新形勢下公安檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

鐘華

摘 要：本文主要結(jié)合新形勢下公安檔案管理信息化建設(shè)的新要求來分析具體的建設(shè)途徑，提出合理化的檔案信息化建設(shè)意見，為推進(jìn)公安部門檔案管理的高效運作提供一定的參考，解決傳統(tǒng)檔案管理存在的積壓、雜亂、人員冗余的問題，讓公安部門檔案管理工作能夠跟上信息化、自動化、智能化時代的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢;公安檔案;信息化;管理;途徑

公安部門檔案管理工作具有特殊性，其所涉及的檔案管理內(nèi)容繁雜眾多，因此，在檔案管理中應(yīng)盡可能選用高效便捷的方式。在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)時代，檔案管理信息化已經(jīng)成為新的趨勢，公安部門在建設(shè)信息化管理平臺的過程中也應(yīng)該加強檔案信息化建設(shè)。

一、新形勢下公安檔案管理信息化的建設(shè)要求

當(dāng)前，我國在城鄉(xiāng)一體化建設(shè)及社區(qū)網(wǎng)格化管理方面發(fā)展迅速，社會形成了信息化的網(wǎng)絡(luò)，公安部門開展檔案管理工作也面臨著新的要求。想要提高公安檔案管理的效率，就必須考慮到以下幾個方面的要求。

1.滿足檔案管理效率的新要求

檔案信息資源的存儲及調(diào)用應(yīng)自動化，并且有比較高的查找、提取效率。就公安部門而言，其內(nèi)部需要存儲的檔案形式、內(nèi)容資源都比較多，除了公安部門內(nèi)部的一些人事檔案、文件檔案之外，還有很多是案件檔案。隨著時間的推移，檔案的數(shù)量只會增加，那么檔案管理的難度會越來越高。特別是以往留存年限較長的一些檔案需要重新歸置和整理，那么，在新形勢背景下，公安檔案管理信息化建設(shè)的目的就是為了提高檔案管理的效率，為各類檔案的歸檔、查閱、調(diào)取提供便利。

2.滿足檔案管理技術(shù)的新要求

檔案管理信息化建設(shè)需要相應(yīng)的信息技術(shù)、軟件技術(shù)、平臺技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等的支持，構(gòu)建公安系統(tǒng)內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及平臺系統(tǒng)，以打破傳統(tǒng)檔案管理過程中的時空限制。新形勢下，新技術(shù)的應(yīng)用也必須有相應(yīng)技術(shù)部門的支持，所以公安檔案信息化建設(shè)作為公安系統(tǒng)信息化建設(shè)中的重要部分，其有必要實現(xiàn)技術(shù)部門和檔案管理部門之間的合作。

3.滿足檔案管理安全的新要求

公安檔案內(nèi)部有很多機密信息，在信息化管理過程中需要特別注重安全性，避免檔案信息內(nèi)容的泄露，因此，在信息化環(huán)境下可以通過加強防火墻建設(shè)、提高風(fēng)險防范安全等級的方式來強化檔案信息的安全管理。檔案管理部門相關(guān)人員也應(yīng)將注意力放在更深層次的檔案管理工作中，而不用耗費精力去關(guān)注一些基礎(chǔ)、重復(fù)的檔案工作。

二、新形勢下公安檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

1.做好公安檔案電子化歸檔

在公安部門相關(guān)單位進(jìn)行檔案管理信息化改革時，應(yīng)做好對檔案管理信息化過渡階段的工作，從傳統(tǒng)的檔案管理到新型的信息化檔案管理模式的構(gòu)建，其過程中需要對原有的檔案進(jìn)行電子化歸檔，這樣才能確保檔案電子化管理的一脈相承。但是這方面的工作量十分龐大，并非短時間內(nèi)可以完成的。在對原有檔案進(jìn)行電子化歸檔時，可以從電子搜索表格開始做起，對原有的檔案做好電子索引，這樣就可以在延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上用好信息技術(shù)。然后，有計劃地對原來的紙質(zhì)檔案進(jìn)行重要程度、留存緊急程度的分級，先對一些緊要檔案進(jìn)行掃描、編輯，做好檔案內(nèi)容和索引的對應(yīng)，形成電子檔案版本，從而可以方便檔案的查詢、調(diào)閱，也可以更加快速地完成公安系統(tǒng)內(nèi)部檔案的傳送。

2.建設(shè)公安檔案信息化管理系統(tǒng)平臺

公安部門檔案的信息化管理需要基于專業(yè)技術(shù)來構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)及平臺，后臺系統(tǒng)是基礎(chǔ)，而平臺是窗口。公安部門內(nèi)部可以通過公安檔案管理平臺來進(jìn)行檔案的電子化管理，在構(gòu)建公安檔案信息化管理平臺時，其內(nèi)部管理系統(tǒng)要適應(yīng)公安檔案的管理需求，與其他企事業(yè)檔案管理的要求并不相同，因此，后臺系統(tǒng)的設(shè)置需要十分專業(yè)，且具有高度保密性、安全性。而且平臺的使用權(quán)限是有等級劃分的，相應(yīng)權(quán)限等級的秘鑰也不相同。公安檔案管理系統(tǒng)應(yīng)是統(tǒng)一管理的，而且要由公安部門自主開發(fā)，能夠形成內(nèi)部互聯(lián)互通，上級單位應(yīng)擁有下級單位的平臺管理權(quán)限，特別是監(jiān)督權(quán)限，以保障各級公安部門檔案管理工作的有序開展。

3.開展公安檔案管理人員信息化培訓(xùn)

公安檔案管理形成信息化模式之后，原有的檔案管理人員需要進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型，因為信息技術(shù)代替人力完成了很多之前基礎(chǔ)性的工作，一些重復(fù)性的勞動都可以依托計算機來完成，所以，檔案管理人員最需要提升自己的技術(shù)能力，將自己的工作重心轉(zhuǎn)移到信息化平臺應(yīng)用中來。公安部門應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行必要的調(diào)整，然后展開內(nèi)部培訓(xùn)，并對相關(guān)工作人員進(jìn)行必要的信息化考核。另外，在選聘新的檔案管理人才時，應(yīng)將信息技術(shù)應(yīng)用能力作為一個新的考核標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)全新的高素質(zhì)、信息化管理隊伍。

4.規(guī)范公安檔案信息化管理流程

公安檔案信息化建設(shè)還必須規(guī)范相應(yīng)的流程，也就是說，公安檔案信息化管理必須要有一定的流程要求，這樣在相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理方面的工作時就能夠有據(jù)可循，按照既定要求的流程來完成工作任務(wù)。在管理不同檔案時，相應(yīng)的流程也應(yīng)有所區(qū)別。一般來說，檔案信息管理需要將相應(yīng)的信息填到電子檔案表格中，或者是以掃描的方式來進(jìn)行紙質(zhì)檔案的電子歸檔，而且每個檔案要有相應(yīng)的索引編號，已完成的檔案和正在整理的檔案需要區(qū)別開來。明確和優(yōu)化檔案信息化管理流程可以避免操作失誤，在檔案建檔之后，也需要由管理部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查和審核。

三、總結(jié)

綜上所述，公安部門檔案管理關(guān)系到各類重要信息的保管，在社會發(fā)展新形勢背景下，對公安檔案的管理必須發(fā)揮新技術(shù)、新平臺的作用?？梢砸詸n案信息化管理為抓手，提高公安部門為民服務(wù)的效率以及行政管理方面的能力。

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