分析行政檔案管理中的信息化技術(shù)的應(yīng)用

景申

摘 要：近幾年來，我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展水平越來越高，其在各行各業(yè)的經(jīng)營管理工作中的普及程度也越來越廣泛。基于此，文章就行政檔案管理中的信息化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值、行政檔案管理中的信息化技術(shù)的應(yīng)用流程以及行政檔案管理中的信息化技術(shù)的優(yōu)化應(yīng)用措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：行政檔案管理;信息化技術(shù);應(yīng)用價(jià)值;應(yīng)用流程;應(yīng)用措施

1 引言

21世紀(jì)是信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在很大程度上也提升了我國各個(gè)領(lǐng)域的工作效率。因此，行政檔案管理中的信息化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值也較高。

2 行政檔案管理中的信息化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值

1）有利于提高行政檔案管理工作的質(zhì)量。在行政檔案管理工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)，其首要意義就是有利于提高行政檔案管理工作的質(zhì)量，具體表現(xiàn)為：第一，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，可以統(tǒng)一檔案資料的格式和字體，且在實(shí)際的檔案管理工作中，不需要工作人員進(jìn)行手寫，在很大程度上也促使行政檔案管理工作朝著規(guī)范統(tǒng)一的方向不斷發(fā)展，為后期的檔案信息的查閱和使用提供便利;第二，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，還可以有效節(jié)約單位的人力資源，保證檔案管理工作的質(zhì)量[1]。

2）有利于提高行政檔案管理工作的效率。在行政檔案管理工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)，還有利于提高行政方案管理工作的效率。具體表現(xiàn)為：第一，我國傳統(tǒng)的行政檔案管理工作一般都是采取人工的方式來實(shí)施的，在檔案的收集和整理方面都需要人工進(jìn)行，工作人員的工作量較大，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，可以在一定程度上解放人力，提高行政檔案管理工作的效率;第二，應(yīng)用信息化技術(shù)，還可以有效的節(jié)約單位的人力成本和時(shí)間成本，提高整體工作效率，進(jìn)而將檔案管理工作轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

3）有利于充分發(fā)揮時(shí)間和空間的應(yīng)用優(yōu)勢。在行政檔案管理工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)，還有利于充分發(fā)揮時(shí)間和空間的應(yīng)用優(yōu)勢，使得但聞的檔案管理工作擺脫時(shí)間和空間限制，有效利用新時(shí)期下的互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢作用，方便檔案信息的使用者在任何時(shí)間、任何空間進(jìn)行檔案查詢和使用，實(shí)現(xiàn)行政檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

4）有利于實(shí)現(xiàn)信息的共享。在行政檔案管理工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)，還有利于實(shí)現(xiàn)信息的共享。具體表現(xiàn)為：第一，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，可以幫助相關(guān)工作人員進(jìn)行的所需要檔案資料的復(fù)制和共享，提高檔案信息的利用率;第二，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，還可以建立電子檔案，為檔案信息的多次使用和共享提供便利;第三，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，且檔案信息在共享使用的過程中也不會發(fā)生變化，可以有效保證檔案信息的完整性[2]。

3 行政檔案管理中的信息化技術(shù)的應(yīng)用流程

1）檔案信息的收集整理。我國傳統(tǒng)的行政檔案管理模式是人工干預(yù)的方式，在實(shí)際的檔案管理工作中，需要采取手動(dòng)的方式進(jìn)行檔案信息資料的整合、記錄和儲存。信息化技術(shù)大范圍應(yīng)用的今天，則多是以實(shí)物檔案和數(shù)字檔案結(jié)合收集整理為主。在具體的檔案信息收錄過程中，對于經(jīng)常出現(xiàn)的文字信息填補(bǔ)不標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容不夠完整或者是字跡模糊等現(xiàn)象，在信息化技術(shù)的處理模式下，行政檔案管理人員則會利用電子化的收集手段，進(jìn)行檔案信息的收集和整理，一旦出現(xiàn)上述問題，需要利用信息化技術(shù)進(jìn)行補(bǔ)充。另外，行政檔案管理人員還需要充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，制定有效的電子檔案，規(guī)范檔案信息內(nèi)容，方便檔案信息進(jìn)行整理和保存，并利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的排序。

2）檔案歸納和分類。無論傳統(tǒng)的手動(dòng)歸檔還是利用信息化技術(shù)歸檔，在檔案信息的歸納和分類方面，都會由于，比如：歸檔人員的認(rèn)知差異、人為的工作疏忽、建檔體系變化等諸多因素，出現(xiàn)檔案信息資料的歸類錯(cuò)誤。在應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案歸納和分類的過程中，一方面可以更直觀地理清建檔思路，從最開始就設(shè)計(jì)好檔案架構(gòu)，方便后續(xù)工作的開展;另一方面，電子檔案建立過程中，通過關(guān)鍵詞、備注或者分類等方式，有利于將不同卷宗、不同類型但有結(jié)合使用需要的檔案間建立關(guān)聯(lián)。例如，某檔案資料按照用途進(jìn)行分類，屬于A類，但是，由于在近期的檔案資料的使用過程中，隨時(shí)會用到B類的內(nèi)容，在這種情況下，檔案管理人員就可以將其也歸類到B類，并加以說明，為檔案資料的后期使用提供便利。

3）檔案信息的查詢和提取。在信息化模式下，行政檔案管理人員利用信息化技術(shù)，可以采取便捷的查詢方式，進(jìn)行檔案信息的查詢和提取，在實(shí)際的信息查詢和提取過程中，可以同時(shí)提取多個(gè)文件。檔案管理人員還可以設(shè)置相關(guān)的信息代碼，以此來實(shí)現(xiàn)信息的準(zhǔn)確提取，避免其在提取過程中受到同類的信息的干擾，影響檔案信息的正常使用。另外，檔案管理人員應(yīng)用信息化技術(shù)，還可以實(shí)現(xiàn)信息的遠(yuǎn)程提取和使用，避免檔案信息在使用過程中出現(xiàn)丟失和損毀等現(xiàn)象。

4 行政檔案管理中的信息化技術(shù)的優(yōu)化應(yīng)用措施

1）樹立信息化檔案管理的理念。在實(shí)際的行政檔案管理工作中，要想提高行政檔案管理工作的水平，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，首先需要做到就是樹立信息化檔案管理的理念。為此，第一，管理人員需要樹立信息化的行政檔案管理理念，利用信息技術(shù)提高行政檔案管理工作的科學(xué)性;第二，需要建立完善的監(jiān)督考評機(jī)制，加強(qiáng)對信息化檔案管理工作的重視，落實(shí)各項(xiàng)信息化的管理措施;第三，要加強(qiáng)對信息化管理模式的宣傳，將信息化檔案管理納入相關(guān)人員考核標(biāo)準(zhǔn)中，并結(jié)合相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，不斷提高管理人員的信息化管理的意識，對管理人員的日常行為進(jìn)行約束，有效的提高檔案質(zhì)量。

2）建立完善的動(dòng)態(tài)化檔案信息管理機(jī)制。在實(shí)際的行政檔案管理工作中，單位還需要建立完善的動(dòng)態(tài)化檔案信息管理機(jī)制。為此，第一，需要明確行政檔案管理工作的重要性，從而加強(qiáng)對行政檔案管理工作內(nèi)容的了解，可以在此基礎(chǔ)上建立動(dòng)態(tài)化的檔案信息管理機(jī)制，對于常規(guī)檔案利用，以信息化技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理模式，降低檔案管理人員的工作量，提高工作效率;第二，還需要結(jié)合到當(dāng)前的信息化技術(shù)進(jìn)行行政檔案管理工作的改革，利用信息技術(shù)平臺進(jìn)行行政檔案信息內(nèi)容的實(shí)時(shí)更新，提高單位行政檔案信息內(nèi)容的價(jià)值。

3）提高檔案信息管理人員的綜合水平。信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為行政檔案管理工作也帶來了新的發(fā)展契機(jī)，但與此同時(shí)，也帶來了新的挑戰(zhàn)，對于行政檔案相關(guān)管理人員的專業(yè)水平以及素質(zhì)能力等方面的要求相較從前更高了，這就需要單位加強(qiáng)對檔案信息管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案信息管理人員的綜合水平。為此，第一，單位需要結(jié)合自身行政檔案管理工作的實(shí)際和需要，適當(dāng)?shù)奶岣邫n案管理人員的招聘門檻，加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)知識、職業(yè)道德以及技術(shù)能力等各個(gè)方面的把控，使其滿足檔案工作的整體發(fā)展要求;第二，要加強(qiáng)對在職的行政檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，不僅需要培訓(xùn)檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)能力和信息化水平，還需要培訓(xùn)檔案管理人員的職業(yè)道德水平，以此來為行政檔案管理工作提供源源不斷的人才支持[3]。

4）注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行檔案工作。在實(shí)際工作當(dāng)中，由于不同單位的性質(zhì)不同，利用檔案的方式也存在差別。檔案工作者在長期的工作中應(yīng)當(dāng)注意積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)檔案利用的方式，調(diào)整整理檔案的方式和方法。尤其對于綜合利用的情況，要善于梳理歸納，注意建立檔案關(guān)聯(lián)，提高利用效率。

5 結(jié)束語

總而言之，信息化技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，給行政檔案管理工作也帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，為此，單位需要加強(qiáng)對信息化技術(shù)的分析，增加資金投入，利用信息化技術(shù)進(jìn)行行政檔案管理工作，最終提高檔案管理工作的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]陳久麗.基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革思考[J].管理觀察，2019（25）：11-12.

[2]楊元理.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考分析[J].明日風(fēng)尚，2018（15）.

[3]宋艷恒.淺談檔案歸檔管理及信息化技術(shù)的應(yīng)用[J].明日風(fēng)尚，2018（23）：332-332.