張麗

摘 要：檔案管理工作是圖書館管理工作中極其重要的一個(gè)組成部分，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的突破式發(fā)展與其在各個(gè)行業(yè)中愈發(fā)廣泛的應(yīng)用，傳統(tǒng)的圖書館檔案管理方式逐漸落后于時(shí)代，因此圖書館管理工作急需轉(zhuǎn)型。這也就意味著如何提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新是十分重要且關(guān)鍵的一點(diǎn)。但是，做到這一點(diǎn)并非易事，它對目前各大圖書館的內(nèi)部管理、人員設(shè)定、設(shè)備等均提出了一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。本文首先對圖書館檔案資料的價(jià)值進(jìn)行簡要分析，指出了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀與變化趨勢，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上提出了目前圖書館檔案管理中的一些問題以及關(guān)于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下創(chuàng)新圖書館檔案管理工作的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;圖書館;檔案管理工作;創(chuàng)新

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸深入人們的日常生活，這也對圖書館的檔案管理產(chǎn)生了巨大的沖擊，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)沒有辦法滿足人們對于圖書館的各種需求，也就面臨著淘汰的危險(xiǎn)，因此創(chuàng)新檔案管理工作模式已經(jīng)成為圖書館管理方式轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路，這對在圖書館工作的員工及其檔案管理的方式方法而言都不是一件容易的事情。為此，對如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下創(chuàng)新圖書館的檔案管理工作進(jìn)行研究具有切實(shí)的意義。

一、圖書館檔案資料的價(jià)值

1.參考價(jià)值

首先，檔案的主要功能是幫助閱讀人員、各高校、各研究機(jī)構(gòu)提供資料以及信息的支持。在圖書館的檔案中，我們可以找到有關(guān)于我國各個(gè)方面的各種資料，這些資料往往是歷史真相的直接記錄，我們可以從中分析到關(guān)于各類歷史重大事件的關(guān)鍵所在并利用其相關(guān)內(nèi)容為國家未來的發(fā)展提供教訓(xùn)與思路以及理論支撐。同時(shí)，圖書館的檔案資料能夠幫助文學(xué)創(chuàng)作提供充分的靈感和素材;幫助科研研究者查找一些之前的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)。

除此之外，工作人員還可以通過查閱歷年的檔案來開展館內(nèi)各部門的考核工作，查閱檔案資料可以了解在過去的幾年間各個(gè)部門都做了哪些工作，同時(shí)也可以清楚地知道各個(gè)部門內(nèi)人員的交替以及職位的變遷。此外，檔案資料上還清晰地記載著關(guān)于館藏圖書的各項(xiàng)借閱、返還記錄，這從一定角度而言，是一個(gè)圖書館內(nèi)部最珍貴、最重要的館藏之一。

2.科學(xué)性

工作人員在開展圖書館的檔案管理工作時(shí)，對各個(gè)時(shí)間段的內(nèi)容都進(jìn)行了詳細(xì)、準(zhǔn)確的記錄，這就為日后的有關(guān)資料查找、對比打下了基礎(chǔ)，在一定程度上保證了圖書館的科學(xué)性，給未來圖書館擴(kuò)建與發(fā)展提供了詳細(xì)的文獻(xiàn)儲備。

3.歷史價(jià)值

圖書館的檔案資源中記載了大量有關(guān)原始資源和歷史性記錄的內(nèi)容，這對于我們?nèi)绾慰茖W(xué)的研究、決策都有很大的參考價(jià)值。尤其是其中關(guān)于圖書館的歷史檔案，這是展示一個(gè)圖書館如何建成的最重要的歷史脈絡(luò)。有效保存檔案資料的意義就在于方便后人查看、利用。對圖書館檔案資料實(shí)行科學(xué)的、健全的信息化管理，既利用了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的優(yōu)勢，又提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率，這也是強(qiáng)化圖書館建設(shè)的關(guān)鍵手段之一。

二、檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的變化

隨著我們逐漸步入信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息技術(shù)以及漸漸充斥著我們生活的方方面面，人們越來越離不開關(guān)于網(wǎng)絡(luò)帶給我們的各種便利。這也就意味著，圖書館的檔案管理工作也必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，將信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境融入到傳統(tǒng)的圖書館檔案管理工作中。

1.呈現(xiàn)創(chuàng)新性的趨勢

傳統(tǒng)的檔案管理一般都是紙質(zhì)檔案，管理起來比較麻煩，要隨時(shí)注意其破損程度等問題，但是在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代之下，圖書館的檔案信息資源不再局限于紙質(zhì)的檔案資料，還包括視頻、音頻、圖像以及圖形等內(nèi)容。同時(shí)，借助著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境特點(diǎn)，圖書館的檔案管理范圍有所增加，數(shù)據(jù)、知識等信息管理實(shí)現(xiàn)了相互之間的緊密聯(lián)系，也大大的提升了檔案管理各種創(chuàng)新的可操作性。此外，網(wǎng)絡(luò)可以作為檔案信息閱讀與傳輸?shù)钠脚_，這就極大地提高了用戶使用檔案資料的便利性。

2.呈現(xiàn)便捷化的發(fā)展趨勢

信息技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用極大地提高了人們獲取信息與知識的便利性，如今人們可以利用網(wǎng)絡(luò)快速地查閱到自己需要的資料。同時(shí)，信息技術(shù)在一定程度上也提高了圖書館檔案資料管理的便捷性。例如，在保存原始資料的時(shí)候，可以使用掃描技術(shù)及時(shí)將紙質(zhì)資料的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為圖片的形式，接著再通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行圖片的傳輸，這樣就極大地提高了資料保存的便捷性與穩(wěn)定性。而圖書館檔案管理工作中，各種信息的存儲和檢索更是重中之重。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨地域的信息搜索，便捷準(zhǔn)確的尋找各種自己所需要的信息資源成為了可能。

3.呈現(xiàn)完整的發(fā)展趨勢

在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下，圖書館的各種工作效率有所提高且對于各類檔案信息的管理也更加的完整。信息化的發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸融入了人們的日常生活，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也漸漸改變了圖書館檔案存儲工作的一些思路。大部分的檔案可以利用數(shù)據(jù)化的方式將其轉(zhuǎn)化存儲，而這一存儲方式使得檔案在檢索過程中不需要人工檢索，這也使得圖書館員工的人力大大的得到釋放。同時(shí)，顧客也可以通過網(wǎng)絡(luò)檢索的方式獲取自己想要的檔案，減少了消耗在找尋檔案中的時(shí)間。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作的實(shí)際情況

1.時(shí)事類檔案

時(shí)事檔案是對于一些國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流、重要來訪活動(dòng)等內(nèi)容進(jìn)行的記錄。在實(shí)際的檔案管理工作中，受到圖書館日常繁雜事務(wù)以及時(shí)事類檔案巨大信息量的影響，檔案管理人員常常會忽視對于時(shí)事類檔案的記錄。

2.政文類檔案

政文類檔案包含圖書館的規(guī)章制度、會議內(nèi)容、員工的工作日志、未來的規(guī)劃以及一些政府的黨政資料等內(nèi)容。受圖書館工作人員綜合素質(zhì)的差異以及部門之間發(fā)展差距的影響，圖書館的政文類檔案通常是難以收集齊全的。

3.人事類檔案

人事類檔案分為用戶檔案與工作人員檔案兩個(gè)板塊。用戶檔案指的是圖書館用戶的個(gè)人信息與借閱卡;工作人員檔案指的則是圖書館內(nèi)的有關(guān)工作人員配置、各個(gè)部門的人事變動(dòng)、各個(gè)工作人員的培訓(xùn)記錄、考核成績、工作考勤等內(nèi)容。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)很多用戶檔案管理工作，一旦因工作人員的不規(guī)范操作而泄露用戶的隱私，后果是不堪設(shè)想的，這也正是人事類檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)所在。

4.業(yè)務(wù)類檔案

業(yè)務(wù)檔案指的是圖書館工作的相關(guān)信息資料，內(nèi)容為工作中遇到的各種問題、解決辦法及進(jìn)度等內(nèi)容，還包括對工作相關(guān)的圖片記錄、報(bào)告、總結(jié)等。在實(shí)際情況中，很多業(yè)務(wù)檔案都沒有進(jìn)行完善的備案，因而這就需要工作人員再次開展業(yè)務(wù)檔案回收工作，這對于人力、物力也是一種浪費(fèi)。

5.設(shè)備類檔案

設(shè)備檔案指的是對圖書館內(nèi)部各項(xiàng)設(shè)備的有關(guān)記錄，主要內(nèi)容為館內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備的招標(biāo)、采購、使用、檢修及處理方面的記錄。實(shí)際的設(shè)備檔案管理工作中存在著劣勢，例如，因設(shè)備采購過程中的指標(biāo)不明確而導(dǎo)致其初始記錄存在偏差。

四、圖書館檔案管理工作中所存在的問題

不可否認(rèn)在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的影響下，我國的圖書館檔案管理工作有了一些巨大的變化，但同時(shí)，一些問題也逐漸暴露出來。而只有找到問題所在方能優(yōu)化圖書館的檔案管理工作，為人民提供更好的服務(wù)。

1.圖書館檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施缺乏

目前，我國大部分圖書館所存在的最大問題就是基礎(chǔ)設(shè)施不完備，基礎(chǔ)薄弱。這不單單指其硬件設(shè)施的不完備，換句話說大部分圖書館的檔案管理中所涉及的網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理平臺質(zhì)量差，內(nèi)部各種規(guī)章制度不明確，管理人員的缺失和功能不健全等基礎(chǔ)性問題，也包含著軟實(shí)力上的一些缺失，具體來說就是各種資料不完善，涉及的資源種類少，涉獵范圍比較小，查閱資料的過程繁瑣困難等。這都是目前急需面對的一些問題。

2.圖書館檔案的不完整以及種類模糊不明

在目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，大量的圖書館都存在著分類模糊不清，一些檔案的完整性較低的問題。雖然網(wǎng)絡(luò)具有存儲、備份以及管理的功能，但是在現(xiàn)實(shí)生活中，大部分圖書館檔案資料數(shù)量多，年份不一。一些比較早期的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法掃描存儲備份，這也就導(dǎo)致了材料的缺失和損毀時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，在大部分圖書館中只有一些大致的分類，這也就使得一些檔案分類模糊不清，信息模糊，即使能夠通過網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行檢索，但也沒有辦法直接找尋到該檔，因此也對圖書館的檔案管理工作造成了一定的影響，使得其管理工作的推進(jìn)遇到了一定的障礙。

3.圖書館管理人員的能力不足

圖書館內(nèi)部工作人員的專業(yè)能力缺失雖然不是一個(gè)很大的問題，但也對圖書館的檔案管理工作的發(fā)展造成了一定的影響。雖然目前國家的信息網(wǎng)絡(luò)在飛速發(fā)展，但是人工管理依然是目前圖書館管理中不可或缺的一部分，因此也無形中對圖書館工作人員提出了一些要求，我個(gè)人認(rèn)為，如果想要成為一個(gè)好的圖書館工作人員，需要具備以下幾個(gè)最基本的能力：首先，他要能有專業(yè)的圖書管理知識、不同檔案的分辨能力，這是最基礎(chǔ)的一個(gè)要求;其次，就是要求其掌握一些基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)知識以及操作能力，這樣才能適應(yīng)新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)要求下的檔案資源管理;最后，就是具備一定的創(chuàng)新能力，能夠適應(yīng)不斷發(fā)展變化的管理方式并提出自己的一些想法。但是，就目前現(xiàn)狀而言，圖書館內(nèi)部人員分配不合理，工作人員質(zhì)量也良莠不齊。這也就導(dǎo)致了大部分圖書館工作人員專業(yè)能力不足，對于檔案管理工作的信息化進(jìn)程而言，這也是一個(gè)不小的問題所在。

五、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下創(chuàng)新圖書館檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

圖書館的檔案資料是我們不可或缺的重要資源之一，具有非常重要的歷史意義和參考價(jià)值。因此建立一個(gè)完備健全的圖書館資源管理系統(tǒng)是時(shí)代發(fā)展的一個(gè)必然選擇，也是對圖書館發(fā)展軌跡的一個(gè)記錄。這些資料中一部分包含著我國發(fā)展過程中的一些重要?dú)v史變革;一部分記錄著重要的科研數(shù)據(jù)資料，除此之外還有一些其他對人們有啟迪作用的內(nèi)容……這也代表著一個(gè)圖書館的檔案資源具備著十分重要的作用，同時(shí)，將圖書館檔案管理的相關(guān)內(nèi)容與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相結(jié)合也是目前來說最為穩(wěn)妥的管理方式，所以，圖書館檔案管理的創(chuàng)新具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.對傳統(tǒng)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的發(fā)展及其愈發(fā)廣泛的應(yīng)用在一定程度上影響了圖書館檔案管理工作的大環(huán)境。在這樣的時(shí)代背景之下，檔案管理人員需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流與要求，結(jié)合實(shí)際情況，對傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行創(chuàng)新。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代以前，圖書館內(nèi)傳統(tǒng)的檔案管理工作以人工為主，具有工作效率低、信息服務(wù)局限性強(qiáng)的特點(diǎn)。而在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館應(yīng)發(fā)揮信息技術(shù)的作用，創(chuàng)建信息化檔案管理模式以及智能化網(wǎng)絡(luò)平臺，通過開展線上服務(wù)來加強(qiáng)圖書館內(nèi)各個(gè)部門之間的信息交流，使各部門之間的協(xié)作更加默契、便利，將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮到極致。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)能力

如今，從事圖書館檔案管理工作的大多數(shù)人員的專業(yè)素質(zhì)及能力都有可提升的空間，特別是在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代之下，強(qiáng)化對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其專業(yè)素質(zhì)與工作能力對于提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率具有非常重要的意義。對圖書館檔案管理工作人員的培訓(xùn)可以從以下兩個(gè)方面入手：第一，培訓(xùn)其專業(yè)技術(shù)能力，使得檔案管理人員掌握豐富的檔案知識與有關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是要學(xué)會如何操作現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段來提高檔案管理工作的效率;第二，要幫助檔案管理人員樹立強(qiáng)烈的安全防范意識。雖然運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來開展檔案管理工作為人們帶來了一定的便利，但是隨之而來的還有信息安全隱患，這就要求檔案管理人員必須具有很強(qiáng)的安全防范意識，學(xué)會使用防火墻以及電子身份認(rèn)證等技術(shù)來提高檔案資料的安全性。

3.創(chuàng)建專項(xiàng)扶持資金

圖書館管理人員應(yīng)主動(dòng)向政府有關(guān)部門申請?jiān)O(shè)立專項(xiàng)扶持資金來支持圖書館的檔案管理工作。除了政府創(chuàng)建扶持基金外，圖書館的管理人員還可以通過申請補(bǔ)貼、眾籌等方式來籌集資金。同時(shí)，要提高對于財(cái)政的監(jiān)管力度，關(guān)于在開展檔案管理工作中用到的設(shè)備，諸如檔案柜、攝像機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等要及時(shí)進(jìn)行相關(guān)的采購工作，避免影響檔案管理工作的開展，值得強(qiáng)調(diào)的是，有關(guān)設(shè)備的采購要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，以免出現(xiàn)貪污的情況。

4.健全檔案管理制度

檔案管理制度的健全與否直接影響到檔案管理工作開展的質(zhì)量，通常來講，檔案管理工作制度包括安全保密制度、存放和保護(hù)制度、整理收集制度以及責(zé)任劃分制度。當(dāng)圖書館內(nèi)的檔案管理制度缺乏完善性時(shí)，會導(dǎo)致檔案資料管理混亂，對日后的查找與使用產(chǎn)生消極影響，甚至產(chǎn)生檔案資料外泄的情況。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代之下，檔案管理制度的完善更應(yīng)該得到充分的關(guān)注，只有將制度科學(xué)地進(jìn)行健全，檔案管理工作才能按部就班進(jìn)行，既避免檔案資料的管理混亂又降低了風(fēng)險(xiǎn)。

5.創(chuàng)建檔案信息資源系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代之下，全國圖書館都在逐步創(chuàng)建檔案信息資源系統(tǒng)。在這樣的趨勢下，圖書館的檔案管理人員要在日常的工作中要主動(dòng)地對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行探索，強(qiáng)化檔案信息庫與數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，促進(jìn)檔案管理工作開展的科學(xué)性與智能性，提高檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的使用效率。

六、結(jié)語

簡言之，發(fā)達(dá)的信息技術(shù)為圖書館檔案管理工作帶來便利的同時(shí)亦提出了一定的要求。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，要想提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，從事檔案管理工作的人員就必須改革傳統(tǒng)的工作模式，提高自身的專業(yè)素質(zhì)以及工作能力。此外，還需要政府及其他部門的大力支持。互聯(lián)網(wǎng)不應(yīng)成為圖書館發(fā)展的絆腳石，圖書館應(yīng)抓住形勢特點(diǎn)，利用時(shí)代優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)智能化升級轉(zhuǎn)型。

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（作者單位：日照市圖書館）