圖書館人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)探索與實踐

楊玉娟

摘要：文章分析目前圖書館的發(fā)展和國家事業(yè)單位體制改革的現(xiàn)狀，找出圖書館人事檔案管理的瓶頸，利用信息化手段建設(shè)人事檔案系統(tǒng)，內(nèi)容包括系統(tǒng)架構(gòu)、資料維護、界面設(shè)計、與外聯(lián)系統(tǒng)互聯(lián)互通、系統(tǒng)安全五個方面，實現(xiàn)圖書館人事檔案精準的核心管理。

關(guān)鍵詞：圖書館；人事檔案；管理

隨著圖書館事業(yè)的發(fā)展和國家事業(yè)單位體制改革的深入，圖書館人事管理工作量和復(fù)雜性日益增長，正面臨越來越大的挑戰(zhàn)。目前各級公共圖書館在編人員不斷增長，人才工作越來越受到重視，人事管理部門如何改進管理手段提高工作效率，推進人才管理工作更好地適應(yīng)時代發(fā)展需求顯得尤為迫切。

一、圖書館人事檔案工作現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)無法全面動態(tài)掌握圖書館人事信息，影響決策

人事檔案管理是全局性工作，廣義的人事信息分布在人事、財務(wù)等各個職能部門，客觀上形成了人事信息的分散性的格局，且各部門信息標準和口徑不統(tǒng)一，信息整合難度高，數(shù)據(jù)更新不同步，人事部門難以掌握全面的人事信息。沒有一個快速響應(yīng)的全局性人事檔案管理信息平臺，很難及時、準確地為領(lǐng)導(dǎo)的人事決策提供人才梯隊、人力成本、工資結(jié)構(gòu)、人才預(yù)測等數(shù)據(jù)化支持。

（二）圖書館各層次考核工作較多，缺乏平臺支持

圖書館在進行中層干部年度考核、聘期考核、職工年度考核工作時，由于涉及范圍廣、時間緊，需要大量信息采集、整理、統(tǒng)計、分析，缺乏平臺支持，依靠傳統(tǒng)手工方式，工作煩瑣，勞動量巨大，且容易出錯，也很難對考核結(jié)果進行深入分析。

（三）南京圖書館人事檔案管理目前存在的難點

在目前的運作管理模式下，南京圖書館人力資源服務(wù)的模式也因用戶業(yè)務(wù)流程的復(fù)雜而變得復(fù)雜，相應(yīng)地，人力資源服務(wù)的信息流因受到單位各級機構(gòu)在人力資源管理權(quán)限上的分工、約束而變得更加細化。人事部門職員平時大部分時間都忙于復(fù)雜而煩瑣的事務(wù)性工作，因此，迫切需要由相關(guān)部門和人員牽頭協(xié)作，建立一套由上到下的人力資源管理計算機系統(tǒng)，改變目前人力資源服務(wù)效率低下的局面，全面提升人力資源服務(wù)工作的效率和水平。具體來說，面臨的問題主要如下：

（1）單位各類人員信息沒有整合，信息分割、重復(fù)勞動，內(nèi)部具備暢通的局域網(wǎng)，卻沒有在人力資源服務(wù)方面有效地利用起來，工作效率和數(shù)據(jù)的利用率不高。

（2）整個單位內(nèi)部，由上而下沒有一套統(tǒng)一的人力資源管理軟件，彼此之間缺乏信息共享，上下交流不暢，單位對下屬機構(gòu)單位的管理停留在簡單的報表數(shù)字上，是粗放型的管理，無法為管理層的決策提供數(shù)據(jù)支持。

（3）南京圖書館具備獨特的行業(yè)特點，隨著業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)量的擴大，單位無法及時準確地掌握人員流動的整體狀況及人才的儲備情況。

（4）從單位內(nèi)部到各下屬分支機構(gòu)的業(yè)務(wù)部門都已意識到：由于陷于日常煩瑣的事務(wù)性工作，在內(nèi)部職工的激勵、考核、培訓(xùn)等方面缺乏深入細致的研究、規(guī)劃、實施，難以支撐南京圖書館可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。

人事檔案管理信息化是建立科學(xué)的考核評價體系，實現(xiàn)人事檔案管理信息高度共享的基礎(chǔ)與前提，是提升圖書館人事管理水平的有效手段和必然途徑。

二、南京圖書館人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)探索與實踐

（一）需求分析

由于南京圖書館人力資源服務(wù)信息化建設(shè)具有一定的基礎(chǔ)，之前實施過類似的人力資源管理軟件，因此，我們采取“總體規(guī)劃，分步實施”原則，循序漸進，化解風(fēng)險，保證整個項目的實施成功，確保人力資源服務(wù)工作信息化發(fā)展規(guī)劃與公共圖書館事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的和諧統(tǒng)一。南京圖書館人力資源管理信息化規(guī)劃目標具體闡述如圖1所示。

（二）南京圖書館人事檔案系統(tǒng)設(shè)計

1.軟件要求

（1）客戶機操作系統(tǒng)：WindowsXP/Windows7/Windows8/ Windows10；

（2）客戶機瀏覽器：IE10.0及以上版本；

（3）數(shù)據(jù)庫：SQL Server2012/ 2014。

2.硬件要求

（1）最低配置

CPU：4核2.0GHz，內(nèi)存：8GB DDR3，網(wǎng)卡：1000Mb以太網(wǎng)卡，硬盤：500G；

（2）推薦配置

CPU：8核2.5GHz，內(nèi)存：64GB DDR3，網(wǎng)卡：1000Mb以太網(wǎng)卡，硬盤：1T。

3.服務(wù)器

考慮到南京圖書館人力資源管理模式，建議采用IBM System X3650或其他廠商的同等配置的機器。

4.系統(tǒng)總體構(gòu)架

南京圖書館人事檔案管理系統(tǒng)劃分三個層面，如圖2所示，對外提供一個數(shù)據(jù)接口。體系結(jié)構(gòu)層層支撐，實現(xiàn)業(yè)務(wù)平臺的可靠運行與一體化管理。

5.功能模塊

（1）組織架構(gòu)管理

組織機構(gòu)實現(xiàn)了單位、部門和崗位信息的管理，包括設(shè)置單位的框架結(jié)構(gòu)；錄入和修改單位、部門或崗位信息；對單位、部門及崗位信息進行查看；可對單位、部門、崗位分層管理，并對組織機構(gòu)進行歸檔，生成機構(gòu)圖、崗位匯報關(guān)系圖。

（2）崗位管理

實現(xiàn)對基準崗位信息的管理，包括基本信息、崗位任職資格、崗位素質(zhì)指標、崗位職責(zé)等相關(guān)崗位信息，同時支持對基準崗位附件的管理，包括上傳、下載、瀏覽；支持直接打印基準崗位各類表格，如基準崗位說明書等?；鶞蕧徫唤⒑螅飨录墕挝恍陆◢徫粫r，可以直接引用標準崗位體系中崗位，同時可以帶入基準崗位的信息。

基準崗位管理是指對組織內(nèi)的所有基準崗位進行定義，崗位信息包括任職要求、職級職稱信息、薪資標準、績效標準、素質(zhì)能力要求，為員工任職提供基本崗位信息，為崗位設(shè)置提供對應(yīng)基準崗位信息。

（3）員工管理

員工管理模塊是人力資源系統(tǒng)中最基本，也是用戶最常用的一個模塊，人事業(yè)務(wù)的日常工作，如：新增人員、查詢?yōu)g覽、統(tǒng)計分析、花名冊、登記表、信息維護等均在此模塊中完成。

（4）報表管理

對單位中各類人員信息進行統(tǒng)計、制作統(tǒng)計報表，這是人事工作者最常進行的工作，也是上級領(lǐng)導(dǎo)做宏觀決策所依賴的基本數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)手工制表方式費時費力，效率低、準確性差，已不能滿足現(xiàn)今人事勞資管理工作的要求。

本系統(tǒng)的報表管理模塊采用了先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?？蛻舳送ㄟ^瀏覽器即可輕松、高效地完成報表的所有業(yè)務(wù)。提供了高效靈活方便的報表設(shè)計工具，既可自動生成預(yù)定義的年報統(tǒng)計報表，也可由用戶自定義統(tǒng)計報表，并可對報表進行編輯、校驗、上報或接收、匯總。

（5）合同管理

勞動合同是人力資源管理中的一項基本內(nèi)容，能夠完成日常的簽訂勞動合同、續(xù)簽勞動合同、解除勞動合同；打印合同臺賬；計算；統(tǒng)計分析等，實現(xiàn)了合同的動態(tài)管理。

（6）考勤管理

用業(yè)務(wù)模板來實現(xiàn)加班、請假、公出申請及審批功能。

模板中年假的申請跟考勤模塊中年假天數(shù)、年假起始天數(shù)、年假終止天數(shù)、上年度結(jié)余天數(shù)、結(jié)余截止日期關(guān)聯(lián)進行計算，并在請年假時進行年假天數(shù)控制。

此模塊對考勤數(shù)據(jù)提供創(chuàng)建、統(tǒng)計、計算、匯總、審批等功能，方案考勤員初次進入默認顯示已創(chuàng)建未歸檔考勤區(qū)間下自己所負責(zé)考勤方案的填報情況，同時也可在此界面創(chuàng)建新周期月份的考勤表數(shù)據(jù)（后臺程序自動給各填報機構(gòu)的考勤員推送一條填報任務(wù)），并對各機構(gòu)填報上來的考勤表執(zhí)行審核、提交、歸檔方案配置、歸檔等操作，考勤數(shù)據(jù)的審核基于填報機構(gòu)執(zhí)行整體退回、報批、同意、提交。

（7）薪資管理

薪資變動主要是完成新進人員確定工資、崗變調(diào)薪、人員離退停薪變動、薪資普調(diào)等。調(diào)整結(jié)果應(yīng)用于薪資發(fā)放。

薪資變動模板審批方式支持靈活配置（是否需要審批），用戶根據(jù)具體的業(yè)務(wù)，對不同的業(yè)務(wù)類型靈活定義不同的審批流程（如自動流轉(zhuǎn)模式、手工指派模式），自動流轉(zhuǎn)模式的模板被定義了流程節(jié)點的，自動按照事先定義的流程被傳遞和審批；手工指派模式的模板需操作員根據(jù)需要指派給領(lǐng)導(dǎo)來審批。用戶可以隨時監(jiān)控業(yè)務(wù)審批過程。

（8）人事異動

在人力資源的日常業(yè)務(wù)中，每種業(yè)務(wù)都是由一系列的流程構(gòu)成，每個基本流程的過程觸發(fā)都是在特定的條件下產(chǎn)生的。人事業(yè)務(wù)的流程主要包括業(yè)務(wù)流程和審批流程。所謂業(yè)務(wù)流程是指一個業(yè)務(wù)完成以后才能開始下一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，比如員工調(diào)整崗位后，觸發(fā)薪資調(diào)整業(yè)務(wù)。所謂審批流程是指由多個人參與審批的業(yè)務(wù)流程。

人事異動主要基于審批流程的業(yè)務(wù)進行管理。用戶根據(jù)具體的業(yè)務(wù)，對不同的業(yè)務(wù)類型靈活定義不同的審批流程，并且支持多級審批流程。定義了的審批流程環(huán)節(jié)的模板將按照定義的流程被傳遞和審批。用戶可以隨時進行任務(wù)監(jiān)控。

三、結(jié)束語

圖書館建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)后，可以實現(xiàn)精準的核心人才管理。信息技術(shù)的應(yīng)用，也對人事檔案管理人員提出了新的要求，需要他們不斷提高個人素養(yǎng)，信息系統(tǒng)還提供了人才盤點功能，建立后備人才庫，實時體現(xiàn)人才結(jié)構(gòu)、現(xiàn)狀以及變化趨勢，為人才規(guī)劃提供了科學(xué)依據(jù)。

注釋與參考文獻

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