管理會(huì)計(jì)在企業(yè)信息化管理中的運(yùn)用

沈雅琴

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展和它在財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用為企業(yè)加快轉(zhuǎn)型升級(jí)提供了技術(shù)支撐。而管理會(huì)計(jì)是為了提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，通過一系列專門的方法，讓企業(yè)各級(jí)管理人員能根據(jù)日常發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)劃和控制，并幫忙決策者判斷與作出戰(zhàn)略規(guī)劃，是企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體的最有效的工具。L公司作為電梯企業(yè)，筆者通過L公司信息化實(shí)施過程中的問題并結(jié)合管理會(huì)計(jì)內(nèi)控管理需要進(jìn)行分析，重新梳理管理流程，制定實(shí)施策略。使信息技術(shù)融合于會(huì)計(jì)管理中，促進(jìn)企業(yè)在優(yōu)化資源、轉(zhuǎn)型升級(jí)過程中逐見成效。在近兩年房地產(chǎn)市場不景氣、同行業(yè)業(yè)績大幅下降情況下，產(chǎn)量連續(xù)2年提升30%以上。希望L公司ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施對(duì)相關(guān)企業(yè)有借鑒與參考作用。

關(guān)鍵詞：ERP;實(shí)施;管理會(huì)計(jì);L電梯企業(yè)

一、L公司ERP運(yùn)行過程中的問題

（一）項(xiàng)目號(hào)編碼無規(guī)則，如某區(qū)域生成某項(xiàng)目有效訂單10臺(tái)，區(qū)域編號(hào)為A，則項(xiàng)目號(hào)為A001/010。其用意是將這10臺(tái)梯相應(yīng)編成A001、A002、A003…A010。但實(shí)際操作中，因不同業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)點(diǎn)不同，不同的人會(huì)截取不同的段來切割該項(xiàng)目號(hào)。如銷售助理做發(fā)貨申請(qǐng)時(shí)，會(huì)根據(jù)發(fā)貨批次編輯項(xiàng)目號(hào)如A003/007，而工程部可能會(huì)根據(jù)工程進(jìn)度編輯如A003/004; A005/007等不同項(xiàng)目號(hào)，對(duì)后期統(tǒng)計(jì)帶來諸多不便，又很不直觀。

（二）技術(shù)部物料編碼規(guī)則不明確，一物多碼、一碼多物現(xiàn)象履見不鮮。此現(xiàn)象直接引發(fā)采購員的惰性，碰到采購清單上某些物料在ERP系統(tǒng)沒有維護(hù)物料編碼，直接借用現(xiàn)有物料號(hào)了事。物料混亂程度可想而知。

（三）技術(shù)部BOM不清晰。因物料編碼規(guī)則不明確，致使BOM表無法做到唯一性，或者即使知道某幾種物料可替代，也無法做明確指定。此現(xiàn)象直接導(dǎo)致物料控制困難，最低采購量、安全庫存管理趨于形式。

（四）銷售模塊與工程安裝模塊脫節(jié)，加上項(xiàng)目號(hào)隨意編制，項(xiàng)目成本利潤分析非常困難。

（五）安裝模塊與維保模塊脫節(jié)。售后服務(wù)過程中需要花好長時(shí)間去認(rèn)證是否在免保期內(nèi)？售后維修配件是否有特殊免保約定？哪些項(xiàng)目已到有償維保階段？

（六）因ERP基礎(chǔ)設(shè)置不夠完備，實(shí)施過程中問題很多，導(dǎo)致ERP使用人員對(duì)系統(tǒng)失去信任，甚至不愿去用ERP而寧愿另行通過EXCEL表格形式記錄業(yè)務(wù)，導(dǎo)致員工工作量增加，部門之間信息不通暢，而進(jìn)入惡性循環(huán)。

（七）對(duì)有質(zhì)保要求、需要重點(diǎn)管理的主要部件沒有編碼存檔，發(fā)生售后投訴沒法快速反應(yīng)做出正確判斷，客戶服務(wù)質(zhì)量有待提高。

（八）行業(yè)特性，個(gè)人墊支項(xiàng)目款、委托代付款較多，系統(tǒng)沒有設(shè)置項(xiàng)目結(jié)轉(zhuǎn)單，導(dǎo)致應(yīng)收賬目混亂。

（九）安裝、維保合同可手動(dòng)錄入，導(dǎo)致項(xiàng)目號(hào)不對(duì)應(yīng)，財(cái)務(wù)審核困難。

（十）生產(chǎn)班組之間交接不清，出現(xiàn)缺錯(cuò)件互相推諉，影響交貨及時(shí)率，影響公司信譽(yù)。

二、管理改善步驟

結(jié)合以上問題點(diǎn)，通過近一年的梳理，分三個(gè)階段推進(jìn)。首先是基礎(chǔ)供應(yīng)鏈職能，讓ERP圍繞整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)展開，并以ERP為基礎(chǔ)， 為管理者提供數(shù)據(jù)分析支持。第二階段企業(yè)內(nèi)部兩化融合平臺(tái)搭建。包括外勤人員手機(jī)APP工作平臺(tái)建設(shè)，刷卡報(bào)工、機(jī)聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)崗平臺(tái)建設(shè)。第三階段外聯(lián)平臺(tái)搭建。包括銀企直接、財(cái)務(wù)操作系統(tǒng)、客戶報(bào)價(jià)管理體系、供應(yīng)商報(bào)價(jià)結(jié)算管理體系。

第一階段：企業(yè)內(nèi)部價(jià)值鏈中的ERP管理

1.部門架構(gòu)及基礎(chǔ)信息維護(hù)?；A(chǔ)信息維護(hù)： 物料編碼、客戶供應(yīng)商、電梯主要參數(shù)信息、人員檔案信息等均是非常重要的ERP實(shí)施基礎(chǔ)信息資料。如物料編碼的混亂帶來的管理難度在本文開頭已簡單描述，此處不再綴述。而電梯主要參數(shù)信息的維護(hù)不僅影響企業(yè)生產(chǎn)過程，而且將影響到電梯使用全過程，影響到電梯整個(gè)使用周期。具體包括：部門架構(gòu)，人員檔案，客戶、供應(yīng)商檔案，物料編碼規(guī)則及物料檔案，庫位設(shè)置，權(quán)限設(shè)置，BOM結(jié)構(gòu)，裝箱清單結(jié)構(gòu)。

2.模塊設(shè)置。企業(yè)可根據(jù)發(fā)展過程中不斷涌現(xiàn)的管理需要，靈活部署不同的管理模塊，獲得最佳的功能組合。電梯企業(yè)依據(jù)其特性，需設(shè)置人事、技術(shù)、銷售、生產(chǎn)計(jì)劃、采購、品質(zhì)、倉庫 、物流、安裝、售后維保、行政、財(cái)務(wù)十二大模塊。因電梯企業(yè)以銷定產(chǎn)特性，物料的有效控制將是供應(yīng)鏈管理的重中之重。以上各大管理模塊的最佳組合，將直接影響整個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈管理效應(yīng)，從而為有效的內(nèi)控管理打好基礎(chǔ)。

3.業(yè)務(wù)流程設(shè)置

（1）總流程：總體流程圍繞企業(yè)內(nèi)部價(jià)值鏈管理需求展開。以創(chuàng)新為基本理念，圍繞企業(yè)總體發(fā)展戰(zhàn)略，逐步推進(jìn)。設(shè)置為：業(yè)務(wù)員項(xiàng)目備案---合同評(píng)審---生成有效訂單---一排現(xiàn)場勘測---技術(shù)圖紙及BOM---二排生產(chǎn)計(jì)劃---材料采購（加工）---材料檢驗(yàn)入庫---生產(chǎn)制造----成品入庫---銷售發(fā)貨---現(xiàn)場收貨---安裝---技術(shù)監(jiān)督部門驗(yàn)收---進(jìn)入免保期---有償維保。

（2）具體流程，包括：研發(fā)立項(xiàng)審批流程，銷售合同評(píng)審流程，請(qǐng)購審批流程，采購訂單評(píng)審流程，費(fèi)用報(bào)銷審批流程，安裝合同審批流程，分包安裝審批流程，維保合同審批流程，售后發(fā)貨審批流程，運(yùn)輸物流審批流程;其他如辦公用品申請(qǐng)流程、派車申請(qǐng)流程、出差申請(qǐng)流程、出差回程報(bào)銷流程等OA辦公軟件功能均可在ERP中實(shí)現(xiàn)。

（3）權(quán)限設(shè)置：模塊和流程確定后需要進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。權(quán)限設(shè)置需結(jié)合公司組織架構(gòu)及各部門工作職責(zé)，合理設(shè)置。最關(guān)鍵目的是通過確定集權(quán)與分權(quán)，不同部門不同崗位有不同的權(quán)限，通過相互制約，做到提高工作效率、縮短工作流程。需要特別注明的是，ERP設(shè)置崗位權(quán)限，同樣需要審批流，避免權(quán)限設(shè)置不當(dāng)給公司造成不必要的損失。

4.報(bào)表開發(fā)

銷售訂單執(zhí)行情況報(bào)表體系，含子表：銷售出庫、發(fā)運(yùn)、開票、收款及客戶應(yīng)收款臺(tái)賬等，可根據(jù)需要選擇內(nèi)容;采購訂單執(zhí)行情況報(bào)表體系，含子表：采購入庫、采購發(fā)票結(jié)算、付款及供應(yīng)商應(yīng)付款臺(tái)賬等內(nèi)容?？筛鶕?jù)需要選擇;工程安裝進(jìn)度跟蹤執(zhí)行報(bào)表體系。

（1）項(xiàng)目執(zhí)行情況報(bào)表體系

流程及權(quán)限設(shè)置同時(shí)考慮并有效避免了導(dǎo)致ERP無法有效實(shí)施的幾大問題點(diǎn)。首先，銷售訂單編號(hào)方式由之前的無規(guī)則改成省區(qū)編號(hào)-年度-順序號(hào)，如北京為01號(hào)，18年第一份訂單，編號(hào)為0118001，銷售訂單錄入時(shí)必須做到一梯一碼，也就是梯號(hào)分列。梯號(hào)分列的另一個(gè)作用是，品管部需要一梯一檔建立電梯檔案資料，電梯關(guān)鍵及重要部件編號(hào)在建檔時(shí)必須填列清楚。因?yàn)閷?duì)于電梯企業(yè)來說，免保期是一個(gè)非常重要的節(jié)點(diǎn)，一旦電梯安裝驗(yàn)收通過，免保期既開始計(jì)算，系統(tǒng)可自動(dòng)計(jì)算各部件免保到期日。售后部門在接到客訴或售后發(fā)配件時(shí)，可根據(jù)系統(tǒng)提示直接判斷配件是否需收費(fèi)。另外，除銷售訂單需要手工錄入外，工程安裝合同、委托安裝合同、免保合同、有償維保合同必須參照銷前道合同生成，取消手工錄入合同權(quán)限。而且，工程安裝付款申請(qǐng)必須參照委托安裝合同生成，進(jìn)行總量控制。其次是物料編碼的梳理。技術(shù)部出具部件清單BOM和標(biāo)準(zhǔn)部件BOM，倉庫對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)BOM進(jìn)行倉庫整理，一物一碼。開發(fā)生產(chǎn)派工單，車間跟據(jù)計(jì)劃部下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)單進(jìn)行派工;倉庫接收到派工單后參照生成配料單發(fā)料;物料員領(lǐng)料、配發(fā);生產(chǎn)工人領(lǐng)料、生產(chǎn)并入庫。即節(jié)約了車間打領(lǐng)料申請(qǐng)的時(shí)間，也節(jié)約了辦公紙張，計(jì)件工資也根據(jù)生產(chǎn)入庫自動(dòng)計(jì)算，可節(jié)省工資核算員。再次，實(shí)現(xiàn)刷卡報(bào)工。班組之間通過派工單和工藝流程進(jìn)行上下道交接，加強(qiáng)上下道之間的相互監(jiān)督，且生產(chǎn)管理者可隨時(shí)撐握制作進(jìn)程，大大提高生產(chǎn)效率。

第二階段：企業(yè)內(nèi)部兩化融合平臺(tái)搭建

（2）APP平臺(tái)創(chuàng)建

L公司目前擁有工程安裝、維保人員160多人，人員分布在全國20個(gè)省、市、區(qū)，從人員考勤、安裝進(jìn)度、電梯運(yùn)行情況考慮都需要一支高速度、高效率的隊(duì)伍。使用手機(jī)APP后，工程人員隨時(shí)可將工地現(xiàn)場信息第一時(shí)間通過手機(jī)傳輸至總部客戶服務(wù)系統(tǒng)，客服人員第一時(shí)間做出反饋，且傳輸信息可以總服務(wù)平臺(tái)留檔、分析。同時(shí)大大提高工程人員的工作效率，如有工程人員偷工減料，總部第一時(shí)間可以察覺。

（3）物聯(lián)網(wǎng)

物聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用于L公司所有出廠的電梯上，總部平臺(tái)每時(shí)每刻計(jì)算和監(jiān)控每臺(tái)使用中電梯的運(yùn)行過程，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)異常就會(huì)報(bào)警，并將異常分析第一時(shí)間下通過手機(jī)APP下達(dá)指令到項(xiàng)目分管工程人員處，及時(shí)維修。使每個(gè)客戶放心坐梯，大大提高客戶信譽(yù)度。

（4）機(jī)聯(lián)網(wǎng)

實(shí)現(xiàn)技術(shù)圖紙直接傳輸至數(shù)控智能設(shè)備，企業(yè)生產(chǎn)準(zhǔn)備時(shí)間及換型準(zhǔn)備時(shí)間平均縮短20-25%;企業(yè)數(shù)控程序可重復(fù)利用率提高30%;工藝人員程序查找時(shí)間縮短30%以上;系統(tǒng)根據(jù)電梯設(shè)計(jì)參數(shù)自動(dòng)排版，自動(dòng)計(jì)算料耗，材料損耗率下降5%以上;機(jī)聯(lián)網(wǎng)設(shè)備數(shù)據(jù)透明化，企業(yè)設(shè)備綜合利用率提高，人員工時(shí)準(zhǔn)確率提高，真正體現(xiàn)多勞多得，員工積極性提高，勞動(dòng)效率提高。改善最為顯著的是電子車間從最初的22人不能按時(shí)完成生產(chǎn)任務(wù)，到剩9個(gè)人還搶活干，并100%保質(zhì)保量按時(shí)交貨。

第三階段：外聯(lián)平臺(tái)搭建

（5）銀企直連。ERP與銀行收付系統(tǒng)接口，在保證資金、信息安全前提下，大大提高出納人員工作效率。

1）客戶網(wǎng)上報(bào)價(jià)體系。客戶可直接進(jìn)入ERP專用報(bào)價(jià)端口，錄入電梯參數(shù)，系統(tǒng)即可自動(dòng)計(jì)算并報(bào)價(jià)。公司合同部接收到客戶報(bào)價(jià)信息后，可第一時(shí)間進(jìn)行初步審核并發(fā)起合同評(píng)審。合同評(píng)審?fù)ㄟ^即可自動(dòng)生成銷售訂單，各項(xiàng)參數(shù)將直接作為技術(shù)圖紙制作、生產(chǎn)制造的直接信息。既可避免參數(shù)在傳遞過程中出錯(cuò)，又大大提高接單效率。

2）供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)、結(jié)算體系。采購部接收到計(jì)劃部下達(dá)的采購申請(qǐng)指令后，即可自動(dòng)轉(zhuǎn)化成采購訂單到指定供應(yīng)商。供應(yīng)商接收到訂單后，回復(fù)交期，達(dá)成一致，制作交貨。供應(yīng)商可隨時(shí)查看貨物驗(yàn)收入庫進(jìn)度，并根據(jù)驗(yàn)收入庫單進(jìn)行對(duì)賬、開票并在 ERP進(jìn)行發(fā)票結(jié)算申請(qǐng)。整個(gè)采購過程效率提高一倍以上。

筆者認(rèn)為，企業(yè)信息化建設(shè)需圍繞企業(yè)價(jià)值鏈展開，所有的改善過程都是圍繞著成本、效益出發(fā)的。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的迅猛發(fā)展，它還可以拓展到企業(yè)與供應(yīng)商、客戶等上下游之間的作業(yè)鏈中，從而形成企業(yè)與企業(yè)間的資源共享和交易平臺(tái)。

三、取得成效

所有的改善都體現(xiàn)在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和員工、客戶、供應(yīng)商及政府部門的滿意度上。在房地產(chǎn)市場逐漸低迷的情況下，市場競爭日趨激烈，但銷售臺(tái)量年增長比例均在25%以上 ;銷售額增長幅度均在20%以上。銷售額增長幅度低于臺(tái)量增長幅度的原因是近兩年別墅梯臺(tái)量增長較快，相對(duì)銷售價(jià)格較低。利潤總額由2015年的負(fù)利潤到2017年的1416.3萬元利潤，完全能夠反映出一系列的改善措施對(duì)企業(yè)經(jīng)營的作用。員工年均工資增長比例大于社會(huì)平均工資增長比例，員工工作積極性提高，形成一種良性循環(huán)。

四、總結(jié)

面對(duì)企業(yè)信息化的挑戰(zhàn)，企業(yè)的外部信息流要和企業(yè)內(nèi)部信息流緊密結(jié)合，才能最大化地發(fā)揮企業(yè)的經(jīng)營效率。隨著企業(yè)電梯銷售量的不斷增加，售后管理壓力會(huì)越來越大。電梯信息化設(shè)計(jì)如能將用戶需求直接通過企業(yè)APP平臺(tái)直接傳送至企業(yè)ERP系統(tǒng)，將大大提高售后服務(wù)的時(shí)效性，滿足廣大電梯用戶的急時(shí)之需。這也是后階段L公司信息化建設(shè)需要探索和創(chuàng)新的目標(biāo)。企業(yè)管理會(huì)計(jì)部門需要強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理，通過專業(yè)的方式方法，收集、匯總、分析和報(bào)告各種經(jīng)濟(jì)信息，借以進(jìn)行預(yù)測和決策，制定計(jì)劃、對(duì)經(jīng)營業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，并對(duì)照業(yè)績進(jìn)行評(píng)價(jià)，以保證企業(yè)改善經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]張麗宏.ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)管理的數(shù)據(jù)需求與應(yīng)用分析[J].當(dāng)代會(huì)計(jì)，2019（05）：81-82.