加強(qiáng)政工組織干部人事檔案信息化管理策略分析

陳麗萍

摘要：新時(shí)代的來臨給各個(gè)領(lǐng)域都帶來了巨大的沖擊，人事檔案管理工作也不例外，干部人事檔案管理在人事檔案管理體系中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，是實(shí)現(xiàn)干部人才合理配置與管理的重要基礎(chǔ)。在新時(shí)期背景下，干部人事檔案管理逐漸開始向信息化方向轉(zhuǎn)型發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法充分適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理發(fā)展趨勢。為了更加全面深入地對(duì)檔案信息化管理加以了解，本文以政工組織的干部人事檔案信息化管理為例，展開了一系列分析。

關(guān)鍵詞：政工組織;干部人事檔案;信息化管理;問題;對(duì)策

政工組織在現(xiàn)代化人員管理工作中起著舉足輕重的作用，對(duì)培養(yǎng)工作人員良好思想意識(shí)，樹立其正確的工作價(jià)值觀等，都具有重要意義，而政工組織干部人才聘用則對(duì)思想政治工作的開展有著決定性影響。為此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)政工組織干部人事檔案的信息化管理進(jìn)程，充分利用信息化檔案資源管理的優(yōu)勢，提高干部檔案信息的利用率，從而優(yōu)化政工組織人才結(jié)構(gòu)，提高工作質(zhì)量，最大程度發(fā)揮出政工組織在管理過程中的積極作用。

1政工組織干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

以往人事檔案管理模式下，檔案資源利用率往往都比較低，因?yàn)闄n案歸檔之后要再次進(jìn)行查詢使用，過程比較麻煩，所以政工組織干部人事檔案大多都沒有發(fā)揮長期價(jià)值。也正是因?yàn)槿绱?，干部檔案管理人員也產(chǎn)生了懈怠心理，許多干部人事檔案資料存在缺漏甚至信息錯(cuò)誤的現(xiàn)象，真實(shí)性難以得到保障，政工組織的干部人才價(jià)值也就無法有效挖掘。而對(duì)政工組織干部人事檔案進(jìn)行信息化管理之后，不僅可以減少政工組織檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高其工作效率，而且還能有效提高檔案資源查詢的便捷度，同時(shí)還可以融合先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)等對(duì)干部檔案資料進(jìn)行全面地統(tǒng)計(jì)分析，有助于深入挖掘干部人事資料價(jià)值。除此之外，信息化技術(shù)的應(yīng)用也有助于促進(jìn)政工組織干部人事檔案管理向著更加規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展，而且相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案信息的存儲(chǔ)只需要在硬盤當(dāng)中完成，無論是存儲(chǔ)成本還是文件保存的安全性，都能得到有效提升。

2目前我國政工組織干部人事檔案信息化管理中存在的不足之處

2.1檔案收集工作不到位

檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)部分，只有保證檔案收集工作的全面性、合理性，才能為后續(xù)檔案資源的管理和開發(fā)使用奠定良好基礎(chǔ)。干部檔案信息化管理中對(duì)檔案信息的收集更為重視，但是目前我國許多政工組織的檔案收集工作都存在隨意性，沒有統(tǒng)一的收集規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，再加上部分政工組織檔案管理人員流動(dòng)性較高，不同人員的工作習(xí)慣存在較大差異，有的資料不完整，有的信息記錄模糊不清，有的檔案資料則順序混亂，導(dǎo)致干部檔案資料無法統(tǒng)一進(jìn)行整理，這給政工組織干部人事檔案信息化管理工作的開展帶來了很大阻礙。

2.2檔案資料內(nèi)容不夠準(zhǔn)確

政工組織進(jìn)行干部人事檔案信息化管理的最終目標(biāo)是為了提高檔案資源的開發(fā)利用率，為日后選拔任用干部人才以及評(píng)估干部管理質(zhì)量打下基礎(chǔ)，所以這些干部檔案資料的內(nèi)容必須準(zhǔn)確可靠，真實(shí)可信。但是實(shí)際上許多政工組織在以往的干部人事檔案資料管理過程中都存在內(nèi)容失真的情況，導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因是多方面的：傳統(tǒng)干部檔案管理是以紙質(zhì)材料為主要媒介，在不同的檔案需求場景通常需要重新進(jìn)行檔案資料填寫，一些是干部人員本身就可能由于時(shí)間比較久遠(yuǎn)而出現(xiàn)記憶偏差，使得其檔案資料前后出現(xiàn)不一致現(xiàn)象。其次，部分干部處于個(gè)人利益需求，會(huì)刻意修改檔案信息，這也使得其檔案內(nèi)容的真實(shí)性有待考證。而如果政工組織人事檔案管理人員在進(jìn)行檔案歸檔過程中對(duì)干部人員的檔案信息了解不夠充分，就無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問題，日后很難再辨識(shí)出來。以上問題都會(huì)使得政工組織干部人事檔案信息化管理無法順利進(jìn)行。

2.3檔案管理者綜合素質(zhì)水平有待提高

要想實(shí)現(xiàn)政工組織干部人事檔案的信息化管理，其檔案管理人員就必須具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能以及信息化水平，但是目前我國在該方面的專業(yè)人才數(shù)量比較稀缺，而且大部分政工組織的干部人事檔案管理人員年齡都比較大，存在對(duì)新技術(shù)學(xué)習(xí)抵觸心理，甚至有部分政工組織是臨時(shí)聘用的檔案管理人員，檔案管理者的整體素質(zhì)水平參差不齊。在這種條件背景下開展政工組織干部人事檔案信息化管理工作，是無法取得良好效果的。

3提高政工組織干部人事檔案信息化管理水平的有效對(duì)策

3.1制定完善的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

要想提高政工組織干部人事檔案信息化管理水平，首先各政工組織就要制定一套完善的干部人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)干部人檔案資源的統(tǒng)一管理，比如文件建立格式的統(tǒng)一、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一以及信息化檔案資源歸檔方式和調(diào)閱查詢流程的統(tǒng)一等。這樣才能使得錄入干部人事檔案管理系統(tǒng)的資料可以使用通用的管理規(guī)則來進(jìn)行全面管控和分析，從而提高檔案信息資源的開發(fā)利用率。

3.2完善檔案信息的安全保障體系

信息化管理模式下，雖然檔案管理的安全性比紙質(zhì)檔案要優(yōu)越很多，但是同時(shí)也衍生出一些新的安全問題，所以政工組織必須進(jìn)一步完善干部人事檔案的安全保障體系。首先，要確保干部人事檔案信息化管理的各項(xiàng)操作符合國家相關(guān)法律規(guī)定;其次，要采用先進(jìn)的信息保密技術(shù)對(duì)干部人事檔案資料進(jìn)行加密處理，限定干部人事檔案系統(tǒng)資料的讀取權(quán)限，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒等危害的防護(hù)處理，系統(tǒng)管理人員要定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行日常管理、維護(hù)和數(shù)據(jù)遷移保護(hù)。

3.3完善檔案信息的監(jiān)管機(jī)制

干部信息化人事檔案管理在相關(guān)法律法規(guī)方面還存在諸多不完善之處，要保障干部信息化人事檔案的完整性、有效性及安全性等，必須建立完善的檔案信息監(jiān)管機(jī)制。相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，利用信息技術(shù)建立監(jiān)測檔案信息調(diào)閱記錄及跟蹤信息，對(duì)信息復(fù)制、拍照等行為進(jìn)行及時(shí)監(jiān)測，定期對(duì)干部檔案信息的情況進(jìn)行檢查，對(duì)違反相關(guān)規(guī)章制度的行為，根據(jù)規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行責(zé)任追究，確保干部檔案信息在嚴(yán)格的制度下得到有效保障。

4結(jié)語

由上可知，政工組織干部人事檔案信息化管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，管理過程中會(huì)受到多種因素的影響導(dǎo)致無法順利開展，或者出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)，所以相關(guān)政工組織人事檔案信息化管理工作者應(yīng)當(dāng)對(duì)此給予正確的認(rèn)知，從檔案信息資源的收集、整理、歸檔以及系統(tǒng)維護(hù)等多個(gè)方面入手，全面提高檔案信息化管理的可靠性，這樣才能最大程度發(fā)揮出干部人事檔案信息化檔案管理的優(yōu)勢。

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