孫柳影
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制 ?信息化 ?效益
在當(dāng)前的企業(yè)管理中,信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛,怎樣利用信息技術(shù)更好地加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制,進(jìn)一步提高企業(yè)效益,也是人們普遍關(guān)注的問(wèn)題。
企業(yè)的內(nèi)部控制就是企業(yè)對(duì)自身經(jīng)營(yíng)的各環(huán)節(jié)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)制度進(jìn)行控制,以保證經(jīng)營(yíng)的合法性、財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性,及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理中存在的風(fēng)險(xiǎn),并采取相應(yīng)措施控制和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)企業(yè)更好地參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),提高企業(yè)員工責(zé)任心,減少企業(yè)成本,增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。
信息化是當(dāng)前最具有代表性的生產(chǎn)力之一,我國(guó)的很多企業(yè)已然進(jìn)入了一個(gè)高度信息化的階段。怎樣積極探索如何將內(nèi)部控制與信息化有機(jī)結(jié)合,是每個(gè)企業(yè)面臨的問(wèn)題。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制與信息化的融合,就要從內(nèi)部控制的五要素入手,讓內(nèi)部控制與企業(yè)的目標(biāo)設(shè)定更加貼切,制定適合信息化流程的內(nèi)部控制制度,加強(qiáng)軟硬件與網(wǎng)絡(luò)安全的管理,選擇適合企業(yè)發(fā)展的信息系統(tǒng),并結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行個(gè)性化完善,達(dá)到實(shí)用、高效、真正提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的目的。
在現(xiàn)代的企業(yè)管理中,信息化管理已經(jīng)覆蓋到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié),起著越來(lái)越重要的作用。選取幾個(gè)重要方面進(jìn)行探討分析。
(一)建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上商城
根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要,對(duì)于企業(yè)所需的各種物品,按照招投標(biāo)的方式確定一定數(shù)量的合格供應(yīng)商,簽訂入圍協(xié)議,建立包含日常辦公用品、生產(chǎn)及施工用原材料、安全工器具、機(jī)械等各種物品的網(wǎng)上商城。
企業(yè)內(nèi)部各部門根據(jù)日常需要,定期在網(wǎng)上商城選購(gòu)所需物品,提交給物資管理部門統(tǒng)一采購(gòu),并與供應(yīng)商簽訂購(gòu)買合同,由供應(yīng)商完成供貨。物資管理部門與物資使用部門在采購(gòu)過(guò)程中互相監(jiān)督。
企業(yè)內(nèi)部各部門在物品使用過(guò)程中對(duì)物品的各種性能進(jìn)行評(píng)價(jià)。根據(jù)各部門的評(píng)價(jià)情況,物資管理部門每年對(duì)各供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)匯總,實(shí)行末位淘汰,并依據(jù)相應(yīng)流程補(bǔ)充新的供應(yīng)商。
建立了企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上商城,企業(yè)需要的所有商品置于同一個(gè)平臺(tái),不同供應(yīng)商的同一種商品相互對(duì)比,價(jià)格、性能更公開(kāi)透明,更利于互相監(jiān)督。各供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)也更有利于企業(yè)的發(fā)展。
企業(yè)審計(jì)部門隨時(shí)根據(jù)網(wǎng)上商城的運(yùn)行情況對(duì)物資管理部門和物資使用部門進(jìn)行監(jiān)督檢查,每年進(jìn)行匯總評(píng)價(jià)。
公開(kāi)、透明的企業(yè)網(wǎng)上商城使企業(yè)在商品的價(jià)格和性能上更具優(yōu)勢(shì),也有利于更好地堵塞日常采購(gòu)中的漏洞,避免不正之風(fēng)的產(chǎn)生。
(二)企業(yè)內(nèi)部線上審批
根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理制度,基于信息化平臺(tái)建立企業(yè)內(nèi)部線上審批流程。首先應(yīng)當(dāng)建立適合企業(yè)內(nèi)部管理的信息化平臺(tái),和經(jīng)過(guò)持續(xù)改進(jìn)、逐步成熟、固化的,并經(jīng)過(guò)驗(yàn)證符合本企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)的,通過(guò)企業(yè)審批的內(nèi)部管理流程,確定各級(jí)人員管理權(quán)限。企業(yè)執(zhí)行線上審批流程,更利于企業(yè)管理的規(guī)范化、明確化、系統(tǒng)化。線上審批流程管理能夠打破部門壁壘,更注重跨部門、多崗位的工作銜接、先后秩序和責(zé)任界定,以及各環(huán)節(jié)的協(xié)同配合?
企業(yè)內(nèi)部管理需要的書(shū)面申請(qǐng)、合同、證件等可通過(guò)掃描件上傳管理平臺(tái),更利于材料的保存、查詢和檢查。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)部門隨時(shí)可通過(guò)信息平臺(tái)檢查工作各環(huán)節(jié)的合理合法性,及時(shí)給予指導(dǎo)和監(jiān)督。
(三)倉(cāng)庫(kù)管理
倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)化、智能化的導(dǎo)向管理系統(tǒng)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)各環(huán)節(jié)實(shí)施全過(guò)程控制管理,應(yīng)用條碼管理及時(shí)對(duì)出入庫(kù)、庫(kù)存情況等進(jìn)行有效控制,改變過(guò)去“人工錄入”的模式,實(shí)現(xiàn)“信息采集”,幫助企業(yè)把客戶、供應(yīng)商以及本企業(yè)各部門納入到一個(gè)緊密聯(lián)系的有機(jī)整體中,更有利于企業(yè)合理、科學(xué)安排生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。
該系統(tǒng)結(jié)合眾多先進(jìn)企業(yè)的實(shí)際情況和管理經(jīng)驗(yàn),能夠準(zhǔn)確、高效地管理并跟蹤客戶訂單、采購(gòu)訂單,從傳統(tǒng)的“結(jié)果導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變成“過(guò)程導(dǎo)向”,過(guò)程精細(xì)可控,結(jié)果自然讓人驚喜。
條碼管理促進(jìn)公司管理模式的轉(zhuǎn)變,提高了工作效率,數(shù)據(jù)采集及時(shí)。能夠充分利用倉(cāng)庫(kù)有限空間,全智能按照先進(jìn)先出自動(dòng)分配庫(kù)存位置,避免人為誤差。根據(jù)實(shí)時(shí)庫(kù)存情況,合理控制庫(kù)存數(shù)量,減少庫(kù)存成本。
通過(guò)對(duì)日常倉(cāng)庫(kù)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總處理分析,方便決策者及時(shí)了解企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行狀況,獲取企業(yè)實(shí)際運(yùn)行數(shù)據(jù),對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期健康發(fā)展提供有價(jià)值的幫助。
(四)財(cái)務(wù)管理
財(cái)務(wù)是企業(yè)的核心資源,它是企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的綜合運(yùn)營(yíng)水平的反映,對(duì)企業(yè)所要推行的經(jīng)營(yíng)理念起著重要作用。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)以信息流和資金流管理為切入點(diǎn),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息高效集成,大幅度提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理能力,使企業(yè)所有資源配置合理,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。
智能分析型財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),是現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的重要發(fā)展方向。由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的復(fù)雜性,沒(méi)有系統(tǒng)、專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)很難進(jìn)行分析比對(duì)。而企業(yè)管理中最重要的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)就是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),企業(yè)決策者必須進(jìn)行關(guān)注,才能準(zhǔn)確對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)方向進(jìn)行決策。而智能分析型財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)支持進(jìn)行財(cái)務(wù)狀況、損益和現(xiàn)金流量的結(jié)構(gòu)分析、比較分析和趨勢(shì)分析等主要財(cái)務(wù)指標(biāo)的分析功能,實(shí)現(xiàn)了智能數(shù)據(jù)深入分析,能夠提供更細(xì)致的財(cái)務(wù)報(bào)表,讓決策者需要的信息一目了然地呈現(xiàn)在決策者面前,為決策者更準(zhǔn)確地把握企業(yè)運(yùn)行狀態(tài)提供了最有利的支撐。
現(xiàn)在的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)要求企業(yè)管理人員應(yīng)具有更先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和系統(tǒng)的財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí),注重了財(cái)務(wù)對(duì)企業(yè)各環(huán)節(jié)的控制和各業(yè)務(wù)對(duì)財(cái)務(wù)的影響,加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理功能,以財(cái)務(wù)管理為抓手,帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)的管理,為管理者提供智能化財(cái)務(wù)分析功能,讓企業(yè)更好地適應(yīng)社會(huì),適應(yīng)市場(chǎng)。
現(xiàn)在的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)基于流程的管理,是按照客戶需求而設(shè)計(jì)的。流程管理是一種以規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程為中心、以提高業(yè)務(wù)績(jī)效為目的的系統(tǒng)化管理方法。這種管理系統(tǒng)采用高度集成的方式,實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)藕合各個(gè)模塊的資源功能,使業(yè)務(wù)流程集成到一起。這種流程主要在于規(guī)范和精細(xì)業(yè)務(wù)操作,提高了關(guān)聯(lián)界面的協(xié)同效能,會(huì)隨著內(nèi)外環(huán)境的變化而被優(yōu)化,并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn),因此作為先進(jìn)的運(yùn)行管理手段在企業(yè)管理中得到廣泛應(yīng)用。
(五)人資管理
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立符合自己所需的人資管理系統(tǒng),要充分考慮企業(yè)本身的組織架構(gòu)、企業(yè)文化、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、工作設(shè)計(jì)、員工組成、員工需求等等,而不是照搬移植。
現(xiàn)在運(yùn)用人資管理系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是傳統(tǒng)的檔案管理、薪酬管理等等,其目的是培植系統(tǒng)型企業(yè)。就是要解放老板,企業(yè)就是一個(gè)充滿生機(jī)的整體,一個(gè)科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)的系統(tǒng),用系統(tǒng)去賺錢,構(gòu)建持續(xù)增長(zhǎng)的系統(tǒng)工程。就是如何充分利用人資管理系統(tǒng),整合企業(yè)所有的人才資源,形成奮發(fā)向上、生機(jī)勃勃的合力,共同為企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。
在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)環(huán)境下,企業(yè)越來(lái)越重視智能化管理,企業(yè)的內(nèi)部控制信息化就是一個(gè)企業(yè)在實(shí)施管理過(guò)程中不斷完善和提升的過(guò)程
比如如何引導(dǎo)員工把自身發(fā)展目標(biāo)與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)充分融合,怎樣從人力資本增值的角度達(dá)成企業(yè)價(jià)值最大化,給優(yōu)秀員工一個(gè)明確而具體的職業(yè)發(fā)展引導(dǎo),給普通員工一個(gè)實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的通道。人力資源管理的核心就是對(duì)人力資源價(jià)值鏈的管理,即充分利用四大機(jī)制:牽引機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、約束機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)淘汰機(jī)制,來(lái)保證人才為企業(yè)所用,在企業(yè)中成長(zhǎng),從而實(shí)現(xiàn)雙贏,因?yàn)槠髽I(yè)的競(jìng)爭(zhēng)最終是人才的競(jìng)爭(zhēng)。
引用一段話比較形象地說(shuō)明人力資源管理:“在正確的時(shí)間里,選擇到正確的人,安排到正確的職位上,發(fā)揮其正確的作用,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)正確的戰(zhàn)略目標(biāo)和最大化的經(jīng)濟(jì)效益”。而信息化讓這一過(guò)程的實(shí)現(xiàn)更便捷。
企業(yè)內(nèi)部控制的信息化管理方便了企業(yè)員工之間的直接交流、溝通和協(xié)作,企業(yè)每一個(gè)員工在某個(gè)決策點(diǎn)上是實(shí)現(xiàn)自我控制、自我決策的獨(dú)立單元,員工的思想更積極,參與度更強(qiáng)。
企業(yè)內(nèi)部控制的信息化管理減少了人工失誤造成的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn),并利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力,收集大量與企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)數(shù)據(jù),設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)指數(shù),采取積極地風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,減少風(fēng)險(xiǎn)概率。
企業(yè)內(nèi)部控制的信息化管理提高了工作效率,減少了員工工作量,又能增強(qiáng)信息的時(shí)效性,實(shí)現(xiàn)了各個(gè)節(jié)點(diǎn)的并行處理,擴(kuò)大了企業(yè)活動(dòng)的控制范圍,增加了企業(yè)活動(dòng)涉及的內(nèi)容。
企業(yè)內(nèi)部控制的信息化管理實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的一體化管理,企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)、各層級(jí)之間更好地協(xié)調(diào)和溝通,實(shí)現(xiàn)了信息共享。并且方便和加強(qiáng)了企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與政府之間的聯(lián)系,提高了信息溝通的效率和效果。
企業(yè)內(nèi)部控制的信息化管理有利于企業(yè)獲得更多、更及時(shí)和更準(zhǔn)確的信息,使企業(yè)的各種計(jì)劃更有針對(duì)性,經(jīng)營(yíng)更具靈活性,決策更準(zhǔn)確。不僅能給企業(yè)帶來(lái)直接效益,更能給企業(yè)帶來(lái)可觀的間接效益。
企業(yè)內(nèi)部控制的信息化,結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)本身的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),可實(shí)現(xiàn)監(jiān)督的程序化,達(dá)到實(shí)時(shí)監(jiān)督的效果,并且信息化方便了監(jiān)督數(shù)據(jù)的收集和整理,既可以對(duì)事件的結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督,又可以對(duì)整個(gè)事件實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。
企業(yè)內(nèi)部控制的信息化,可同時(shí)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督的信息化,檢查工具可實(shí)時(shí)對(duì)企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查,指出系統(tǒng)中哪些用戶具有不相容事務(wù),是否與自身角色相吻合,是否有不合理事項(xiàng),并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),實(shí)現(xiàn)異常業(yè)務(wù)預(yù)警,提醒相關(guān)部門及時(shí)檢查核對(duì),修正存在的風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)內(nèi)部控制的信息化,可實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)是否遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī),不進(jìn)行違法活動(dòng)或違規(guī)交易。可實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)資產(chǎn)的安全與完整,防止資產(chǎn)流失??蓪?shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)的重大缺陷,防止經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)監(jiān)控報(bào)告,可及時(shí)提醒企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層修正企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo),保持有效性,及時(shí)了解戰(zhàn)略定位的合理性、實(shí)現(xiàn)程度,并適時(shí)進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重建立內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督系統(tǒng),并與企業(yè)內(nèi)部控制管理平臺(tái)對(duì)接。企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)人員也要提升自身素質(zhì),加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn),適應(yīng)信息時(shí)代的崗位要求,充分利用信息時(shí)代的信息資源,采用先進(jìn)的系統(tǒng)分析手段,對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的整個(gè)運(yùn)行過(guò)程進(jìn)行不間斷評(píng)估,靜態(tài)監(jiān)督和動(dòng)態(tài)監(jiān)督并行,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制止任何風(fēng)險(xiǎn)苗頭,避免出現(xiàn)任何風(fēng)險(xiǎn),真正提高企業(yè)內(nèi)部管理水平。
信息時(shí)代下,人才素質(zhì)的提升也要順應(yīng)潮流、與時(shí)俱進(jìn)。管理人員傳統(tǒng)的管理思想和管理理念需要摒棄,緊跟信息時(shí)代步伐的新的管理思維、管理模式、管理辦法應(yīng)逐步形成。人才的培養(yǎng)和引進(jìn)是人力資源管理的重要課題,能夠培養(yǎng)一批適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才,為企業(yè)在全球化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得先機(jī),打下堅(jiān)實(shí)的人才隊(duì)伍基礎(chǔ),進(jìn)而使企業(yè)在新形勢(shì)下的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。
信息時(shí)代的內(nèi)部控制也需要由人來(lái)進(jìn)行并受人的因素影響,被動(dòng)地基于當(dāng)前環(huán)境現(xiàn)狀構(gòu)建內(nèi)部控制機(jī)制,很難取得理想效果。在信息化環(huán)境下,企業(yè)內(nèi)部控制層次有了不同程度的減少,企業(yè)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)一步趨于扁平化,在企業(yè)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中,每個(gè)員工按照權(quán)限和職責(zé)的劃分參與企業(yè)內(nèi)部控制管理。由于企業(yè)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)傳遞和信息共享,系統(tǒng)中的每個(gè)員工作為信息輸入、輸出的主體直接影響到內(nèi)部控制系統(tǒng)的運(yùn)作,而每個(gè)員工的自身素質(zhì)、價(jià)值觀、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等因素直接影響相關(guān)職能部門的業(yè)務(wù)操作,關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部控制的整體管理水平,甚至影響到領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)企業(yè)運(yùn)作的決策。進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)“軟控制”的作用,在內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)中納入道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì),保證企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)內(nèi)所有成員具有一定水平的誠(chéng)信、道德觀、業(yè)務(wù)能力,并提升企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)內(nèi)所有成員的信息觀念,熟悉企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)和管理創(chuàng)新,以及內(nèi)部控制改革之間的關(guān)系,并在實(shí)際工作中進(jìn)行實(shí)踐。具有良好的價(jià)值觀、全局觀、責(zé)任心、創(chuàng)新型的員工和管理者,才能更好地為企業(yè)內(nèi)部控制信息化管理做出貢獻(xiàn)。
信息時(shí)代下,越來(lái)越多的企業(yè)將“人本主義”作為信條構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制,信息時(shí)代同樣是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,科技、技術(shù)和人才永遠(yuǎn)是企業(yè)發(fā)展的重要力量。重視對(duì)人員的選擇、使用和培養(yǎng),已經(jīng)是所有管理者刻不容緩的話題,人才已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的有機(jī)組成部分,發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。
在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)環(huán)境下,企業(yè)越來(lái)越重視智能化管理,企業(yè)的內(nèi)部控制信息化就是一個(gè)企業(yè)在實(shí)施管理過(guò)程中不斷完善和提升的過(guò)程。結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn),充分利用所掌握的信息資源以及信息技術(shù),并在內(nèi)部控制的實(shí)施過(guò)程中得以充分轉(zhuǎn)換和集成,融合到企業(yè)內(nèi)部管理的各個(gè)環(huán)節(jié),使其在運(yùn)用過(guò)程中得到提升。在企業(yè)內(nèi)部控制信息化的應(yīng)用過(guò)程中,管理人員的管理思想和管理理念不斷升華,緊跟信息時(shí)代步伐的新的管理思維、管理模式、管理辦法逐步形成。因此,企業(yè)在內(nèi)部控制信息化建設(shè)和不斷完善的過(guò)程中,也是一個(gè)人才培養(yǎng)、提高的過(guò)程,企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度,也能夠培養(yǎng)一批綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才隊(duì)伍,為企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的經(jīng)濟(jì)大潮中取得先機(jī),打下堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)和人才基礎(chǔ),進(jìn)而使企業(yè)立于不敗之地,取得更大的企業(yè)效益。