高校會計(jì)檔案強(qiáng)化管理路徑探討

段介夫

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，使各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展建設(shè)工作也在不斷的壯大之中。而會計(jì)檔案管理作為我國各類檔案管理中的重要組成部分，記錄著一個(gè)地區(qū)、企業(yè)及部門等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，為制定企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃，預(yù)測未來發(fā)展前景，提高國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平等提供重要的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)為會計(jì)監(jiān)督管理，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展決策提供能可靠依據(jù)。由此可見，會計(jì)檔案管理工作是加強(qiáng)我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)管理的基礎(chǔ)工作，對社會體制改革，提升經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)等具有重要的推動(dòng)作用。然而，高校作為會計(jì)檔案管理工作中的重要分支組成，對高校的健康發(fā)展起到舉足輕重的作用，本文就高校會計(jì)檔案化管理路徑做出簡要分析。

關(guān)鍵詞：高校;會計(jì)檔案;檔案管理體系;檔案工作制度

一、高校會計(jì)檔案所具有的特點(diǎn)

（一）整體性非常強(qiáng)

在高校會計(jì)檔案管理過程中，一個(gè)年度結(jié)束后，就會依據(jù)當(dāng)年的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，形成自己的會計(jì)賬簿以及報(bào)表等材料文件。這些數(shù)據(jù)資料之間有著密不可分的關(guān)聯(lián)，形成了一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，在這種情況下。高校會計(jì)檔案管理只有保持這種特定的整體性，才能確保檔案管理的實(shí)效性。

（二）穩(wěn)定性非常強(qiáng)

高校會計(jì)檔案是一項(xiàng)內(nèi)容繁雜、工作量大的管理性工作，與其他檔案管理工作存在的最大區(qū)別就是高校會計(jì)管理內(nèi)容主要由會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿以及會計(jì)報(bào)表三個(gè)部分組成。這便是高校會計(jì)檔案管理穩(wěn)定性的最好體現(xiàn)。

（三）規(guī)律性比較強(qiáng)

當(dāng)一個(gè)年度的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿以及會計(jì)報(bào)表均形成后，這一年度的高校全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也就完全展現(xiàn)出來了，也就是從活動(dòng)開始一直到活動(dòng)結(jié)束的整個(gè)階段。這就為高校以后進(jìn)行各種經(jīng)濟(jì)核算提供了有力的數(shù)據(jù)支持。它們之間具有很強(qiáng)的聯(lián)系性，充分體現(xiàn)出了高校會計(jì)檔案管理的規(guī)律性。

二、我國高校會計(jì)檔案管理的主要問題

（一）重視不足，缺乏管理機(jī)制

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，不斷涌現(xiàn)出各類新型檔案管理技術(shù)，高校檔案管理依然沉寂在以往的檔案管理技術(shù)當(dāng)中，未能與時(shí)俱進(jìn)，無法跟進(jìn)新時(shí)代檔案管理工作的要求，沒能及時(shí)有效地完善、更新檔案工作機(jī)制，例如高校未能依據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況建立會計(jì)檔案工作組或成立檔案委員會，業(yè)務(wù)牽頭管理部門未能與檔案委員會形成統(tǒng)一意見，各人員未能履行其職責(zé)，沒有形成統(tǒng)一的工作格局等管理機(jī)制不健全的問題。此外，高校未能建立適合自身發(fā)展的檔案管理制度，使得檔案工作執(zhí)行過程中無據(jù)可依。

（二）缺少先進(jìn)的管理設(shè)施

一些高校會計(jì)檔案管理部門未配置先進(jìn)的信息化設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理人員對當(dāng)下的會計(jì)信息系統(tǒng)以及會計(jì)管理資源（例如ERP等系統(tǒng)）了解不全面，所有信息全部靠人工登記或者手動(dòng)錄入，錯(cuò)誤率極高，而且信息量極大，使得會計(jì)檔案無法得到有效整理及歸檔，容易造成數(shù)據(jù)的丟失以及破壞，這種管理設(shè)備的缺失，導(dǎo)致高校會計(jì)檔案管理信息化要求的差距較大，檔案管理工作無法跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展的步伐。

三、高校會計(jì)檔案管理的強(qiáng)化對策建議

（一）建立會計(jì)檔案管理體系

高校應(yīng)建立科學(xué)、規(guī)范、安全的會計(jì)檔案管理體系。首先，會計(jì)檔案在傳遞或者移交的過程中，要做到責(zé)任明確、職權(quán)清晰、管理有序、規(guī)范移交，以此確保檔案準(zhǔn)確性及完整性。從而達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的要;其次，結(jié)合高校實(shí)際發(fā)展情況，按照資料內(nèi)容及業(yè)務(wù)類別等進(jìn)行歸置，將重點(diǎn)歸檔與單獨(dú)整理有機(jī)結(jié)合，進(jìn)行分類裝釘，為日后會計(jì)檔案的查閱提供便利條件。最后，規(guī)范會計(jì)檔案歸檔及借閱流程，并嚴(yán)格授權(quán)審批制度，確保檔案的安全性。

（二）完善會計(jì)檔案工作制度

目前現(xiàn)存會計(jì)檔案工作管理制度，主要傾向于傳統(tǒng)紙板原始憑證、會計(jì)賬簿、數(shù)據(jù)報(bào)表以及其他財(cái)務(wù)資料的管理內(nèi)容。隨著信息時(shí)代的到來，政府對會計(jì)制度的革新、電子票據(jù)的推廣以及財(cái)務(wù)處理的網(wǎng)格化管理等，勢必會存在會計(jì)核算軟件、數(shù)據(jù)文件以及相應(yīng)數(shù)據(jù)載體管理制度的缺失。因此，審視當(dāng)下的會計(jì)工作制度，在滿足實(shí)際工作的同時(shí)，在信息時(shí)代大背景下，高校需要建立一套科學(xué)的、完善的、適用于信息化發(fā)展的會計(jì)檔案收集、數(shù)據(jù)整理、資料保管、文件交接、信息查閱、檔案移交等方面的管理制度。

（三）打造會計(jì)檔案工作團(tuán)隊(duì)

打造一支專業(yè)過強(qiáng)、思想過硬、業(yè)務(wù)精湛、服務(wù)高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)是推動(dòng)高校會計(jì)檔案管理工作得以順利開展的前提保障。對此，高校應(yīng)該以檔案管理為核心，以思想建設(shè)為基礎(chǔ)，持續(xù)加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)教育，重點(diǎn)提升人員的專業(yè)知識及業(yè)務(wù)處理能力，將隊(duì)伍建設(shè)融入到會計(jì)檔案管理工作當(dāng)中，從而建立一支學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、服務(wù)性高的會計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（四）構(gòu)筑會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫

無論是從國家治理能力還是管理體系都需要現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)作為支撐。隨著云端技術(shù)與大數(shù)據(jù)的使用，使高校會計(jì)檔案管理工作由傳統(tǒng)檔案管理逐步向電子檔案管理方向邁進(jìn)。利用云端系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)程訪問以及管理工作，提升檔案管理工作效率。高?？梢酝ㄟ^影像識別系統(tǒng)對各類會計(jì)原始數(shù)據(jù)、原始憑證進(jìn)行細(xì)化管理。同時(shí)，發(fā)展云端數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)格化管理，使高校檔案信息的收集、傳輸、接收、儲存等更加便捷。從傳統(tǒng)的“死檔案”變成而今的“活信息”，也使檔案管理工作由原來的“檔案庫”變成“信息庫”，會計(jì)檔案資源管理的巨大潛能也能被全部釋放出來，方便高校師生查閱，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化管理。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著高校會計(jì)檔案管理工作的推陳出新，對檔案管理工作提出了更高層次的要求，這就需要高校管理者與會計(jì)人員與時(shí)俱進(jìn)，擯棄傳統(tǒng)的舊觀念、舊思想，跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展的步伐，完善檔案管理體系，推動(dòng)高校會計(jì)檔案管理工作的穩(wěn)步開展，提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]張霞.高校會計(jì)檔案強(qiáng)化管理路徑探討[J] .中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2019年05期.

[2]張婉瑩.新《會計(jì)檔案管理辦法》背景下的高校會計(jì)檔案信息化建設(shè)[J] .行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2018年15期.

[3]葉曉靜.高校會計(jì)檔案數(shù)字化管理淺議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：177-178.