精細(xì)化管理在工程檔案管理中的應(yīng)用研究

郭友青

摘 要：隨著城市建設(shè)的不斷推進(jìn)，工程檔案管理效率對現(xiàn)代化企業(yè)的影響越來越大，這要求企業(yè)不斷提升工程檔案管理的科學(xué)性。本文立足于當(dāng)前工程檔案精細(xì)化管理過程中了存在的問題，提出相應(yīng)的對策建議，旨在幫助企業(yè)提升工程檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理;精細(xì)化管理;現(xiàn)代化設(shè)計單位;應(yīng)用

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工程建設(shè)項目不斷涌現(xiàn)，項目設(shè)計資料越來越多，工程檔案管理工作的難度也越來越高，社會對工程檔案管理的要求更為嚴(yán)格。在市場競爭日益激烈的當(dāng)下，現(xiàn)代化設(shè)計單位應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展要求，將精細(xì)化管理應(yīng)用于工程檔案管理工作中，提高工程檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮工程檔案的價值。

1 工程檔案精細(xì)化管理過程中的不足之處

1.1 精細(xì)化工程檔案管理意識欠缺

部分設(shè)計單位在工程檔案實踐管理過程中仍然沿用傳統(tǒng)的粗放式的管理方法，“重設(shè)計、輕檔案”思潮盛行，絕大部分檔案管理員并沒有及時且完整地記錄和整理相關(guān)工程檔案。[1]工程檔案整理大多采用的是突擊式的補錄方式，極大地破壞了檔案的有序性和完整性，雜亂無章式的工程檔案管理現(xiàn)象突出，導(dǎo)致很多檔案資料信息不全或被遺留甚至丟失。

1.2 未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和部署

在工程檔案管理實踐過程中很多設(shè)計單位并沒有根據(jù)甲方提供的資料及工程設(shè)計進(jìn)度同步開展檔案信息的收集和整理工作，甚至出現(xiàn)用與項目無關(guān)的校審意見填充檔案信息的情況，導(dǎo)致工程檔案出現(xiàn)明顯的缺漏或不真實信息。工程檔案資料收集工作滯后現(xiàn)象嚴(yán)重，部分企業(yè)工程設(shè)計完成后還沒有開始檔案的收集和歸檔工作。究其原因是企業(yè)內(nèi)部沒有形成統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，難以完成工程檔案管理工作的一體化，進(jìn)一步加重了工程檔案存在數(shù)據(jù)不完整、不真實等問題。

1.3 工程檔案精細(xì)化管理監(jiān)督力度較小

工程設(shè)計檔案不僅具有明顯的專業(yè)性，其綜合性、成套性特點也十分突出，涉及的內(nèi)容繁雜，導(dǎo)致現(xiàn)階段很多設(shè)計單位的精細(xì)化檔案管理理念流于表面。工程檔案監(jiān)督管理人員的專業(yè)能力不強是造成檔案管理效率低的又一原因，很多檔案監(jiān)管員沒有掌握檔案分類、組卷、歸檔等專業(yè)技能，不了解國家對行業(yè)工程檔案管理的相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致精細(xì)化檔案監(jiān)管工作難以有效開展。

1.4 工程檔案管理制度不完善

很多設(shè)計單位在工程檔案管理過程中存在明顯的滯后問題，未明確規(guī)定檔案的歸檔時間、范圍、相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，特別是在檔案資料的管理和利用方面沒有建立完整系統(tǒng)的管理制度，加重了工程檔案資料不完善、不規(guī)范的問題，極大地抑制了工程檔案價值的發(fā)揮。

2 精細(xì)化管理在工程檔案管理中的應(yīng)用建議

2.1 加強精細(xì)化工程檔案管理的組織管理

現(xiàn)代化設(shè)計單位應(yīng)明確工程檔案的責(zé)任部門，形成由高級管理層、責(zé)任部門、專職管理人員構(gòu)成的工程檔案工作小組，為實現(xiàn)精細(xì)化的工程檔案管理提供保障。同時應(yīng)在單位的年度計劃中增設(shè)精細(xì)化檔案管理內(nèi)容，并將其作為年終考核的組成部分，把檔案資料的收集、立卷、歸檔、管理等列為考核指標(biāo)。此外還應(yīng)在單位內(nèi)部營造“重視工程檔案、嚴(yán)管檔案建設(shè)”的氛圍，強化專業(yè)人員工程檔案精細(xì)化管理意識，實現(xiàn)常態(tài)化的工程檔案管理模式。

2.2 制定合理的檔案管理計劃

現(xiàn)代化設(shè)計單位應(yīng)將工程檔案管理工作歸類到企業(yè)整體發(fā)展計劃中去，實行統(tǒng)一的規(guī)劃和部署。在崗位權(quán)責(zé)說明書中明確工程檔案管理內(nèi)容，統(tǒng)籌好項目設(shè)計部門和檔案編制管理部門，科學(xué)地設(shè)計、組織、編制項目工程檔案。根據(jù)工程項目設(shè)計前、中、后三個階段的具體進(jìn)度開展檔案資料收集活動，減少檔案資料遺漏或歸類不及時的情況發(fā)生，提升檔案收集和管理工作質(zhì)量。

2.3 制定完善的工程檔案管理制度

現(xiàn)代化設(shè)計單位應(yīng)在充分了解政府部門及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上制定較為完善的工程檔案管理制度，形成完整的檔案法治化管理體系，為檔案管理人員開展工作提供參考?？芍贫üこ虣n案管理決策制度，站在企業(yè)高度全方位地籌劃工程檔案管理工作，形成具有較強規(guī)范性和指引性的工程檔案管理文件。[2]在部門間形成良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，整合和部門的資源，確保崗位職責(zé)落到實處。此外還應(yīng)完善績效考評及獎懲制度，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，推動精細(xì)化工程檔案工作順利開展。

2.4 保證工程檔案的完整性和規(guī)范性

有條件的設(shè)計單位，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，開發(fā)和建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中對工程項目電子資料進(jìn)行線上收集歸檔，再對項目實物資料組卷，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，比如明確檔案的種類、項目名稱、歸檔時間及范圍、保管期限等。杜絕不合格的檔案資料，對資料進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂、編號、排架，形成完整且規(guī)范的工程檔案，為實現(xiàn)精細(xì)化的工程檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

2.5 提升工程檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

管理人員的綜合素養(yǎng)是實現(xiàn)高效工程檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)和前提。設(shè)計單位不僅要幫助檔案管理人員樹立精細(xì)化管理意識，還用從理論、實踐及溝通協(xié)調(diào)等方面提升管理人員的綜合素養(yǎng)，讓他們明白自己在工程檔案精細(xì)化管理中多扮演的角色，進(jìn)而提升工程檔案管理質(zhì)量和效率。

3 結(jié)語

綜上，工程檔案在現(xiàn)代化設(shè)計單位發(fā)展中起著重要的主推作用，應(yīng)正確認(rèn)識工程檔案內(nèi)在價值，通過精細(xì)化的管理形式進(jìn)一步挖掘工程檔案的深刻內(nèi)涵，在企業(yè)內(nèi)部形成良好的精細(xì)化檔案管理意識，完善和工程檔案相關(guān)的制度，加強部門間的溝通協(xié)調(diào)力度，提升檔案管理人員的整體素養(yǎng)，實現(xiàn)工程檔案管理的精細(xì)化、科學(xué)化、制度性以及規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

[1]范小萍.簡析工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑[J].赤子（上中旬），2017（3）：180.

[2]吳尚蕓.精細(xì)化管理在工程檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2019（08）：72-73.