機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策分析

張輝

【摘 要】檔案管理作為機(jī)關(guān)單位工作中的一項重要內(nèi)容，通過加快檔案管理信息化建設(shè)，可以最大限度節(jié)省人力與物力的消耗，促使檔案管理更加完整與規(guī)范，為今后檔案資料的利用奠定了良好基礎(chǔ)。但是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位在檔案管理中還有很多問題，尤其是對信息技術(shù)的作用發(fā)揮不充分，不利于提升檔案管理的質(zhì)量與效率，也為機(jī)關(guān)單位各項工作的順利開展帶來了不利影響?；诖吮疚膶⒑喪鰴C(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題，并提出了機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)單位;檔案管理;信息化建設(shè);對策

一、機(jī)關(guān)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化建設(shè)，即是指在開展檔案管理工作時，將以實體檔案為重點管理內(nèi)容的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒒问降臋n案管理模式，以便于提升檔案管理的便捷性與實用性，為機(jī)關(guān)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。在建立健全檔案管理體系的過程中，檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)手段的合理應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理工作的研究與合理分析，便于日后對單位檔案管理的保存與查詢等，進(jìn)而不斷提升檔案管理的整體工作質(zhì)量，完善信息化檔案管理體系。故此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該高度重視檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，并從多渠道完善信息化建設(shè)體系，建立健全檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展，確保機(jī)關(guān)單位提供信息資源支持。

二、分析當(dāng)前機(jī)關(guān)單位信息化檔案管理中存在的不足

2.1機(jī)關(guān)單位檔案管理缺少實用型人才

毋庸置疑，人才作為社會生產(chǎn)的第一生產(chǎn)力，檔案管理人員在機(jī)關(guān)單位的檔案管理中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，其自身的工作水平與工作能力等直接影響著檔案管理的工作效率。為了確保管理部門能夠提升檔案管理的信息化水平，檔案管理者既要全面掌握檔案管理的基本工作流程，還要熟練應(yīng)用信息化技術(shù)操作方法，如可以獨(dú)立、熟練地操作信息化技術(shù)與設(shè)備等。然而，當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員并未對檔案管理部門的培訓(xùn)工作高度重視，一些檔案管理者仍然慣用紙質(zhì)檔案管理模式，無法將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效融合。除此之外，一些檔案管理者在實際工作中仍然著態(tài)度怠慢、不等問題，無法真正落實檔案管理信息化建設(shè)，在工作中缺少專業(yè)性與責(zé)任感，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的發(fā)展，限制了檔案管理機(jī)構(gòu)工作水平的提升。

2.2檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)不夠完善

機(jī)關(guān)單位的檔案管理信息化建設(shè)存在滯后性，缺少規(guī)范統(tǒng)一性。在眾多機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，檔案管理軟件并未實現(xiàn)通用與協(xié)調(diào)統(tǒng)一，系統(tǒng)性、連接性較差，無法實現(xiàn)信息資源的共享。一般來說，檔案管理無法借助于一個管理軟件進(jìn)行檢索文件與管理檔案信息，同時由于檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜繁多，使得機(jī)關(guān)單位的檔案信息化電子建設(shè)困難重重。

2.3機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范

現(xiàn)階段，各個機(jī)關(guān)單位高度重視檔案管理信息化建設(shè)，但是在信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，多數(shù)機(jī)關(guān)單位所使用的檔案管理系統(tǒng)不能和其他部門有效統(tǒng)一，系統(tǒng)兼容性、適應(yīng)性較差，難以利用同一個部門的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)多種檔案信息的檢索和查詢。再加上現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位檔案管理內(nèi)容越來越多，工作流程越來越復(fù)雜，機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題，制約了檔案信息化電子化進(jìn)程，使得檔案資源難以實現(xiàn)共享，降低了檔案的利用效率，不能發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

2.4未建立有效的檔案數(shù)據(jù)庫

以往的檔案管理工作僅僅是對于檔案信息資料的搜集和錄入，對于現(xiàn)階段檔案工作而言，如何從檔案資料中挖掘出更有價值的信息已經(jīng)成為檔案管理工作的核心，而建立有效檔案數(shù)據(jù)庫對信息檔案知識挖掘來說，既是必要環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。但是我國的機(jī)關(guān)單位普遍還未建立適合自身的檔案數(shù)據(jù)庫，因此很難為后期的檔案資料知識挖掘提供幫助

三、提升機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1加強(qiáng)檔案管理人才引進(jìn)和培養(yǎng)

有道是巧婦難為無米之炊，檔案管理的信息化建設(shè)離不開檔案人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，所以機(jī)關(guān)單位要在加大力度對現(xiàn)有員工進(jìn)行培養(yǎng)的同時，還要加強(qiáng)對于檔案人才的引進(jìn)工作。具體而言，機(jī)關(guān)單位可以建立內(nèi)部競爭機(jī)制，按照業(yè)務(wù)能力和掌握新技術(shù)的水平擇優(yōu)選拔檔案部門的主管領(lǐng)導(dǎo)。與此同時，機(jī)關(guān)單位還要加強(qiáng)對于現(xiàn)有人員的招聘工作，確保以后招聘的新入職員工的綜合素質(zhì)能夠滿足信息化建設(shè)的要求。此外機(jī)關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)定期邀請行業(yè)專家和導(dǎo)師對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而提升檔案管理部門的整體實力，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.2增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能，促進(jìn)檔案管理信息化的嫁接與移植

一直到目前為止，我國大部分的機(jī)關(guān)單位依然使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行建設(shè)，很多機(jī)關(guān)單位的管理人員的管理方式還是很陳舊的，沒有辦法更好地滿足人們的日常生活需要。因此隨著社會的不斷發(fā)展，我國機(jī)關(guān)單位中的檔案不僅數(shù)量越來越多，而且種類也逐漸地開始了變化，機(jī)關(guān)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)找到新型的管理手段來進(jìn)行檔案管理，全面提高管理人員的認(rèn)識水平，使其深刻理解到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

3.3實行新型檔案數(shù)字化管理模式

檔案管理數(shù)字化是新的檔案管理方法，主要是電腦存儲為主要，把紙質(zhì)檔案利用掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備數(shù)字化轉(zhuǎn)變，再存儲到電腦當(dāng)中，通過掃描儀、分類、整合、修正的零星數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橥暾晟频臄?shù)字化檔案資料庫，還需要在電腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號等，方便以后的搜索和查找[2]。這種新型的檔案數(shù)字化管理方法的推進(jìn)，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理上更好的實現(xiàn)整合優(yōu)化，建立健全龐大的檔案資料庫，用便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時間，提升機(jī)關(guān)單位的工作實效。

3.4注重檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必不可少的，如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄為主體進(jìn)行全部檔案的建設(shè)，對機(jī)關(guān)單位中各部門之間分散的信息進(jìn)行整理。檔案資料的整理應(yīng)該在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制之下實現(xiàn)現(xiàn)有的國家檔案資源的有效配置，方便適應(yīng)檔案資源的社會共享。其次，利用數(shù)字化對檔案資料進(jìn)行處理，保證實體的紙質(zhì)檔案資料全部的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資料，對于相應(yīng)的圖片，需要采用技術(shù)性能，保證圖片的完整完善性。最后，根據(jù)電腦信息化管理平臺再對檔案信息進(jìn)行分門別類，盡量運(yùn)用最簡單的方式呈現(xiàn)出相關(guān)檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實效。

四、結(jié)束語

隨著近代社會互聯(lián)網(wǎng)的廣泛發(fā)展以及在新時代下對管理檔案發(fā)展的要求不斷提高的新形勢下，機(jī)關(guān)單位檔案管理的工作也逐步得到向技術(shù)化和信息化方向發(fā)展。所以加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)是趨于一種必然的形勢。只有打破傳統(tǒng)的檔案管理理念，不斷地創(chuàng)新和改革機(jī)關(guān)單位的檔案管理信息化建設(shè)，才能使機(jī)關(guān)單位檔案管理的水平和服務(wù)的效率得以提升，使檔案管理工作能夠得到與時俱進(jìn)地發(fā)展和適應(yīng)這個時代發(fā)展的潮流。

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