大數(shù)據(jù)時代電子信息人事檔案創(chuàng)新管理研究

鄧翠萍

摘 要：人事檔案作為我國人事管理的重要部分，其包含的個人身份信息、家庭背景信息和學(xué)歷信息等對于人事管理和人才資源配置有著重要意義，應(yīng)用于薪資、社保與組織關(guān)系等可作為直接參考信息，具備相當(dāng)?shù)姆勺C明效用。在個體的職業(yè)生涯中，電子信息人事檔案是升職、評職稱的重要資料。對于企業(yè)來說，做好人事檔案管理工作，才能讓人事管理決策更加科學(xué)準(zhǔn)確，企業(yè)的人才隊伍發(fā)展才擁有穩(wěn)固的基礎(chǔ)。基于此，本文對大數(shù)據(jù)時代電子信息人事檔案創(chuàng)新管理研究，作出以下討論僅供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;人事檔案;創(chuàng)新管理

電子信息人事檔案管理在人力資源和社會保障局中占有重要的地位，對人事部門的工作起著重要的決策作用。但是，在人事檔案管理過程中不難發(fā)現(xiàn)，由于傳統(tǒng)管理制度和模式，使得檔案管理人員在工作中會遇到很多困難，不僅無法提升工作質(zhì)量和效率，還會為檔案工作人員帶來工作壓力，使其失去工作積極性。而將大數(shù)據(jù)應(yīng)用在電子信息人事檔案管理中，不僅能夠?qū)鹘y(tǒng)的管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，其自身所具有的強(qiáng)大處理能力和儲存能力，還能夠改善工作人員的工作方式，提升其工作效率和水平，調(diào)動他們的積極性，對電子信息人事檔案管理工作今后的發(fā)展起到重要的促進(jìn)作用。

1 電子信息人事檔案管理的內(nèi)涵與特點

電子信息人事檔案是人事信息存放的現(xiàn)實載體，詳細(xì)記錄著檔案所有者的個人信息，在現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。人事檔案管理是專門從事電子信息人事檔案收集存放、分類整理與調(diào)配使用等諸多環(huán)節(jié)的一項具有服務(wù)屬性的作，是人力資源管理過程中不可或缺的管理手段和工作內(nèi)容，對個人和單位發(fā)展具有重要作用。電子信息人事檔案管理的管理對象、管理內(nèi)容、工作性質(zhì)等決定了其具有以下幾個特點：一是真實有效性。電子信息人事檔案作為記錄個人履歷的載體和人力資源管理的主要依據(jù)，這就要求電子信息人事檔案管理必須保證內(nèi)容真實、有效。二是內(nèi)容全面性。電子信息人事檔案是檔案所有者所在單位、上級主管部門出于實際需求了解其個人基本信息、學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷、思想政治狀況等方面的重要依據(jù)，因此人事檔案管理從內(nèi)容層面講必須具有全面性。三是隨人流動性。檔案所有者由于工作需要而發(fā)生崗位變動、職務(wù)變動或單位變動時，電子信息人事檔案要隨人流動，確保始終與檔案所有者保持一致。四是隱私機(jī)密性。電子信息人事檔案記錄著許多重要的個人信息，其中相當(dāng)一部分信息屬于個人隱私機(jī)密，不適合對外公開，更要防止發(fā)生信息泄露，因而電子信息人事檔案管理工作要求確保電子信息人事檔案信息的絕對安全與保密，在任何情況下都不可私自保存與泄露電子信息人事檔案的內(nèi)容。五是功能服務(wù)性。電子信息人事檔案管理本質(zhì)上是為檔案所有者、檔案所有者歸屬單位及其上級管理部門開展相關(guān)工作提供服務(wù)的渠道，具有極強(qiáng)的服務(wù)屬性，電子信息人事檔案管理工作的順利開展能夠有效提升與個人發(fā)展和組織需要等相關(guān)工作的推進(jìn)效率，較大程度節(jié)約人力資源管理相關(guān)工作的人力成本和時間成本。

2 大數(shù)據(jù)時代對電子信息人事檔案創(chuàng)新管理的重要意義

2.1 有利于將傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改善

雖然汶上縣人力資源和社會保障局在電子信息人事檔案管理工作的發(fā)展過程中已經(jīng)取得了不錯的成績，并且積極響應(yīng)政府號召，將自身的職責(zé)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。而將大數(shù)據(jù)應(yīng)用在電子信息人事檔案管理中，能夠?qū)鹘y(tǒng)的管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，緊跟時代發(fā)展的腳步，將其中每一項工作都落到實處。

2.2 有利于提高檔案工作人員的工作效率

隨著該單位的不斷發(fā)展，電子信息人事檔案管理工作在逐漸增多，但是由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響，使得檔案工作人員的工作量越來越多，這無疑給其增添了許多壓力，在打消員工積極性的同時，無法提升他們的工作質(zhì)量和工作效率。

3 大數(shù)據(jù)時代人事檔案信息化管理問題

3.1 人事檔案管理意識薄弱

當(dāng)前部分企業(yè)存在管理意識落后的問題，具體體現(xiàn)在對信息管理的不重視，人事檔案管理僅僅為表面工作，并沒有實際的作用和價值。這樣一來，相應(yīng)企業(yè)未能做好人事檔案管理組織架構(gòu)建設(shè)，缺乏專門的管理部門，員工檔案缺乏有效統(tǒng)籌和保管，部分企業(yè)甚至未就員工人事檔案作統(tǒng)一處理。

3.2 網(wǎng)絡(luò)化水平的不足

人事檔案管理還要提高網(wǎng)絡(luò)化水平，強(qiáng)調(diào)運用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)信息的有效共享。紙制人事檔案管理工作的效率較低，管理成本較大，人力資源信息挖掘不足，因此影響人事檔案管理有效性。我國人事檔案管理工作量較大，人事檔案工作成本較高，資源共享難度較大，人事檔案還未能形成合理科學(xué)的管理體系，現(xiàn)有的人事檔案信息沒能通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效檢索和實時共享，人事檔案管理模式較為簡單，沒能從各方面跟上大數(shù)據(jù)時代的進(jìn)步要求。

3.3 管理體制不完善

檔案管理工作體系不完善，人事檔案管理工作還未能形成有效的配合機(jī)制，各部門沒能與人力資源部門有機(jī)配合，不能形成有關(guān)人才數(shù)據(jù)信息的及時傳遞機(jī)制。

4 大數(shù)據(jù)時代電子信息人事檔案創(chuàng)新管理策略

4.1 提高人事檔案管理的認(rèn)知水平

企業(yè)管理者在人事檔案管理上的認(rèn)知問題是造成人事檔案管理體系發(fā)展阻礙的重要原因。因此，企業(yè)管理者應(yīng)進(jìn)行意識更新，對人事檔案管理有新的認(rèn)識，明確人事檔案管理工作的專業(yè)性、保密性和重要性，在管理意識和資源調(diào)配方面給予足夠重視。建立健全相關(guān)管理制度，在保證現(xiàn)有管理體系有效運行的同時積極推動檔案電子化以及管理創(chuàng)新化。

4.2 搭建人事檔案信息化管理平臺

要加速人事檔案信息化管理平臺建設(shè)，充分利用網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫和新媒體搭建動態(tài)的、科學(xué)的、全面的、安全的人事檔案管理平臺，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動化和遠(yuǎn)程化，這是信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新的根本路徑。綜合利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建集信息收集、分類、存儲與調(diào)取等傳統(tǒng)功能于一體，并集成雙向互動、實時更新、比對分析、趨勢研判等新型功能的人事檔案信息化管理平臺，能夠有效降低人力物力財力的使用和浪費，節(jié)約物理空間和時間成本。

4.3 創(chuàng)新檔案管理新體系

分層次管理和分類管理方法是構(gòu)建人事檔案管理的重要組成部分，同時，其也為檔案管理的創(chuàng)新提供了支撐。根據(jù)現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案的發(fā)展情況可以看出，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理體系在構(gòu)建的過程中需要從細(xì)節(jié)入手，保障與整體的結(jié)合。同時，事業(yè)科研單位人事檔案管理人員通過遵循檔案管理制度的基礎(chǔ)上，通過運用信息化手段，準(zhǔn)確快捷的掌握企業(yè)想要的人才信息。

5 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代切實提高人事檔案管理認(rèn)識水平及提高網(wǎng)絡(luò)化管理水平，進(jìn)一步拓寬資料收集范圍，建立健全人事管理制度，著力提高管理人員的綜合能力，才能不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)水平，實現(xiàn)人事檔案管理體系的優(yōu)化，讓企業(yè)以電子信息人事檔案創(chuàng)新性管理模式實現(xiàn)檔案管理，推動企業(yè)整體高效發(fā)展。

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