企業(yè)文秘職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成

何曉莉 付婭莉

摘要：文秘工作是辦公室工作中不可缺少的一環(huán)，石油企業(yè)特殊的工作性要求文秘人員具備較強(qiáng)的溝通能力、熟練的操作能力來提升工作效率。本文將簡要闡述石油企業(yè)文秘工作人員的工作特點(diǎn)，提供一些文秘工作遇到的問題及培養(yǎng)企業(yè)文秘職業(yè)素養(yǎng)的方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文秘;職業(yè)素養(yǎng);工作特點(diǎn);培養(yǎng)措施

前言：

文秘工作是企業(yè)工作中承上啟下的一環(huán)，主要服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令，協(xié)調(diào)各部門展開工作，將工作中的問題和信息整合后匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。文秘的工作比較繁瑣，因此需要較高的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力、溝通技巧，文秘人員的素質(zhì)和能力是做好企業(yè)文秘工作的關(guān)鍵，因此，企業(yè)做好對(duì)文秘工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)十分重要。

一、石油企業(yè)文秘的工作特點(diǎn)

作為大型國企，石油企業(yè)的利益糾紛較多，更加需要文秘人員行之有效的工作能力。文秘工作最基本的是文字撰寫能力、語言表達(dá)能力和規(guī)范熟練的動(dòng)手操作能力。文字表述應(yīng)是秘書人員的基本工作能力和看家本領(lǐng)，在一定程度上文字表述能力決定著秘書的工作能力。在公文的撰寫方面，要求篇幅短小精悍，言簡意賅;行文行云流水，一目了然。在語言表達(dá)上要求觀點(diǎn)鮮明，言之有理，內(nèi)容集中。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)員工對(duì)上層提出意見或訴求時(shí)，秘書應(yīng)及時(shí)傳遞這種訴求，以便領(lǐng)導(dǎo)在下達(dá)指令或制定政策是考慮周全，使之決策更加合理化;對(duì)員工，秘書應(yīng)及時(shí)主動(dòng)解釋清楚領(lǐng)導(dǎo)的意圖，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的精神，但對(duì)于不能確定的絕不能含糊其辭或推諉敷衍。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，科技化程度越來越高，電子辦公設(shè)備也進(jìn)入到企業(yè)工作的環(huán)節(jié)中，辦公室中常常用到的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，文秘工作人員都應(yīng)該學(xué)會(huì)使用并熟練操作，此外，網(wǎng)絡(luò)世界日新月異，更新?lián)Q代速度極快，文秘工作人員還應(yīng)發(fā)展自身，努力適應(yīng)電子辦公設(shè)備的新技術(shù)。

二、文秘工作人員的工作問題

（一）自身業(yè)務(wù)能力較低

一方面是文秘工作人員對(duì)自身的要求較低，工作能力僅僅能應(yīng)付工作，就安于現(xiàn)狀、止步不前，放棄對(duì)自身能力的探索挖掘，放棄在工作上更高水平的能力提升;另一方面是企業(yè)在招聘時(shí)沒有建立起完善的招聘制度，對(duì)招聘的文秘工作人員設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)不高，或是對(duì)其學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)、工作能力考察的不夠詳細(xì)，導(dǎo)致招聘的人員能力沒有達(dá)到工作崗位的要求，這就容易在工作時(shí)影響工作效率、企業(yè)形象，損害企業(yè)的利益;最后是企業(yè)沒有對(duì)文秘工作人員進(jìn)行有效的上崗前的培訓(xùn)及工作時(shí)及時(shí)的學(xué)，因此，對(duì)自身要求較低的文秘人員放松了學(xué)習(xí)，逐漸跟不上企業(yè)快速發(fā)展的步伐。

（二）對(duì)工作崗位認(rèn)識(shí)不足

文秘工作人員沒有及時(shí)充分的了解工作崗位的職能及需要具備的能力與素質(zhì)。在實(shí)際工作中，秘書所處的部門不同，所從事的工作對(duì)具體要求也不盡相同，但大多數(shù)人對(duì)文秘工作存在同一種看法：文秘工作是跑腿和打雜的，難度不高，不需要太高的能力，領(lǐng)導(dǎo)怎么說，工作就怎么做。這種看法致使文秘工作人員對(duì)待工作的積極性不高，自身工作能力停滯不前，做了幾年工作，能力和剛?cè)肼殨r(shí)一個(gè)水平，這會(huì)導(dǎo)致自身在工作中沒有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，極易被工作淘汰。

（三）對(duì)待工作積極性較差

文秘工作人員對(duì)待工作積極性差既有人員自身的因素，也是企業(yè)不夠合理完善的弊端。文秘工作人員自身素質(zhì)不過關(guān)，導(dǎo)致沒有上進(jìn)心，對(duì)待工作敷衍了事、興趣不強(qiáng)，長此以往，工作徹底淪為打雜跑腿，影響工作能力的提升、團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和企業(yè)對(duì)外的形象;企業(yè)對(duì)文秘崗位的管理制度不夠完善或脫離實(shí)際，認(rèn)為秘書工作就是寫寫材料，對(duì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)不大，因此對(duì)文秘工作崗位約束力不強(qiáng)，導(dǎo)致文秘工作人員不被企業(yè)重視，大大的影響了文秘團(tuán)隊(duì)的工作積極性。

三、培養(yǎng)文秘工作人員職業(yè)素養(yǎng)的措施

（一）文秘工作人員要提高自身能力

文秘人員需要積極的提升自己的知識(shí)素養(yǎng)和專業(yè)水平，現(xiàn)代社會(huì)，對(duì)知識(shí)性人才十分看重，因此要把學(xué)習(xí)作為一種長期的追求。從自身做起，可以先拿起一本書，從書中的知識(shí)學(xué)起，加強(qiáng)自己的知識(shí)儲(chǔ)備，建立自己的資料庫，提高思想道德修養(yǎng)，積極學(xué)習(xí)新知識(shí)，了解新時(shí)事、適應(yīng)新時(shí)代;向優(yōu)秀的人或事學(xué)習(xí)，明確每一次的學(xué)習(xí)目標(biāo)以及完成的時(shí)間和措施，注重質(zhì)量、提升效率，在此基礎(chǔ)上，追求更高標(biāo)準(zhǔn)的完成任務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)放心。

（二）企業(yè)要重視崗前培訓(xùn)及后續(xù)教育

首先要重視選拔人才這一關(guān)，對(duì)招聘人員的學(xué)歷、能力、素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)格要求、詳細(xì)考核，使招聘人員具備企業(yè)工作所要求的基本能力;后續(xù)進(jìn)行崗前培訓(xùn)，讓文秘人員快速融入新環(huán)境，了解全面的文秘崗位，對(duì)文秘工作有著足夠的認(rèn)知，在正式工作前擁有著更多的實(shí)踐機(jī)會(huì)，更容易快速的上手工作;上崗后也要繼續(xù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)自覺性，提升文秘人員的綜合素質(zhì)和工作能力，符合團(tuán)隊(duì)發(fā)展的需要。

（三）企業(yè)要建立完善的考核激勵(lì)制度

文秘工作人員普遍存在積極性不高等情況，工作效率受到影響，為了改善這種情況，企業(yè)應(yīng)建立起合理的考核激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)工作積極性。第一，建立全面考核制度、獎(jiǎng)懲制度，規(guī)范工作要求，對(duì)工作全面考核，將薪資待遇與考核結(jié)果結(jié)合，表現(xiàn)優(yōu)秀的文秘工作人員將升職加薪，反之，則會(huì)受到一定的處罰，使員工學(xué)會(huì)積極主動(dòng)提升自己;第二，營造包容溫暖的工作氛圍，對(duì)文秘工作員工進(jìn)行人文關(guān)懷，適當(dāng)給予精神上的鼓勵(lì)，讓員工對(duì)企業(yè)有歸屬感;第三，加強(qiáng)文秘崗位之間的溝通，讓不同部門的文秘交流工作，激發(fā)文秘工作人員的愛崗敬業(yè)精神和工作的熱情。

結(jié)語：

文秘工作人員上承領(lǐng)導(dǎo)、下接員工，對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)工作的建設(shè)與發(fā)展，對(duì)外彰顯企業(yè)良好的形象，工作還需要具備較強(qiáng)的實(shí)踐性、良好的溝通能力、不斷攀升的綜合素質(zhì)，實(shí)乃企業(yè)工作中至關(guān)重要的一環(huán)，因此，文秘工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，業(yè)務(wù)能力，企業(yè)更應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)文秘工作人員的培養(yǎng)，提高實(shí)踐的機(jī)會(huì)，在實(shí)踐中提升能力，培育綜合能力水平突出的文秘工作人員，發(fā)揮出文秘工作人員的重要作用，從而提升團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、企業(yè)的發(fā)展。

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