中專學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理探討

張永誠

摘 要：檔案管理工作是中專學(xué)校管理工作的重要組成部分，尤其是在我國教育改革不斷深入的大環(huán)境之下，中專學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范程度和標(biāo)準(zhǔn)程度是與中專學(xué)校的發(fā)展直接掛鉤的，但是就目前來看，很多中專學(xué)校在檔案管理上都存在著或多或少的問題，這些問題的存在阻礙了中專學(xué)校的發(fā)展?；诖?，本文將結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)中專學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)、中專學(xué)校在檔案管理工作中存在的問題以及具體的解決措施進(jìn)行深入探討。

關(guān)鍵詞：中專學(xué)校;檔案工作;規(guī)范化管理;標(biāo)準(zhǔn)化管理

中專學(xué)校也是我國教育界的一大重要組成部分，也承擔(dān)著為社會(huì)輸送人才的重任，所以中專學(xué)校的發(fā)展也必須要引起重視。而中專學(xué)校想要發(fā)展，想要擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，加強(qiáng)教育質(zhì)量與做好學(xué)校管理工作兩者缺一不可，而檔案管理工作正是學(xué)校管理工作的重要組成部分。而隨著中專學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校檔案的種類和數(shù)量也會(huì)不斷上漲，加強(qiáng)中專學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化也就成為了中專學(xué)校的重點(diǎn)關(guān)注問題，需要及時(shí)的改進(jìn)創(chuàng)新。

1 中專學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)

1.1 中專學(xué)校檔案管理工作對(duì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高

中專學(xué)校的檔案管理工作十分重要，關(guān)系到中專學(xué)校的管理質(zhì)量以及日后學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展，而且中專學(xué)校的檔案管理工作內(nèi)容也比較復(fù)雜，所以，想要從事中專學(xué)校檔案管理工作，首先第一點(diǎn)就是要具備極高的專業(yè)素養(yǎng)。熟練掌握有關(guān)檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)只是基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上，計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、專業(yè)知識(shí)與交叉學(xué)科知識(shí)都必須要熟練掌握，這是對(duì)于中專學(xué)校檔案管理工作對(duì)檔案管理人員知識(shí)層面的需求。其次第二點(diǎn)就是要有熱情負(fù)責(zé)的工作態(tài)度以及良好的學(xué)習(xí)能力。首先，檔案管理人員的工作態(tài)度對(duì)于工作效率、工作質(zhì)量的影響實(shí)在太大，所以，想要從事中專學(xué)校檔案管理工作，熱情負(fù)責(zé)的工作態(tài)度是必不可少的。然后，良好的學(xué)習(xí)能力可以讓中專學(xué)校的檔案管理更加先進(jìn)、更加有效。

1.2 中專學(xué)校檔案數(shù)量種類繁多，查閱方式比較簡便

中專學(xué)校的檔案種類數(shù)量繁多，涉及學(xué)生信息、教師信息等多個(gè)方面。所以，中專學(xué)校的檔案管理工作內(nèi)容也是非常復(fù)雜。但得益于現(xiàn)代學(xué)科技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得以廣泛的普及，現(xiàn)代大多數(shù)中專學(xué)校的各類檔案都采用計(jì)算機(jī)錄入的方式進(jìn)行管理。各種文字處理軟件、文檔管理軟件等應(yīng)用軟件的普及大大方便了中專學(xué)校的檔案管理工作，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的錄入以及管理既節(jié)約了紙張，保護(hù)了環(huán)境，同時(shí)又節(jié)省了人力資源，大大提高了檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，對(duì)于中專學(xué)校的發(fā)展來說很有幫助。

1.3 中專學(xué)校的檔案管理工作需要投入的資金成本較少

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)容量也越來越大，檔案信息的錄入與管理僅僅需要幾臺(tái)計(jì)算機(jī)便可以，這大大的方便了中專學(xué)校檔案信息的錄入與管理?？梢哉f計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展極大的改變了中專學(xué)校的檔案管理方式。電子檔案的使用不僅保證了檔案信息的全面性，使學(xué)校的檔案信息不易丟失。同時(shí)還可以建立起系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)目錄，只需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作就可以對(duì)中專學(xué)校檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)的管理以及各種檔案信息的查找。這種管理方式極大地提高了檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量，檔案管理只需要幾個(gè)人就可以進(jìn)行很好的管理，節(jié)省了學(xué)校大量的人力物力成本。

2 中專學(xué)校檔案管理工作中存在的具體問題

2.1 中專學(xué)校缺乏完善的檔案管理制度

雖然現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得中專學(xué)校的檔案管理工作變得簡單了很多，但是所有工作的開展都必須要有一套合理完善的管理措施，這樣才能保證工作的順利進(jìn)行，檔案管理工作也是如此。但就目前的情況來看，很多中專學(xué)校對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視程度不夠，也沒有完善的學(xué)校檔案管理制度，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理比較混亂，很容易出現(xiàn)管理問題。學(xué)校檔案是非常重要的數(shù)據(jù)信息，在管理方面是不能出現(xiàn)問題的，而檔案管理制度的缺乏可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)校檔案分類太過簡單造成查找信息困難、學(xué)校檔案確缺失或者遺漏以及因?yàn)闄n案管理人員的責(zé)任不明確導(dǎo)致的互相推諉責(zé)任等一系列問題。同時(shí)學(xué)校檔案的重要程度也是有輕有重，進(jìn)行分級(jí)管理對(duì)于中專學(xué)校的檔案管理也是很好的，但是還有很多中專學(xué)校沒有意識(shí)到這一點(diǎn)。

2.2 中專學(xué)校沒有專業(yè)的檔案管理人才

擁有完善的管理制度是中專學(xué)校檔案管理工作順利進(jìn)行的前提條件，但是如果沒有專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理制度的推進(jìn)也不會(huì)順利，中專學(xué)校的檔案管理制度將依舊是一團(tuán)亂麻。但是，目前專業(yè)從事檔案管理的人才數(shù)量不多，能在中專學(xué)校從事檔案管理的人才更是少之又少，很多中專學(xué)校的檔案管理人員都不是專業(yè)的，甚至是“身兼數(shù)職”。這就很容易造成管理人員不重視中專學(xué)校的檔案管理，不了解學(xué)校檔案的真正價(jià)值。缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)會(huì)導(dǎo)致管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率大大增加，檔案分類錯(cuò)誤、分級(jí)錯(cuò)誤等失誤的發(fā)生是不利于中專學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)行的。

2.3 中專學(xué)校之間沒有專門的檔案管理交流平臺(tái)

時(shí)代在進(jìn)步，中專學(xué)校的檔案管理制度也應(yīng)該隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)步。時(shí)刻保持檔案管理制度的先進(jìn)性也是保證中專學(xué)校管理質(zhì)量的一大重要條件。想要保證中專學(xué)校檔案管理制度的先進(jìn)性，就必須要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，但創(chuàng)新的靈感并不常有，加強(qiáng)各中專學(xué)校檔案管理人員之間的交流，互相借鑒檔案管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)于中專學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)來說就是一種不錯(cuò)的方式，但是目前各中專學(xué)校檔案管理人員之間的交流太少了，也沒有專門的交流平臺(tái)。這很容易產(chǎn)生“閉門造車”的問題，需要引起各中專學(xué)校的重視。

3 加強(qiáng)中專學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的具體方法措施

3.1 建立完善的中專學(xué)校檔案管理制度

中專學(xué)校想要做好檔案管理工作，首先第一點(diǎn)就是要加大對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視程度，并根據(jù)學(xué)校的具體情況制訂出一套完善的規(guī)范化檔案管理制度。完善的中專學(xué)校檔案管理制度至少要做到以下幾點(diǎn)：第一，明確各管理人員的責(zé)任，防止因?yàn)樨?zé)任不明確所導(dǎo)致的辦事效率低下，管理人員之間互相扯皮、互相推諉的情況發(fā)生。第二，建立完善的檔案資料分級(jí)、分類制度，細(xì)化學(xué)校的檔案資料分類，防止管理混亂問題的出現(xiàn)。檔案資料分類、分級(jí)對(duì)于中專學(xué)校的檔案管理來說非常重要，因?yàn)槭紫?，檔案資料分類分級(jí)便于資料查找以及管理。其次，資料不易丟失，在進(jìn)行新的檔案資料錄入時(shí)也不易遺漏，可以使中專學(xué)校檔案管理工作的工作效率大幅度提升。