檔案管理現(xiàn)狀及信息化的幾點(diǎn)認(rèn)識

李杰

摘 要：此文簡單介紹了檔案信息化的含義，詳細(xì)分析了公路工程檔案管理信息化具有的意義，并提出了檔案管理信息化的方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;信息化;研究

俗話說：“要想富，先修路。”公路是我國最為重要的交通紐帶之一，同時(shí)也是保障區(qū)域之間經(jīng)濟(jì)、文化交流的重要支撐。公路工程建設(shè)，檔案管理工作必不可少。公路工程檔案記錄了公路工程建設(shè)過程中的重要信息，對公路工程后期的檢修、保養(yǎng)和高效使用具有重大意義。在傳統(tǒng)的工作模式下，部分工作人員未能意識到公路工程檔案管理的重要性，因而在具體的檔案管理中存有不少的缺陷與漏洞。為此，在當(dāng)前的公路工程檔案管理工作中，管理人員要充分意識到加強(qiáng)檔案管理的重要性、必要性和迫切性。采取積極的手段、方法，優(yōu)化檔案管理模式，做好檔案管理工作，切實(shí)促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

使用檔案信息過程的網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的數(shù)字化的原理經(jīng)過相關(guān)的傳輸和加工等相關(guān)步驟，合理有效地利用檔案信息，最終實(shí)現(xiàn)信息共享的目的，這個(gè)過程就是公路工程檔案管理信息化。

1 檔案信息化概述

我們可以從廣義和狹義這兩個(gè)角度對檔案信息化的含義進(jìn)行描述：從廣義的角度來描述，公路工程檔案管理信息化其實(shí)就是使企業(yè)本身的信息與社會生產(chǎn)中的各種信息相結(jié)合，通過相關(guān)的步驟，最終形成一個(gè)完整的、全面的信息系統(tǒng)，進(jìn)而為管理人員的相關(guān)判斷和決策提供信息依據(jù);從狹義的角度來描述，就是將檔案進(jìn)行信息化的管理。狹義的信息化是廣義信息化的基礎(chǔ)，但是兩者都是為了將檔案進(jìn)行信息化處理，從中提取有用的信息便于決策者的判斷。在現(xiàn)階段的背景下，將社會經(jīng)濟(jì)和政治相關(guān)信息與檔案有機(jī)進(jìn)行結(jié)合，整合成更全面的信息是發(fā)展的大趨勢[1]。

2 公路工程檔案管理信息化的意義

2.1 使公路工程檔案的使用期限延長

在對工程的檔案管理實(shí)踐過程中，我們發(fā)現(xiàn)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理過程轉(zhuǎn)化成信息化管理的過程可以提高檔案的使用壽命，使用信息化管理技術(shù)可以在有效降低檔案管理成本的同時(shí)減小空間的使用，從而降低在檔案管理過程中的資源浪費(fèi)。除此之外，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失和被破壞的現(xiàn)象，信息化管理可以有效規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，從而使公路工程檔案保存和使用的期限更加長久。

2.2 推動公路工程建設(shè)施工的高效進(jìn)行

公路工程是系統(tǒng)性工程，投入較大、周期較長，且具有廣泛的社會影響。公路工程施工過程十分復(fù)雜，除了要擁有扎實(shí)的專業(yè)技能之外，還需要整合各方面資源，施工過程涉及面廣[2]。公路工程牽一發(fā)而動全身，在施工之前需要統(tǒng)籌兼顧，管理人員需要做好各方面信息的搜集、整理，以客觀的數(shù)據(jù)信息，保障施工的技術(shù)性、通暢性和安全性。公路工程檔案管理與公路工程施工一起進(jìn)行，可通過檔案管理為公路工程提供重要的數(shù)據(jù)信息和參考數(shù)據(jù)。設(shè)計(jì)方案、施工方案、施工過程中的安全管理以及公路工程的后期檢修、維護(hù)等工作，均離不開檔案管理工作。公路工程檔案管理與公路工程相伴始終，而任何一個(gè)環(huán)節(jié)或領(lǐng)域的積極作用，均能極大降低公路工程的風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生。

2.3 使檔案管理的服務(wù)效率提高

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理過程中，需要大量的物力和人力，但檔案的管理效率低下，比如在檔案的查閱過程中往往需要很復(fù)雜的手續(xù)才能完成，而且也會出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確等問題[3]。對公路工程中的檔案進(jìn)行信息化管理，可以對整合好的檔案進(jìn)行快速閱讀和調(diào)取，只要在計(jì)算機(jī)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就可以查找到自己需要的檔案和與之相關(guān)的檔案，整個(gè)過程操作簡單且查閱速度快，節(jié)省了很多人力物力。

3 檔案管理信息化路徑

3.1 強(qiáng)化檔案管理人員的意識

在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，相關(guān)的工作人員及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識到檔案管理的重要性，只有從心底意識到檔案管理信息化的重要性，才能將工作落實(shí)到實(shí)處。但是，現(xiàn)在檔案管理相關(guān)人員還是習(xí)慣傳統(tǒng)的管理方式，思想觀念和意識很難發(fā)生改變，所以應(yīng)該對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)宣傳，使他們盡快適應(yīng)信息化的檔案管理方式[4]。

3.2 規(guī)范檔案管理

公路工程中的相關(guān)檔案會涉及大量數(shù)據(jù)和工程圖紙，所以在對公路工程的信息化管理過程中應(yīng)該對管理人員的管理行為進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)而保證檔案的安全性。與此同時(shí)，還應(yīng)該建立健全相應(yīng)的檔案信息化管理制度，使制度建設(shè)的信息化與檔案管理信息化同步進(jìn)行，從而通過完善檔案管理信息化的相關(guān)制度對檔案管理的工作進(jìn)行約束。除此之外，也應(yīng)該注意文件檔案的備份和保護(hù)，防止數(shù)據(jù)的丟失。

3.3 建設(shè)復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍

在公路工程檔案管理信息化過程中，對人才的培養(yǎng)是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作。第一，應(yīng)該使檔案管理人員熟悉電子文件的相關(guān)特點(diǎn)，使其了解網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的相關(guān)知識，從而保證檔案信息的安全性和完整性。第二，檔案管理人員應(yīng)該從自己的實(shí)際工作出發(fā)，不斷進(jìn)行強(qiáng)化學(xué)習(xí)，持續(xù)學(xué)習(xí)最新的專業(yè)技能，提高自身的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。為了加快傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，相關(guān)部門應(yīng)該定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容是信息管理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的知識。檔案管理部門還應(yīng)該購買先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，使檔案管理人員及時(shí)了解最新的檔案管理技術(shù)和發(fā)展趨勢，從而使檔案信息化管理能夠與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理者必須嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范管理人員的行為，使安全至上的理念深入人心。

3.4 建立檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息安全

為了保證檔案信息的安全性，我們應(yīng)該不斷對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善和補(bǔ)充。信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了信息的共享，使用戶之間能夠方便快捷交流[5]。公路工程的相關(guān)檔案數(shù)量巨大且種類繁多，這就使得公路工程的檔案管理信息化極為困難。所以，在對公路工程進(jìn)行信息化管理的過程中，面對檔案進(jìn)行精確的篩選是保證公路工程數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確性和完整性的關(guān)鍵。除此之外，對公路工程的數(shù)據(jù)信息中心進(jìn)行建立和完善也是提高檔案安全性的關(guān)鍵工作。由于公路工程的建設(shè)數(shù)量不斷增多，數(shù)據(jù)庫中的信息量也開始不斷增加，這就使傳統(tǒng)的信息管理弊端開始暴露?；谶@個(gè)原因，為了更好地給人們提供便捷和人性化的服務(wù)，應(yīng)該從公路工程的實(shí)際情況出發(fā)，增加對公路信息檔案管理的資金投入，充分利用現(xiàn)代化的手段，建立并完善檔案管理的信息化體系。雖然目前檔案信息化管理過程中存在很多安全性問題，但是只要相關(guān)人員能夠?qū)n案管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，提高檔案管理的水平，就可以有效保障檔案的安全性。

4 結(jié)束語

綜上所述，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，應(yīng)該全面提高公路工程檔案管理信息化的水平，從事相關(guān)行業(yè)的人員應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理的分析和研究。加強(qiáng)檔案管理信息化的創(chuàng)新和調(diào)整，完善安全體系，提高檔案管理人員的素質(zhì)，可以為公路工程檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)，為今后公路建設(shè)提供支持，從而保證公路檔案管理過程中的高效性。

參考文獻(xiàn)

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