論加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的探討

麥葉英

摘要：醫(yī)院作為醫(yī)療體系改革的主體，在醫(yī)院的管理工作當(dāng)中，文書(shū)檔案的管理是非常重要的一部分，它是醫(yī)院內(nèi)部一些事件的真實(shí)記錄，是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)乃至管理工作過(guò)程中的一個(gè)重要依據(jù)。在醫(yī)療改革的背景下，如何加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作成了當(dāng)前的首要問(wèn)題。本文以此為切入點(diǎn)，就加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作展開(kāi)了深入探討，希望能夠?yàn)獒t(yī)院的管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書(shū)檔案;管理工作;加強(qiáng)措施

醫(yī)院為患者提供醫(yī)療服務(wù)的同時(shí)，必然會(huì)產(chǎn)生一定的資料，這些資料在醫(yī)院經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的積累，其數(shù)量和規(guī)模都是十分龐大的，不僅如此，醫(yī)院的文書(shū)檔案當(dāng)中還保留了醫(yī)院的科研成果等資料，對(duì)文書(shū)檔案的管理提出了更高的要求。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

醫(yī)院每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)，如何提高對(duì)數(shù)據(jù)的處理能力，并對(duì)其進(jìn)行良好的管理成了醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中的首要難題。特別是在當(dāng)前的醫(yī)院管理體制當(dāng)中，大多數(shù)醫(yī)院對(duì)文書(shū)檔案的管理不夠重視，相關(guān)管理者對(duì)文書(shū)檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，使得文書(shū)檔案的管理受到了極大的阻礙作用。不僅如此，由于認(rèn)識(shí)不足，醫(yī)院文書(shū)檔案管理體制也不夠完善，仍然存在很多的問(wèn)題，造成了當(dāng)前的檔案管理混亂的現(xiàn)狀，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)分類(lèi)不明、裝錯(cuò)檔案袋等現(xiàn)象，進(jìn)而使得當(dāng)前醫(yī)院文書(shū)檔案的真實(shí)性、可靠性得不到有效的保障。此外，檔案管理人員的管理意識(shí)和管理素養(yǎng)普遍偏低，對(duì)醫(yī)療體系的基礎(chǔ)資料認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法做到對(duì)檔案的有效分類(lèi)和歸檔，難以勝任當(dāng)前醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作，也是造成管理效率和管理水平低下的現(xiàn)狀的原因之一[1]。

二、加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的具體措施分析

（一）促使文書(shū)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化

對(duì)文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)良好管理的前提是要將文書(shū)檔案進(jìn)行良好的分類(lèi)歸檔，促使文書(shū)檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在歸檔的時(shí)候，首先要將文書(shū)檔案按照日期、編號(hào)等信息進(jìn)行排序和分類(lèi)，繼而檢查其行文標(biāo)準(zhǔn)、紙張標(biāo)準(zhǔn)以及裝訂方面是否符合歸檔的要求，若是不符合要求，則要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行重新編訂，以促進(jìn)其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。最后，要對(duì)歸檔文書(shū)的存檔期限進(jìn)行明確的辨認(rèn)，以確定文書(shū)檔案的保存市場(chǎng)。文書(shū)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的編訂和管理，能夠?yàn)楹罄m(xù)的檢索提供更多的方便，并且還為檔案的微機(jī)錄入提供了一定的便捷性。

（二）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

對(duì)醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其管理內(nèi)容繁瑣且復(fù)雜，對(duì)管理人員提出了很高的要求，特別是在當(dāng)前的環(huán)境下，更是要求文書(shū)檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)技能和管理意識(shí)，由此可見(jiàn)，建立一支高素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)基本的需求。針對(duì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)低的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其培訓(xùn)，一方面提高他們的責(zé)任意識(shí)和思想覺(jué)悟，讓他們真切的感受到文書(shū)檔案管理工作的重要性，切實(shí)負(fù)起管理工作的責(zé)任。另一方面，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使得他們具備較高的檔案管理知識(shí)和工作能力，能夠應(yīng)對(duì)醫(yī)院大量的文書(shū)檔案管理工作，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化[2]。

（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化管理

信息技術(shù)進(jìn)過(guò)一段時(shí)間的發(fā)展，在各行業(yè)中都有著十分廣泛的應(yīng)用，特別是在檔案管理方面的應(yīng)用有著非常大的優(yōu)勢(shì)，對(duì)醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，以往的檔案管理方式不僅落后，并且管理效率低下，不利于醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院在文書(shū)檔案管理方面應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過(guò)信息技術(shù)手段，在醫(yī)院內(nèi)部能夠通過(guò)局域網(wǎng)加快文件的傳輸速度，加強(qiáng)信息交流能力，并且還能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)將文書(shū)檔案保存在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，一方面減小了占地空間，另一方面，需要查找檔案的時(shí)候，通過(guò)計(jì)算機(jī)能夠快速對(duì)檔案進(jìn)行檢索，進(jìn)而提高了文書(shū)檔案的管理效率。需要注意的是，醫(yī)院作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)，在某些方面有部分的保密要求，因此在醫(yī)院內(nèi)部，應(yīng)當(dāng)實(shí)行內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)協(xié)同辦公的形式存在，避免保密信息流入外網(wǎng)，被不法分子所利用。

（四）建立嚴(yán)格的文書(shū)檔案管理制度

文書(shū)檔案的管理制度是保障文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，有著十分重要的意義。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際管理情況，建立完善的文書(shū)檔案管理制度，在管理制度當(dāng)中，一方面要對(duì)檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行明確，并加以落實(shí)，促使檔案管理人員能夠規(guī)范化進(jìn)行文書(shū)檔案管理。另一方面對(duì)文書(shū)檔案的采集、歸檔等流程進(jìn)行完善，促使建檔流程規(guī)范化，此外為了更好的利用文書(shū)檔案的價(jià)值，還要建立完善的文書(shū)檔案查閱機(jī)制，使得文書(shū)檔案的存檔和查閱都有規(guī)范化的流程進(jìn)行約束，保障其存檔和查閱都有章可循，促使文書(shū)檔案的規(guī)范化管理[3]。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著醫(yī)療體系改革的深入，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要部分，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著重要的影響，應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院的重視，對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，面對(duì)龐大的文書(shū)檔案資料，應(yīng)當(dāng)建立起一支具備較高技術(shù)素養(yǎng)和管理意識(shí)的文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)，以提高對(duì)文書(shū)檔案的管理水平和管理效率。此外，還要加強(qiáng)文書(shū)檔案的信息化建設(shè)，建立起嚴(yán)格的文書(shū)檔案管理制度促使醫(yī)院的文書(shū)檔案能夠更好的為醫(yī)院所服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院管理體制的深化改革。

參考文獻(xiàn)：

[1]李金英，李雪梅，張悅.淺談醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2019 （22）：91-92.

[2]徐源文.醫(yī)院文書(shū)檔案的規(guī)范化管理策略[J].企業(yè)文化（中旬刊），2019 （9）：183.

[3]楊曼玉.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的思考[J].卷宗，2019，9 （31）：69.