關于加強企業(yè)合同管理工作的思考

丁艷

摘要：在頻繁的企業(yè)經濟往來中，合同的訂立至關重要，企業(yè)能否做到科學有效地管理合同，直接關乎到企業(yè)經濟活動開展以及經濟效益的取得。并且，隨著市場經濟的發(fā)展，我國企業(yè)生存更加艱難，競爭更加激烈，一旦合同出現(xiàn)問題，將會給企業(yè)帶來不可預估的損失。因此，研究如何加強企業(yè)合同管理工作十分重要。

關鍵詞：企業(yè)管理;合同管理;對策

一、企業(yè)合同管理的重要性

隨著我國市場經濟的發(fā)展，企業(yè)之間的經濟往來越來越規(guī)范化，合同已經成為企業(yè)之間經營合作的必要載體。合同管理的好壞直接影響了企業(yè)經營管理的成敗，因此，做好合同管理工作已經成為現(xiàn)代企業(yè)經營管理的重要組成。合同管理內容細致復雜，不僅僅是要約、簽約的一個簡單程序，而是包括從合同擬定開始的調查、談判、起草，合同簽約過程中的簽訂，合同簽訂完成后的履行、監(jiān)督以及合同按要求完成的整個過程。企業(yè)合同管理部門要確保依法訂立合同，并且在實際的工作過程中全面履行合同，為企業(yè)規(guī)避經營風險。因此，企業(yè)在合同管理過程中，要嚴格按照法律的有關規(guī)定完成簽訂、履行、變更、解除等與合同有關的諸項事宜，保證合同管理工作在企業(yè)的經營過程中發(fā)揮應有的職能。

二、現(xiàn)代企業(yè)合同管理常見問題

（一）合同管理缺少完善的規(guī)章制度

企業(yè)為了尋求久遠發(fā)展，制訂出的政策措施過于嚴苛，可操作性不強，缺乏實際執(zhí)行效力。有的企業(yè)甚至出現(xiàn)口頭協(xié)議或者補簽合同的情況，這樣的做法顯然缺少切實可行的監(jiān)督制約措施，會對日后在合同的執(zhí)行過程中產生不利;有時雙方交易也僅憑對方的電話、傳真、發(fā)貨通知單就開展了，這樣的做法給合同履行帶來很大的安全隱患，最后也可能需要花費很大精力來處理這些因之前考慮不周而留下的安全隱患。

（二）企業(yè)法律意識淡薄

企業(yè)負責人重視法律工作，可以提高公司各部門的法律意識和合法經營的工作態(tài)度，有些企業(yè)在不聘請外部法律顧問或設立相應的法務部門的情況下盲目追求經濟利益，企業(yè)管理者的法律意識薄弱，當風險轉化為法律糾紛時，將導致企業(yè)經濟損失，嚴重的有可能使企業(yè)陷人生存危機。部分企業(yè)的合同管理制度不健全，實施不到位，有的企業(yè)甚至簽訂陰陽合同，法務部門未能有效地監(jiān)控合同執(zhí)行情況，導致合同風險防控存在漏洞，如合同糾紛處理不當，嚴重的將損害企業(yè)信譽和造成經濟利益受損。

（三）合同管理重要性認識不足

在企業(yè)合同管理中，對合同管理重要性認識不足是導致企業(yè)合同管理存在問題的重要因素之一。在合同簽訂后，一些企業(yè)也只是將合同作為一般文件那樣收集整理與存放，未能充分認識到合同在保障企業(yè)自身權益中的重要作用。

（四）合同主體資格審查不嚴格，合同條款缺失不完整

合同主體資質審查是合同訂立前的首要工作，合同主體選擇不當會直接影響企業(yè)的經營效益。對于未訂立合同、未經授權對外訂立合同、合同主體資格未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐、合同條款缺失不全，合同標的物品種、規(guī)格、工程項目交工條件等約定不明，都是產生合同爭議的法律風險點，合同履行期限是約束合同雙方的條款，如果合同未明確履約期限，則有可能造成合同無效或訴訟時效過期的風險;在簽訂合同時，合同條款應明確不可抗力的范圍，合同雙方應采取措施防止損失擴大，以降低相應的法律風險。如果涉及合同糾紛，合同當事人對合同糾紛處理不當，不僅造成嚴重的經濟損失，還會形成損害企業(yè)信譽和形象的風險。

三、加強企業(yè)合同管理工作的有效對策

（一）要訂立健全規(guī)章制度

為使合同管理工作順利開展，必須制訂完善且切實可行的管理制度。其主要范圍包含：合同的檔案管理，合同簽定前期調查、簽定、審批、會簽、審查、注冊備案，法人委托授權管理，合同范本管理，合同用印管理，合同執(zhí)行和遇到糾紛處理，合同定期整理與核查等。

（二）進行合同文本范例庫的維護

（1）加強合同文本范例庫的開發(fā)和更新。專業(yè)的合同法務人員對國家普遍的合同格式及大多數(shù)合作公司的合同文本資料進行甄別、討論、篩選，建立符合本公司業(yè)務的合同范本，并根據(jù)國家相關的法律法規(guī)變化而不斷修正和調整不適用的合同條款。

（2）強化合同文本范例的業(yè)務分類。根據(jù)部門職能和業(yè)務類型進行劃分，明確規(guī)定職能部門的各種合同類型，準確標注各業(yè)務類型合同，并定期對各種類型合同進行共享、更新，從而減少因分類不明給合同管理人員造成困擾，方便業(yè)務人員進行開展業(yè)務，降低合同法律風險。

（三）加強合同管理認識

加強企業(yè)領導層關于加強合同管理的認識，使他們充分意識到合同管理能夠為企業(yè)的各項管理工作的開展、各項決策以及各項計劃的制定提供重要的參考依據(jù)，既是企業(yè)開展經營管理依法行事基礎，同時也是企業(yè)獲得進一步發(fā)展的前提，而加強合同管理認識能夠使合同在企業(yè)經營管理中發(fā)揮更大的作用。同時，企業(yè)還應當對各級人員加強合同管理認識的教育與培訓，可以通過講解合同糾紛案索賠典型案例來使其充分認識到合同管理的重要性以及一旦合同出現(xiàn)問題所帶來的嚴重后果。

（四）實現(xiàn)合同管理信息化

信息化是當前經濟發(fā)展的趨勢，企業(yè)在進行合同風險控制時可以借助電子信息系統(tǒng)，將信息化設備和系統(tǒng)運用到合同風險控制的實踐中去，這樣可以提高合同風險管理效率和水平。企業(yè)應該結合企業(yè)自身情況不斷對合同風險管理系統(tǒng)和步驟進行創(chuàng)新和優(yōu)化，利用信息系統(tǒng)排查合同風險，使得風險排查更為全面高效，較大程度上提高企業(yè)合同風險防范水平和能力。

（五）構建基于風險控制的合同管理體系

目前的企業(yè)管理體系中大多十分重視財務管理和風險防控，而沒有比較全面和明確的合同管理體系，與合同相關的管理被視為決策層或者財務核算的工作內容。但是這種管理體制存在明顯缺陷，無法針對合同中與各個部門相關的風險要素形成集中管理。因此，應探尋由各部門管理人員共同組成完整的合同管理體系，建立合同風險分析、評估和預測的專門機構，對合同風險進行動態(tài)的跟蹤管理，并且就潛在的風險因素共同商討應對策略。

四、結束語

綜上所述，只有訂立健全的規(guī)章制度，嚴格加強合同管理與認識，提高合同管理的信息化水平，才能有效地防控和規(guī)范合同管理中出現(xiàn)的各種問題，從而達到合同管理信息化、標準化，提升企業(yè)的管理水平，減少合同的法律糾紛，保障企業(yè)的合法權益，規(guī)避企業(yè)不必要的損失，促進現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和進步。

參考文獻：

[1]付金嫻.企業(yè)合同管理中風險意識的強化[J].中外企業(yè)家，2019（32）：219.