徐艷紅

摘 要：做好行政機關人事檔案管理工作，有助于提升單位對檔案的利用水平，更好地為單位的發(fā)展和人才的成長服務。文章從提高檔案管理水平的策略入手，提出了相應的意見。

關鍵詞：行政機關;檔案管理;方法策略

1 ? ?提高行政機關人事檔案管理的重要性

人事檔案是指單位保存的、涉及干部職工身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人的組織關系、工資待遇、社會勞動保障緊密掛鉤，具有法律效用。在個人提拔、職級職稱申報、養(yǎng)老保險繳納等需提供相關證明時，都需要使用人事檔案。可以說，個人的成長和發(fā)展都離不開檔案。

目前，在檔案管理中有很多問題需要解決。如紙質檔案的紙張老化、字跡褪色模糊;檔案保管場所條件不到標，管理制度不嚴謹;電子檔案的保密意識和保密技術比較差等。檔案工作具有很強的實踐性，向工作人員提出了一個現(xiàn)實問題：一方面，為了維護歷史真實面貌服務，需要把檔案長期保管下去;另一方面，檔案的“壽命”是有限的。要解決這些急迫的問題，充分發(fā)揮檔案的作用，就必須加強檔案的管理水平。無論對現(xiàn)在還是將來的事業(yè)發(fā)展，這項工作都任重道遠。

從目前電子檔案發(fā)展趨勢來看，個人檔案會越來越多，對紙質和電子檔案管理水平提出了很高的要求。為適應這一趨勢，必須不斷提高檔案管理水平。

2 ? ?提高檔案管理水平的策略

提高檔案管理水平是一項綜合性工作，功夫在日常，需要各個方面努力，可以通過提升思想認識、健全管理制度、做好日常工作、加強教育培訓等一系列措施，不斷提高人事檔案科學化管理水平（見圖1）。

圖1 ?檔案管理常見的檔案盒

2.1 ?不斷增強思想認識，做好檔案資料搜集

提高檔案管理水平基礎在于提高對檔案管理工作的重視程度，要把檔案管理工作作為全局一項重要性工作來抓，不能平常“淡然漠視”，用時“心急如火”。從領導到具體工作人員，在思想認識方面都應該高度重視檔案管理工作，從硬件保障，如庫房、設備到軟件完善，如人員配備、系統(tǒng)應用等，都予以專項保障支持，為順利提高檔案管理工作水平創(chuàng)造良好的條件。

不斷完善檔案資料的收集。干部人事檔案材料的收集，是做好干部人事檔案規(guī)范管理工作的基礎和前提。檔案材料具有來源多、涉及廣、手續(xù)繁瑣等特點，材料收集工作是一項十分重要的基礎性工作，事關日后檔案的正確性、準確性、完整性。要嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的相關要求，逐項搜集所缺材料，補充材料，采取多種方式、多種渠道，廣泛收集，確保干部人事檔案的完整性、客觀性。

2.2 ?不斷健全管理制度，確保人員責任落實

檔案管理制度具有很強的約束性和保障性，一項完善、科學、合理的檔案管理制度至關重要，具有重要的決定性作用。在單位內部要結合單位實際，制定相應的制度，比如，修訂干部人事檔案接收標準、材料歸檔管理辦法、定期核查等制度，進一步規(guī)范、完善查閱、借閱工作流程和制度，梳理檔案轉遞、接收、材料收集、鑒別等多項工作流程，使檔案管理工作環(huán)環(huán)相扣，責任落實到人等?？梢越n案管理聯(lián)動機制，各部門確定一名干部人事檔案聯(lián)絡員，明確工作職責，確定收集范圍，定期移交報送。

可以制定干部人事檔案管理制度、職責，并將制度公布上墻。從嚴管理檔案材料使用，對查閱檔案和調閱檔案的要嚴格按照程序和要求執(zhí)行，確保萬無一失。只有制度保障齊全、崗位職責明確，才能不斷促進檔案管理水平實現(xiàn)真正的提高。

2.3 ?做好檔案管理日常工作，形成良好工作氛圍

千里之行，始于足下。只有從日常工作入手，堅決做好檔案管理日常工作，才能真正將工作落到實處，見到實效，為單位發(fā)展提供服務。（1）將干部人事檔案工作經費納入重要的日常管理之中，從保存入手，提高干部人事檔案庫房條件。（2）應完善機構設置，按照政治素質過硬、業(yè)務本領高超的標準選好配強檔案管理隊伍，明確檔案管理的崗位職責，強化管檔人員的業(yè)務操作能力，為干部人事檔案工作提供堅強的組織保證。（3）應加強檔案入檔管理，嚴格按要求進行干部檔案的認定、歸檔、查借閱、轉遞等日常管理工作。從嚴鑒別入檔材料真實性，對不見原件的復印件、內容填寫不規(guī)范的材料、印證材料不完備的材料不予入檔，確保干部人事檔案入檔原始資料的準確性。（4）從日常管理入手，實現(xiàn)檔案辦公場所、整理室、查借閱室的分離和互不干擾，為檔案的便捷、高效、實用和安全管理提供有利條件。

2.4 ?加強教育培訓，提高檔案管理水平

通過集中培訓和自學等方式，不斷加強檔案管理方面的教育培訓，提高從業(yè)人員素質和工作能力?？梢圆扇　罢堖M來”“走出去”相結合的形式，集中對單位檔案管理從業(yè)人員進行培訓;可以在單位內部開展小組自學、分組制度學習競賽等方式，不斷給從制度學習、操作水平等方面提高。只有“人”這個基礎做好了，“事”才能越辦越好。

檔案管理水平的提高不是一朝一夕的事，也不是一個人、一個部門的事，需要凝聚全單位的力量共同做好，希望不斷適應新時期、新要求做好這項工作。