提高辦公室檔案管理科學化水平的路徑探討

李興信

摘要：從近些年的發(fā)展來看，我國的經(jīng)濟體制開始向著一個更為完善的方向發(fā)展，而且經(jīng)濟水平在逐步提升的過程中，對于社會中各個行業(yè)的發(fā)展也具有促進作用，而科學化管理是事業(yè)單位長遠發(fā)展的基礎(chǔ)，既能有效保證事業(yè)單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，還能夠在出現(xiàn)問題時有據(jù)可查?；诖耍恼潞喴治鎏岣咿k公室檔案管理科學化水平的路徑，希望能夠為事業(yè)單位檔案管理人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：科學化管理;檔案管理;應用策略

0.引言

快速發(fā)展的市場環(huán)境，為事業(yè)單位運行帶來了諸多的壓力，如何對事業(yè)單位進行有效管理，提高市場適應力、競爭力，這是現(xiàn)階段事業(yè)單位領(lǐng)導應該重點考慮的問題。基于目前的發(fā)展情況，要實現(xiàn)對事業(yè)單位的整體管理，獲得最大化的效益，應該意識到科學化管理和檔案管理之間的依存關(guān)系，構(gòu)建一個成熟且完善的內(nèi)部控制體系，這樣才能提高事業(yè)單位的管理水平，充分挖掘出事業(yè)單位內(nèi)在的發(fā)展力。對此，探討提高辦公室檔案管理科學化水平的路徑具備顯著實踐性價值。

1.辦公室檔案管理現(xiàn)狀

1.1不健全的內(nèi)控制度

當下的制度建設(shè)過于落后，導致事業(yè)單位在運轉(zhuǎn)期間出現(xiàn)了檔案管理方面的問題，這在某種程度上也影響到了基層相關(guān)工作的進行[1]。由于科學化管理大多是針對正在進行中的工作，所以不具備預見性，進而導致相關(guān)人員在實行管理任務的過程中，沒有意識到檔案管理工作中的滯后性與缺陷，進而增加了答案管理風險。事業(yè)單位檔案管理必須是非常嚴謹?shù)臅r候，需要各個部門為其提供精準數(shù)據(jù)，但是由于管理體系的不完善，使得這一工作的實行也受到了一些阻礙。

1.2科學化管理執(zhí)行工作不到位

部分事業(yè)單位在科學化管理中的執(zhí)行工作效率降低，部分事業(yè)單位缺少檔案管理的意識，沒有按照規(guī)定的時間去查詢與記錄檔案，經(jīng)常出現(xiàn)檔案記錄不全面、檔案資源丟失等情況[2]。同時，事業(yè)單位中還存在著管理不到位的情況，例如辦公室檔案管理中缺少責任人，缺乏有效的管理，檔案丟失現(xiàn)象頻繁發(fā)生，這些都嚴重制約了事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

1.3員工工作缺乏熱情

在一些基礎(chǔ)性的檔案管理工作中，檔案管理體系的實行覆蓋范圍也比較窄，尤其是在檔案信息記錄方面，增加了使用的難度性，而且后續(xù)各項管理計劃也難以進行，無形中增加檔案管理部門的壓力[3]。在這種情況下，事業(yè)單位職工的壓力會增加，他們的工作能力也沒有明顯提升，逐漸對工作缺乏熱情，不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

2.提高辦公室檔案管理科學化水平的路徑

2.1權(quán)責分明，完善檔案管理制度

事業(yè)單位管理者應該具備較強的權(quán)責意識，這樣才能進一步強化對各項工作的監(jiān)督和管理，降低內(nèi)部的檔案管理風險，在這項體系進行的過程中，一定要明確資金的運用情況，盡量結(jié)合事業(yè)單位的基本情況，保證制度的實操性[4]。在崗位設(shè)置方面始終堅持著相互制約的原則，雖然成立時間不長，但是設(shè)置了合理的會計工作崗位，確保崗位之間的權(quán)責分明，真正將內(nèi)控制度的有效性貫徹到底，保證了數(shù)據(jù)信息的真實性，而且經(jīng)辦人員也是相互分離，相互制約的。尤其是在經(jīng)費管理方面，對檔案管理費用成本進行系統(tǒng)性規(guī)劃，按照要求及時支付給職工，符合審批要求以后給予報銷，開支會有合理的單據(jù)，然后讓經(jīng)手人員簽字，領(lǐng)導審批，符合要求才能給予報銷，將事前、事后的資金監(jiān)督落實到實處，抵制不合理開支，避免出現(xiàn)過于嚴重的浪費現(xiàn)象，提高檔案管理綜合經(jīng)濟效益與實踐性價值。

2.2建立內(nèi)部管理主體，重視監(jiān)督工作

雖然內(nèi)部管理主體大多是不會參與到事業(yè)單位的經(jīng)營管理中，但是隨著事業(yè)單位規(guī)模的逐漸擴張，內(nèi)部管理的重要性開始突顯出來，而健全內(nèi)部管理主體也是事業(yè)單位未來的主要發(fā)展趨勢。在具體管理方面的問題，一方面缺乏有效溝通，管理人員的辦事過于古板，無法得到管理人員的認可，導致一些重要的檔案資料無法順利記錄或下載;另一方面，檔案質(zhì)量無法得到保障，檔案管理局限于資源完整性而不重視資源使用價值，無法滿足事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求現(xiàn)狀。同時，還要強化對審計人員的培訓工作，提高他們的綜合素質(zhì)，熟悉會計、法律和金融多方面的知識，在不斷學習的過程中，更快適應高層次審計工作的發(fā)展需求。

2.3完善績效考核，提高員工工作的熱情

從目前的經(jīng)營現(xiàn)狀來看，辦公室檔案管理工作中許多的管理主體、領(lǐng)導都沒有意識到科學化管理工作的重要性，認為辦公室檔案管理并不需要過于重視，甚至還有“走過場”的錯誤認知，只是憑借以往的經(jīng)驗去管理，導致資源浪費現(xiàn)象嚴重。為了推進事業(yè)單位的健康發(fā)展，應對市場競爭，還需要完善績效分配制度，首先是對事業(yè)單位的核心業(yè)務和重要指標進行考核，真正將考核工作的約束性和激勵性體現(xiàn)出來。其次，堅持多層次推進的方式，按照不同崗位、不同任務來制定發(fā)展策略，每個崗位實行競爭上崗，在輪回換崗的基礎(chǔ)上，提高員工工作能力的時候，也能喚醒他們對工作的熱情。最后，多渠道的激勵方式，按照事業(yè)單位的發(fā)展情況，針對各個崗位的基本特點，真正將激勵的方法和目的進行有效整合，并根據(jù)后續(xù)評價進行修訂與完善，在合適的崗位上工作，從而調(diào)動職工的工作熱情。

3.總結(jié)

綜上所述，事業(yè)單位是否擁有完善的科學化辦公室檔案管理體系，逐漸成為評判一個公式成功是否的重要標準，市場經(jīng)濟快速發(fā)展的當下，事業(yè)單位的檔案管理問題愈加明顯，而且這些問題呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢，所以做好科學化管理工作，是事業(yè)單位發(fā)展的必然需求。在具體實踐的過程中，要將科學化管理和管理工作進行有效整合，調(diào)整管理策略，積極宣傳事業(yè)單位先進的內(nèi)控理念，這樣才能提高事業(yè)單位的經(jīng)營水平，向著一個更為良好的方向發(fā)展。

參考文獻：

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