“精細(xì)化管理”提升會務(wù)管理效率

文/鄭強，勝利石油管理局有限公司勝大分公司

1 導(dǎo)言

無論是哪種類型的會議，其本質(zhì)都是為了推動工作的有序進(jìn)行，都需要以細(xì)心、貼心和精心為服務(wù)的宗旨。加強對會議的管理，通過對各部門資源的優(yōu)化配置、科學(xué)協(xié)調(diào)，來推動工作的順利開展，是擺在辦公室相關(guān)工作人員面前的重要課題之一，也是提升管理水平，提高辦公室工作效率和內(nèi)涵建設(shè)的關(guān)鍵之舉。

2 精細(xì)化管理的緣起與主要理念

2.1 精細(xì)化管理的緣起

泰勒（Taylar.F.w,1856-1915）,美國著名發(fā)明家和古典管理學(xué)家，科學(xué)管理的創(chuàng)始人，被學(xué)術(shù)界尊稱為“科學(xué)管理之父”。泰勒先生因聽力和視力受損無法繼續(xù)學(xué)業(yè)，肄業(yè)于哈佛大學(xué)法律系，后在費城米德維爾鋼鐵廠做鋼鐵工人，勤奮刻苦，歷任機(jī)工班長、車間工長、工廠總技師。在長期的生產(chǎn)及管理中，他發(fā)現(xiàn)因制度和管理不善，許多工人工作效率低下、產(chǎn)能不足，這種情況引起了他的強烈關(guān)注，他對各項現(xiàn)象和數(shù)據(jù)進(jìn)行登記對比，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行了細(xì)致分析研究，希望為建立工作標(biāo)準(zhǔn)提供可靠的科學(xué)依據(jù)。1898～19 01年期間，他受雇于賓夕法尼亞的貝瑟利恩鋼鐵公司從事管理咨詢方面的工作。

2.2 精細(xì)化管理的主要理念

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工的精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。精細(xì)化管理就是落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，每天都要對當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理等等。精細(xì)化管理是一種對戰(zhàn)略和目標(biāo)分解細(xì)化和落實的過程，是令戰(zhàn)略規(guī)劃能有效貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過程，同時也是提升團(tuán)隊整體執(zhí)行能力的一個重要途徑。要做到精細(xì)化管理，就是要結(jié)合現(xiàn)狀，按照“精細(xì)”的思路，找準(zhǔn)關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進(jìn)行，每階段性完成一個體系，便實施運轉(zhuǎn)、完善一個體系，并牽動修改相關(guān)體系，只有這樣才能最終整合全部體系，實現(xiàn)精細(xì)管理的功能、效果、作用。同時，在實施精細(xì)管理過程中，最為重要的是要有規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合的意識。

3 提升辦公室會務(wù)管理工作的策略

3.1 融入精細(xì)化管理的理念

在辦公室會務(wù)管理工作中，融入精細(xì)化管理，具有積極意義。精細(xì)化管理理論最早起源于日本是對社會分工進(jìn)一步的精細(xì)化劃分。這一理念，貼合當(dāng)下我國大力倡導(dǎo)的工匠精神，也是現(xiàn)代管理理念的重要組成部分，還彰顯了對質(zhì)量的高品質(zhì)追求。在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將其進(jìn)行進(jìn)一步的延伸和擴(kuò)展。實施精細(xì)化管理，可以不斷更新管理模式，減少管理資源浪費，降低管理成本。加強會務(wù)工作的精細(xì)化管理融合了管理的規(guī)范化和創(chuàng)新性，為會議的順利召開奠定了基石。會務(wù)工作較為繁瑣，在一些細(xì)節(jié)處理上采取精細(xì)化的管理方式，既可以節(jié)約相關(guān)資源，又能去除一些較為繁瑣的環(huán)節(jié)，提高會議召開的效率、效果和效益。如在會議召開前，辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)按照會議要求來將會議的主要信息以及注意事項等及時通知，通知內(nèi)容務(wù)必要簡潔、準(zhǔn)確，從而使參會人員能及時做好準(zhǔn)備。與此同時，該工作人員還應(yīng)與參與人員保持緊密的聯(lián)系，以便及時告知會議的相關(guān)事項。在會中環(huán)節(jié)，辦公室工作人員應(yīng)從參會人員的角度出發(fā)，為其提供服務(wù)，并做好簽到、指引就座等服務(wù)；與此同時，還應(yīng)對會議的臨時變動及時地通知、解決。在會議結(jié)束環(huán)節(jié)，辦公室工作人員應(yīng)及時做好總結(jié)工作，總結(jié)的內(nèi)容包括會議籌辦時的優(yōu)秀經(jīng)驗和不足之處，并根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時思考，找到解決的方案，為下次會議的順利召開奠定基石。精細(xì)化管理追求的是極致、完美，精益求精。

3.2 增強高效會務(wù)工作組織協(xié)調(diào)能力

組織者想要提高會議舉辦的成功率，應(yīng)不斷提高自己的組織協(xié)調(diào)能力。在具體的實施過程中，辦公室工作人員應(yīng)從會議需要出發(fā)，做好部門聯(lián)系和溝通的工作，以保障會議的正常進(jìn)行。如在具體工作中，應(yīng)確定好參會人員名單、按照職位或部門來擺放座位的標(biāo)簽等；此外，還需要提前準(zhǔn)備好會議中所使用的物品，如紙筆、礦泉水等，將其按照參會人員進(jìn)行有序擺放，給其帶來如沐春風(fēng)之感；此外，還可以對PPT文件等進(jìn)行提前演練，為其會議上的正常使用奠定基石；提前對參會人員的用車情況進(jìn)行統(tǒng)計，并且與相關(guān)部門及時進(jìn)行溝通，來對車輛進(jìn)行引導(dǎo)，使其按照指定的位置進(jìn)行擺放，以確保參與人員的車輛進(jìn)出通暢，避免出現(xiàn)道路擁堵情況；如會議安排與會人員用餐，則需要辦公室相關(guān)的工作人員做好用餐人數(shù)的統(tǒng)計，及時通知后勤保障部門，使其知曉用餐的一些基本事項，如用餐標(biāo)準(zhǔn)、用餐地點等，以便提前安排；如需要對會議進(jìn)行宣傳，則需要做好與其他部門的銜接工作，讓宣傳部門提前進(jìn)入會場，架設(shè)機(jī)器，在會議現(xiàn)場進(jìn)行拍照或拍攝；除此之外，辦公室相關(guān)的工作人員還需要了解會議到場人數(shù)，對于應(yīng)到而未到者，及時了解情況，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議的出席情況，以確保會議的正常召開。

4 結(jié)論

總之，提升辦公室會務(wù)管理工作并不是一蹴而就的，也不會一帆風(fēng)順，需要會務(wù)管理人員在不斷提高自己的組織協(xié)調(diào)能力的基礎(chǔ)上，不斷強化自身的服務(wù)意識，來打好前站。在此基礎(chǔ)上，還需要融入精細(xì)化管理理念，通過持之以恒地實施這三項措施，來切實提高提升辦公室會務(wù)管理工作效率，彰顯其服務(wù)風(fēng)采。