高職院校教學檔案管理工作的幾點建議

楊甜

教學檔案是各級各類學校的教學管理機構(gòu)及教師個人，在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的，有一定保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體的、具有有機歷史聯(lián)系的文件體系。也就是說，教學檔案主要包括教務(wù)工作、學籍管理工作、教研（改）工作與以及教師培訓（養(yǎng)）工作等方面的文書材料。所以我們在教學檔案管理實踐中，決不能把教學檔案看成一份份孤立的個體存在，而應(yīng)將其作為一種有機的、不斷生長的文件生命體進行管理和開發(fā)利用。本文以高職院校教學檔案管理為主體，談一下提高教學檔案管理工作的幾點思考，對總結(jié)高職院校教學經(jīng)驗、探索教學規(guī)律、進行教學改革、深化教學研究和提高教學質(zhì)量，有著十分重要的意義。

一、教學檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案觀念意識淡薄，服務(wù)意識不強

教學檔案形成于各種教學活動實踐中，并隨著學校的發(fā)展而逐漸積累起來。由于檔案工作效益的滯后性，導致檔案工作沒有得到應(yīng)有的重視。多數(shù)院校認為檔案工作只不過是收集保存文件而已，領(lǐng)導層面沒有充分認識到檔案工作的意義，部分檔案管理人員不了解檔案工作的內(nèi)容和任務(wù)，不清楚檔案工作的管理原則和方法，不能充分開發(fā)和利用檔案資源。由于全員檔案觀念意識不強，而導致檔案工作開展不順暢，檔案收集不全面，檔案管理分散不集中，大量有價值的檔案信息成為無人問津的“死檔”，難以發(fā)揮檔案的憑證和參考作用，由此往復(fù)使得檔案工作不受重視成為一個死循環(huán)。

（二）檔案管理制度不健全，部門職責權(quán)限不清晰

近年來，隨著《檔案法》的重新修訂，一系列檔案法規(guī)的出臺，各院校的檔案規(guī)章制度建設(shè)也取得一些進步，但從目前教學檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著以下幾個方面的問題。一是教學檔案產(chǎn)生移交部門與檔案最終管理部門各自為政，缺乏有效的指導、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié);二是從移交檔案流程來看，移交部門簡化流程造成文件歸檔信息不完整。例如院校教學檔案室在后期文件收集歸檔過程中發(fā)現(xiàn)查無此件，院系等移交部門反映材料已上交，各部門產(chǎn)生相互推諉，造成文件歸檔信息不完整，責任落實不到位的情況。

（三）檔案管理人員整體素質(zhì)不高

據(jù)統(tǒng)計目前院校檔案管理員素質(zhì)普遍偏低，具體表現(xiàn)在：一是大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性;二是有些檔案工作是由院系的老師兼任，一方面他們由于忙于教學、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，沒有多余的時間和精力坐下來學習檔案專業(yè)知識，另一方面也沒有機會接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓，無法實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理和可持續(xù)性發(fā)展;三是換人頻繁、流動性特別大，導致檔案工作無法持續(xù)開展。

（四）信息化程度不高，檔案的開發(fā)利用低

目前，許多院校的教學檔案存在信息開發(fā)不足的問題。各院校、院系之間教學檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管院校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位只注重設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)的投入，而不注重效益的產(chǎn)出。21世紀是一個網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代，這對教學檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。而現(xiàn)在計算機網(wǎng)絡(luò)雖然普遍存在，但檔案管理未實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導致檔案的開發(fā)與利用水平低下。

二、教學檔案管理的解決對策

（一）提高全員的教學檔案意識，健全教學歸檔制度

由于教學檔案涉及學校內(nèi)部眾多部門和個人，因此需要全員參與才能做好這項工作。首先，提高檔案意識。一是學校各級領(lǐng)導一定要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案工作，并加強對教學檔案管理的領(lǐng)導;二要加強宣傳，使廣大老師和管理人員充分認識到教學檔案在教學活動、教學研究、教學實踐、教學管理等各項工作中的作用。其次，健全教學歸檔制度，明確教學檔案歸檔范圍。教學檔案具有專業(yè)性、多元性、周期性、成套性和歷程性的特點，需要花費大量的時間與經(jīng)費，為了保證教學檔案齊全，就必須有一個嚴格的制度約束，明確職責、規(guī)范業(yè)務(wù)，才能使檔案工作的質(zhì)量和效率得到保障，更好地為教學和教學研究服務(wù)，為教學改革和教學決策提供依據(jù)。

（二）完善教學檔案管理制度，加強教學檔案管理模式創(chuàng)新研究

一是建立健全管理制度。通過院系教學檔案管理制度建設(shè)，進一步推進教學檔案建設(shè)的標準化，使檔案工作的各個環(huán)節(jié)和各個方面都有規(guī)范要求，保障教學檔案管理各個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系。二是加強教學檔案管理模式創(chuàng)新研究，形成一系列完整的系統(tǒng)的模式，實現(xiàn)教學檔案管理良性運轉(zhuǎn)。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保教學檔案管理更科學化規(guī)范化。

（三）重視教學檔案人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

教學檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到教學檔案工作質(zhì)量的好壞。要建設(shè)一支高素質(zhì)的教學檔案管理隊伍，首先，要提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，加強職業(yè)道德修養(yǎng)，牢固樹立教學檔案為教學工作服務(wù)的思想。其次，學校檔案主管部門把加強檔案專業(yè)知識教育作為一項戰(zhàn)略性的工作來抓，采取各種形式、多種渠道，積極開展檔案管理人員崗位培訓和繼續(xù)教育，使檔案管理者能及時學到新知識，掌握新技能，不斷提高他們的檔案管理工作水平;再次，認真做好檔案工作人員計算機應(yīng)用理論和技能培訓，具備計算機運用、網(wǎng)絡(luò)運用以及對聲音、圖像、影響等多媒體資料進行處理的能力，成為既具備檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才。

（四）促進教學檔案信息化建設(shè)，加強教學檔案管理系統(tǒng)開發(fā)利用

學校應(yīng)加強檔案部門的硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備先進的設(shè)施設(shè)備，為教學檔案管理的現(xiàn)代化和檔案信息資源的開發(fā)利用提供強有力的物質(zhì)保障。在校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對檔案管理工作系統(tǒng)分層級，統(tǒng)一規(guī)劃開發(fā)。建立檔案管理系統(tǒng)是的贛南工作信息化的重要環(huán)節(jié)，各高校在建設(shè)數(shù)字化校園時，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃同步建設(shè)不同層級的檔案管理系統(tǒng)。以校園網(wǎng)為平臺，以學校檔案主官部門為中心，結(jié)合學校黨政、財務(wù)基建教學科研等核心機構(gòu)，把相應(yīng)的交檔案管理、教學管理、學籍管理、科研管理等應(yīng)用系統(tǒng)納入校園網(wǎng)的統(tǒng)一規(guī)劃中，建立學校的檔案管理網(wǎng)，并開發(fā)位于學校檔案管理系統(tǒng)下層的院系檔案管理軟件，有利于提高教學管理的工作效率，保證了教學檔案的準確和快速。

（96625部隊）