畢健萍

摘要：未來企業(yè)的競爭是管理的競爭。中國經(jīng)濟(jì)正從依靠大規(guī)模投資拉動(dòng)向資本節(jié)約型高績效管理模式轉(zhuǎn)變。當(dāng)前國際經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜多變，市場競爭加劇，商業(yè)模式進(jìn)一步虛擬化、復(fù)雜化;低增長，低毛利成為新常態(tài)，管理決策重要性日益凸顯。企業(yè)迫切需要借助先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，提高核心競爭力，精細(xì)化管理。ERP（Enterprise Resources Planning），企業(yè)資源計(jì)劃，融合信息技術(shù)和先進(jìn)管理思想，成為更多企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的重要抓手。文章依據(jù)崗位多年經(jīng)驗(yàn)，釆用理論與案例分析相結(jié)合方法，認(rèn)真分析原有信息化運(yùn)行低效表現(xiàn)和需求目標(biāo)，簡要介紹北方華創(chuàng)ERP U8-12.5上線過程，明確同步進(jìn)行ERP、流程再造和內(nèi)控建設(shè)的必要性和可行性。系統(tǒng)上線之日，即是內(nèi)控發(fā)布之時(shí)，以期實(shí)現(xiàn)真正業(yè)財(cái)一體化。ERP運(yùn)行后，企業(yè)信息整合，運(yùn)營效率和管理水平大幅提升，為決策提供可靠數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了降本增效目標(biāo)。文章總結(jié)建議，信息化建設(shè)應(yīng)與能力相匹配，注重各層業(yè)財(cái)人員培養(yǎng)，嚴(yán)控?cái)?shù)據(jù)來源不斷更新優(yōu)化等，希望能為其他公司在ERP實(shí)施方面提供一定參考。

關(guān)鍵詞：ERP實(shí)施;流程再造;內(nèi)控建設(shè)

一、引言

隨著市場競爭日益激烈，企業(yè)迫切需要借助先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身經(jīng)營水平和核心競爭力。ERP（Enterprise Resources Planning），企業(yè)資源計(jì)劃，利用現(xiàn)代企業(yè)管理思想，全方位有效運(yùn)用所有資源，提供計(jì)劃、控制、核算及決策的共享管理平臺(tái)，是信息化建設(shè)重要工具之一。

流程再造（BPR），1990年由美國Michael Hammer博士首次提出，認(rèn)為“必須重組業(yè)務(wù)，用信息技術(shù)的力量徹底地重新設(shè)計(jì)流程，使組織在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著提高”。

內(nèi)部控制，建立和實(shí)施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)入國際市場、參與國際競爭。

流程再造與內(nèi)部控制既有區(qū)別，又有聯(lián)系。業(yè)務(wù)流程是實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的基礎(chǔ)保障，其必須本著能夠?yàn)閮?nèi)控服務(wù)的理念實(shí)現(xiàn)流程重組，內(nèi)部控制則是保證企業(yè)各個(gè)流程正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基石。如何將ERP與業(yè)務(wù)流程再造有機(jī)融合，用內(nèi)控制度固化，在管理應(yīng)用中顯得尤為重要。

因此，對ERP實(shí)施過程進(jìn)行研究，找到一套適合ERP、流程再造和內(nèi)部控制有效結(jié)合的實(shí)用方法，幫助信息化程度較低企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策，實(shí)現(xiàn)“三去一降一補(bǔ)”提質(zhì)增效目標(biāo)，增加ERP實(shí)施成功率，推動(dòng)ERP普及更具現(xiàn)實(shí)意義。本文以北方華創(chuàng)ERP-U8實(shí)施為例，釆用理論與案例分析相結(jié)合方法，簡要介紹ERP實(shí)施中如何同步進(jìn)行流程再造和內(nèi)控建設(shè)，以期為類似企業(yè)提供新思路和參考。

二、案例分析

北方華創(chuàng)新能源是北京電控下屬單位，專門從事新能源裝備生產(chǎn)研發(fā)銷售國有高新技術(shù)企業(yè)。傳承五十多年電子裝備制造經(jīng)驗(yàn)，2001年改制，2010年IPO上市。2017年完成事業(yè)單元整合，成立北方華創(chuàng)新能源子公司。

目前，公司已上線OA，U8供應(yīng)鏈等模塊。希望通過不斷的信息化建設(shè)，將管理制度化、制度表單化、表單信息化，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控能力，在市場競爭立于不敗之地。

（一）ERP實(shí)施前存在的問題

鋰電行業(yè)發(fā)展迅猛，企業(yè)管理問題日益突顯，時(shí)滯性、重復(fù)性和信息孤島問題普遍存在。業(yè)務(wù)之間缺乏關(guān)聯(lián)，信息化程度低，財(cái)務(wù)信息沒有得到有效利用，落后管理模式已制約企業(yè)發(fā)展。

1. 訂單追蹤難，交期失控

新能源子公司是典型的以銷定產(chǎn)接單生產(chǎn)企業(yè)，銷售是核心，驅(qū)動(dòng)采購、生產(chǎn)、發(fā)貨等相關(guān)工作，如期交付是企業(yè)生存的首要目標(biāo)。原銷售、采購、生產(chǎn)之間沒有統(tǒng)一對話平臺(tái)，只通過OA、EXC共享或紙質(zhì)文件傳遞信息。致使產(chǎn)品交期處于失控狀態(tài)，扯皮推諉，產(chǎn)生大量無效重復(fù)勞動(dòng)。出現(xiàn)合同交貨期與最終產(chǎn)品日期相差一個(gè)月，客戶不斷催貨，企業(yè)陷入違約罰款境地。

2. 采購計(jì)劃隨意，庫存積壓

生產(chǎn)計(jì)劃員接到技術(shù)圖紙和外購清單后，在財(cái)務(wù)軟件查詢庫存量，登記查詢?nèi)掌?、現(xiàn)存量、消耗量和采購量。由于不同設(shè)計(jì)員提供的物料名稱、型號和來料名稱型號經(jīng)常不一致，導(dǎo)致庫存常有一物多碼或一碼多料出現(xiàn)。加之生產(chǎn)計(jì)劃員對庫存材料不熟悉，或錄入材料有誤，出現(xiàn)明明有料在庫，生產(chǎn)計(jì)劃員仍判斷需要采購情況，致使庫存積壓。雖然生產(chǎn)計(jì)劃員知悉以上反饋，但再次編制物料需求計(jì)劃或因?yàn)橥浕驌?dān)心需求少下影響裝配仍會(huì)超量采購。

3. 成本核算失真，難成定價(jià)依據(jù)

由于庫存編碼的非唯一，出庫也愈加隨意。齊套人員不按生產(chǎn)訂單領(lǐng)料，而是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)或詢問庫管人員。領(lǐng)用其他令號材料，或使用上一訂單剩余未辦退庫材料，多領(lǐng)錯(cuò)領(lǐng)情況時(shí)有發(fā)生。成本會(huì)計(jì)依出庫單核算成本，數(shù)據(jù)來源失真。管理層無法得到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，銷售員無法在投標(biāo)報(bào)價(jià)中判斷訂單是否盈利，錯(cuò)失許多意向訂單。

（二）ERP實(shí)施目標(biāo)

基于目前信息化狀態(tài)，企業(yè)迫切需要智能信息平臺(tái)將計(jì)劃、采購、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、營銷、人力、管理等各環(huán)節(jié)集成起來，共享信息資源：滿足日常財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算需求;增加庫存透明度，與財(cái)務(wù)、供應(yīng)、計(jì)劃、制造有效集成;規(guī)范采購流程，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商高效管理;加強(qiáng)對生產(chǎn)過程管理，對生產(chǎn)計(jì)劃、進(jìn)度、車間進(jìn)行有效跟蹤控制，及時(shí)反饋;加強(qiáng)生產(chǎn)成本管理，掌握成本動(dòng)態(tài)信息;加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控力度，滿足企業(yè)信息化需求，為決策提供有力支持。

（三）ERP實(shí)施

為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，公司組建信息化小組，由生產(chǎn)副總擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，于2017年初開始ERP項(xiàng)目建設(shè)，歷時(shí)6個(gè)月，圓滿完成任務(wù)。

1. 準(zhǔn)備工作

（1）規(guī)劃選型

考慮集團(tuán)未來3～5年SAP規(guī)劃，對比分析當(dāng)前主流軟件，綜合考量自身能力及性價(jià)比等，最終選定升級現(xiàn)有用友U890系統(tǒng)，即在原有財(cái)務(wù)和庫存模塊基礎(chǔ)上，增加供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造及人力資源模塊，實(shí)現(xiàn)真正的ERP功能。如表1所示。

（2）關(guān)鍵參數(shù)檔案設(shè)置

關(guān)鍵參數(shù)一旦啟用不可修改或?qū)ο到y(tǒng)流程影響重大，需提前規(guī)劃好。對業(yè)務(wù)流程影響不大或隨時(shí)可變的參數(shù)，可根據(jù)實(shí)際情況隨用更改。

基礎(chǔ)檔案統(tǒng)一編碼，同時(shí)準(zhǔn)備基礎(chǔ)檔案，不限于：存貨編碼，供應(yīng)商、人員、倉庫檔案，收發(fā)類別，會(huì)計(jì)科目，固定資產(chǎn)卡片，計(jì)量單位等。此時(shí)可調(diào)整存貨編碼、期初數(shù)，認(rèn)真核對未完結(jié)業(yè)務(wù)。

（3）模擬業(yè)務(wù)運(yùn)行

正式上線前，需模擬測試所有可能涉及業(yè)務(wù)。一方面為了明確軟件功能以及各參數(shù)間勾稽關(guān)系，另一方面視運(yùn)行情況深入發(fā)掘軟件功能，客戶化設(shè)置?？捎霉芾韱T賬號測試所有流程，也可以按實(shí)際設(shè)置真實(shí)賬號權(quán)限，分角色模擬。做好記錄，與實(shí)施人員溝通細(xì)化流程，確定最佳方案。

2. 流程再造和內(nèi)控建設(shè)

新系統(tǒng)上線，所有業(yè)務(wù)流程、崗位，甚至組織架構(gòu)都將發(fā)生變化。在滿足風(fēng)險(xiǎn)防控、流程順暢、高效原則下，應(yīng)對所有業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，同時(shí)修訂內(nèi)控制度。篇幅有限，本文選取主要業(yè)務(wù)流中典型采購物流進(jìn)行介紹。

（1）需求描述

采購物流業(yè)務(wù)：完善合格供應(yīng)商檔案;建立存貨數(shù)據(jù)庫，為評審提供支撐;以采購訂單為核心，實(shí)時(shí)反映執(zhí)行過程及狀態(tài);采購員登記到貨信息;原質(zhì)檢流程和審批權(quán)限不變;合格材料，采購員填寫入庫單，庫管員審核入庫;記錄不合格品并及時(shí)處理;應(yīng)付會(huì)計(jì)審核發(fā)票、合同及入庫單。

（2）流程梳理

采購請購單→采購訂單→采購到貨→采購檢驗(yàn)→不合格品處理→合格品入庫→采購發(fā)票→采購付款。如表2所示。

（3）內(nèi)控要點(diǎn)

采購物流業(yè)務(wù)：以采購訂單為核心，所有采購必有訂單;可向前向后追溯，反映合同執(zhí)行過程，業(yè)務(wù)所處階段和狀態(tài);物資的入庫時(shí)點(diǎn)不受采購發(fā)票限制;發(fā)票單價(jià)與合同單價(jià)不符并大于合同單價(jià)時(shí)，不準(zhǔn)核銷;庫管員負(fù)責(zé)確認(rèn)數(shù)量，不得修改入庫信息;采購入庫單由采購員根據(jù)訂單下推自動(dòng)生成，禁止手工錄入;及時(shí)錄入，隨時(shí)查詢現(xiàn)存量;庫存材料不允許出現(xiàn)負(fù)數(shù);不合格品按ISO9001管理體系規(guī)定執(zhí)行。

涉及內(nèi)控制度：《合同管理制度》、《采購管理制度》、《存貨管理制度》等。

3. 效果評價(jià)

U8正式上線后，繁瑣的工作由系統(tǒng)完成，崗位權(quán)責(zé)明晰，效率提升，人力成本降低。業(yè)務(wù)流程得到了進(jìn)一步規(guī)范，生產(chǎn)周期控制和內(nèi)部管理制度使管理環(huán)境優(yōu)化。企業(yè)反應(yīng)、盈利能力加強(qiáng)，資金占有率降低，生產(chǎn)成本得到控制，逐步實(shí)現(xiàn)了管理智能化。

（1）采購議價(jià)能力提升

執(zhí)行新的采購流程后，最大變化就是采購需求來源可靠。生產(chǎn)計(jì)劃員首先更新產(chǎn)品BOM表、物料編碼。之后錄入生產(chǎn)訂單，運(yùn)行MRP，由系統(tǒng)計(jì)算庫存量生成采購計(jì)劃。采購計(jì)劃員不再重復(fù)錄入，直接下推采購計(jì)劃分配給采購員形成采購請購單。采購員可依據(jù)供貨記錄建立有效供應(yīng)商評估體系。在采購評審環(huán)節(jié)提高議價(jià)能力，選擇最質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的產(chǎn)品。挖掘新的供應(yīng)商，將更優(yōu)、更合適的廠商納入合格供應(yīng)商體系。

（2）庫存成本降低明顯

業(yè)務(wù)員按采購計(jì)劃采買辦理入庫，使庫存來源可追蹤。由MRP控制，庫存量先被訂單使用，不會(huì)出現(xiàn)多采、重復(fù)采購的問題。對比三年存貨數(shù)據(jù)，2017、2018年每年庫存成本占用都下降10%以上。

（3）確立標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)周期

采購或生產(chǎn)主管可實(shí)時(shí)刷新庫存量，查看材料到貨情況，車間裝配也可以根據(jù)來料情況進(jìn)行調(diào)整。生產(chǎn)計(jì)劃員可將不著急使用的庫存釋放給緊急訂單。銷售可以通過入庫情況，預(yù)先通知客戶付提貨款。發(fā)貨員可提前安排運(yùn)輸車輛，使完工到發(fā)貨無縫連接。通過比對系統(tǒng)中各節(jié)點(diǎn)的操作時(shí)間、業(yè)務(wù)量，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)盤。組織各節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人討論超期原因、今后如何避免等，確定標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)周期。

（4）成本核算更加真實(shí)

系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)來源于生產(chǎn)訂單，一脈相承。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)全部來自前端業(yè)務(wù)，避免通過反結(jié)賬等人工干預(yù)影響成本，產(chǎn)品數(shù)據(jù)更加真實(shí)，是銷售定價(jià)的重要依據(jù)。

（5）財(cái)務(wù)核算走向管理

財(cái)務(wù)工作得到有效釋放。采購員負(fù)責(zé)入庫單發(fā)票錄入，自行核對結(jié)算，規(guī)避了以前財(cái)務(wù)催要發(fā)票等重復(fù)無效工作。非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可直接從ERP系統(tǒng)調(diào)取。財(cái)務(wù)工作重心前移，向數(shù)據(jù)分析、內(nèi)部管理報(bào)表，管理會(huì)計(jì)方向轉(zhuǎn)變。

（6）各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)有效控制

風(fēng)控重點(diǎn)由事后轉(zhuǎn)為事前事中。應(yīng)付款方面，財(cái)務(wù)可根據(jù)入庫發(fā)票結(jié)算情況，合理規(guī)劃，提高資金周轉(zhuǎn)率，付款有據(jù)可依。應(yīng)收賬款方面，通過客戶信用等級評估、確定信用額度和期限，結(jié)合預(yù)警報(bào)告、賬齡分析等嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)。

三、總結(jié)

ERP系統(tǒng)結(jié)合先進(jìn)信息技術(shù)和管理思想，核心要素是信息集成，是系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)和數(shù)據(jù)的深度挖掘。ERP優(yōu)勢已不言而喻。劣勢方面，ERP系統(tǒng)只是一種管理工具，關(guān)鍵在于人的應(yīng)用。企業(yè)不要被軟件框架所束縛，要充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，提高創(chuàng)新意識。龐大的數(shù)據(jù)庫，如何使用，數(shù)據(jù)的相關(guān)性，怎么挖掘。讓數(shù)據(jù)說話，成為重中之重。在ERP實(shí)施應(yīng)用過程中，總會(huì)遇到各種問題、困難，要充分運(yùn)用PDCA持續(xù)改進(jìn)。在實(shí)踐中不斷總結(jié)，共享成功經(jīng)驗(yàn)。

（一）信息化建設(shè)應(yīng)與能力相匹配

ERP建設(shè)不是一蹴而就，而是長期不斷增進(jìn)的過程。企業(yè)可提前制定建設(shè)方案，對未來3～5年需要解決的問題，合理規(guī)劃，確定目標(biāo)。一方面要做好自身評估，通用軟件能夠滿足需求的情況下，可分步實(shí)施，積累經(jīng)驗(yàn)，減少對現(xiàn)金流的影響;另一方面增強(qiáng)ERP實(shí)施的信心，只要企業(yè)管理已規(guī)范化、流程化，應(yīng)盡早應(yīng)用ERP使管理水平進(jìn)一步提升。

（二）注重各層業(yè)財(cái)人員培養(yǎng)

企業(yè)要注重既懂財(cái)務(wù)、工藝、業(yè)務(wù)流程又懂ERP核心思想的高級業(yè)財(cái)人員培養(yǎng)。特別是其系統(tǒng)規(guī)劃與維護(hù)能力，從而保證ERP信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性，還要加強(qiáng)前端業(yè)財(cái)人員的操作培訓(xùn)。要求其必須熟知系統(tǒng)運(yùn)行模式和所用模塊操作規(guī)程。

（三）嚴(yán)控?cái)?shù)據(jù)來源不斷更新優(yōu)化

從系統(tǒng)運(yùn)行來看，大部分系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)，都是因業(yè)務(wù)人員違反操作規(guī)程或數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤導(dǎo)致。一方面要利用軟件功能進(jìn)行邏輯設(shè)置，強(qiáng)制無法保存或彈出提示框;另一方面加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)，關(guān)注軟件商的補(bǔ)丁公告，及時(shí)更新軟件、標(biāo)準(zhǔn)化流程手冊，對員工操作培訓(xùn)也要特別注意。

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（作者單位：北京北方華創(chuàng)新能源鋰電裝備技術(shù)有限公司）