檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用

陳利倩

摘 要：在現(xiàn)代的企業(yè)中檔案管理顯得尤為重要，一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部控制的有效性受到這個(gè)企業(yè)檔案管理好壞的影響。在許多企業(yè)成功經(jīng)營(yíng)后所總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)就是檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中起到十分關(guān)鍵的作用，檔案管理在完善企業(yè)的信息資料、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理監(jiān)督，提高企業(yè)信息的有效性、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息交流都是十分有利的。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè);內(nèi)部控制;企業(yè)運(yùn)營(yíng)

檔案這個(gè)詞在現(xiàn)代這個(gè)信息化的社會(huì)十分頻繁地出現(xiàn)，一個(gè)人從出生就有了屬于自己的檔案，檔案跟隨一個(gè)人的一生，同樣一個(gè)企業(yè)也會(huì)有自己的檔案，檔案管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)十分重要，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制有著十分廣泛的應(yīng)用。檔案管理可以為企業(yè)內(nèi)部做出正確的決策提供有理有據(jù)的信息分析;檔案管理可以為企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的人員及項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)管;檔案管理可以為企業(yè)內(nèi)部的信息交流提供信息支持?？傊?，檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用十分廣泛。一個(gè)企業(yè)檔案管理工作做好了，不管是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的內(nèi)部控制或者是對(duì)企業(yè)外部的運(yùn)營(yíng)都是十分有幫助的。

1 現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作

企業(yè)中的檔案管理工作對(duì)于企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行的合理合法性提供有力的信息支撐，一個(gè)企業(yè)在其運(yùn)營(yíng)的過程中，不管是企業(yè)的歷史，還是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中最重要的資金流動(dòng)明細(xì)都需要進(jìn)行檔案管理，我國(guó)現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部控制、外部運(yùn)營(yíng)、業(yè)內(nèi)聲譽(yù)等都會(huì)有很重要的影響。在我國(guó)之前的企業(yè)經(jīng)營(yíng)之中，企業(yè)的檔案管理并不能引起企業(yè)家的重視，但是隨著近現(xiàn)代企業(yè)制度在逐漸革新、外來企業(yè)對(duì)我國(guó)企業(yè)的影響、還有最重要的一點(diǎn)就是企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)都導(dǎo)致了我國(guó)企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度增加，更是有越來越多的企業(yè)設(shè)置有專門的檔案管理部門。

筆者現(xiàn)在通過介紹幾個(gè)真實(shí)案例來說明在現(xiàn)代的企業(yè)管理之中檔案管理的重要性。首先我先介紹一個(gè)外國(guó)企業(yè)的案例，在2001年時(shí)，曾經(jīng)是世界上有較大影響力的商品、能源和服務(wù)公司的安然公司被曝光了一則丑聞，是關(guān)于財(cái)務(wù)造假的丑聞，安然公司為了獲取超額利潤(rùn)，欺騙了公司的股東，安然公司它銷毀相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告、藏匿了大量對(duì)外債務(wù)、制造假賬、偽造財(cái)務(wù)報(bào)告，這一系列的隱瞞、欺騙、誤導(dǎo)股東的卑劣行為使股東和各界人士都對(duì)安然公司喪失了最基本的信任，最終導(dǎo)致了安然公司的破產(chǎn)。在我看來，安然公司能夠一步一步將其積累的資產(chǎn)消耗其最根本的原因在于安然公司內(nèi)部的檔案管理工作做得不到位，檔案管理工作不僅僅是企業(yè)經(jīng)營(yíng)表面的現(xiàn)象，更重要的是檔案管理要反映出一個(gè)企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)的狀況，就拿安然公司銷毀財(cái)務(wù)報(bào)告來說吧，如果安然公司的檔案管理十分先進(jìn)，有著十分嚴(yán)格的規(guī)定，那么想要銷毀財(cái)務(wù)報(bào)告便不是一件容易的事情了，可以說檔案管理在一定程度上可以對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理進(jìn)行規(guī)范，督促企業(yè)向更好的方向發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)更好地運(yùn)營(yíng)。

2 企業(yè)的內(nèi)部控制力

何為企業(yè)內(nèi)部控制力，企業(yè)內(nèi)部控制力據(jù)相關(guān)研究報(bào)告指出企業(yè)內(nèi)部控制是一套流程，它是由企業(yè)董事會(huì)、企業(yè)的管理層以及企業(yè)的員工為主體所組成的一種內(nèi)部的控制關(guān)系，可以通過改變這種控制關(guān)系進(jìn)而對(duì)企業(yè)營(yíng)造一個(gè)良好的內(nèi)部運(yùn)營(yíng)環(huán)境。合理的企業(yè)內(nèi)部控制可以保證企業(yè)內(nèi)部管理合法合規(guī)、企業(yè)財(cái)務(wù)更加清晰真實(shí)、企業(yè)的資產(chǎn)更加安全、企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的信息也會(huì)更加真實(shí)可靠。我國(guó)企業(yè)的發(fā)展落后于西方資本主義國(guó)家，所以我國(guó)的企業(yè)內(nèi)部控制在很多方面參考借鑒了西方國(guó)家，企業(yè)內(nèi)部控制其基本內(nèi)涵就是通過企業(yè)內(nèi)部不管是對(duì)于員工的管理還是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部信息的流通來促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，通過優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制來使企業(yè)內(nèi)部的管理體系更加優(yōu)化，對(duì)外經(jīng)營(yíng)有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

我國(guó)的企業(yè)內(nèi)部控制框架基本上是由COSO報(bào)告和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的內(nèi)部控制框架所組成的，其中在COSO報(bào)告中提出了五大核心要素和三大目標(biāo)，其中五大核心要素指的是控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、 控制活動(dòng)、信息與交流、監(jiān)控活動(dòng)。接下來我來分開介紹一下，其中控制結(jié)構(gòu)是指一種企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)的流程或者說是結(jié)構(gòu)，它可以為企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制提供一種基礎(chǔ);接下來的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估我認(rèn)為是企業(yè)內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)中比較重要的一點(diǎn)，它是針對(duì)企業(yè)的一些內(nèi)部信息、組織活動(dòng)等來對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)先評(píng)估;控制活動(dòng)主要是關(guān)于企業(yè)內(nèi)部人員、信息來展開的，通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的管理或者信息的流通來達(dá)到一種對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的一種控制;信息交流是關(guān)于企業(yè)信息來展開說明的，不管是企業(yè)外部經(jīng)營(yíng)信息還是企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)等信息，只要是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)有幫助的信息，最后來解釋這個(gè)監(jiān)控活動(dòng)，它主要是對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)中各種內(nèi)部控制要素是否還發(fā)生著作用進(jìn)行評(píng)估。其中這三大目標(biāo)分別包括報(bào)告目標(biāo)、運(yùn)營(yíng)目標(biāo)和臺(tái)規(guī)目標(biāo)，報(bào)告目標(biāo)主要是關(guān)于企業(yè)內(nèi)部信息管理方面的，保證企業(yè)內(nèi)部信息的真實(shí)性、可靠性以及信息的及時(shí)性和信息的透明度;運(yùn)營(yíng)目標(biāo)主要就是針對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率、企業(yè)的組織能力等方面來說的;臺(tái)規(guī)目標(biāo)其主要是要求企業(yè)要遵守在運(yùn)營(yíng)是的各種法律法規(guī)，運(yùn)用合適的規(guī)章制度來提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效果。

3 如何通過檔案管理提高企業(yè)內(nèi)部的控制力

上面我分別介紹了在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的檔案管理和內(nèi)部控制，現(xiàn)在就來探究如何通過檔案管理來提高企業(yè)內(nèi)部的控制力。我們?cè)谄綍r(shí)的生活中也經(jīng)?？梢月牭侥衬持笃髽I(yè)因?yàn)橐恍┢髽I(yè)內(nèi)部管理不善的問題從而被曝出一些丑聞。上文中提到了安然公司的丑聞，現(xiàn)在我還想提到廣廈（銀川）實(shí)業(yè)股份有限公司，這個(gè)公司也是被曝出假造業(yè)績(jī)，在短短三年之中累計(jì)造假業(yè)績(jī)收入高達(dá)10億多元，這一案例與安然公司的案例時(shí)分類似，因此它被稱為中國(guó)的“安然事件”。

檔案管理通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部一系列信息的整理來在企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)揮一些積極的作用，當(dāng)一個(gè)企業(yè)的檔案管理應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部控制中去，也就是把一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的一系列信息應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部對(duì)于人員或者信息流通中，這樣不論是關(guān)于企業(yè)內(nèi)部員工的控制還是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部一些關(guān)鍵信息的交流都是很有幫助的，如果把企業(yè)內(nèi)部的信息都整理得十分清晰明了，那么對(duì)于提高企業(yè)內(nèi)部的控制力十分有利，這時(shí)企業(yè)在對(duì)于企業(yè)員工調(diào)整，或者針對(duì)企業(yè)相關(guān)部門改革都會(huì)更加的有目標(biāo)性，更加知道該如何調(diào)整才可以提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。檔案管理可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制起到督促的作用，也就是說檔案管理部門會(huì)對(duì)企業(yè)的各個(gè)部門的工作進(jìn)行考核評(píng)估，這樣企業(yè)內(nèi)部各部門也會(huì)有十分激烈的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，可也營(yíng)造一個(gè)十分良好的企業(yè)內(nèi)部努力工作的氣氛，這樣就會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展很有利，會(huì)提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，可以使得企業(yè)在當(dāng)代競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的企業(yè)經(jīng)濟(jì)中取得一些成果。檔案管理就是針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)所起到的作用，檔案管理可以通過為企業(yè)控制提供可靠地信息，從而讓企業(yè)內(nèi)部控制更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過上面從一些方面的論述，可以得出：檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中是有很大幫助的，這兩者之間的關(guān)系也是十分的密切，檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制這兩者之間也是相互促進(jìn)的，同時(shí)檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制兩者的發(fā)展進(jìn)步也促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展，這兩者可以在很大程度上推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)步。檔案管理為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]周荃.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新研究[J].湘潭大學(xué)，2017（5）：1-8.

[2]苗晨紅.基于信息化的集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管控策略研究[J].北京郵電大學(xué)，2019（5）：45-49.

[3]朱立志.OA系統(tǒng)在XX證券股份有限公司應(yīng)用研究[J].昆明理工大學(xué)，2013（4）：22-25.