新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探析

鄒　梅

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已成為當前人民生活的必需品，通過此項技術(shù)發(fā)展，信息的儲存載體逐漸由書籍轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏K端，在這其中，人事檔案的管理同樣秉承了這一發(fā)展趨勢，成為推動其建設(shè)的重要因素。人事檔案管理關(guān)切到社會人力資源分配的平衡度，隨著人口不斷膨脹，這項內(nèi)容越來越復(fù)雜，信息化管理勢在必行。本文就新時期視野下。人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進行分析，旨在為今后的發(fā)展提供參考和幫助。

關(guān)鍵詞：新時期 人事檔案 信息化

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-02

在人事檔案管理工作中，主要是為處理一個單位內(nèi)部的人才信息，在對信息進行保存的同時，防止人才流失。隨著社會發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，社會各行各業(yè)都需要信息化來做加固。而人事檔案管理作為一個單位內(nèi)部重要的部門，是企業(yè)內(nèi)部各項環(huán)節(jié)流通的關(guān)鍵節(jié)點，因此改革首當其沖，從而不會被社會淘汰。在應(yīng)用信息化建設(shè)時，需要就應(yīng)用中可能遇到的問題進行不斷探索，在探索過程中找到答案，以滿足今后的發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.符合時代發(fā)展潮流

在當前社會發(fā)展中，世界整體的經(jīng)濟水平和科學(xué)力技術(shù)正在不斷革新，在革新過程中，互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)在其中扮演著重要角色，因為其自身的特性，促進發(fā)展效率?？梢钥吹?，在一個企業(yè)中，就管理層下達的每各項決策，這項決策是否快速能傳達到公司各個角落，對后續(xù)的執(zhí)行力有著重要影響，而應(yīng)用信息化技術(shù)進行輔助，已成為當前越來越多公司的共識，得到廣泛認可[1]。將目光轉(zhuǎn)移到人事檔案管理中，以往的管理模式雖然公司內(nèi)部對人力資源的重要性有一定認識，但是由于發(fā)展落后，一直采取傳統(tǒng)的管理方式，效率不高是致命弱點。當應(yīng)用到信息化時，可以使人事檔案管理工作的意義和概念得到更廣泛的普及，更有助于其與時代發(fā)展相接軌，在未來建設(shè)的過程中，通過不斷創(chuàng)新，提高管理效率。

2.幫助企業(yè)提高生產(chǎn)效率

在信息化大背景下，通過對比可以看出，在以往的人事檔案管理模式中，各種缺點逐漸浮現(xiàn)水面，其落后性越來越被企業(yè)所詬病。已經(jīng)難以適應(yīng)當前時代的發(fā)展需求，同時也不利于企業(yè)生產(chǎn)效率的提高[2]。因為在生產(chǎn)過程中，人是主要核心，如果人事檔案管理得不到改善，會導(dǎo)致人力資源規(guī)劃產(chǎn)生混亂，更進一步就會導(dǎo)致企業(yè)員工個人能力與所處崗位不匹配，從而影響生產(chǎn)效率。如果在人事檔案管理建設(shè)中應(yīng)用信息化，則可以充分利用其便捷性的優(yōu)勢，人力資源信息可以更迅速的搜索和掌握，使管理效率大幅提高，同時就每個員工的個人能力進行信息化分類，依照企業(yè)內(nèi)部對應(yīng)崗位完成匹配，這對于今后企業(yè)生產(chǎn)效率的提高有著至關(guān)重要的作用。

3.提供便捷的查詢服務(wù)

眾所周知，在以往的人事檔案管理工作中，由于所涉及到的項目眾多，且保存媒介為紙質(zhì)，這對于搜索工作造成嚴重困擾。不過在建設(shè)中利用信息化技術(shù)，通過計算機電子人事檔案資源庫的建設(shè)，對資料進行整合和收集。從某種程度上講，這也是由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變的一項途徑。而通過對計算機操控，可以迅速查閱搜尋相關(guān)資料，這對于管理效率的提高有著極大幫助。

4.使內(nèi)容便于保存

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，檔案多為紙質(zhì)，而紙質(zhì)版材料有自然性缺點，那就是可能因為長時間保存而發(fā)生蟲蛀的危害，使卷宗容易遺失;另外，在借閱過程中，由于長期翻閱可能導(dǎo)致紙質(zhì)版損壞，同時也會造成內(nèi)容丟失。但是應(yīng)用到信息化建設(shè)，這一缺點可以完全杜絕，因為在互聯(lián)網(wǎng)中，內(nèi)容的保存不會發(fā)生損壞，而且可保存的容量相當之大，這也是應(yīng)用信息化技術(shù)的重要優(yōu)勢。

二、人事檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.部分基礎(chǔ)設(shè)施有待提升

在進行信息化建設(shè)中，需要有一定的現(xiàn)代基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，否則此項建設(shè)工作很難進行。在今后的發(fā)展中，為了更好地將檔案信息轉(zhuǎn)化為可用資源，首先需要對現(xiàn)有的計算機設(shè)備進行更新，同時還有一系列輔助設(shè)備同樣需要與信息化建設(shè)相匹配。在當前的人事檔案管理信息化建設(shè)中，這些基礎(chǔ)問題上有待改善。因為經(jīng)費不足的問題使現(xiàn)代化建設(shè)的步伐嚴重減緩，而出現(xiàn)此問題的原因多數(shù)在于單位經(jīng)費不足，同時也有管理層對此問題認識不清的因素，所以在基礎(chǔ)設(shè)施這一塊兒有待提升，已成為當前人事檔案管理向信息化建設(shè)中需要首要解決的問題[3]。

2.缺乏專業(yè)信息化人才

在人事檔案管理信息化建設(shè)中，需要對原有的檔案資料進行電子版歸納，在互聯(lián)網(wǎng)上建立數(shù)據(jù)庫，使檔案得以有效保存，在保存完畢后，如何搜索更新的問題則需要由專業(yè)的信息化人才進行設(shè)置。但是在目前企業(yè)發(fā)展中，這一類人才極其匱乏，因此會出現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施完善后無人操作的局面，嚴重浪費資源。

3.人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較低

長期以來，大眾對人事檔案管理的認識態(tài)度膚淺，同時也因為傳統(tǒng)檔案管理工作中涉及到的技術(shù)因素相對較少，因此在招聘。這方面工作人員時缺乏對綜合素質(zhì)的考量，尤其缺乏有能力的專業(yè)性人才，而在新世紀下需要對人事檔案管理進行信息化建設(shè)改革，這里人才更是稀缺。比如當前許多檔案工作人員一直抱著當一天和尚敲一天鐘的思想，這是未來建設(shè)中存在的致命問題。

4.信息化安全性有漏洞

在當前的人事檔案管理中存在信息化安全漏洞。這些漏洞出現(xiàn)的原因首先為工作人員在工作過程中出現(xiàn)失誤，因為粗心等造成，也可能在計算機操作中出現(xiàn)紕漏，在資源傳遞過程中出現(xiàn)損失。在這些問題中，隨著當前社會不斷發(fā)展，信息化技術(shù)不斷提升，智能化已成為當前信息技術(shù)發(fā)展的一項重要輔助功能，因此，信息化安全性問題日益突出。除此之外還有互聯(lián)網(wǎng)上各種泛濫的電腦病毒，甚至可能是黑客攻擊，都會使人事檔案管理安全性受到威脅。

三、新時期下人事檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1.對當前現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施進行更新

如果要對信息化進行長遠建設(shè)，在建設(shè)過程中，首先需要對基礎(chǔ)設(shè)施進行更新，因為這是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是重要的技術(shù)保障，在未來資源不斷流通的過程中有著至關(guān)重要的作用[4]。因此，在建設(shè)中，需要加大對資金和技術(shù)的投入，對于先進的信息化設(shè)備進行及時補充，這需要企業(yè)管理層有足夠深思熟慮的眼光，使信息化建設(shè)不斷加速，最終可以有一套完整的系統(tǒng)，職稱人事檔案信息管理運作，為我國此項工作的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

2.加快保存媒介的革新

在以往的人事檔案管理中，主要使用紙質(zhì)性材料，同時也有少部分采用電子檔案，在未來建設(shè)工作中，管理部門需要對這些零散的資源進行整合歸納，完成統(tǒng)一。基于此，需要立足于科學(xué)的基礎(chǔ)之上，通過計算機技術(shù)對原始檔案進行保存，深化計算機在人事檔案管理中的使用頻率，使未來管理更加具有現(xiàn)代化發(fā)展條件，在專業(yè)的人事檔案管理中，使資源的傳遞更有效率，保存更加方便。

3.保障人事檔案管理的安全性

在人事檔案管理中，安全性為重中之重，在完成信息化建設(shè)后，我們可以看到各項數(shù)據(jù)資源傳輸共享的優(yōu)勢，但是同時需要對安全性的問題保持警醒。在信息化建設(shè)中，安全性問題尤為刺目，為了防止泄露，首先在進行信息化建設(shè)前期需要有設(shè)置防火墻的意識，保障其安全性和嚴密性，同時需要有專業(yè)的相關(guān)人才定期對防火墻進行維護，否則很容易出現(xiàn)漏洞，造成安全泄密[5]。同時也要對工作人員進行素質(zhì)培養(yǎng)，要求他們求他們建立防范意識，具備責(zé)任感，例如對相關(guān)人事檔案進行嚴格備份，在管理中仔細篩選各項信息，以防出現(xiàn)紕漏，最終保證人事檔案信息安全。

4.提高人事檔案管理工作者的服務(wù)意識

在人事檔案管理中，其實需要體現(xiàn)很強的服務(wù)性意識，但是在以往的發(fā)展中時常忽略。但是在新時期下，對于人事檔案的使用頻率將會越來越高，教育信息化的便利性有著密不可分的聯(lián)系，因此需要對工作者進行服務(wù)意識培訓(xùn)，這對于未來長遠發(fā)展來說有著極其重要的作用?；诖?，管理部門應(yīng)該以提高工作者的專業(yè)技能沒今后的主要發(fā)展思想，如果對齊技術(shù)能力進行深入培訓(xùn)，在未來的服務(wù)過程中就可以做到有問必答，否則在信息化建設(shè)中工作人員自身都處于懵懂無知的狀態(tài)，服務(wù)將大打折扣，因此對于個人技能的培養(yǎng)至關(guān)重要。另外，要讓每一位員工做到與時俱進，另外先進的人事檔案管理信息化經(jīng)驗，再結(jié)合自身條件環(huán)境，深入分析利弊。在此項措施中可以邀請相關(guān)專家進行講座，對自身經(jīng)驗進行分享，在相互學(xué)習(xí)中提高個人能力，以便于提高服務(wù)意識[6]。

結(jié)語

就當前發(fā)展狀況而言，信息化建設(shè)是目前新時期下人事檔案管理的重要方向。在這一建設(shè)過程中，首先需要管理者高度重視，同時也要提高相關(guān)工作者的配合態(tài)度以及后續(xù)的服務(wù)意識，更需要對現(xiàn)有的管理制度進行創(chuàng)新，在提高工作效率的同時，使人事檔案管理工作能更好地為建設(shè)發(fā)展提供幫助。

參考文獻

[1]劉艷輝.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019（8）：299-300.

[2]張佳佳.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代交際，2019（14）：96-97.

[3]師昊莉.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探究[J].傳媒論壇，2019，2（14）：124-125.

[4]邸玉英.國企人事檔案管理工作存在的問題及對策探討[J].中外企業(yè)家，2019（21）：123-124.

[5]胡珊珊.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理研究[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報，2019，25（4）：66-68.

[6]姚瑤，張秀玲，吳倩.數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用研究[J].全科口腔醫(yī)學(xué)電子雜志，2019，6（21）：157，159.