高等院校財(cái)務(wù)檔案信息化管理模式淺析

李薇

【摘要】當(dāng)前科學(xué)技術(shù)在高速發(fā)展中，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛運(yùn)用，其應(yīng)用能夠有效提升工作的效率和效果。高校財(cái)務(wù)檔案信息化是高校信息化建設(shè)中的關(guān)鍵內(nèi)容，經(jīng)過不斷發(fā)展，雖然在信息化建設(shè)和管理方面得到了顯著的發(fā)展，但是就實(shí)際情況而言，還是存在一些問題和不足，這就需要結(jié)合具體情況，分析財(cái)務(wù)檔案信息化管理中存在的問題，進(jìn)而提出相應(yīng)的解決對(duì)策，提升財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平?；诖耍疚姆治隽烁叩仍盒Ｘ?cái)務(wù)檔案信息化管理模式。

【關(guān)鍵詞】高等院校;財(cái)務(wù)檔案;信息化管理模式

檔案管理是高校管理中一個(gè)不可或缺的組成部分，為高校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。近些年來，信息化水平日益提升，以往的財(cái)務(wù)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展的需要，對(duì)此，高校開始實(shí)施財(cái)務(wù)檔案信息化管理，在財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠有效提升工作的效率，提升財(cái)務(wù)管理的科學(xué)性，對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理中的不足和問題可以進(jìn)行彌補(bǔ)，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升，進(jìn)而給高校各項(xiàng)教育事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、高等院校財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)

（一）真實(shí)性。學(xué)校發(fā)展過程中，每次經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的往來具體情況都需要通過很多張具體票據(jù)憑證來明確記錄在案。檔案具有不能改動(dòng)的特點(diǎn)，這就決定了在何種時(shí)候產(chǎn)生的和經(jīng)濟(jì)相關(guān)的活動(dòng)憑證都是真實(shí)正確的，保存財(cái)務(wù)檔案就是對(duì)學(xué)校各種財(cái)務(wù)往來的證據(jù)進(jìn)行保存。

（二）檔案內(nèi)容專業(yè)性。高等院校平日的財(cái)務(wù)活動(dòng)中主要包括兩方面的收支線，和其相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案也有兩方面：第一個(gè)是財(cái)務(wù)收支票據(jù)，第二個(gè)是財(cái)務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)，財(cái)務(wù)檔案能夠有效展現(xiàn)出高等院校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程，反映自身的財(cái)務(wù)情況。

（三）利用性。財(cái)務(wù)檔案具有很高的利用效率：第一，財(cái)務(wù)部門管理的開始兩年中要審核財(cái)務(wù)內(nèi)部結(jié)算和業(yè)務(wù)查詢。第二，轉(zhuǎn)移給高校綜合檔案館后的查詢應(yīng)用。高校每年都要開展財(cái)務(wù)審查、不同層級(jí)和目的的審計(jì)都需要以財(cái)務(wù)憑證為依據(jù)，進(jìn)而有效對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行核證，因此，能夠看到財(cái)務(wù)檔案的利用性很高。

（四）關(guān)聯(lián)性。高校的財(cái)務(wù)管理制度，要依據(jù)高校發(fā)展的需求，合理對(duì)高校中的資源以及經(jīng)費(fèi)進(jìn)行安排以及應(yīng)用，各部門單位是統(tǒng)一的有機(jī)整體，因此，在經(jīng)濟(jì)互動(dòng)中共同進(jìn)行節(jié)約、增收，使得財(cái)務(wù)檔案的聯(lián)系性很強(qiáng)，無法分割，這能夠全面展現(xiàn)出高等院校的總體財(cái)務(wù)情況，還能夠給預(yù)算提供依據(jù)。

二、高等院校財(cái)務(wù)檔案信息化管理中存在的問題

（一）沒有標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一規(guī)范。當(dāng)前出臺(tái)了一些標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)檔案信息化政策法規(guī)，然而在實(shí)際的高校的財(cái)務(wù)檔案管理中并沒有進(jìn)行全面有效的利用。要把紙質(zhì)的檔案都轉(zhuǎn)變成電子檔案，卻不知道要從哪里開始，如果已經(jīng)有學(xué)校實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化，那么就能夠給其他院校提供參考，總體來說，財(cái)務(wù)檔案的信息化是發(fā)展的趨勢(shì)。

（二）缺乏有效的前期基礎(chǔ)。在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，有很多內(nèi)容會(huì)影響到管理的水平，比如，財(cái)務(wù)信息的原始憑證和記賬內(nèi)容的填寫以及審核，有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表的編寫和制作等工作的開展情況。很多高校因?yàn)闆]有充足的財(cái)務(wù)檔案管理人員，使得他們?cè)诠ぷ髦幸话愣甲⒅厍捌诘墓芾砉ぷ?，但是?duì)于后期的檔案財(cái)務(wù)交接工作卻缺乏重視，在檔案歸檔工作中沒有較強(qiáng)的控制意識(shí)，也忽視平日財(cái)務(wù)信息內(nèi)容的可靠性以及收集工作質(zhì)量，這些都給財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量帶去了消極的影響，使得檔案無法確保真實(shí)性以及完整性。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作缺乏重視程度，基礎(chǔ)建設(shè)不足。一些高校的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作缺乏重視程度，只是把實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)查賬當(dāng)作檔案管理工作的目標(biāo)，但是卻忽略了財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要意義，并沒有意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，限制了這項(xiàng)工作的開展，在這方面的資金投入不充足，無法配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，會(huì)限制工作開展的水平。財(cái)務(wù)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中主要有兩部分，分別是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)以及硬件建設(shè)，相關(guān)建設(shè)內(nèi)容有：服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、電子檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)等，對(duì)于這些方面的建設(shè)情況會(huì)給財(cái)務(wù)檔案信息化管理的效率和效果帶去重要的影響。

（四）財(cái)務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平有限，缺乏專業(yè)人才。財(cái)務(wù)檔案的信息化管理也對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員提出了更高的要求，其不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還需要熟練使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是實(shí)際情況是，國內(nèi)很多高校財(cái)務(wù)工作普遍存在一人身兼數(shù)職的情況，比如，讓會(huì)計(jì)人員來兼任會(huì)計(jì)檔案人員。我們都知道，近些年來隨著高校的不斷擴(kuò)招，財(cái)務(wù)檔案的數(shù)量也在不斷增加，為了能夠更快錄入財(cái)務(wù)檔案信息，有很大一部分工作都會(huì)讓學(xué)生進(jìn)行錄入，雖然能夠提升錄入的效率，但是卻無法確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這就讓高校財(cái)務(wù)檔案工作處于滯后的狀態(tài)。

（五）檔案資源的利用效率不高。通過分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容，可以正確把握院校的財(cái)務(wù)活動(dòng)，進(jìn)而展現(xiàn)出院校的相關(guān)方面情況，比如，辦學(xué)的水平、規(guī)模、有關(guān)科研情況等，進(jìn)一步進(jìn)行分析研究就可以找出存在的問題，進(jìn)而及時(shí)采取措施進(jìn)行糾正，這對(duì)高校的可持續(xù)發(fā)展具有積極促進(jìn)作用。然而實(shí)際情況是，現(xiàn)階段很多高校對(duì)于檔案的利用效率都不高，只是看重保管檔案，但是對(duì)于檔案信息的開發(fā)以及運(yùn)用則不重視，對(duì)信息化技術(shù)的多種服務(wù)功能運(yùn)用還需要繼續(xù)進(jìn)行開發(fā)。

三、提升高等院校財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平的策略

（一）改變觀念，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。當(dāng)前要想促進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的發(fā)展，需要高校領(lǐng)導(dǎo)改變以往的檔案管理理念，全面意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要作用，進(jìn)而積極勇敢地進(jìn)行改革以及創(chuàng)新，給財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。另外，還需要增加對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的投入，對(duì)于落后的硬件設(shè)備需要及時(shí)更新或者替換，引入先進(jìn)的硬件設(shè)備;還需要結(jié)合高校財(cái)務(wù)工作以及財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)以及要求，合理選擇財(cái)務(wù)軟件以及財(cái)務(wù)檔案管理軟件，堅(jiān)持加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這樣才能給財(cái)務(wù)檔案信息化工作的高效開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）明確標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。要想讓高校的財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作能夠有序開展，提升工作效果，需要注重財(cái)務(wù)檔案工作的制度性以及標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能夠給工作的實(shí)際開展奠定良好的基礎(chǔ)。如果高校在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案信息管理時(shí)有多個(gè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，那么就會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的采集、加工和共享，會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的分歧問題。所以，為了避免出現(xiàn)這種情況，需要高校的檔案管理部門建立清楚的管理規(guī)范，要把財(cái)務(wù)管理的各個(gè)方面內(nèi)容都進(jìn)行清楚的說明，全面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一，給財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作的開展提供指導(dǎo)和規(guī)范，這也可以給高校的有關(guān)教育管理單位提供良好的環(huán)境，能夠相互交流以及共享資源。

（三）重視文檔一體化。財(cái)務(wù)檔案管理工作屬于高校一般行政工作中的一項(xiàng)內(nèi)容，所以，當(dāng)前高校需要提升對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視性，將其放到重要位置，慢慢提升對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的扶持，盡量給財(cái)務(wù)檔案電子化營造良好的條件，讓財(cái)務(wù)檔案管理工作準(zhǔn)確把握工作的重心，強(qiáng)化檔案管理工作的基礎(chǔ)核心，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案的電子化發(fā)展，強(qiáng)化文檔一體化，要嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及程度進(jìn)行優(yōu)化和完善。

（四）提高管理人員素質(zhì)。高校需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的人員隊(duì)伍建設(shè)，以往的財(cái)務(wù)檔案管理工作中，一般是讓指定的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)管理財(cái)務(wù)檔案，但是這樣的人員一般缺乏專業(yè)能力，很多是高校中的行政部門人員或者是后勤部門人員，這就給檔案管理工作的開展帶去了消極的影響，工作無法發(fā)揮出價(jià)值。有關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理工作的應(yīng)用效率不足，會(huì)影響到高等院校的可持續(xù)發(fā)展，所以，要對(duì)這一問題進(jìn)行改變，就需要改變以往的檔案管理模式，注重應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理理念，要加強(qiáng)專業(yè)管理人才的引進(jìn)，引進(jìn)充足的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。另外，還需要注重培訓(xùn)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理人員，加上引入高端人才，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的人才隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理效果的提升，可以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和管理的需要，構(gòu)建新的財(cái)務(wù)檔案管理模式。

（五）加強(qiáng)制度安全。要結(jié)合高等院校在財(cái)務(wù)方案建設(shè)方面的要求，對(duì)財(cái)務(wù)檔案需要正確、及時(shí)進(jìn)行公布，且及時(shí)進(jìn)行歸檔處理以及調(diào)閱應(yīng)用，另外，還需要建立健全的電子檔案管理體系，提升管理工作的規(guī)范性，給高校的可持續(xù)發(fā)展提供檔案資源方面的支持。要想保障財(cái)務(wù)檔案的安全性，就需要保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)營，通過構(gòu)建健全的安全管理制度，加強(qiáng)監(jiān)控系統(tǒng)，通過物理隔離措施，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理等措施，來確保檔案的安全。

（六）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)以及利用。財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)具有重要意義，其對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的開發(fā)以及利用具有積極影響，可以奠定良好的基礎(chǔ)。高校的財(cái)務(wù)管理部門需要全面利用信息化管理的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建專門的財(cái)務(wù)檔案查詢網(wǎng)站，通過授權(quán)管理的模式，給有關(guān)部門以及人員提供權(quán)限，讓他們能夠查閱以及下載需要的財(cái)務(wù)檔案信息;還要設(shè)置財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)，全面收集高校學(xué)生以及教師對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息方面的需要以及要求，實(shí)施財(cái)務(wù)資料專題歸檔，對(duì)于檔案查閱中反饋的問題需要第一時(shí)間進(jìn)行有效的解決。可以看到，利用好各種信息化管理技術(shù)，可以促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案利用效率的提升，提升服務(wù)水平以及管理水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前時(shí)代背景下，高校的財(cái)務(wù)檔案信息化是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，這就需要高校注重采取檔案信息化管理，但是這項(xiàng)工作并不是短時(shí)間內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)的，而是需要長期堅(jiān)持，這就需要強(qiáng)化普及財(cái)務(wù)賬務(wù)處理會(huì)計(jì)電算化，還需要利用財(cái)務(wù)檔案管理信息化，構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度，提升管理工作的規(guī)范性以及有效性，要多方一起配合，促進(jìn)高等院校財(cái)務(wù)檔案管理信息化程度的提升。

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