淺析會(huì)計(jì)科目規(guī)范化使用對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表分析的作用

張波

摘 要 財(cái)務(wù)管理人員因單位各類管理的需要，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析，從而向有關(guān)各方提供管理和決策有意義的財(cái)務(wù)信息。在對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析時(shí)，往往要層層分解財(cái)務(wù)報(bào)表各項(xiàng)目背后發(fā)生的財(cái)務(wù)源數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)被記錄在各會(huì)計(jì)科目項(xiàng)下。如果會(huì)計(jì)科目不能規(guī)范化使用，同樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)被記錄在不同的會(huì)計(jì)科目下，或者將完全不相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄在同一個(gè)會(huì)計(jì)科目下，這違背了會(huì)計(jì)核算的一致性和真實(shí)性要求，最終財(cái)務(wù)報(bào)表的分析就失去了它的意義。本文就企業(yè)會(huì)計(jì)科目規(guī)范化使用有關(guān)問題及其對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表分析的作用進(jìn)行簡要探討。

關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì)科目 規(guī)范化 財(cái)務(wù)報(bào)表分析

一、規(guī)范化使用會(huì)計(jì)科目對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表分析的意義

財(cái)務(wù)報(bào)表分析是依據(jù)會(huì)計(jì)核算結(jié)果和會(huì)計(jì)報(bào)表及其他相關(guān)資料，運(yùn)用一系列專門的分析技術(shù)與方法，對(duì)企業(yè)等經(jīng)濟(jì)組織不同時(shí)間點(diǎn)或期間有關(guān)的籌資、投資、經(jīng)營以及分配等活動(dòng)的盈利能力、償債能力、營運(yùn)能力和增長能力等狀況進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)的經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)。它可以提供準(zhǔn)確的信息或依據(jù)到企業(yè)的投資者、債權(quán)人、經(jīng)營者及其他關(guān)心企業(yè)的組織或個(gè)人，幫助他們了解和評(píng)價(jià)企業(yè)的現(xiàn)狀以及預(yù)測(cè)企業(yè)的未來作出正確決策。做好財(cái)務(wù)報(bào)表的分析工作在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展過程中有著不容忽視的作用。

企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)報(bào)表編制要基于會(huì)計(jì)科目的設(shè)定和運(yùn)用。會(huì)計(jì)科目是各單位依據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)制度或企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中關(guān)于確認(rèn)和計(jì)量的規(guī)定而制定的，涵蓋了各類企業(yè)的交易或事項(xiàng)。設(shè)置會(huì)計(jì)科目是對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的具體內(nèi)容加以科學(xué)歸類，是進(jìn)行分類核算與監(jiān)督的一種方法，各單位可以依據(jù)其自身的實(shí)際情況自行增設(shè)、分拆和合并會(huì)計(jì)科目。會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)語言，在記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化使用，這樣可以確保后期財(cái)務(wù)報(bào)表的數(shù)據(jù)分析具備真實(shí)性、完整性以及一致性。為此各單位都應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)科目規(guī)范化使用，這也是單位管理水平是否良好的一個(gè)評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。

二、會(huì)計(jì)科目未能規(guī)范化使用的問題及分析

（一）會(huì)計(jì)科目未能規(guī)范化使用的現(xiàn)狀

一般來說，設(shè)制建賬的企業(yè)參考會(huì)計(jì)制度或企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則都制定了其自有的會(huì)計(jì)科目，但是往往在規(guī)范化使用會(huì)計(jì)科目方面管理不完善，特別容易出現(xiàn)以下兩種情況：

第一，會(huì)計(jì)科目混用于不同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。同一個(gè)會(huì)計(jì)科目項(xiàng)下記錄了多種互不相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，特別是明細(xì)科目，越是末級(jí)科目越容易被混用。例如，A生產(chǎn)企業(yè)的會(huì)計(jì)明細(xì)科目“制造費(fèi)用-能源費(fèi)用-水費(fèi)”在某個(gè)期間同時(shí)記錄了自來水費(fèi)、污水處理費(fèi)以及運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用。當(dāng)該企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)成本分析時(shí)，成本中水費(fèi)成本的趨勢(shì)和真實(shí)數(shù)據(jù)都無法通過該明細(xì)賬的結(jié)果來真實(shí)反映。如果僅直接以該明細(xì)科目的結(jié)果來分析成本，那這個(gè)報(bào)表分析的結(jié)果將會(huì)誤導(dǎo)管理層對(duì)能源費(fèi)用的管理方向。

第二，同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所用的會(huì)計(jì)科目不一致。同一類型的業(yè)務(wù)，有時(shí)用甲科目，有時(shí)用乙科目。例如，A生產(chǎn)企業(yè)的自來水費(fèi)用按規(guī)范化要求，應(yīng)該僅使用會(huì)計(jì)科目“制造費(fèi)用-能源費(fèi)用-水費(fèi)”進(jìn)行記錄，可是由于種種原因，有時(shí)候水費(fèi)成本被記錄在這個(gè)規(guī)范明細(xì)科目下，有時(shí)候被記錄在“制造費(fèi)用-廢棄物處理費(fèi)”明細(xì)科目項(xiàng)下。基于這類情況，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)分析時(shí)，無法準(zhǔn)確完整地從“生產(chǎn)成本-能源費(fèi)用-水費(fèi)”科目取得完整的水費(fèi)成本數(shù)據(jù)，若直接用于分析，也就失去了意義。

（二）會(huì)計(jì)科目未能規(guī)范化使用的問題分析

企業(yè)未能規(guī)范化地使用會(huì)計(jì)科目，會(huì)使會(huì)計(jì)報(bào)表不能真實(shí)地反映其財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營結(jié)果以及現(xiàn)金流量，以此為依據(jù)作出的會(huì)計(jì)報(bào)表分析不準(zhǔn)確且不同期間的會(huì)計(jì)報(bào)表分析不可比。用這種會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)直接填報(bào)各種外部報(bào)告也會(huì)將企業(yè)置于不合規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)中。若財(cái)務(wù)人員為了避免這類風(fēng)險(xiǎn)，真實(shí)準(zhǔn)確地出具會(huì)計(jì)報(bào)表，則需花費(fèi)大量時(shí)間去查賬、復(fù)核、調(diào)整和糾正會(huì)計(jì)憑證直至?xí)?jì)報(bào)表，無形中也增加了企業(yè)運(yùn)行的勞動(dòng)力成本。既然會(huì)計(jì)科目未能規(guī)范使用會(huì)導(dǎo)致如此多的問題，那我們就先探討為什么有些企業(yè)會(huì)非規(guī)范化地使用會(huì)計(jì)科目這個(gè)問題。通過筆者的觀察和總結(jié)，主要有以下幾個(gè)方面的原因：

第一，企業(yè)的會(huì)計(jì)明細(xì)科目設(shè)置不完善，未能及時(shí)添加適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)科目，在做有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證時(shí)，不能找到合適的明細(xì)科目，人為任意地選擇會(huì)計(jì)科目用于記錄。管理不規(guī)范的企業(yè)特別容易有這樣的問題。

第二，會(huì)計(jì)科目表（手冊(cè)）未能列舉適當(dāng)?shù)氖纠笇?dǎo)有關(guān)人員進(jìn)行規(guī)范化使用，僅有會(huì)計(jì)科目代碼和科目簡單描述，在選擇合適的會(huì)計(jì)科目時(shí)得不到清楚的參考，人為隨意地選擇會(huì)計(jì)科目進(jìn)行憑證制單，不理會(huì)其行為對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表結(jié)果的影響。

第三，隨著管理技術(shù)的進(jìn)步，各種各樣的財(cái)務(wù)軟件運(yùn)用到財(cái)務(wù)管理工作中來，特別是越來越多的企業(yè)運(yùn)用龐大而縝密的ERP集成系統(tǒng)管理企業(yè)。這些ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)管理只是其中的部分模塊，它們與其他各模塊數(shù)據(jù)互相鏈接和傳遞。各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)隨著不同模塊中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的開展，自動(dòng)且不斷地記錄到財(cái)務(wù)模塊下。這些財(cái)務(wù)源數(shù)據(jù)由企業(yè)各職能部門的工作人員在開展業(yè)務(wù)之初定義在各模塊的相應(yīng)任務(wù)下，如該業(yè)務(wù)后期會(huì)牽涉財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，那該財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在該檔口會(huì)作同步定義。當(dāng)后期有貨物流、票據(jù)流或資金流時(shí)，相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證會(huì)自動(dòng)按設(shè)定好的會(huì)計(jì)科目來觸發(fā)生成。這就意味著許多不是財(cái)務(wù)專業(yè)的人員，共同在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行了會(huì)計(jì)憑證的原始錄入。一旦該企業(yè)未能提供良好的會(huì)計(jì)科目使用規(guī)范化的培訓(xùn)，或員工沒有意識(shí)規(guī)范化地去選擇會(huì)計(jì)科目，將勢(shì)必導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄混亂，財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

三、關(guān)于企業(yè)規(guī)范化使用會(huì)計(jì)科目的建議

當(dāng)一家企業(yè)致力于規(guī)范和優(yōu)化會(huì)計(jì)科目的使用時(shí)，可以從系統(tǒng)、人以及流程3個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。系統(tǒng)即ERP系統(tǒng);人即員工，任何一個(gè)在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開展過程中可能涉及定義或指定會(huì)計(jì)科目這項(xiàng)操作的人，特別是非財(cái)務(wù)工作人員;流程，這里主要指如何更新、增減和運(yùn)用會(huì)計(jì)科目相關(guān)的流程。

（一）關(guān)于系統(tǒng)方面

ERP系統(tǒng)是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計(jì)算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。ERP是先進(jìn)的企業(yè)管理模式，是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的解決方案。利用它們可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)所擁有的人、財(cái)、物、客戶、信息、時(shí)間和空間等綜合資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外各管理部門，圍繞市場(chǎng)導(dǎo)向開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，提高企業(yè)的核心競爭力，從而取得最好的經(jīng)濟(jì)效益。不論企業(yè)選擇的是ERP系統(tǒng)的部分模塊還是所有模塊，其系統(tǒng)的性能設(shè)定和測(cè)試都需要經(jīng)過層層的科學(xué)驗(yàn)證，和財(cái)務(wù)核算以及財(cái)務(wù)管理模塊有關(guān)的設(shè)置一定要基于企業(yè)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)和選用的會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，會(huì)計(jì)科目應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行編輯、增減、鎖定和反鎖定，并確保更新至最明細(xì)級(jí)別，確保有關(guān)人員在選擇會(huì)計(jì)科目時(shí)可以查詢和運(yùn)用到最新的會(huì)計(jì)科目。

（二）關(guān)于人員方面

當(dāng)前，越來越多的企業(yè)基于ERP系統(tǒng)管理和設(shè)定崗位，賦予了不同的員工不同的工作職責(zé)和操作權(quán)限。在企業(yè)經(jīng)營的過程中，每一個(gè)員工基于自己的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)活動(dòng)，不斷地在ERP中操作，每下一筆采購訂單、錄入一筆銷售訂單、開始一筆生產(chǎn)計(jì)劃等都在陸續(xù)開啟數(shù)據(jù)向財(cái)務(wù)核算模塊輸送。員工在創(chuàng)建新單，特別是采購訂單的時(shí)候，必須選擇正確的會(huì)計(jì)科目。如何確保這些人員操作正確呢？

第一，增強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)意識(shí)，通過各種形式的培訓(xùn)讓全體員工了解為何要正確選擇會(huì)計(jì)科目、如何正確選擇會(huì)計(jì)科目等，并將有關(guān)培訓(xùn)作為新員工入職培訓(xùn)的必修課程。

第二，可加強(qiáng)各級(jí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督力，對(duì)所屬管理部門業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)定期進(jìn)行分析，任何異常一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要追溯到錯(cuò)誤財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)源頭的操作人員，并強(qiáng)化其財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)意識(shí)。特別是財(cái)務(wù)工作人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)分析時(shí)要加強(qiáng)對(duì)比分析，以便盡早發(fā)現(xiàn)顯著異常，并協(xié)助調(diào)整或更正。

第三，財(cái)務(wù)部門的工作人員在提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)時(shí)，可將有關(guān)培訓(xùn)和實(shí)時(shí)更新的會(huì)計(jì)科目分享在公司內(nèi)部公共網(wǎng)站上，以便于其他員工更為便捷地參考。

（三）關(guān)于流程方面

會(huì)計(jì)科目規(guī)范化使用相關(guān)的流程主要涵蓋制定、編輯、使用等方面。任何一方面的流程設(shè)置不當(dāng)或執(zhí)行不力都會(huì)導(dǎo)致前述的各項(xiàng)問題發(fā)生。這些流程中容易出現(xiàn)哪些問題？又應(yīng)該如何優(yōu)化這些流程呢？提出幾點(diǎn)建議如下：

第一，設(shè)定企業(yè)的會(huì)計(jì)科目時(shí)，未能全面考慮企業(yè)的業(yè)務(wù)種類和財(cái)務(wù)核算間的關(guān)聯(lián)，會(huì)計(jì)科目設(shè)置過少，特別是明細(xì)科目。這種情況下，往往是財(cái)務(wù)人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)了解不全面、經(jīng)驗(yàn)不足或是設(shè)定過程中未能進(jìn)行層層審閱和共同討論，倉促設(shè)定。因此，當(dāng)設(shè)定會(huì)計(jì)科目時(shí)，要盡可能全面地考慮企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中可能發(fā)生的需要通過會(huì)計(jì)科目來記錄的業(yè)務(wù)，并且和潛在的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用人、分析人進(jìn)行溝通，了解需求，以便設(shè)置更為合適層級(jí)的明細(xì)科目。

第二，設(shè)定的會(huì)計(jì)科目手冊(cè)或是科目表僅列示了簡單的科目代碼和名稱，未描述用處和示例。這種情況主要是未能考慮這些會(huì)計(jì)科目應(yīng)用人員可能是任何非財(cái)務(wù)背景的人。針對(duì)這類問題，需要將企業(yè)常規(guī)業(yè)務(wù)中相關(guān)的示例列舉在旁，作為參考。

第三，增減會(huì)計(jì)科目或編輯已有的會(huì)計(jì)科目時(shí)，未能及時(shí)通知內(nèi)容更新，使得使用人未能使用更新后的會(huì)計(jì)科目。解決這個(gè)問題的方法可以是會(huì)計(jì)科目手冊(cè)或是科目表更新版本生效時(shí)立即通知全體工作人員更新的內(nèi)容以及最新的存文件存儲(chǔ)位置，如果公司有內(nèi)網(wǎng)或是共享文件夾，或?qū)⒏碌目颇渴謨?cè)或科目表存于該處，并列明更新版本及時(shí)間信息。

四、結(jié)語

規(guī)范化會(huì)計(jì)科目的使用是會(huì)計(jì)核算規(guī)范化管理之一，加強(qiáng)會(huì)計(jì)科目規(guī)范化使用可以提升企業(yè)會(huì)計(jì)核算的透明度，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、一致性和完整性，在進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)表分析時(shí)具備更加準(zhǔn)確真實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，作出更準(zhǔn)確的分析報(bào)告，幫助管理層更好地理解公司財(cái)務(wù)狀況，作出各種經(jīng)營和投資決策。

（作者單位為蘇州昆迅電子科技有限公司）

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