案卷在文書檔案中應(yīng)用思考

劉劍杰

【摘 要】通過分析目前文書檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，需要進(jìn)一步改進(jìn)立卷工作方式。我國目前的立卷工作依舊過于傳統(tǒng)，無法滿足社會的發(fā)展和文書檔案的利用。所以需要轉(zhuǎn)變案卷管理工作的觀念和方式，以有效提升工作效率，并合理利用人力、物力和財力。本文的研究內(nèi)容即為案卷在文書檔案中應(yīng)用。希望可以提供有用的建議。

【關(guān)鍵詞】案卷;文書檔案;應(yīng)用

在信息時代背景下，計算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到文書檔案管理工作中，尤其是在立卷管理中。文書檔案管理工作的方式也隨之有了顯著的改變，檔案的利用率更高。加之網(wǎng)絡(luò)的共享性使人們不再受到時間和空間的限制，所以在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，案卷的價值仍舊較高[1]。

1.信息時代案卷新的使命

在現(xiàn)代社會的發(fā)展期間，案卷的作用十分重要，除了可以將目前的文件聯(lián)系到歷史上的重要時間和政策外，還能使文件之間的固有聯(lián)系更加緊密，對相應(yīng)的信息進(jìn)行明確，深入了解歷史事件。所以想要對文書檔案的管理工作進(jìn)行完善，就需要全面了解這些文件之間的聯(lián)系。因?yàn)槲募O易被損壞，且恢復(fù)難度較高，這會嚴(yán)重影響到文書檔案的作用，所以整合好案卷對于提升文書檔案的價值十分重要[2]。

1.1保持電子文件之間的聯(lián)系

最為常見的檔案保存形式就是電子文件，因?yàn)槟壳半娮踊潭容^高，所以最為重要的工作方式就是電子文件的歸檔和管理。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件有更加突出的特點(diǎn)。但在歸檔文件時，兩種形式都有各自的優(yōu)越性，也就是說，建立電子案卷符合目前的社會發(fā)展形式，在保證了案卷的物理性能外，提升了電子檔案信息的穩(wěn)定性。

1.2進(jìn)行電子文件的統(tǒng)一管理

通過分析電子檔案的管理方式發(fā)現(xiàn)，電子檔案文件可以提升利用者對檔案的利用率，但是與電子文件相比，紙質(zhì)文件的權(quán)威性更強(qiáng)，這一點(diǎn)不管到什么時代，電子文件都無法超越。此外，電子案卷可以保證二者之間的聯(lián)系。電子文件需要在計算機(jī)硬盤中儲存，但計算機(jī)易被損壞，就會導(dǎo)致電子文件被破壞，此時可以利用紙質(zhì)檔案信息提供原始的資料數(shù)據(jù)，所以對二者做好統(tǒng)一管理，可以提升信息的完整性和可靠性[3]。

1.3實(shí)現(xiàn)多媒體的管理方式和分類管理的有機(jī)結(jié)合

目前對于檔案信息的利用率和利用效果的要求非常高，所以檔案信息也表現(xiàn)出多種形式，如照片、錄音和錄像等。形式不同，信息內(nèi)容也不相同，但互相之間是有一定關(guān)聯(lián)的。這就需要工作人員整理好目前的電子文件信息，對文檔的管理工作進(jìn)行優(yōu)化，將案卷有機(jī)結(jié)合電子文件。為了提升這項工作的整體性，需要分離整理案卷后再歸檔。期間可以大力應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備完成工作。

2.案卷是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)

在社會的發(fā)展期間，文書檔案占有重要地位，不僅是一種重要的信息資源，也有助于領(lǐng)導(dǎo)制定重大決策或適當(dāng)調(diào)整決策。近些年，經(jīng)過相關(guān)檔案管理工作人員的努力，已經(jīng)建立了一種檔案信息體系，并配備了科學(xué)的檢索體系。

2.1保護(hù)電子文件的利用價值

從本質(zhì)上來說，檔案就是一種信息資源，可以再現(xiàn)歷史，作用較大。只有在利用期間才能體現(xiàn)檔案信息的價值，整合好歷史文件才能保證歷史的真實(shí)性。所以在歸檔電子文件期間，需要選擇科學(xué)的整理方式，提升電子檔案的真實(shí)性?？茖W(xué)化管理檔案，對電子文件進(jìn)行妥善保管，才能保證歷史進(jìn)步，建設(shè)信息資源。

2.2電子文件開辟了一條檔案信息利用的新途徑

建設(shè)檔案信息庫的過程就是整合檔案信息資源的過程，這也是檔案信息化的基礎(chǔ)和核心所在。檔案信息有層次劃分，其中高層次的不含有充足的信息量，低層次的則含有大量信息。案卷屬于中間層次，其中的信息量和詳略度都處于適中狀態(tài)，可以更好地的獲取信息，對內(nèi)容繁雜與需求專一之間的矛盾能進(jìn)行有效解決[4]。

3.改革立卷方法，與文書檔案管理信息化發(fā)展需求相適應(yīng)

檔案管理者需要管理好文書檔案，以目前發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依據(jù)，采用現(xiàn)代化的手段管理檔案。雖然案卷有重要的作用，但在改革案卷時需要以時代的要求相符。立卷是文書檔案管理的基礎(chǔ)，對于開展各項檔案管理工作的意義都十分重大，檔案管理者需要分析管理不同的文件，制定對應(yīng)的科學(xué)可行的管理辦法，通過科學(xué)的手段和管理模式提升檔案管理工作的效率。

3.1明確案卷概念和組卷規(guī)則

以往的案卷都是有雙重屬性的，即組合體和保管單位，而目前在多媒體時代，已經(jīng)不再適用。一張光盤可以存儲成千上百的電子案卷，一個案卷的多媒體文件可能在不同的單位進(jìn)行保管，所以要對電子案卷的特殊存在形式進(jìn)行肯定。作為全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，傳統(tǒng)的案卷同時要聯(lián)系不同的文件和厚度，所以需要對全宗檔案進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳細(xì)的分類，以此作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前在機(jī)關(guān)工作中，職能管理有越來越高的地位和作用，檔案真實(shí)記錄的歷史，需要對這種情況見反映[5]。

3.2運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用計算機(jī)輔助立卷

不管是電子文件歸檔還是紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要配合高水平的文書檔案管理系統(tǒng)。一方面，人工是無法建立電子案卷的;另一方面，通過計算機(jī)代替手工操作，立卷工作的質(zhì)量和效率都能得到顯著提升。排序案卷和卷內(nèi)文件及特殊檔案并生成檔號，便于統(tǒng)計各種立卷，也說明了檔案信息化服務(wù)和文書檔案管理水平也在隨著時代的發(fā)展而發(fā)展。

4.小結(jié)

綜上所述，通過詳細(xì)介紹案卷在文書檔案中的作用，發(fā)現(xiàn)案卷和電子文件之間是對立統(tǒng)一的，只有將二者結(jié)合起來，才能再現(xiàn)歷史。分開看待兩者的作用，可以保證機(jī)關(guān)企業(yè)良好運(yùn)作。在時代不斷發(fā)展的背景下，需要對文檔管理的程度不斷進(jìn)行完成，縮小其局限性，使其能為社會的發(fā)展貢獻(xiàn)更多力量。

參考文獻(xiàn)：

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