基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔案管理研究

高琛琛

【摘要】檔案是一個(gè)公司或者一個(gè)部門在從事各種組織或者行政管理中出現(xiàn)的，多以一個(gè)檔案的形式進(jìn)行保存。檔案一般包括：命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等等。檔案在不同的地方有著不同的分類，但卻有著共同的特征，就是其對個(gè)人和單位具有重要性。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;電子檔案;傳統(tǒng)檔案

檔案具有客觀性、邏輯性、實(shí)用性和歷史性的原則，保管期限有永久和定期兩種類型。在事業(yè)單位或者企業(yè)長期發(fā)展的過程中，會產(chǎn)生許多種類不一的檔案，因此為了保障人們的工作效率，就需要及時(shí)地對文書檔案進(jìn)行收集和歸檔處理。檔案因?yàn)槠浔旧韽?fù)雜繁多，在分類收集和歸檔等過程中很容易出現(xiàn)問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來在一定程度上改善了傳統(tǒng)檔案的弊端，電子檔案的出現(xiàn)可以稱得上是劃時(shí)代的變革，使檔案管理者的工作效率大大提升，還減少了傳統(tǒng)檔案損害和丟失的幾率。但是電子檔案依然存在著一些急需解決的問題。

一、檔案的特點(diǎn)——以人事檔案為例

人事檔案就像一個(gè)人的自傳。人事檔案中包含了一個(gè)人的政治面貌、工作經(jīng)歷、是否有犯罪記錄等具體情況，是了解一個(gè)人最直接最快捷的方式。一個(gè)人無論去哪個(gè)學(xué)校讀書上班，學(xué)?；蛘咂髽I(yè)首先是通過人事檔案來做出第一印象的，另外人事檔案又與社會各項(xiàng)權(quán)益息息相關(guān)。一份比較完整的人事檔案，基本上就是一個(gè)人的人生縮影。下面以人事檔案為例，簡單介紹其特點(diǎn)。

（一）機(jī)密性。學(xué)校教職工檔案以及學(xué)生檔案包含眾多個(gè)人正確和過失的保密內(nèi)容，并且有的檔案還涉及一些重要的真實(shí)事件和舉報(bào)他人的相關(guān)內(nèi)容，這些內(nèi)容可能會與國家的安危和社會的和諧有關(guān)，因此，人事檔案具有機(jī)密性的特點(diǎn)，所有人都不能隨意查看和泄露其中材料里的任何內(nèi)容。

（二）流動性。人事檔案是跟隨著本人一起流動的。當(dāng)這個(gè)人在上學(xué)讀書時(shí)，檔案就被保存在學(xué)校里，有學(xué)校專門人員進(jìn)行保管和填寫。當(dāng)這個(gè)人大學(xué)畢業(yè)了，步入工作崗位，就由所在單位進(jìn)行保管和填充。人去了哪里，檔案就應(yīng)該隨著該人去哪里，這就是人事檔案所具備的流動性特點(diǎn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案存在的必要性

電子檔案包含眾多類型，不管是企業(yè)的文書檔案還是學(xué)校的人事檔案等等都是非常重要的。當(dāng)一項(xiàng)偉大技術(shù)到來的時(shí)候，是張開雙臂勇敢擁抱，還是躲在角落掩耳盜鈴，這是值得每個(gè)檔案管理者深思的問題。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案種類增多，數(shù)量也急劇增長，迫切需要電子網(wǎng)絡(luò)來分擔(dān)壓力。下面以辦公室檔案及學(xué)校人事檔案為例，闡述大數(shù)據(jù)下電子檔案存在的必要性：

（一）辦公室檔案的收集和歸檔工作得不到重視。許多事業(yè)單位和企業(yè)不太重視檔案的管理工作，很少有企業(yè)愿意專門聘請一個(gè)專門進(jìn)行分類收集和歸檔的工作人員。一般情況下，為了節(jié)省人員和工資，會找一個(gè)在其他部門任職的工作人員兼職。因此，即使目前檔案對事業(yè)單位和企業(yè)的運(yùn)行非常重要，但是由于上層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，找的工作人員不夠?qū)I(yè)，不知道具體怎么收集，怎么存檔，使得檔案在查找、保存和交接等工作進(jìn)行的時(shí)候非常困難。另外，兼職或者某些工作人員的責(zé)任心不夠強(qiáng)，在應(yīng)對如此繁瑣且枯燥的工作時(shí)很有可能抱有應(yīng)付心理，隨意擺放，不好好保存，使檔案受到損壞甚至丟失。

（二）學(xué)校教職工的檔案信息不夠全面。檔案的建立不是一蹴而就的，它需要各個(gè)階段不斷填充。但是在上學(xué)讀書的階段，學(xué)生的檔案總是不太詳細(xì)。某些學(xué)校認(rèn)為，學(xué)生的檔案不是特別重要，教師和學(xué)生都不夠重視，甚至還會讓學(xué)生自己填寫其中的內(nèi)容。最終導(dǎo)致小學(xué)和中學(xué)階段的個(gè)人信息不夠全面，出現(xiàn)了許多漏洞。隨著學(xué)生大學(xué)畢業(yè)，步入社會，找工作時(shí)，常常會因?yàn)樯蠈W(xué)時(shí)的檔案信息不全，帶來許多不可避免的麻煩，為今后的職業(yè)生涯帶來一定的阻礙，影響個(gè)人的職業(yè)發(fā)展。

（三）文書檔案很容易受到損失。首先要明確的一點(diǎn)是：現(xiàn)在人們使用的檔案基本上都是紙質(zhì)的，稍微保存不當(dāng)就可能會出現(xiàn)損失。例如：連降暴雨使得辦公室進(jìn)水導(dǎo)致文件被水淹沒?；蛘邲]有采取措施導(dǎo)致文件被蟲子老鼠之類的動物啃掉一部分。亦或者辦公室突然失火，造成檔案被大火燒毀。這些天災(zāi)人禍都是難以預(yù)測的，眾多意外因素可能會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)問題。就學(xué)校而言，人事文檔的補(bǔ)救方式非常麻煩，需要去小學(xué)、初中、高中、大學(xué)以及工作過的所有用人單位一一進(jìn)行補(bǔ)辦，勞神費(fèi)力，還不一定能夠使文檔完整且準(zhǔn)確，如果管理人員不提前防范，而且由于檔案自身的材質(zhì)，沒有辦法挽救，就會蒙受巨大的損失。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理策略

（一）樹立風(fēng)險(xiǎn)意識，提高電子檔案的安全性能。雖然電子檔案避免了查找困難、容易丟失和損壞等問題，但仍然存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)必然會孕育出一些心術(shù)不正卻技術(shù)高超的“黑客”。他們可以攻克網(wǎng)站的重重守衛(wèi)，篡改文檔或者使其丟失。由于電子檔案從空白到完善需要經(jīng)歷好幾個(gè)階段和步驟，從生成到共享，每一步都蘊(yùn)含著無形的危險(xiǎn)，如果檔案管理人員沒有發(fā)現(xiàn)這些隱形的危險(xiǎn)，就不能做到對癥下藥。電子檔案無論是對個(gè)人還是對企業(yè)單位的重要性都是不言而喻的，管理工作人員務(wù)必?fù)碛忻鎸﹄S時(shí)可能出現(xiàn)危險(xiǎn)的意識，對平常運(yùn)營和管理中經(jīng)常出現(xiàn)的危險(xiǎn)熟記于心，對于破解這些危險(xiǎn)的方法更要牢牢掌握，以謹(jǐn)慎從容的辦事心態(tài)面對無形的風(fēng)險(xiǎn)，爭取將危險(xiǎn)消滅在萌芽狀態(tài)。

（二）完善電子檔案的管理。正如上文中一直強(qiáng)調(diào)的那樣，電子檔案的填充和存檔工作雖然瑣碎，不太起眼，但卻會在很大程度上影響企業(yè)和單位的運(yùn)營和日后的考證。因此，企業(yè)和單位的高層領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，在思想上加強(qiáng)重視，定期印發(fā)一些宣傳文件或者召開會議，以具體的事例來說明文檔的重要性。填寫文檔的人員要寫的詳細(xì)具體，材料充足;收集和歸檔的工作人員要認(rèn)真核對，及時(shí)收集文檔，并且準(zhǔn)備存檔。對于一個(gè)單位或者一個(gè)企業(yè)而言，只有高層的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)真對待，才能樹立良好的風(fēng)氣，使下面的工作人員更加認(rèn)真地對待工作。企業(yè)和事業(yè)單位要從思想上發(fā)生改變，充分認(rèn)識到檔案的重要性，要舍得投入人員和資金。目前，電子檔案管理者大都薪資不高，文化水平和專業(yè)水平不足，因此，企業(yè)和公司要從根本上進(jìn)行改變。首先，在應(yīng)聘時(shí)要聘請所學(xué)專業(yè)與文檔管理相近的專業(yè)，學(xué)歷最好是在本科以上，會熟練使用計(jì)算機(jī)還要擁有修復(fù)網(wǎng)絡(luò)等技能。其次，要在工作人員上崗前，進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。讓工作人員了解文檔的分類方法。如何調(diào)取和填寫文檔？怎樣進(jìn)行歸檔？按照什么條件對文檔進(jìn)行分類……這些培訓(xùn)在日后的工作中是非常有必要的。最后，要對文檔管理工作人員進(jìn)行定期考察，對于收集及時(shí)、歸檔認(rèn)真的人員可以按照制度進(jìn)行獎勵，而對于那些工作不負(fù)責(zé)任，文檔隨意擺放的人員進(jìn)行嚴(yán)格的處理，只有做到賞罰分明，才能激發(fā)工作人員的工作熱情。

（三）建立科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫。電子檔案要做到方便調(diào)取，就必須建立科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫。首先，就分類而言，有以下幾種類型：第一種：保管期限-年度分類法，就是先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。第二種：年度-保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類。第三種：年度-組織機(jī)構(gòu)-保管期限分類法等等。其次，要制定具體的分類方法，什么文件應(yīng)該放在哪個(gè)文件夾中或者哪個(gè)硬盤里，要求在具體的時(shí)間內(nèi)做好文檔分類并且準(zhǔn)確歸檔。這些方式都是建立科學(xué)合理數(shù)據(jù)庫時(shí)最為基本的。

四、結(jié)束語

檔案對于企業(yè)和事業(yè)單位的重要性不言而喻。大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案的興起于推廣切實(shí)解決了傳統(tǒng)檔案存在的弊端，但因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，電子檔案在管理上也有著很大的風(fēng)險(xiǎn)。而要真正使檔案的管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)，就需要領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員提高重視，端正態(tài)度，采取有效的措施加以避免。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王穎，于曉宇.大數(shù)據(jù)背景下空巢老人健康電子信息檔案管理研究[J].中國煤炭工業(yè)醫(yī)學(xué)雜志，2017（5）.

[2]賈秋芳.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案價(jià)值及其開發(fā)利用探究[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2018，537（04）：113-114.

[3]李芳.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下社區(qū)居民健康檔案的研究趨勢[J].現(xiàn)代醫(yī)學(xué)與健康研究電子雜志，2018，22（13）：143.

[4]李斌.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的基層電力企業(yè)檔案管理策略研究[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2017（5）：100-101.