企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐與思考

汪友波

摘 要：當(dāng)前，隨著我國信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國的各大企業(yè)開始著手建設(shè)數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案室。信息化的管理方式以及數(shù)字化的建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)階段最具代表性科學(xué)管理方式，同時也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要目標(biāo)。相較于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案室，現(xiàn)代化的數(shù)字檔案室大有裨益。依托于高新技術(shù)，能夠有助于檔案室館藏檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，有助于實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，有助于信息傳輸?shù)淖詣踊?。但是現(xiàn)階段的企業(yè)數(shù)字檔案室在建設(shè)的過程中仍然存在諸多問題，嚴(yán)重制約著建設(shè)活動的有效開展?；诖?，本文通過介紹當(dāng)前數(shù)字檔案室建設(shè)的背景，詳細(xì)分析了目前企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過程當(dāng)中所面臨的困難與矛盾，并結(jié)合實(shí)際提出了一系列關(guān)于提升企業(yè)管理水平，促進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的有效應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;數(shù)字化檔案室;建設(shè)與實(shí)踐

引言：隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案室的建設(shè)逐漸提上日程。大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中占有一席之地，就需要加強(qiáng)建設(shè)與管理。數(shù)字檔案管理作為現(xiàn)代化信息時代進(jìn)行綜合管理的重要手段，是企業(yè)進(jìn)行優(yōu)化決策、科學(xué)管理的重要方式。建設(shè)數(shù)字檔案室應(yīng)該與時俱進(jìn)，及時發(fā)現(xiàn)在建設(shè)過程中所面臨的問題與矛盾，并從多方面、全方位角度去分析與解決。不論是對數(shù)字檔案室技術(shù)方面的升級，還是對數(shù)字檔案室管理方面的創(chuàng)新都應(yīng)該加強(qiáng)重視，在結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，不斷提升企業(yè)的整體管理水平與效能，已達(dá)到促進(jìn)自身綜合競爭力的最終目標(biāo)。

一、適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，各階層大力支持?jǐn)?shù)字檔案室的建設(shè)

傳統(tǒng)企業(yè)檔案室在管理方式與館藏內(nèi)容上的問題愈發(fā)暴露。經(jīng)常面臨著資金籌備不住、數(shù)字專業(yè)化人才稀缺、檔案安全與信息質(zhì)量不高等問題。因此，伴隨著信息化時代的到來，數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理對檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，并逐漸成為館藏檔案的重要構(gòu)成，為企業(yè)的檔案管理以及科學(xué)決策提供了有利條件，數(shù)字檔案室建設(shè)成為大勢所趨，并得到了社會各階層的大力支持與認(rèn)可。首先，國家大力支持?jǐn)?shù)字檔案室的建設(shè)，相關(guān)部門還積極響應(yīng)并指出建設(shè)設(shè)計(jì)的目標(biāo)、原則以及內(nèi)容，為企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)提供了有效地建設(shè)依據(jù)。其次，目前多家企業(yè)已經(jīng)開始宣布開始建設(shè)現(xiàn)代化的數(shù)字檔案室，并明確了具有針對性以及可操作性的建設(shè)指導(dǎo)。此外，企業(yè)還邀請業(yè)界相關(guān)的專業(yè)人士進(jìn)行建設(shè)培訓(xùn)與指導(dǎo)，開啟了全面推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的新時代[1]。最后，隨著企業(yè)現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的穩(wěn)定健康發(fā)展，檔案室的建設(shè)也需要注入更多的信息化技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案室已經(jīng)不能夠滿足企業(yè)日漸增長的需求，需要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)化的檔案管理方式，不斷推進(jìn)檔案管理由人工管理向信息化管理的方式轉(zhuǎn)變。

二、企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)所面臨的困難

（一）企業(yè)數(shù)字檔案室需要加強(qiáng)檔案信息安全與保護(hù)問題

現(xiàn)階段的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)還遺留著傳統(tǒng)檔案室的歷史問題，對于檔案材料的搜集與整理、將材料歸檔入庫以及查閱與利用共享資源都需要人工手動操作，這在一定程度上降低了檔案信息的準(zhǔn)確性與可靠性，存在隨時發(fā)生檔案信息被盜用或者篡改的可能性。企業(yè)要想有效解決這類問題就需要加強(qiáng)檔案信息的安全與保護(hù)問題，通過有效地安全管理辦法，有效提升檔案的信息安全與防護(hù)級別。由于檔案信息在儲存與管理的過程中很容易被人為誤刪或者篡改，而想要恢復(fù)原先的數(shù)據(jù)需要花費(fèi)更多的資金，不僅耗費(fèi)大量的時間與精力，還浪費(fèi)了大量的人力、物力，增加了企業(yè)的投資成本。

（二）企業(yè)檔案室采用的管理技術(shù)過于傳統(tǒng)、單一

現(xiàn)代化的企業(yè)檔案室建設(shè)在管理技術(shù)的要求上不斷提升標(biāo)準(zhǔn)，就目前來看，相當(dāng)多的大型企業(yè)還存在采用傳統(tǒng)、過時的管理技術(shù)，在與其他的成功、先進(jìn)企業(yè)進(jìn)行交流與溝通時常會出現(xiàn)所應(yīng)用的管理軟件與數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)不相吻合、互相排斥的現(xiàn)象，這在一定程度上嚴(yán)重制約著數(shù)字化檔案室的建設(shè)，使得檔案工作的開展缺乏科學(xué)性與兼容性[2]。此外，還有一些企業(yè)電子化的元件與紙質(zhì)的設(shè)計(jì)原稿并無差別，嚴(yán)重浪費(fèi)了電子硬盤的儲存，降低了檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量與效率。

（三）企業(yè)數(shù)字檔案室缺乏專業(yè)性較強(qiáng)的綜合型高素質(zhì)人才

在企業(yè)進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)的過程中，普遍存在對數(shù)字化的先進(jìn)技術(shù)張溝窩不到位或者不會使用的現(xiàn)象。這主要是因?yàn)槠髽I(yè)在進(jìn)行引流先進(jìn)技術(shù)人才的入資方面不上心，企業(yè)員工的老齡化現(xiàn)象比較嚴(yán)重，對于信息化、數(shù)字化的先進(jìn)技術(shù)沒有做到及時培訓(xùn)與加強(qiáng)實(shí)踐操作能力的學(xué)習(xí)。另外，在進(jìn)行招聘時不注重檔案工作人員的技術(shù)能力與專業(yè)理論，導(dǎo)致在開展數(shù)字檔案工作時無法應(yīng)用數(shù)字化優(yōu)秀管理軟件。

三、建設(shè)數(shù)字檔案室提升企業(yè)管理水平的有效措施

（一）加強(qiáng)企業(yè)各階層對數(shù)字檔案室建設(shè)的重視程度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案工作的重視是有效完成數(shù)字檔案室建設(shè)的重要前提與基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)該將建設(shè)數(shù)字化、信息化的檔案管理創(chuàng)新理念灌輸?shù)狡髽I(yè)全員中，從管理層到執(zhí)行層，逐步貫徹與落實(shí)數(shù)字化檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容與方法，以促進(jìn)建設(shè)進(jìn)程。一方面，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案室各科室的管理要求，積極配合建設(shè)工作的相關(guān)內(nèi)容，及時上報(bào)本單位的工作流程，比如工作記錄、工作總結(jié)、工作數(shù)據(jù)匯總等，加強(qiáng)各單位工作人員對建設(shè)數(shù)字檔案室的重視，并樹立正確的建設(shè)與發(fā)展理念[3]。另一方面，通過量化管理對檔案工作人員的工作流程與檔案數(shù)字化應(yīng)用軟件進(jìn)行定期培訓(xùn)與教學(xué)，使得本科室的相關(guān)技術(shù)人員能夠具備較強(qiáng)的實(shí)踐操作能力。

（二）借助于現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行管理

在進(jìn)行現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案室建設(shè)時，不僅需要檔案相關(guān)工作人員具備較為專業(yè)的檔案知識以及相關(guān)管理能力，還需要有效掌握先進(jìn)的高新管理技術(shù)以及現(xiàn)代化信息技術(shù)。只有這樣，才能夠不斷滿足數(shù)字化檔案室建設(shè)的需求，實(shí)現(xiàn)檔案室建設(shè)的終極目標(biāo)。因此，需要借助于現(xiàn)代化的信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)手段，加強(qiáng)對相關(guān)檔案信息以及資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，創(chuàng)立可操作性強(qiáng)、全面系統(tǒng)的多媒體數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)管理與共享平臺，并創(chuàng)設(shè)一些針對性較強(qiáng)的關(guān)鍵詞搜索、查詢備份等檢索窗口，全面提升數(shù)據(jù)應(yīng)用的有效性。通過數(shù)字化的管理方式，不斷提升檔案信息搜索的效率，提高對檔案信息以及資源的利用與共享。

（三）建設(shè)一支具備高素質(zhì)、高技能的數(shù)字檔案室專業(yè)化人才隊(duì)伍

為了能夠更好地為企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的建設(shè)基礎(chǔ)，需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員與相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平以及綜合素質(zhì)。在進(jìn)行企業(yè)員工培訓(xùn)師，重點(diǎn)加強(qiáng)對檔案現(xiàn)代化、信息化管理技術(shù)以及高新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用知識與應(yīng)用技能學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加強(qiáng)對骨干員工的繼續(xù)教育，定期開展關(guān)于數(shù)字化檔案建設(shè)的活動，并積極與先進(jìn)企業(yè)、單位的專業(yè)人員進(jìn)行交流與溝通，加強(qiáng)對數(shù)字檔案室建設(shè)的正確認(rèn)知，做好檔案內(nèi)容的供需分析，從而達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案室資源開發(fā)與利用的實(shí)際價值[4]。另外，采用員工激勵機(jī)制，加強(qiáng)員工的工作積極性以及職業(yè)責(zé)任心，不斷提升檔案干工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與檔案管理技能，建設(shè)一支具備高素質(zhì)、高技能的數(shù)字檔案室專業(yè)化人才隊(duì)伍。

結(jié)語：綜上所述，數(shù)字檔案室建設(shè)對企業(yè)的數(shù)字檔案管理水平提升具有重要的意義。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)重視信息化的安全管理，借助于高新技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)手段加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)性與全面性，為提升企業(yè)的信息化管理水平奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬麗，張小敏.打造數(shù)字化檔案室促進(jìn)服務(wù)立體化[J].魅力中國，2019，（47）：24-25.

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[3]許磊.淺析數(shù)字化檔案室建設(shè)及數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用[J].檔案管理，2019，（4）：92，94. DOI：10.3969/j.issn.1005-9458.2019.04.033.

[4]阿以古力·外力.試論信息化背景下數(shù)字檔案室的建設(shè)[J].卷宗，2019，9（32）：84.