榮玉真

摘 要：醫(yī)院人事檔案關系到每一名醫(yī)護人員的切身利益，醫(yī)院人事檔案管理工作作為醫(yī)院人事工作和檔案管理工作的重要組成部分，要加快推進信息化管理，使醫(yī)院人事檔案管理工作走上信息化、科學化。本文從醫(yī)院人事檔案的重要性、醫(yī)院人事檔案管理工作信息化管理的優(yōu)點、醫(yī)院人事檔案信息化管理工作中存在的問題和做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的對策建議等4個方面，綜合闡述了如何做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作，希望通過此文章為同行提供借鑒。

關鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化

醫(yī)院人事檔案涉及醫(yī)院所有醫(yī)護人員的切身利益，做好醫(yī)院人事檔案管理工作是一項重要的任務。醫(yī)院人事檔案管理工作不僅僅是醫(yī)院人事工作的組成部分，更是醫(yī)院整體檔案工作的重要組成部分。醫(yī)院人事檔案關系到每一名醫(yī)護人員的學習、工作、履歷、職稱評審等重要內容，檔案的安全、完整、真實，為醫(yī)院在了解醫(yī)護人員的基本情況，培養(yǎng)和選拔使用醫(yī)護人才方面提供了可靠的參考依據(jù)。隨著信息化技術的快速發(fā)展，信息化技術越來越多的應用到各個領域，其中檔案領域的信息化技術應用也相當突出。當前，人事檔案管理制度越來越完善，逐步利用信息化技術管理醫(yī)院人事檔案，在醫(yī)院人事檔案的更新、查閱利用等方面極大地提高了效率，并且有力的克服了傳統(tǒng)管理模式的各種弊端，從而全面促進了醫(yī)院人事檔案管理工作的科學化。

一、醫(yī)院人事檔案的重要作用

醫(yī)院的人事檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，人事檔案詳細記錄了每名醫(yī)護人員的信息，主要包括個人基本情況、學習經(jīng)歷、政治面貌、工作入職、職務職稱晉升、個人獎懲、退休等各類信息，起著重要的憑證和參考作用，對個人和醫(yī)院來說都具有非常大的價值。醫(yī)院人事檔案對于醫(yī)護人員來說，涉及到個人的切身利益，每名醫(yī)護人員的檔案都是自己成長進步的記錄，更是單位判斷個人的有效標準，尤其是在晉升和退休時，檔案中記載了個人工作的詳細情況，各種獎勵榮譽，能夠全面的向單位展示個人的工作成績，方便個人的進步，能為自己的各項工作和成績提供有力的證據(jù);而在退休工作時，檔案中的參加工作時間、是否獲得特殊獎勵等，直接關系個人退休后待遇的核定，可以說涉及切身利益。

對于醫(yī)院來說，醫(yī)院可以從人事檔案中掌握每一名醫(yī)護人員的具體情況，參考人員的工作經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，可以作為醫(yī)護人員晉升和職稱評審的有效憑證，為醫(yī)院正確選拔需要的人才提供參考，一方面能確保在涉及醫(yī)護人員利益問題方面能公平公正，另一方面還能為醫(yī)院選出好的人才，為醫(yī)院的發(fā)展提供人才支撐，此外在醫(yī)護人員辦理退休時，可以有效核定退休人員待遇，既可以防止少算漏算，又可以防止出現(xiàn)差錯，造成錯誤，在參閱人事檔案的基礎上依據(jù)檔案做出合理的退休待遇。可見，醫(yī)院人事檔案對于醫(yī)護人員本人和醫(yī)院集體來說都具有重要的作用，因此，作為醫(yī)院的檔案管理人員要切實做好醫(yī)院人事檔案管理工作。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作信息化管理的優(yōu)點

人事檔案作為醫(yī)護人員重要的參考資料，齊全、完整、安全是對人事檔案的基本要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然能滿足以上的要求，但是在管理的各個環(huán)節(jié)中卻存在著效率低、工作量大等各種問題，然而利用信息化管理人事檔案，則能快速的對人事檔案進行收集、分類、排序、匯總、補充和檢索，不僅是對醫(yī)護人員個人利益的維護，也有利于醫(yī)院人事檔案的管理工作。

1.歸檔材料更加準確、齊全。每一個醫(yī)院都涉及眾多的醫(yī)護人員，對于醫(yī)院人事檔案的管理人員來說，傳統(tǒng)的檔案收集模式中收集歸檔工作十分繁重，并且十分瑣碎，每次的收集歸檔都需要花費大量的時間和人力，稍不注意還會出現(xiàn)各種失誤，不僅損害醫(yī)護人員的利益，也影響了歸檔的效率和質量，影響檔案的真實性和準確性，給以后的查詢利用埋下隱患。但是通過利用信息化管理技術，一方面可以做到及時對應歸檔材料進行傳送，還能實時了解歸檔進度，大大加大了收集的速度和質量;另一方面利用信息計算能力，還能對檔案各類材料之間的邏輯關系進行校核，從而提高歸檔的準確性，防止出現(xiàn)漏歸、錯歸等問題發(fā)生，確保做到應收盡收、應歸盡歸，從而大大提高檔案管理工作的效率。

2.檔案的保管工作更加安全。傳統(tǒng)的檔案保管工作，限于檔案存儲條件，極易出現(xiàn)檔案丟失損壞的事件，比如醫(yī)院檔案室的硬件配備達不到規(guī)范要求，很容易庫房溫濕度過高或過低、陽光直射、霉菌腐蝕之類的的情況，這就無形中對實體檔案產(chǎn)生嚴重的損壞。然后信息化后的檔案，是將紙質檔案完全數(shù)字化掃描，只要做好異地或者異質備份，做好網(wǎng)絡安全、管理系統(tǒng)維護、信息化硬件設施的管理，則信息化檔案就不會受陽光、溫濕度等的影響，從而使醫(yī)院的人事檔案更加安全。

3.檔案的查閱利用更加便捷、高效。傳統(tǒng)的檔案查閱利用，需要專人負責手工檢索、庫房查找、翻閱檔案等 ，對查找到的有價值的檔案內容，如果需要復制、摘抄，還需要進行借閱摘抄登記等環(huán)節(jié)，這都無疑中增加了檔案管理人員的工作量，而且還會浪費大量的時間，由此可見傳統(tǒng)的查檔利用工作真的是效率低下。此外，傳統(tǒng)的查檔模式需要多次接觸紙質檔案，尤其是涉及需要復印的檔案內容，因為檔案大多數(shù)已經(jīng)裝訂成冊，每次的翻閱和復印都會給檔案帶來不必要的損害，如果查閱的內容較多，則會需要大量的時間和精力，尤其是還會出現(xiàn)漏查的現(xiàn)象，導致出現(xiàn)查不到的情況，這就給人事檔案的查閱利用帶來了極大地不方便。但是運用信息化手段，就會大大提高檔案的利用效率，只要做好了前期的收集整理工作，凡是已經(jīng)存在的檔案就不會出現(xiàn)漏查現(xiàn)象，能快速、全面的查閱到所需要的的檔案內容，這便會給醫(yī)護人員自身利用檔案帶來方便。另外，對于醫(yī)院來說，在對醫(yī)護人員的培養(yǎng)、使用方面提供了更準確的第一手資料。

4.檔案資源的共享更加容易。傳統(tǒng)的紙質檔案在共享方面具有天然的弱勢，在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理工作中，大多數(shù)工作都是由手工完成，檔案信息在醫(yī)院內部共享比較困難。但是信息化管理的人事檔案，依靠專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)平臺，不僅能完整、全面、準確的記錄每一條檔案信息，而且還能詳細的顯示出每一個人事變化細節(jié)，也更加方便的在醫(yī)院內部進行檔案資源的共享，使每一名對應權限的工作人員都能夠直接共享檔案內容，從而避免了反復的出入庫房、反復的翻閱，有效減少了對紙質檔案的損害。

三、醫(yī)院人事檔案信息化管理工作中存在的問題

當前，信息化技術越來越普及，不僅僅是國家綜合檔案館開展檔案信息化建設，一些較大的機關單位和院校也已經(jīng)全面應用信息化技術。在人事檔案的信息化管理方面，綜合管理人事檔案的組織部和人力資源與社會保障局則是為大家開了一個好頭，他們的人事檔案已經(jīng)全部數(shù)字化，在干部檔案審核工作中，優(yōu)勢非常明顯，為所在地區(qū)的干部管理和提拔工作做出了突出貢獻。當前，隨著時間的推移，人事檔案的信息化管理在各大醫(yī)院也越來越普及，但是一些地方性醫(yī)院，尤其是規(guī)模較小的醫(yī)院，人事檔案信息化管理依然靠著傳統(tǒng)的管理模式。由此可見，人事檔案信息化的發(fā)展存在著不平衡不充分的現(xiàn)象，對于這些尚未開始進行檔案信息化的醫(yī)院來說，這嚴重制約著醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的發(fā)展。

1.對醫(yī)院人事檔案信息化管理工作重視程度不高。重視才會有所行動，當前各大醫(yī)院領導普遍將提高醫(yī)療水平、改善就診條件放在重要位置，在人力、物力、財力方面都加大了對醫(yī)療條件的投入，這無可厚非，因為醫(yī)院的本職工作就是治病救人，對患者負責才是重中之重。但是有的醫(yī)院領導卻片面的認為在平時的管理工作中，只要管理好醫(yī)護人員，做好醫(yī)護人員的晉升就可以，卻忽略了醫(yī)護人員人事檔案的重要性，認為醫(yī)院的人事檔案工作過得去就行，沒有把人事檔案管理工作擺在重要位置，殊不知，加強對醫(yī)院人事檔案的管理是對醫(yī)護人員負責，是為了更好的服務醫(yī)護人員，醫(yī)護人員的利益保障了，醫(yī)院的各方面管理工作也就保障了，每名醫(yī)護人員全身心投入醫(yī)護工作中，醫(yī)院的整體水平也就提高了。

2.人事檔案信息化管理工作的理念缺乏。在一些條件比較差的醫(yī)院，無論是醫(yī)院領導還是醫(yī)院人事檔案管理人員，對人事檔案的管理還存在著人工收集、整理和手動查閱利用的層次，沒能跟上社會發(fā)展的進度，僅僅是收集好檔案后做好整理，然后存于檔案柜中，每次的查閱不僅慢而且還給檔案帶來不必要的損壞現(xiàn)象，有時由于檔案數(shù)量太多還不能及時查到，從而影響了利用。管理理念的落后，直接影響了信息化管理工作的順利推進。

3.檔案管理人員的素質參差不齊。檔案管理工作說到底是人從事的工作，沒有良好的業(yè)務素質就無法做出出色的工作。人事檔案的信息化管理更是需要專業(yè)的人才，不僅需要具備良好的檔案業(yè)務知識，還要具備較高的信息化操作水平。但是綜合來看，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員基本上都是年齡偏大，文化程度相對較低的，科班出身的更是少之又少，這就直接影響了檔案的管理水平。缺少了信息化檔案管理人才，就更談不上人事檔案的信息化管理。此外，醫(yī)院在醫(yī)療知識方面的培訓組織開展較多，但是在檔案的信息化管理方面組織的很少，有的醫(yī)院甚至幾年都不組織一次，現(xiàn)有的檔案管理人員無法接受專業(yè)、系統(tǒng)地培訓，僅靠自學卻很難收到成效。此外，對于各級檔案行政管理部門組織的培訓，也很少派人參加，致使管理人員失去了學習進修機會。這也給做好人事檔案的信息化管理帶來了困難。

4.醫(yī)院配備的信息化設施設備陳舊。由于領導的重視程度不高，導致在檔案管理方面投入的資金不足，致使檔案所需設施設備的配備也相對不足。尤其是基層的醫(yī)院，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院缺乏先進的檔案管理設施設備，僅僅是滿足于有的層面，致使部分醫(yī)院出現(xiàn)醫(yī)療設施與檔案管理設備落差極大地現(xiàn)象?，F(xiàn)有的檔案管理設備陳舊，無法滿足檔案信息化發(fā)展的需要，從而嚴重影響了人事檔案信息化管理工作的推進。

5.檔案的信息化管理工作中的安全性有待提高。伴隨著信息化技術的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡容易出現(xiàn)病毒、黑客等襲擊，這就給檔案信息資源的安全帶來了隱患，影響了人事檔案信息資源的安全。此外，檔案管理人員的信息化安全意識相對淡薄，防范意識較差，容易出現(xiàn)管理終端不專機專用的現(xiàn)象，加上檔案管理人員限于對信息化管理技術的掌握不熟等原因，容易出現(xiàn)信息失泄密事件，給醫(yī)院的人事檔案管理工作帶來極大的安全隱患。

四、做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的對策建議

作為醫(yī)院的一名檔案管理人員，要從自身做起，努力學習新知識、新業(yè)務，讓自己適應人事檔案信息化管理工作的需要。醫(yī)院方面也要多措并舉，為醫(yī)院的人事檔案信息化管理工作提供條件，使醫(yī)院的人事檔案管理工作早日走上科學化、信息化的軌道，緊跟時代步伐。

1.提高對醫(yī)院人事檔案信息化管理工作重要性的認識。要把人事檔案的信息化管理工作納入重要的工作議事日程，真正做到讓“柜子里的信息活起來”;切實加強在人事檔案信息化管理工作中的各種投入，一是投入更多財力，為檔案的信息化管理購買所需要的的設施設備，確保滿足信息化管理的需要，同時安排必要的培訓經(jīng)費;二是投入更多的人力，在人事檔案管理工作中，要挑選工作能力強、責任心強、熱愛檔案管理工作的人參與人事檔案信息化管理工作;三是投入更多的物力，配備更加適合人事檔案的信息化管理所需的辦公用房，盡力滿足人事檔案管理工作的需求。

2.加快轉變檔案管理理念。管理理念的轉變是做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的先決條件，包括醫(yī)院領導在內的所有人員都應加快理念的轉變，盡快從傳統(tǒng)的管理理念向信息化管理理念轉變。醫(yī)院的醫(yī)療水平靠的人才，那么醫(yī)院的競爭說到底就是人才的競爭，人事檔案就是每一名醫(yī)護人員的參考依據(jù)，檔案能夠反映他們的各方面的信息，為醫(yī)院做到知人善任、人盡其才提供可靠依據(jù)，依據(jù)檔案充分挖掘醫(yī)院廣大醫(yī)護人員各自的優(yōu)勢，讓每一名醫(yī)護人員都在最匹配的崗位上發(fā)揮出更大的價值，從而推動醫(yī)院整體水平的提高。

3.提高檔案管理人員的檔案信息化管理水平。人事檔案信息化管理需要的是復合型人才，既懂檔案業(yè)務，也熟練應用信息化技術。作為醫(yī)院，一方面要加快人才引進，通過高層次人才引進或者事業(yè)編招考等途徑，及時填充檔案信息化管理所需人才;另一方面要加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，積極組織相關檔案信息化方面的專家來醫(yī)院授課或者組織人員外出參加專業(yè)培訓，以便提高現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質，使其滿足當前人事檔案信息化管理工作的需要。此外，醫(yī)院要為檔案管理人員制定合理的激勵政策，鼓勵他們做好人事檔案信息化管理工作。

4.增強人事檔案信息資源的安全性。面對網(wǎng)上的病毒和黑客襲擊，各醫(yī)院要嚴格制定安全管理制度，并嚴格執(zhí)行，切實落實好用制度管人、用制度管事的要求，發(fā)揮制度的剛性約束作用。此外，對于人事檔案管理人員要加強網(wǎng)絡信息安全教育，增強安全管理意識，通過規(guī)范的操作、嚴格的管理，來減少安全問題的發(fā)生。同時，對于現(xiàn)有的人事檔案信息資源，要及時做好容災備份，堅決防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等隱患，從而提高人事檔案信息資源的安全性。

總之，醫(yī)院人事檔案信息化管理是大勢所趨，作為醫(yī)院和檔案管理人員要充分提高認識，加快轉變理念，全面推進醫(yī)院人事檔案的信息化管理，使醫(yī)院人事檔案管理工作更加規(guī)范化、科學化，從而為促進醫(yī)院整體水平的提高。

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（作者單位：單縣終興鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院）