氣象部門防雷檔案管理信息化建設(shè)探析

王思娜 胡倫善

摘要 防雷檔案的存儲(chǔ)和管理任務(wù)較重，單靠人工作業(yè)無法圓滿完成。隨著信息科技的普及和發(fā)展，檔案管理信息化已是大勢(shì)所趨。本文就防雷檔案管理基本制度和信息化建設(shè)中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行闡述，并針對(duì)信息化建設(shè)中的安全問題提出一些解決方案。

關(guān)鍵詞 防雷檔案;信息化管理;建設(shè)探析

中圖分類號(hào)：P427.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095–3305（2020）07–0–02

DOI：10.19383/j.cnki.nyzhyj.2020.07.038

Discussion on Informatization Construction of Lightning Protection Archives Management in Meteorological Department

WANG Si-na et al （Ningde Meteorological Bureau， Ningde，F(xiàn)ujian 352100）

Absrtact The storage and management of lightning protection archives is very heavy， which can not be completed by manual work alone. With the popularization and development of information technology， the informatization of archives management is the general trend. This paper expounds the basic system of lightning protection archives management and the problems in the information construction，and puts forward some solutions for the security problems in the information construction.

Key words Lightning protection archives; Information management; Construction analysis

防雷檔案是防雷中心所必需的資料，是筑牢本地防雷安全網(wǎng)絡(luò)的信息基礎(chǔ)，優(yōu)質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有存儲(chǔ)大量信息的能力，為工作人員提供便捷的查詢渠道。隨著經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，工程建設(shè)不斷增加，防雷任務(wù)也顯得更加艱巨。信息資源共享是必然趨勢(shì)，以往的防雷檔案管理模式效率低，查找更新和維護(hù)程序煩瑣。將信息技術(shù)和防雷檔案管理相結(jié)合，能夠極大地提高檔案管理工作效率，促使各項(xiàng)作業(yè)向科學(xué)化、正規(guī)化、統(tǒng)一化轉(zhuǎn)變。為了加強(qiáng)對(duì)防雷技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)資料的齊全和準(zhǔn)確，發(fā)揮技術(shù)檔案在生產(chǎn)基建的作用，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和科技進(jìn)步，需要就信息化檔案管理中的一些問題進(jìn)行深入研究。

1 檔案信息化管理簡(jiǎn)述

防雷檔案信息化是指在防雷檔案管理部門的籌劃和執(zhí)行工作中，以現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)收集到的防雷信息資源進(jìn)行整理、歸檔、管理和查詢并提供利用的活動(dòng)及過程。傳統(tǒng)防雷檔案基本以紙質(zhì)、金屬和膠片等材料作為介質(zhì)保存，在儲(chǔ)藏過程中易受到陽光照射、潮濕發(fā)霉、蟲蟻啃食、火災(zāi)損毀等因素影響，可能會(huì)造成檔案丟失或被毀滅。即使小心妥當(dāng)保存，材質(zhì)也有使用年限，難擋自然衰減最終毀壞的規(guī)律。傳統(tǒng)防雷檔案主要是保管任務(wù)，因?yàn)檎{(diào)取資料比較煩瑣，所以檔案大多數(shù)存而不用，沒有發(fā)揮其原本功能。但是隨著人工智能和計(jì)算機(jī)技術(shù)的加入，信息化的檔案管理模式讓檔案使用效率大幅提高，并基本不受時(shí)空地域限制。同時(shí)電子化的辦公環(huán)境、電子文件的不宜篡改特性和長(zhǎng)久保存特性，都是現(xiàn)今提倡電子政務(wù)的原因。

防雷技術(shù)檔案一般包括本單位防雷生產(chǎn)技術(shù)基本建設(shè)活動(dòng)中形成的歸檔保存的各種圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等技術(shù)文件材料。技術(shù)檔案工作是技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，各部門要從防雷文件材料的形成歸檔整理入手，嚴(yán)格按照相關(guān)流程和保密規(guī)定落實(shí)工作程序，并監(jiān)督各有關(guān)人員擔(dān)負(fù)應(yīng)有的責(zé)任，嚴(yán)格進(jìn)行考核。具體的規(guī)定有：（1）各部門形成的技術(shù)文件材料，必須按一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行配套，給予系統(tǒng)管理，組成案卷，填寫保管期限，注明密級(jí)，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審查后，集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有;（2）技術(shù)檔案應(yīng)分類編號(hào)，進(jìn)行必要的加工整理，排列整齊;（3）已歸檔技術(shù)圖紙、說明書的修改、補(bǔ)充應(yīng)先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，履行審批手續(xù);（4）建立技術(shù)檔案的收進(jìn)、移出總登記簿和分類登記簿，及時(shí)登記。每年年未要對(duì)技術(shù)檔案的數(shù)量、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2 防雷檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)和要求

2.1 防雷檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)

防雷檔案管理信息化的目標(biāo)是以防雷檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，以數(shù)字信息資源建設(shè)為核心，以防雷檔案信息資源的集成和可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化、具有氣象特色的防雷檔案信息資源體系和社會(huì)服務(wù)體系。

防雷檔案管理信息化建設(shè)需要和本地防雷工作部署和氣象服務(wù)相協(xié)調(diào)，與本區(qū)域信息化建設(shè)工程相適應(yīng)。氣象局的防雷檔案關(guān)注主管部門應(yīng)該清晰制定關(guān)于信息化檔案管理的專項(xiàng)規(guī)劃，做到上下聯(lián)動(dòng)、統(tǒng)一籌劃、依次實(shí)施。從技術(shù)層面看，所應(yīng)用到的電子自動(dòng)化措施必須系統(tǒng)穩(wěn)定、成熟，經(jīng)濟(jì)上質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、安全性高。信息化建設(shè)應(yīng)該積極對(duì)標(biāo)國(guó)際和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立起規(guī)范的防雷檔案信息化管理體系標(biāo)準(zhǔn)。

防雷檔案的收集整理和儲(chǔ)存部門應(yīng)該配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，具備網(wǎng)絡(luò)通信條件，匹配對(duì)應(yīng)崗位和信息技術(shù)人員，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行管理制度以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密制度。其中對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的要求為：（1）為主流技術(shù)設(shè)備，軟件性能穩(wěn)定，有優(yōu)良的售后服務(wù);（2）所搭載的系統(tǒng)通用性強(qiáng)，兼容性和可擴(kuò)展性良好，便于后續(xù)升級(jí)與擴(kuò)容;（3）產(chǎn)品易于維護(hù);（4）關(guān)鍵硬件設(shè)備應(yīng)有備份，以便主設(shè)備發(fā)生故障時(shí)能夠正常開展業(yè)務(wù)。

防雷檔案保管部門應(yīng)建立整理和移交電子檔案制度，派遣專人負(fù)責(zé)電子文件的鑒定、著錄、歸檔，保證原始數(shù)據(jù)完整真實(shí)，以便后期形成電子檔案。檔案管理部門要定期對(duì)內(nèi)部工作人員和信息技術(shù)維護(hù)人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)和工作章程的培訓(xùn)。

2.2 防雷檔案管理信息化建設(shè)要求

有條件的防雷檔案管理部門可以建立屬于自己的檔案網(wǎng)站，網(wǎng)站內(nèi)容包含政策法規(guī)咨詢、辦事指南、檔案開放目錄及查詢方法等。信息化建設(shè)的必備配套措施是建立檔案管理系統(tǒng)，即防雷檔案管理部門應(yīng)自主研發(fā)或引進(jìn)相應(yīng)的系統(tǒng)軟件且需符合以下幾點(diǎn)要求：（1）檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)研制和功能設(shè)計(jì)應(yīng)滿足工作需要和國(guó)家相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn);（2）該系統(tǒng)的研發(fā)、安裝和使用需要遵守國(guó)家保密規(guī)定，符合保密要求;（3）系統(tǒng)界面簡(jiǎn)潔大方、操作友好、功能齊全、用語規(guī)范且具有較強(qiáng)的實(shí)用性;（4）該系統(tǒng)需要兼顧檔案管理自動(dòng)化、遠(yuǎn)程化、協(xié)同化、圖文并茂的特點(diǎn)，系統(tǒng)功能需要集電子檔案管理、遠(yuǎn)程交接、在線整理以及和地理信息系統(tǒng)相結(jié)合的地圖顯示功能或預(yù)留相應(yīng)接口待后期逐步建設(shè);（5）該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要有獨(dú)立性，確保當(dāng)軟件環(huán)境進(jìn)行更新時(shí)數(shù)據(jù)能夠被完整地承繼;（6）防雷檔案管理部門必須確保能和氣象系統(tǒng)信息化建設(shè)相適應(yīng)，功能由單一的檔案管理向辦公自動(dòng)化和信息管理自動(dòng)化的集成靠攏[1]。

檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站應(yīng)具備六大功能：（1）具有對(duì)紙質(zhì)、微縮、音像等實(shí)體檔案整體轉(zhuǎn)化功能，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)控制和電腦端輔助作業(yè);（2）具備數(shù)據(jù)管理、規(guī)劃類目、關(guān)鍵字檢索、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能，覆蓋本區(qū)域內(nèi)防雷檔案的接收、轉(zhuǎn)出、保管、調(diào)用、核驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié);（3）在接收電子文件和歸納防雷檔案時(shí)，能自行檢測(cè)核對(duì)，確保電子文件未被篡改、日期對(duì)應(yīng)、內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)有效且具有較強(qiáng)的安全性;（4）支持不同載體檔案的數(shù)字化，通過數(shù)據(jù)接口導(dǎo)入數(shù)據(jù)，對(duì)不同格式的數(shù)據(jù)可互通進(jìn)行轉(zhuǎn)化處理，支持拷貝、打印、繪圖等方式的數(shù)據(jù)輸出;（5）本區(qū)域內(nèi)的防雷規(guī)劃圖和防雷技術(shù)圖案應(yīng)遵循基本比例尺地形圖數(shù)據(jù)和設(shè)備管線圖形及屬性數(shù)據(jù)，為滿足調(diào)取者需求，當(dāng)實(shí)際發(fā)生改變后，要及時(shí)更新數(shù)據(jù)，確保防雷資料檔案動(dòng)態(tài)管理。

3 防雷檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

信息化建設(shè)不僅僅是機(jī)器設(shè)備的問題，人工處理的一些工作也是必不可少的，但由于工作人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在收集和利用檔案過程中會(huì)忽視一些規(guī)范化操作，省去中間步驟，不認(rèn)真執(zhí)行信息安全管理制度，增加檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)文件泄露和毀損的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)作為必備設(shè)備，內(nèi)存條和主板元件等部分的性能穩(wěn)定可靠是保證系統(tǒng)安全可用的前提，不應(yīng)為了節(jié)約成本違反知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，購(gòu)買盜版支持軟件，這樣會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)無法及時(shí)排查系統(tǒng)漏洞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案因?yàn)樵紶顟B(tài)帶有明顯的痕跡，甄別真?zhèn)屋^容易，但信息化處理后的檔案可通過技術(shù)手段進(jìn)行修改加工且不會(huì)留下痕跡[2]。

4 重視信息安全問題

在單位內(nèi)部建立保密安全領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)保密工作進(jìn)行統(tǒng)一籌劃，制定應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的處理預(yù)案和安全事故責(zé)任人員處置辦法。在建設(shè)檔案管理計(jì)算機(jī)機(jī)房時(shí)，施工過程、設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)必須符合相關(guān)國(guó)家規(guī)定，同時(shí)應(yīng)注意機(jī)房的防火、防盜、防水、防雷、防鼠害等。對(duì)進(jìn)出機(jī)房的人員實(shí)行訪問登記管理，非機(jī)房?jī)?nèi)部人員出入調(diào)取資料需要辦理相應(yīng)的通行手續(xù)。定期對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)檢修，每次檢修要有相應(yīng)的記錄，確保設(shè)備處于最佳工作狀態(tài)。內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，電腦終端安裝殺毒軟件，定期殺毒并清理非作業(yè)軟件。在安裝新軟件時(shí)要進(jìn)行試用，測(cè)試與系統(tǒng)的匹配度，而且軟件應(yīng)具有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力和自我修復(fù)功能，以免再出現(xiàn)錯(cuò)誤操作時(shí)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞。存儲(chǔ)主要防雷數(shù)據(jù)的服務(wù)器需要雙機(jī)備份，并定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和異地存放，保證在發(fā)生不可預(yù)見的機(jī)器故障后能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)記錄。在服務(wù)器上進(jìn)行與檔案有關(guān)的操作時(shí)，系統(tǒng)能夠自動(dòng)監(jiān)測(cè)跟蹤并進(jìn)行后臺(tái)記錄。對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)行用戶權(quán)限等級(jí)管理，禁止出現(xiàn)越權(quán)操作。管理員密碼要定期進(jìn)行更換，保密數(shù)據(jù)應(yīng)該經(jīng)加密后再傳輸。同時(shí)要對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，使其熟練掌握檔案管理流程并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

5 結(jié)語

防雷檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后可大幅節(jié)省人力物力，提高工作效率。但是電子化的保密工作形勢(shì)更為嚴(yán)峻，相關(guān)部門必須引起重視，采取對(duì)應(yīng)保密措施，以更好地服務(wù)于防雷安全建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄭明，馮有成.氣象防雷檢測(cè)工作常見問題及措施信息化探索構(gòu)建[J].智能城市，2020，6（7）：68-69.

[2] 張樹麗.土地儲(chǔ)備檔案管理信息化建設(shè)探析[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2020（10）：261，263.

責(zé)任編輯：黃艷飛