論辦公室主任如何做好管理工作

辛鵬

摘要：辦公室是執(zhí)行行政指令的一個特別重要的部門，辦公室開展的工作和企業(yè)管理以及領導活動有著密不可分的關系，在整體工作當中起著非常重要的作用。其中辦公室主任又是辦公室工作當中的核心，承擔的角色非常重要關鍵，既是領導的謀士，又是日常工作的“主管”。辦公室主任管理水平的高低，對辦公室作用的發(fā)揮產(chǎn)生直接影響，與全局性工作的正常展開高度關聯(lián)。

關鍵詞：辦公室主任;管理工作;職責;特點;措施

一、辦公室主任的職責

辦公室在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中飾演著非常重要的角色，并且隨著企業(yè)對科學高效管理變得越來越看重，辦公室在企業(yè)運營當中所起的作用就越發(fā)凸顯。當今市場競爭愈演愈烈，實施有效可行的辦公室行政管理體系，能很大程度上讓企業(yè)高層抓住難得的機會，全心謀劃發(fā)展戰(zhàn)略。一方面，辦公室作為一個管理部門，參與到管理體系之中的所有工作，比如咨詢、反饋、決策以及執(zhí)行等。另一方面，辦公室是秘書機構(gòu)的典型代表，具備特殊的工作職能，就是參謀服務以及信息的上傳下達作用，因此，辦公室的基本工作本質(zhì)是具有策劃和執(zhí)行的雙重性。所以辦公室主任應該積極參與到政務之中、處理事務以及做好服務，來實現(xiàn)辦公室政務、事務和服務一體化的責任。同時，主任也要秉持辦公室工作無小事的原則，盡職盡責做好每項工作，在保持工作效率的前提下也要確保工作質(zhì)量。

二、辦公室管理的特點

從辦公室功能解析，其作為一個管理部門，有以下特征：一是統(tǒng)籌全局。辦公室是企業(yè)經(jīng)營的核心機構(gòu)，關系到許多部門以及企業(yè)運行的很多方面。所以，管理辦公室就得具備整體觀，從大方向著手，做好企業(yè)各方面的協(xié)調(diào)工作，確保運轉(zhuǎn)高效。二是溝通合作。辦公室是聯(lián)系上下級和內(nèi)、外部溝通的橋梁和紐帶。要暢通信息渠道，妥善應對處置。三是協(xié)助和服務。辦公室要充分體現(xiàn)職能定位，及時有效的協(xié)助領導做出精準研判，為領導做出高效決策提供準確的根據(jù)。

三、做好辦公室主任管理工作的具體措施

（一）明確職能，分清職責，搞好服務

辦公室主任一定要有堅定的時間觀念和嚴謹務實、雷厲風行的作風，在特定的時間中能做好要做的事情。要清晰的知道應做什么，不應做什么，也要明確做事的先后順序。辦公室主任的角色是決定的執(zhí)行人，不是決定人。要多做執(zhí)行人的工作，而不是使用權(quán)利的工作。補充的工作要盡量去做，指示別人的工作盡量不做。要懂得分工協(xié)作以及授權(quán)，一經(jīng)工作權(quán)利的確認，主任就要少經(jīng)手，多多支持下屬的工作。工作當中一定會有做得好的時候，也一定會有不足的時候，不必和同事爭功，在出現(xiàn)錯誤的時候，也一定要負起責任。

（二）加強制度建設，強化內(nèi)部管理

提升辦公室的工作效率以及服務質(zhì)量，一定要重視制度設立，加強內(nèi)部管理，積極推動辦公自動化，做到工作規(guī)范化。一是行為規(guī)范。建立健全各項制度，對每位職員的行為都做出明確的規(guī)定，具有準確的參照。二是工作規(guī)范。對每項工作都嚴格規(guī)定程序，按程序辦事。三是機制規(guī)范。在辦公室里設立選人、用人制度。在選人時，要嚴格把控，把真正政治素質(zhì)高、喜愛辦公室工作的年輕人選入到辦公室當中;在用人時，使用競爭體制，將那些工作實力強、用心做事的職員選拔上來。并且，也要能及時的幫助職員解決遇到的困難和問題，用待遇留人，用情感留住人。

（三）加強辦公室文稿起草工作

文稿起草作為辦公室工作的一項非常重要的工作，包含日常行政公文和各種工作報告、領導會議、工作總結(jié)等方面的材料起草工作。文稿起草是一個系統(tǒng)的工作，文秘職員要具有一定水平的思想認識以及寫作能力。辦公室主任不僅要有寫作水平，更要重視文稿起草工作。起草當中，方向要正確，嚴格按照黨的政策、高層的意見起草;文字要簡潔明了，不贅述，讓人一看就懂;要精準表達文字，做到準確表述，不要引起不必要的誤會;起草格式要規(guī)范，邏輯清晰，層次明了，符合要求;語氣得當，用語準確;文種使用正確，尤其要區(qū)分請示、報告這兩種文體，避免使用錯誤。

（四）做好決策服務中的協(xié)調(diào)工作

決策其實是一個發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程。要想實現(xiàn)決策科學化和民主化，只是靠高層是不夠的，一定要讓各個部門和職員參與，集大家的思想于一體。這時候辦公室主任的作用就是聯(lián)接上級和下級。在決策未定下之前，充分掌握多方意見，做好信息收集工作，與相關專家、部門討論方案，在擬定方案時，要關注各方的利益，掌控全局。要重視全方位的利益，但也不能忽略個體的利益。要多方位思考，重視個體和全局利益的結(jié)合，明確長遠目標與近期目標之間的聯(lián)系。實施決策中，負責任的執(zhí)行高層的指示要求，在研判信息準確性的基礎上，隨時向高層反映情況，在高層的要求下認真做好協(xié)調(diào)工作，完成相應的目標任務。

四、結(jié)論

辦公室主任主要的工作職能是服務，為高層的科學以及正確的決策執(zhí)行服務。辦公室主任的地位和職能是經(jīng)過為領導和職員的服務來確定以及發(fā)揮作用的。辦公室主任這個職位的工作特征使這個工作具有了兼容性和復雜性。因此，成為優(yōu)秀的辦公室主任是件非常不容易的事情。所以，要當好一名辦公室主任，不僅要有極大的熱情，更要有寬廣的胸襟以及無私的精神，要跟上時代的節(jié)奏，盡力運用科學發(fā)展的理念管理辦公室，營造濃厚的學習氛圍和融洽向上的工作環(huán)境，時時、處處以提升辦公室的工作水準和服務質(zhì)量為己任，為企業(yè)的發(fā)展做出自己的貢獻。

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