芻議加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的有效策略

王麗君

摘 要：近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展迅速，現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展也突飛猛進(jìn)。為了更好地完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國(guó)檔案管理工作的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);檔案;規(guī)范化管理;有效策略

事業(yè)單位檔案管理應(yīng)具有科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，遵循檔案管理的規(guī)則。注重事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，有助于促進(jìn)事業(yè)單位管理的科學(xué)運(yùn)行。所以，要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的工作意識(shí)，規(guī)范事業(yè)單位檔案文件的借閱程序，促進(jìn)事業(yè)單位各部門(mén)工作人員有序進(jìn)行檔案借閱，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化。

1 檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

檔案是對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的一項(xiàng)崇高事業(yè)。在全面建設(shè)小康社會(huì)、構(gòu)建和諧社會(huì)的進(jìn)程中，檔案工作越來(lái)越深入地滲透到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方方面面，做好新時(shí)期檔案工作對(duì)于深入學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)黨的“十八大”“十九大”精神，提高黨的執(zhí)政能力構(gòu)建和諧社會(huì)具有重要意義。檔案是社會(huì)先進(jìn)文化的物態(tài)載體。檔案是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物，是一種“凝固的歷史”，它以各種方式和載體將人類(lèi)的歷史活動(dòng)過(guò)程和思想記錄下來(lái)并使之流傳后世，可以說(shuō)先進(jìn)文化的傳播、交流、確立離不開(kāi)檔案的存在，檔案是先進(jìn)文化傳播和確立的一種載體，是人類(lèi)認(rèn)識(shí)和改造世界的歷史記錄，是人類(lèi)智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案是最廣大人民根本利益的有效保證。檔案具有社會(huì)共享性是整個(gè)社會(huì)的寶貴財(cái)富，它應(yīng)該順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，符合最廣大人民的根本利益并為他們所用。檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀(guān)規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。人們之所以需要檔案就是為了要獲知過(guò)去發(fā)生的事件、存在的事物對(duì)今天和未來(lái)起什么作用，有什么樣的意義?？梢哉f(shuō)檔案的憑證性決定了檔案是最廣大人民群眾根本利益的有效保證。堅(jiān)持走中國(guó)特色中國(guó)檔案管理道路，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化，才能營(yíng)造豐富多彩、形式多樣的檔案工作，開(kāi)創(chuàng)檔案工作新局面。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 缺乏相關(guān)工作部門(mén)的重視

在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，部分相關(guān)部門(mén)不夠重視對(duì)檔案的歸納與整理。在借閱事業(yè)單位檔案時(shí)，不按照程序進(jìn)行合規(guī)的借閱工作。同時(shí)相關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員也缺乏對(duì)借閱人員的監(jiān)督，對(duì)相關(guān)事業(yè)單位檔案借閱后的回收、檢查工作不夠重視。因而在借閱檔案及回收檔案的過(guò)程中，可能造成檔案的丟失、損傷等問(wèn)題，這不僅影響了事業(yè)單位檔案的完整性，而且在一定程度上也不利于事業(yè)單位部門(mén)工作的正常有序開(kāi)展。

2.2 相關(guān)借閱查閱程序不完善

在事業(yè)單位其他部門(mén)和人民群眾進(jìn)行借閱檔案和查閱檔案的過(guò)程中，部分事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的相關(guān)程序不夠完善，一方面表現(xiàn)在機(jī)密檔案的借閱工作相關(guān)程序過(guò)于簡(jiǎn)單，可能導(dǎo)致部分機(jī)密文件的不慎流失，實(shí)際上也是對(duì)事業(yè)單位檔案文件的劃分不夠明晰、準(zhǔn)確。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理編排、檔案劃分等級(jí)程序時(shí)，需要遵循相關(guān)的制度，嚴(yán)格按照法定程序進(jìn)行劃分等級(jí)，規(guī)范借閱工作。另一方面表現(xiàn)在檔案查閱過(guò)程中的程序過(guò)分繁瑣，不利于人民群眾進(jìn)行借閱，導(dǎo)致了借閱效率不高，不利于為人民服務(wù)宗旨的體現(xiàn)。

2.3 對(duì)珍貴檔案文件的保護(hù)力度不夠

隨著我國(guó)現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，許多檔案文件在歷史的長(zhǎng)河中體現(xiàn)著獨(dú)特價(jià)值。獨(dú)特珍貴的文件不僅對(duì)研究人類(lèi)歷史有重要作用，而且在進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的管理工作中也體現(xiàn)著獨(dú)特的證明價(jià)值。因此對(duì)珍貴的檔案文件需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的保護(hù)。但在實(shí)際操作過(guò)程中部分事業(yè)單位檔案管理部門(mén)對(duì)于珍貴文件的保護(hù)力度不夠，造成了部分珍貴檔案文件的損傷而影響了檔案文件的完整性，從而影響了珍貴檔案文件的使用價(jià)值，也不利于檔案文件的長(zhǎng)期保存，更破壞了文件管理工作規(guī)范化。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略

3.1 提升檔案管理信息化水平

近年來(lái)，隨著以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域不斷應(yīng)用，大部分行業(yè)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息化。為此，在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，構(gòu)建完善的信息化管理平臺(tái)。在具體的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，就要求企業(yè)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，為檔案管理部門(mén)配置信息化設(shè)備，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，引導(dǎo)檔案管理人員在檔案收集、整理、分類(lèi)、保存過(guò)程中，應(yīng)用信息化技術(shù)構(gòu)建完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，不僅可以大大降低檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，而且還能夠清晰的完成檔案記錄工作，保證各種檔案信息來(lái)源準(zhǔn)確，查閱方便。

3.2 提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

新時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出了新要求，為了切實(shí)保障檔案管理工作的規(guī)范化，就需要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。只有構(gòu)建一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬業(yè)務(wù)較強(qiáng)的檔案管理人員才能夠更好的承擔(dān)信息化時(shí)代檔案管理工作要求，更好的滿(mǎn)足檔案事業(yè)的未來(lái)發(fā)展要求。事業(yè)單位應(yīng)該為檔案部門(mén)的工作人員提供接受培訓(xùn)教育的機(jī)會(huì)，要確保檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)能夠隨著社會(huì)變化和事業(yè)單位的發(fā)展而不斷更新，并且適應(yīng)不同時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出的新要求。另外在檔案人員按招聘選拔過(guò)程中要提高準(zhǔn)入門(mén)檻，嚴(yán)格把控，保證招收回來(lái)的檔案人員符合工作要求，能夠盡快投入到工作當(dāng)中。此外，企業(yè)還應(yīng)該鼓勵(lì)檔案管理人員在工作過(guò)程中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，信息化操作技術(shù)，并將信息技術(shù)和檔案管理有效結(jié)合，保證檔案管理的科學(xué)性規(guī)范化。

3.3 構(gòu)建完善的檔案管理規(guī)章制度

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，并且提高檔案管理工作效率，工作質(zhì)量，就需要完善檔案管理部門(mén)的規(guī)章制度。通過(guò)構(gòu)建完善的規(guī)章制度，保證制度能夠順利實(shí)施，進(jìn)一步約束檔案管理人員的行為，讓其明白自身應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，從而督促管理人員更好的負(fù)責(zé)檔案管理。在管理制度制定時(shí)，一定要確保制度的可執(zhí)行性、科學(xué)性，只有這樣才能夠確保各項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)到實(shí)處。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)常年的工作經(jīng)歷，我認(rèn)識(shí)到，檔案管理是一種服務(wù)工作，這種工作需要長(zhǎng)期進(jìn)行，檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出了檔案管理的價(jià)值和作用?？傊?，科學(xué)規(guī)范的檔案管理需要適應(yīng)新形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。在經(jīng)濟(jì)大發(fā)展、科技進(jìn)步日新月異的今天，以習(xí)近平總書(shū)記視察內(nèi)蒙古時(shí)的重要講話(huà)為基本遵循，立足本職，找準(zhǔn)定位，擔(dān)負(fù)起黨交給的記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的歷史重任，奮力開(kāi)啟草原蘭臺(tái)人新時(shí)代下推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的新征程。

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