劉英霞

【摘要】信息時代醫(yī)院文書檔案的管理工作十分重要。本文分析了目前醫(yī)院文書檔案信息化管理存在的問題，結合工作實際，提出提升醫(yī)院文書檔案信息化管理效率的策略。

【關鍵詞】醫(yī)院;文書檔案;信息化管理

文書檔案管理是醫(yī)院日常管理的重要內容，對醫(yī)院前景發(fā)展、內部規(guī)劃有著重要影響。隨著信息化時代的到來，醫(yī)院文書檔案管理正逐漸向線上過渡。但由于醫(yī)院文書檔案范圍廣、內容多，因此在向信息化管理過渡的過程中還存有一些管理不足的問題。需要檔案管理人員結合院內檔案管理需要，做好管理計劃，提升自身管理能力。

一、醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義

（一）提高醫(yī)院整體管理水平。信息時代的到來，改變了人們的日常生活工作方式，也提高了電子數(shù)據(jù)的重要性。文書檔案是醫(yī)院數(shù)據(jù)的重要組成部分，想提高其信息化管理能力，首先應提高醫(yī)院服務水平，通過建立醫(yī)院網(wǎng)頁提供一些線上咨詢、掛號業(yè)務，可以幫助廣大居民足不出戶就能依照自身患病情況進行查詢，而檔案管理人員也可以通過每日登錄后臺，檢查線上使用情況，整理患者檔案數(shù)據(jù)，提高檔案管理效率。其次，通過信息化檔案管理，能提高院內各部門間的溝通效率，信息數(shù)據(jù)具有即時性與聯(lián)通性，各部門檔案提交者通過數(shù)據(jù)更新，能及時向檔案管理人員傳遞資料，其他科室也能看到權限內的檔案更新內容，大大提高了各部門間的工作溝通效率，促進醫(yī)院管理水平的提高。

（二）提升檔案管理人員工作效率。醫(yī)院文書檔案管理具有范圍廣、內容雜等特點，因此相應提高了管理難度，要求管理人員既要清楚各部門工作、活動特點與檔案內容，還要及時進行檔案歸類整理，提高檔案的利用率。但是傳統(tǒng)檔案管理多為紙質檔案，在收集、核對、歸類過程中，需要耗費檔案人員大量的工作精力，一旦出現(xiàn)信息錯誤，需要及時登記記錄并一層層進行修改傳遞，降低了管理效率，同時還提高了人為誤操作影響。通過進行信息化，能有效減輕檔案管理員的工作量，通過系統(tǒng)篩選就能快速挑出一部分不合標準的檔案，并且電子傳遞效率較快，也方便檔案歸屬人進行修改。另外，對于一些珍貴的檔案資料，可以將其轉換為電子形式進行保存，降低了外界因素對其的影響，提升檔案保存質量。

二、目前醫(yī)院文書檔案信息化管理存在的問題

（一）管理人員意識不足。檔案信息化雖然能有效提高檔案管理效率，但是目前很多醫(yī)院管理者還存在意識不足的問題。首先是部分院內管理層人員沒有意識到文書檔案管理的重要性，沒有此方面的信息化建設，直接降低了信息化普及效率。其次是醫(yī)院中有相關的信息化設施，但缺乏長期有效的監(jiān)督機制，工作人員還是習慣用手工管理進行操作，使得信息化管理系統(tǒng)沒有充分發(fā)揮管理效率，降低了管理效率。

（二）院內信息化建設力度不足。一些醫(yī)院管理者將管理重心放在醫(yī)療水平提升方面，沒有意識到文書檔案管理對于醫(yī)療水平提升的重要意義，其在信息化建設方面也有所偏向，導致院內檔案信息化建設不充分，還在使用型號較老或版本較舊的管理系統(tǒng)。當檔案信息數(shù)據(jù)較多時，系統(tǒng)處理速度就會受到影響，降低管理效率，而且管理系統(tǒng)與計算機操作系統(tǒng)不兼容，也容易出現(xiàn)程序卡殼現(xiàn)象，進一步影響其數(shù)據(jù)處理效率。

（三）檔案管理人員信息素養(yǎng)不足。很多醫(yī)院為順應時代發(fā)展，會適當增加醫(yī)院信息化建設力度，但是由于檔案管理人員一般是一些年紀較大的員工，其工作經(jīng)驗、檔案熟悉度雖然較高，但是信息化設備應用能力卻不足。不能完全掌握系統(tǒng)操作功能，更容易出現(xiàn)誤操作問題，降低了使用效率。而且不注重系統(tǒng)維護與更新檢查，在出現(xiàn)操作問題時，也不能及時解決，反而降低了檔案管理質量。

三、提升醫(yī)院文書檔案信息化管理效率的策略

不論是信息化管理還是手工管理，提高醫(yī)院文書檔案管理能力的核心都是人，因此要提高全面檔案管理意識，從醫(yī)院管理層到檔案室工作人員再到各科室資料整理人員，都要意識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要影響。因此管理人員應從以下幾方面入手做好檔案管理工作。

（一）加強信息化建設，提高管理硬實力。首先，管理人員應結合院內檔案類型及檔案數(shù)量等因素，選擇符合本院工作特色的檔案管理程序，并依照信息化管理需求，更換相應的管理設備，提高系統(tǒng)工作效率。其次，要做好相關人員培訓工作，請程序開發(fā)人員來院內，對檔案管理人員進行現(xiàn)場培訓，提高其操作能力，并了解每一功能模塊的使用特色，并留下電子版與紙質版兩類使用教程和聯(lián)系方式，免費提供技術支持，提高管理人員的工作效率。另外，管理層也可結合實際需要，適當增加檔案管理人員數(shù)量，聘用一些專業(yè)契合度較高，信息素養(yǎng)能力較好的大學生，進行輔助管理，進一步提高管理質量。

（二）制定相應的管理制度，提升管理軟實力。管理人員應制定相應的信息化文書檔案管理計劃，提高檔案管理效率。首先，由于醫(yī)院每日都有就診病例，因此檔案信息量較大，應要求檔案管理人員及時做好備份工作，并定期進行檔案收集與清理工作，清除無效檔案，避免占用過多資源空間。醫(yī)院管理層可成立監(jiān)督小組，定期檢查院內檔案情況，了解該一段工作日內檔案數(shù)量、類型變化情況，從而推斷、整理出下一階段的工作管理重點。其次，院內研究資料、發(fā)表文獻都是珍貴的文書檔案資料。因此監(jiān)督小組應要求檔案管理人員要做好備份整理工作，并設置相關查看權限，進行分層管理制度，只有高層領導及研究相關人員才有資格查看。其他人員要查看檔案，必須有相應的查看證明，才能給予訪問權限。另外，要設定相應的修改權限，這樣能有效提高檔案管理的安全性，其內容不會被隨意更改，提高檔案價值。

（三）提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，提升信息化管理效率。應定期對院內管理人員進行能力培訓，提升其專業(yè)素養(yǎng)，加快檔案管理的信息化轉型速度。首先，做好材料收集整理，由于院內資料信息量較大，其來自于各個科室部門，因此要提高收集整理效率，才能提高檔案管理的全面性與綜合性。在此過程中，要及時與各部門資料負責人進行溝通，讓其了解電子檔案的建立標準，減少格式錯誤的產(chǎn)生;在處理上級文件時，管理人員要事先做好登記工作，在了解文件內容并做好標注后，進行下一步檢查、審核工作，并及時提醒上級領導進行閱辦。其次，在歸檔立卷時要分清主次，這樣能有效提高檔案管理的實用性與針對性，及時依照檔案數(shù)據(jù)進行歸檔，對于一些尚未完成的任務要及時標注，而不是一股腦進行歸檔。檔案人員還要注意區(qū)分不同檔案間內容與形式的不同，明確適用對象。另外在歸檔的過程中，管理人員還要提高對檔案重復情況和冗余度的關注度，依照檔案間的聯(lián)系，將相關性較強的檔案進行統(tǒng)一整理。明確檔案書寫規(guī)范，內容不完整或格式不規(guī)范的檔案都不能入檔，找出同樣問題的檔案交予負責人進行修改、調整，提高后期檔案管理效率。

四、總結

檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，通過加強信息化管理建設，能提高醫(yī)院檔案管理的科學性與實用性，使管理人員借助檔案資料了解醫(yī)院建設過程中還存有哪些不足，進一步推動醫(yī)院建設質量，提升其服務水平。

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