范（試行）》的要求，結(jié)合K高校的實際情況，形成內(nèi)部控制信息化建設管理制度，合理控制業(yè)務流程風險點，形成內(nèi)部控制信息化管理制度，從而滿足內(nèi)部控制信息化的需求。學校信息化管理辦公室應根據(jù)內(nèi)部控制部門的內(nèi)部控制信息化需求，調(diào)研、征詢、比較、選擇內(nèi)控信息化實施軟件公司，制訂具體的內(nèi)控建設信息化建設方案。

4.2 ? 實施

內(nèi)部控制信息化選定供應商后，根據(jù)內(nèi)部控制領導小組提出的信息化需求，走訪學校各相關部門，制訂K高校的內(nèi)部控制信息化應用初步方案。后續(xù)按照流程和需求進行系統(tǒng)開發(fā)、部署、測試、交付，最后對學校使用方法進行操作培訓。

4.3 ? 檢查

檢查包括兩個方面的工作，一是內(nèi)控信息化系統(tǒng)試運行狀況檢查，二是正式運行后的定期核查。在試運行狀態(tài)下檢查內(nèi)控信息化系統(tǒng)是否滿足內(nèi)控信息化建設的需求;在正式運行定期核查階段，檢查系統(tǒng)生成的報告是否可以滿足學校內(nèi)控領導小組的內(nèi)部控制需求以及是否對學校的管理現(xiàn)狀起到積極的影響。

4.4 ? 處理

PDCA是一個循環(huán)流程，應用于內(nèi)控系統(tǒng)建設最合適不過，因為內(nèi)控建設本身就是一個循序漸進、不斷完善的過程。處理階段就是內(nèi)部控制信息化建設持續(xù)改進的過程，根據(jù)第三階段的工作內(nèi)容，可以對尚未信息化的業(yè)務進行信息化固話程序，又可以對內(nèi)部控制信息化執(zhí)行中存在的問題進行不斷改進。

5 ? ? 高校內(nèi)部控制信息化建設的評價與持續(xù)改進

5.1 ? 高度落實內(nèi)部控制評價組織工作

單位內(nèi)部各個部門要明確內(nèi)部控制信息化建設評價工作，堅持“真實、完善、長效”理念，重視內(nèi)部控制信息化建設評價工作，專門成立內(nèi)部控制信息化建設評價工作領導小組，對單位內(nèi)部的制度、流程、執(zhí)行等情況實施評價，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化建設的BUG，并根據(jù)實際情況提出改進方向和建議，把單位內(nèi)部控制信息化建設評價工作作為一項常規(guī)的重要工作。

5.2 ? 建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)評價體系

單位需要從4個角度來建立內(nèi)部控制信息化建設評價體系。①單位內(nèi)部業(yè)務部門進行自我評價，從部門層面評估內(nèi)部控制信息化建設體系的實施有效性和恰當性，從業(yè)務本身的過程評價效果。②由單位內(nèi)部監(jiān)察、審計部門牽頭，從單位層面來評價內(nèi)部控制信息化建設的實施效果，單位管理層可以獲得比較直觀的評價體系報告，本部分是評價體系的核心部分。

③由單位外聘第三方審計或者會計師事務所來對單位內(nèi)部控制信息化建設進行檢查和監(jiān)督，以在協(xié)助單位發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化建設的不完善之處時提出中立意見。④政府監(jiān)管部門以及上級管理部門依法對單位進行監(jiān)督檢查和體系評價，可以很好地督促單位保質(zhì)保量整改違規(guī)事項。

6 ? ? 結(jié) 語

本文用理論研究和案例研究相結(jié)合的方法，分析了K高校的內(nèi)部控制建設現(xiàn)狀、問題，并提出解決建議。K高校內(nèi)部控制信息化建設處于初級階段，面臨許多問題，這些問題既涉及單位層面，也涉及業(yè)務層面，有共性問題，也有個性問題，只有一步一步分析并逐一解決，內(nèi)部控制信息化建設才能逐步完善。

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