任子勇

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，人們對檔案管理工作的重視越來越高。新聞宣傳報道、圖書、影像等資料是對不同時期社會、政治、經(jīng)濟的記錄。檔案管理看似一份簡單的工作，卻有復(fù)雜性、繁瑣性。要達到有效性，必須結(jié)合現(xiàn)狀，制定合理的管理模式及管理辦法。

關(guān)鍵字：電視臺;圖書影像資料;管理

新聞宣傳資料是廣播電視事業(yè)特有的重要檔案組成部分，是一筆十分珍貴的財富，它伴隨著廣播電視事業(yè)的飛速發(fā)展而發(fā)展。由于人們物質(zhì)文明和精神文明水平的不斷提高，宣傳資料內(nèi)容、來源越來越豐富，涵蓋面也越來越廣，它涉及到政治、經(jīng)濟、科技、文化、生活、農(nóng)林業(yè)等方方面面，并且載體形式豐富多樣，不僅包含大量的語言文字、圖表、圖片等資料，還有大量的音像、影像、光盤、照片等資料。這些資料記載著廣電部門宣傳黨和國家路線、方針、政策的具體情況，也是各行各業(yè)、各個時期的社會、經(jīng)濟發(fā)展的歷史面貌（包括縣委政府各級機構(gòu)、企事業(yè)單位）以及社會各屆群眾重要活動的原始再現(xiàn)，它反映的是一些真實的歷史活動，隨著時間的推移，其利用價值會越來越高。

這些史料不僅是廣播電視部門進行日常節(jié)目播出、工作檢查考核、經(jīng)驗總結(jié)、宣傳工作考評、稿件評先評優(yōu)的重要依據(jù)，也是留駐文明足跡，維護歷史真實的原始資料，更是“代表先進文化前進方向”的最佳載體。因此，搞好這些檔案資料的管理利用工作，非常重要。如何搞好宣傳資料的管理與利用，本人從以下幾個方面談?wù)勛约旱目捶ǎ?/p>

一、提高檔案工作者的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的重要前提檔案工作者不僅要掌握豐富的檔案資料收集、整理、保管、利用的基本知識，不同載體資料的保管知識，而且要有廣博的現(xiàn)代知識技能，敏銳的政治頭腦，還要根據(jù)各級工作情況和具體任務(wù)來規(guī)范、完善宣傳資料的管理，采取有效的保護措施，不斷創(chuàng)新發(fā)展，以更好地提高利用效率。要從思想意識上重視宣傳資料工作，從組織上予以保證，單位要創(chuàng)造條件，提供學(xué)習(xí)條件，派檔案工作者參加各級業(yè)務(wù)部門的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，集中精力學(xué)習(xí)鉆研新知識、新技能，通過多種途徑提高檔案工作者自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，掌握了解廣播電視部門黨政工作、宣傳報道視角等社會活動對宣傳資料的需要，借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于其管理，以適應(yīng)當(dāng)前廣播電視宣傳工作任務(wù)的開展。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視，完善設(shè)施，對宣傳檔案資料進行規(guī)范管理

在保存各類宣傳檔案資料時，應(yīng)結(jié)合實際情況，根據(jù)管理要求，按照標準設(shè)立專門檔案庫房，配備專職人員，添置相應(yīng)的管理設(shè)備，配置符合不同載體檔案保管條件的檔案裝具。在保存資料時，應(yīng)根據(jù)素材帶（包括新聞、專題、廣告、娛樂欄目等）的不同進行分類標識、編目登記、放置。實行微機檢索管理，同時從長久保護和利用考慮，注意庫房防塵、防光、防潮、防火、防盜、防磁、防高溫。室內(nèi)放置滅火器、除濕機，安裝空調(diào)，嚴格控制庫房濕溫度。對存放的片帶經(jīng)常倒換、整理，防止發(fā)霉、磨損、變形、脫磁，對破損的文字稿進行修補、復(fù)制、整理，盡量延長保存時間，保證檔案完好無損，以利于資料保管利用。

三、規(guī)范管理，形成科學(xué)規(guī)范的資料收集管理程序

加強資料管理程序制度建設(shè)，實施規(guī)范管理。編輯記者每天到各行各業(yè)深入第一線去采訪、拍攝，形成了大量的具有參考、利用價值的第一手資料，這些資料是在社會實踐活動中形成的，它是來自現(xiàn)場的第一手資料，是歷史真跡，而不是事后另行編錄和隨意收集來的，是編采人員的辛苦勞動成果。對收集上來的檔案資料要根據(jù)國家廣播電視部、國家檔案總局頒發(fā)的《廣播電視宣傳檔案、資料管理辦法》，結(jié)合本單位實際，建立一套完整的宣傳檔案資料管理方法，然后再根據(jù)不同內(nèi)容、不同載體形式的歸檔要求來確定歸檔范圍，劃分保管期限。節(jié)目制作播出后把文字稿、音像素材進行分類歸檔、排列、編目，然后刻錄數(shù)據(jù)光盤，進行標識說明，對圖像資料進行數(shù)字化壓縮儲存，電腦管理，做出詳細目錄檢索，制定方案，統(tǒng)一管理。并且對歸檔的文字稿要求字跡清楚、規(guī)格統(tǒng)一，對音像帶要求聲音清楚、畫面清晰、并附有文字說明。這樣不僅能提高節(jié)目信號質(zhì)量，延長保存年限，而且制作人員在制作節(jié)目時可以從保存的數(shù)據(jù)盤中方便快捷的選取所需的圖像素材，特別是那些十分珍貴的素材片段，就可隨意抓取，加以利用。這樣不僅能節(jié)約大量資源，而且可以避免記者重復(fù)采訪、攝制，降低成本，提高節(jié)目質(zhì)量，豐富節(jié)目內(nèi)容，充分滿足新聞宣傳工作的需要。

四、正確確定宣傳檔案資料的保管期限

提高資料的使用價值對收集起來的宣傳資料在歸檔前要進行必要的技術(shù)鑒定。通過鑒定使這些重要的歷史資料得以齊全完整的保存。鑒定的內(nèi)容包括：首先審定該資料是否有歸檔價值，衡量檔案價值的基本觀點有三個：全面觀點、歷史觀點、發(fā)展觀點，然后確定歸檔的資料應(yīng)劃歸到何種保管期限內(nèi)，進行檔案鑒定。作為縣級電視臺宣傳檔案鑒定小組可由分管局長、部室主任、檔案員等專業(yè)人員聯(lián)合組成。有些宣傳資料是非常珍貴的，特別是那些物是人非，時過境遷等屬于不可再生的，無法重拍的“絕版”。如一旦作出銷毀決定，后果是不可挽回的。如果電視臺對某項活動進行宣傳時，在保存的素材資料中找不到過去某項重大活動時的詳細資料，那么在新聞宣傳報道時就很難有生動的說服力，制作出的節(jié)目內(nèi)容就會大打折扣。

五、利用好宣傳檔案資料，發(fā)揮其應(yīng)有的作用

廣播電視宣傳檔案資料是歷史的真實的原始資料，其管理的好壞，不僅對搞好宣傳推動目前的兩個文明建設(shè)有極其重要的作用，對多少年代以后會有什么作用也難以預(yù)料。因此，一定要管好、利用好宣傳檔案資料，以便其發(fā)揮應(yīng)有的作用。比如在我們臺的新聞、專題節(jié)目宣傳質(zhì)量上，文藝頻道的可聽、可視性上，還有一年一度的優(yōu)秀節(jié)目評選上，播出工作的質(zhì)量上，都能體現(xiàn)出宣傳檔案資料的重要作用。所以我們應(yīng)建立健全宣傳檔案資料各項管理制度、利用制度，制定方案措施，使我們的廣播電視宣傳工作從組織到人員全部到位，與檔案的開發(fā)利用緊密地結(jié)合起來，相互依賴，相互發(fā)展，以充分發(fā)揮宣傳檔案資料應(yīng)有的作用?？偟膩碚f，廣播電視宣傳檔案資料，是廣播電視部門綜合檔案的重要組成部分，隨著廣播電視事業(yè)的飛速發(fā)展，它將以其特有的功能影響著整個廣播電視系統(tǒng)。建立新型的廣播電視宣傳檔案管理機制，積極運用現(xiàn)代化管理手段，達到長期使用與保存的目的，使宣傳檔案資料管理做到專業(yè)化、系統(tǒng)化、科學(xué)化，把他們用足、用好、用活，更好地為廣播電視事業(yè)發(fā)展服務(wù)，為社會發(fā)展服務(wù)，相信在不遠的將來，展現(xiàn)在我們面前的廣播電視宣傳檔案將會更加完善，更加規(guī)范化、現(xiàn)代化。

總而言之，圖書資料檔案作為人們文化水平的重要工具，不斷加強資料管理人員的綜合能力及信息化管理。是促進我國社會主義精神建設(shè)的有力保障。

參考文獻：

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