檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用

文/劉美鈴，重慶市礦業(yè)工程學(xué)校

1 引言

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，為開(kāi)展檔案管理工作提供了良好的外部條件，而應(yīng)用電子信息化管理模式是發(fā)展的必然趨勢(shì)?，F(xiàn)階段，檔案管理人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，提升自身工作能力，在健全電子信息化管理制度的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

2 檔案管理的發(fā)展進(jìn)步

隨著經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，電子信息化時(shí)代的到來(lái)，大量的信息資源迅速涌入到企業(yè)的各個(gè)方面，尤其對(duì)檔案管理部門產(chǎn)生了十分巨大的影響。對(duì)比以往檔案管理工作依靠紙質(zhì)件、實(shí)體檔案較為傳統(tǒng)的管理工作模式，當(dāng)下檔案管理工作電子信息化建設(shè)，使企業(yè)面臨著全新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代化企業(yè)檔案管理中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以大量存儲(chǔ)以及快捷檢索檔案，將傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)讀形式，是一項(xiàng)重大的變革。相比傳統(tǒng)的檔案管理，其管理方式雖然在一定時(shí)期發(fā)揮了作用，但是隨著現(xiàn)代化的變革，已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要，所以，在保留原有管理模式優(yōu)勢(shì)上，積極改進(jìn)、更新檔案管理方法，以建立適合于企業(yè)發(fā)展的電子信息化管理模式，使檔案管理工作效率得到提高。

3 電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

電子信息化模式下的檔案管理改變了傳統(tǒng)的記錄模式，將文字、聲像等信息通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)字編碼進(jìn)行處理，進(jìn)而變成數(shù)字記錄形式的電子文件，具有快捷且可更改、可共享以及儲(chǔ)存方便的優(yōu)點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化、信息化以及智能化。電子信息化模式下的檔案管理工作優(yōu)勢(shì)：

3.1 檢索檔案可以更加快速和精確

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的檢索需經(jīng)過(guò)檔案管理人員翻閱登記本進(jìn)行查找，查找過(guò)程時(shí)間長(zhǎng)、易出錯(cuò)、效率不高。如果將電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案的管理中，利用其高效、精確的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案查找工作更加方便、快捷。

3.2 電子文書保存更加穩(wěn)定、安全

同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，紙質(zhì)檔案往往會(huì)因?yàn)槿藶榛蚴亲匀灰蛩卦斐少Y料的不可逆性破損、丟失。運(yùn)用智能化電子設(shè)備，將原有紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子資料，則有效地解決了易破損、易丟失這些問(wèn)題。在電子技術(shù)的保障下，資料的存儲(chǔ)形式多樣、存儲(chǔ)程序簡(jiǎn)單快捷、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，大大提升和增強(qiáng)資料保存及傳遞過(guò)程的時(shí)效性、安全性。

4 檔案電子信息化管理的途徑

在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展模式之下，企業(yè)檔案管理水平需與時(shí)俱進(jìn)，探索如何建設(shè)檔案管理電子信息化道路。這不得不要求企業(yè)改變以往檔案管理模式、檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、檔案管理方式錯(cuò)誤、檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢問(wèn)題。作為一名企業(yè)檔案管理工作者，面對(duì)這些問(wèn)題，通過(guò)對(duì)問(wèn)題具體分析、資料的收集整理，制定出科學(xué)合理的解決之策，為企業(yè)檔案管理電子信息化激發(fā)新的活力，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和提高人員業(yè)務(wù)能力

一方面加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，從硬件建設(shè)的投入上下功夫，不斷優(yōu)化改善工作環(huán)境，及時(shí)更新?lián)Q代電子儀器和多媒體器材，升級(jí)電子軟件設(shè)施，有效保障電子信息化的順利運(yùn)行與發(fā)展；另一方面，不斷加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的自身建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)造外出深造培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使其能夠及時(shí)掌握最先進(jìn)的技術(shù)知識(shí)、管理理念，提高管理能力，提升電子歸檔業(yè)務(wù)技能；此外，在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，同時(shí)加大檔案部門之間、區(qū)域之間的系統(tǒng)合作力度，通過(guò)交流，促進(jìn)互聯(lián)互通，有效實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新、資源轉(zhuǎn)化、資源共享。

4.2 檔案管理的同步化及實(shí)時(shí)化

檔案的信息資源是企業(yè)的核心，直接關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，妥善保管企業(yè)各項(xiàng)資料有助于提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加快企業(yè)電子信息化建設(shè)進(jìn)程，積極應(yīng)用電子信息化的管理模式。在現(xiàn)階段來(lái)看，信息技術(shù)的發(fā)展很快，在網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)中，全面建設(shè)企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)十分必要，除了可以確保各項(xiàng)資料的完整性，還為用戶快速查找內(nèi)容提供了諸多便利，作為管理人員，也能將檔案管理工作實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化、同步化的管理目標(biāo)。

5 檔案管理電子信息化應(yīng)用的重要性

5.1 提升工作效率

在任何一個(gè)企業(yè)，部門與部門間需相互配合，共同完成工作任務(wù)。企業(yè)建立電子信息化平臺(tái)，信息資源進(jìn)行共享，有效節(jié)省了部門與部門間溝通時(shí)間，提升了工作效率，經(jīng)過(guò)大量的實(shí)踐可知，在企業(yè)檔案管理方面，如果能夠有效地開(kāi)發(fā)與利用電子信息化平臺(tái)，可以為企業(yè)節(jié)省很多的資源，有助于節(jié)約生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)成本，讓員工高效的工作。

5.2 共享檔案信息資源

當(dāng)今社會(huì)我們正處于信息化時(shí)代，通過(guò)運(yùn)用電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)信息化平臺(tái)，完成信息資源共享，形成現(xiàn)代化管理模式，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理人員利用數(shù)據(jù)平臺(tái)，就能掌握企業(yè)內(nèi)部人和物的具體情況，解決了傳統(tǒng)檔案管理中信息不全面、信息不準(zhǔn)確、信息源單一等問(wèn)題。

5.3 有利于構(gòu)建規(guī)范化的流程體系

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子信息化管理模式能夠解決以往模式存在的問(wèn)題，在實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)上構(gòu)建規(guī)范化的流程體系。目前，使用電子信息技術(shù)有利于使檔案管理轉(zhuǎn)換成自動(dòng)化管理方式，并不受人為因素干預(yù)，只需要在前期階段提前設(shè)置相關(guān)程序，計(jì)算機(jī)技術(shù)便可以根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況儲(chǔ)存和管理信息，確保信息的完整性。

6 結(jié)束語(yǔ)

電子信息化管理模式就是信息化管理電子文件，需要借助計(jì)算機(jī)一類的設(shè)備閱讀使用，它雖沒(méi)有傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)文件可讀性強(qiáng)，但是相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件而言，其處理方式與傳遞的速度效率卻略勝一籌，不需要像紙質(zhì)文件必須配有專門的、大面積的空間用來(lái)存放文件，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享同時(shí)且不會(huì)受到空間的限制?？偨Y(jié)來(lái)說(shuō)，電子信息化管理模式就是一種較便利的儲(chǔ)存文件的方式。在企業(yè)管理中，要全面落實(shí)檔案管理工作，積極應(yīng)用電子信息化技術(shù)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，做好檔案管理的電子信息化建設(shè)具有重要的意義。