淺析文書檔案管理中的常見問題及解決策略

徐春艷

摘 要：文書檔案是政府部門檔案的主要構(gòu)成部分，文書檔案的管理水平不僅影響政府部門的辦事效率，而且也影響政府機(jī)關(guān)行政管理的改革發(fā)展進(jìn)程。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)以信息化的方式有效提高文書檔案的管理效率，構(gòu)建更加專業(yè)的文書檔案管理體系，促進(jìn)文書檔案得到規(guī)范、全面、細(xì)致有效的管理。本文主要分析政府部門文書檔案管理的問題以及優(yōu)化改進(jìn)的工作措施。

關(guān)鍵詞：政府部門;文書檔案;管理改革;優(yōu)化措施

政府部門應(yīng)當(dāng)高度重視開展文書檔案管理工作，基于現(xiàn)代信息化的檔案管理機(jī)制有效挖掘以往文書檔案的潛在價值。目前政府部門文書檔案管理還存在檔案管理人員素質(zhì)有待提高，檔案管理機(jī)制不健全與配套設(shè)施不充分的問題，還需要加大政府各部門文書檔案管理改革的工作力度。

1 政府部門文書檔案管理的主要問題

1.1 管理人員素質(zhì)較低

政府各部門從事文書檔案管理人員主要以事業(yè)編制人員為主，部分文書檔案管理人員以臨時聘用的非檔案專業(yè)的大學(xué)生居多。在當(dāng)前文書檔案管理體系還不夠十分健全的情況下，很多文書檔案由政府各部門獨立分散管理，這使得大量兼職人員在檔案管理時操作的隨意性較大。由于文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足，政府各部門缺少有檔案專業(yè)背景的專門管理人員，致使文書檔案管理工作的水平不高，文書檔案運轉(zhuǎn)的風(fēng)險較大，文書檔案未能得到充分有效的合理管理。還有一些部門不重視文書檔案管理人員的培訓(xùn)，不能積極提高文書檔案管理人員的工作能力，加上兼職檔案管理人員的工作壓力較大，從事文書檔案管理工作的時間有限，導(dǎo)致文書檔案管理工作不到位，文書檔案管理人員的能力制約了文書檔案管理水平的提升。

1.2 檔案運轉(zhuǎn)機(jī)制落后

目前政府部門普遍使用了OA辦公系統(tǒng)，雖然自動化辦公系統(tǒng)有助于提高文件傳輸運轉(zhuǎn)的效率，但是也造成了大量文件歸檔不及時，電子文檔數(shù)據(jù)丟失，紙質(zhì)文檔與電子文檔不統(tǒng)一的情況發(fā)生。政府各部門正處在紙質(zhì)文件向電子文件的過渡時期，這給文書檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)文書檔案的運轉(zhuǎn)機(jī)制弊端顯露的比較充分。首先，文書檔案管理部門與文件運轉(zhuǎn)機(jī)構(gòu)配合不足，文書檔案管理與行政辦公體系的運轉(zhuǎn)聯(lián)系不緊密，文書工作的主要任務(wù)是收集和整理各種文書信息，工作的重點在前期文件的生成與制作方面。文件檔案管理工作的重點在于后期的管理保存，兩者的銜接不緊密。文書檔案的運轉(zhuǎn)機(jī)制不合理，各部門未能形成良好的文書檔案管理對接機(jī)制，沒能形成完善的責(zé)任分工體系，不能建立良好的文書檔案管理責(zé)任追究機(jī)制。文書檔案管理應(yīng)該建立科學(xué)的協(xié)調(diào)機(jī)制，形成專業(yè)的檔案收集與整理體系，形成多部門的有效配合體系，這樣才能提高文書檔案管理的效率，解決文書檔案管理存在的問題。

1.3 設(shè)施設(shè)備更新不足

文書檔案得到有效的管理需要專業(yè)設(shè)施設(shè)備的支持，有些文書檔案管理部門缺乏專業(yè)的檔案管理設(shè)施，文書檔案管理工作不能得到充分設(shè)施設(shè)備的支持，文書檔案管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)范的運轉(zhuǎn)機(jī)制。一些行政機(jī)關(guān)受辦公場地和設(shè)備更新計劃方面的制約，不能及時配備必要的文書檔案管理設(shè)備，不能建立規(guī)范、統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管室。還有的文書檔案管理設(shè)備老化嚴(yán)重，突出表現(xiàn)在文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)不及時，文書檔案管理共享系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)風(fēng)險較高，現(xiàn)有的信息技術(shù)設(shè)備不足以支持文字檔案的電子錄入，因此降低了文書檔案的信息化水平，這不利于實現(xiàn)文書檔案的強(qiáng)有力運轉(zhuǎn)。因為設(shè)備更新不到位，檔案管理設(shè)備不足，制約了文書檔案管理的優(yōu)化改革。

2 政府部門文書檔案管理的優(yōu)化措施

2.1 完善檔案管理制度

政府部門為了提高文書檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)該建立完善的文書檔案運轉(zhuǎn)體系，根據(jù)文書檔案的運轉(zhuǎn)需要建立專業(yè)的文書檔案管理工作制度。首先，明確文書檔案的運轉(zhuǎn)機(jī)制，注重文書檔案的基本運轉(zhuǎn)流程，確定檔案部門專職與各部門兼職文書檔案管理人員的工作職責(zé)。其次，文書檔案管理制度應(yīng)當(dāng)具有良好的可行性，力求文書檔案管理制度符合文件管理的需要，做到制度簡明易行，責(zé)任劃分明確，有詳細(xì)合理的分工，這樣才能發(fā)揮其在文書檔案管理中的指導(dǎo)作用。

2.2 提升檔案運轉(zhuǎn)效率

加強(qiáng)文書檔案管理的關(guān)鍵在于提高檔案管理的效率，構(gòu)建更為有序銜接的緊密檔案管理工作體系。首先，建立定時文件歸檔制度，保證文書檔案及時的歸檔，發(fā)揮各層級文書檔案檢查人員的作用，在保證收集全面文書檔案資源的基礎(chǔ)上，及時的做到文書檔案的歸檔。其次，創(chuàng)新文書檔案的管理方式，構(gòu)建專業(yè)化的文書檔案管理工作體系，實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，文書檔案管理應(yīng)該做到信息化、網(wǎng)絡(luò)化與標(biāo)準(zhǔn)化的持續(xù)創(chuàng)新。重點開發(fā)文書檔案的交流共享機(jī)制，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下不斷進(jìn)行文書檔案資源的深度開發(fā)，從而發(fā)揮文書檔案在行政決策中的服務(wù)作用。建立科學(xué)的文件流轉(zhuǎn)與文檔的存儲機(jī)制，做到文檔管理的信息化，積極調(diào)動工作人員有效的參與到文書檔案管理的實踐與運轉(zhuǎn)體系當(dāng)中。

2.3 加強(qiáng)專業(yè)隊伍建設(shè)

文書檔案管理更依賴專業(yè)的檔案管理人員，在信息化的背景下政府各部門應(yīng)當(dāng)配置專業(yè)的文書檔案管理人員，保證文書檔案管理向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、共享化的方向快速有效推進(jìn)。目前政府各部門文書檔案的電子化水平相對滯后，這主要是因為缺乏專業(yè)的檔案管理信息技術(shù)人員造成的。因此應(yīng)當(dāng)高度重視文書檔案管理人才的配置工作，建立更加專業(yè)的文書檔案管理工作隊伍。首先，要大力引進(jìn)文書檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員，由專業(yè)技術(shù)人員構(gòu)建更加科學(xué)的文書檔案運轉(zhuǎn)體系。組織構(gòu)建專兼職人員配置的文書檔案管理隊伍，在各負(fù)其責(zé)的基礎(chǔ)上形成良好的分工協(xié)作機(jī)制，研究文書檔案管理存在的問題，圍繞現(xiàn)有的辦公體系提高文書檔案的運轉(zhuǎn)質(zhì)量。其次，加強(qiáng)文書檔案運轉(zhuǎn)人才的培養(yǎng)，由檔案局負(fù)責(zé)對文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門文書檔案管理工作向著規(guī)范化的方向發(fā)展。第三，重點提高文書檔案管理人員的服務(wù)意識，強(qiáng)調(diào)圍繞政府各部門工作的現(xiàn)實需要有效的發(fā)揮文書檔案的實用價值，既要保證文書檔案的有效流轉(zhuǎn)，還要加大力度保護(hù)文書檔案的安全，促進(jìn)文書檔案管理人員具備良好的信息技術(shù)意識，通過有效的渠道學(xué)習(xí)信息化的文書檔案管理方法，達(dá)到不斷提高文書檔案管理的工作效率，依托專業(yè)技術(shù)人才提高文書檔案管理的工作質(zhì)量。

2.4 加快設(shè)備更新進(jìn)程

政府各部門在提高文書檔案管理質(zhì)量的過程中應(yīng)當(dāng)充分重視進(jìn)行檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代。首先，引進(jìn)專業(yè)的文書檔案管理設(shè)施設(shè)備，加大文書檔案管理工作資金支持，注重在信息化檔案管理理念的基礎(chǔ)上強(qiáng)化文書檔案管理條件，不斷進(jìn)行技術(shù)、設(shè)備、場地等方面的持續(xù)性更新。其次，建立專業(yè)的文書檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)適用的文書檔案管理模塊，實現(xiàn)文書檔案管理系統(tǒng)的有效運轉(zhuǎn)，建立更加專業(yè)的文書檔案管理系統(tǒng)，在信息化的網(wǎng)絡(luò)中合理的配置文書檔案資源，既滿足政府各部門文書檔案的使用需要，同時還要合理的劃分文書檔案的調(diào)取權(quán)限，保證文書檔案在低風(fēng)險環(huán)境下運轉(zhuǎn)。要對文書檔案的使用權(quán)進(jìn)行合理的劃分，注重提高文書檔案的使用效率，在電子化途徑下依靠智能軟件對文書檔案進(jìn)行審核，從而達(dá)到文書檔案的規(guī)范化。

3 結(jié)論

新時期應(yīng)當(dāng)優(yōu)化文書檔案的管理方式，創(chuàng)新文書檔案的管理辦法，在信息化的時機(jī)下優(yōu)化文書檔案管理辦法，基于現(xiàn)有的行政運轉(zhuǎn)機(jī)制建立高效的文書檔案管理體系，發(fā)揮文書檔案的實用價值。

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