試論政府基層檔案歸檔工作中存在的問題及應(yīng)對方法

常成良

摘要：在單位檔案管理工作中，文件整理及檔案歸檔是其中一個重要的環(huán)節(jié)。檔案歸檔工作是針對一些處理完畢的資料和具有參考利用價值的文件進行整理、分類和保存，其檔案歸檔工作的質(zhì)量影響著單位的管理工作。基于此，本文對政府基層檔案歸檔工作中存在的問題進行分析，并單位檔案歸檔文件整理方法進行探討，以此提升單位檔案歸檔工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：歸檔;問題;應(yīng)對方法;檔案

一、政府基層檔案歸檔工作中存在的問題

（一）缺少歸檔意識

所謂的檔案意識也就是人們對檔案管理工作的認知以及客觀反映。檔案意識對檔案管理的效果有著一定的影響，但是就當(dāng)前發(fā)展的狀況而言，單位中部分人員的歸檔管理意識并不強，對檔案管理工作缺乏足夠的關(guān)注，從而導(dǎo)致了單位檔案歸檔管理不是特別的完整和準(zhǔn)確[1]。此外，單位中的專業(yè)技術(shù)人員對生產(chǎn)和科研有著直接性的影響，其能明確地了解單位檔案資料的相關(guān)信息，在歸檔工作中是極為重要的角色。但目前一些技術(shù)人員對檔案管理工作也不夠重視，并未以長遠的眼光對待檔案管理。

（二）檔案資料管理制度有待健全

在日常的檔案資料歸檔管理中，相關(guān)的制度還有待健全，主要表現(xiàn)是檔案資料管理混亂，歸檔不科學(xué)現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案資料管理不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益就使得該項工作不被重視，相關(guān)的制度也就不能及時的更新，久而久之便與社會的發(fā)展需要相脫節(jié)，即使有管理制度也得不到徹底的落實和貫徹。另外，一些對檔案管理工作進行監(jiān)管的部門或人員監(jiān)管力度不夠，監(jiān)管甚至淪為了形式[2]。檔案資料歸檔整理相關(guān)制度的不完善，再加上監(jiān)管力度不足等因素就使得檔案資料歸檔整理質(zhì)量下降，不能有效的發(fā)揮其應(yīng)有的作用

（三）收發(fā)部門不及時催辦，增加了歸檔難度

通常情況下，檔案收發(fā)工作是在單位的綜合辦公室中進行，并要求每個基層單位都要相互協(xié)調(diào)、相互促進。但就當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r而言，卻沒有相關(guān)的制度文件可以依照進行催辦，相關(guān)收發(fā)、配合部門也沒有嚴謹?shù)匕凑障鄳?yīng)的制度執(zhí)行，致文件散落在各基層單位，這也就進一步加大了檔案歸檔的難度。

二、單位檔案歸檔文件整理的原則

（一）嚴格遵循歸檔文件整理規(guī)則

單位在進行檔案歸檔文件整理過程時，應(yīng)當(dāng)嚴格遵循歸檔文件整理規(guī)則，遵循文件形成的規(guī)律。首先，單位在進行文件整理時，可以參照《歸檔文件整理規(guī)則》進行歸檔工作，其包含了許多檔案歸檔以及文件整理的方法，比如按照檔案紙張編目進行文件整理;同一事件的檔案材料排列在一起;不破壞原有文件材料的排列順序等等。這一規(guī)則內(nèi)容給予單位檔案歸檔工作以及文件整理指導(dǎo)性方法，促進單位檔案工作效率的提升[3]。其次，單位的檔案資料是單位在進行各項會議學(xué)習(xí)活動中產(chǎn)生的，其數(shù)據(jù)真實反映了單位的發(fā)展特點和面貌，因此，在進行文件整理時需要充分考慮其文件材料產(chǎn)生的特點和規(guī)律，在進行檔案歸檔以及文件處理時盡量保持活動的完整性。比如說，文件的整理應(yīng)當(dāng)保持某項會議或者某項活動的完整性;或者文件內(nèi)容的整理，不可分割正文、批復(fù)、請示和附件等內(nèi)容，保持文件的內(nèi)在聯(lián)系;或者文件整理時保持會議、決議等重要文件的初稿、討論稿、定稿等形成過程進行排序。

（二）檔案保存整理的基礎(chǔ)原則

單位的檔案文件資料，包括本單位各項活動產(chǎn)生的，上級部門對本單位下發(fā)的指示性文件、指導(dǎo)性文件，或者對本單位相關(guān)的批示和批復(fù)文件，本單位編印的簡報刊物稿子和樣本，出版物的樣稿和樣本等等文件資料，它們之間的關(guān)系密不可分，都同樣呈現(xiàn)了單位發(fā)展的特點和面貌。因此，單位在進行檔案歸檔及文件整理時，應(yīng)當(dāng)在保持各個文件聯(lián)系前提下進行，才能充分反映文件資料的時間、內(nèi)容和形式，才能充分反映單位各項活動形成的面貌和歷史特點，才能體現(xiàn)歷史檔案資料整理和保存的情況。因此，在檔案歸檔及文件整理時，在保有歷史整理的基礎(chǔ)上盡量不拆分卷案整理，同時利用歷史整理、檢索成果，保存已經(jīng)整理的卷案的原狀，針對整理錯誤或者不當(dāng)?shù)奈募Y料，及時進行改動和糾正。

（三）堅持保管和利用的基本原則

單位在進行檔案歸檔及文件整理時，除了保證其文件整理的有序性和完整性以外，還需應(yīng)當(dāng)堅持保管和利用的基本原則，以此實現(xiàn)檔案管理的安全和有效利用的目的。及時針對一些具有挖掘價值的文件資料進行深入研究和保存，對失去研究價值的文件進行剔除和銷毀，同時可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)或者計算機技術(shù)對文件檔案進行科學(xué)管理，比如利用計算機檢索文檔資料，可以快捷檢索出分散在不同類目中的同一事件的資料或者同一問題的檔案信息，以此保證檔案文件之間的聯(lián)系。

三、政府基層檔案歸檔工作的應(yīng)對方法

（一）強化以法治檔，加強檔案意識

要想進一步落實檔案管理工作，就一定要在單位中宣傳和推廣《中華人民共和國檔案法》，使大家能夠更好地學(xué)習(xí)和領(lǐng)會，并且深入地貫徹落實，進一步強化其對檔案工作的指導(dǎo)。此外，應(yīng)建立適用于單位發(fā)展的檔案管理制度，將檔案工作納入到崗位責(zé)任制中，以期提高檔案資料的歸檔率。另外，還應(yīng)積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，支持和鼓勵檔案管理部門進行一定的創(chuàng)新，并將單位檔案管理工作落到實處。

（二）加強檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)

在新形勢下，不僅要求檔案管理人員具有一定的政治素養(yǎng)，并且還需要具備一定的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。當(dāng)前檔案類型日趨多樣，檔案載體越發(fā)豐富，形成檔案的方式和途徑也在產(chǎn)生著變化，這也就需要檔案管理人員不管是對學(xué)科知識還是業(yè)務(wù)知識都要進行一定的學(xué)習(xí)。通過加強對檔案管理人員的培養(yǎng)與訓(xùn)練，定時組織其和同行進行溝通和交流，獲取新的知識，學(xué)習(xí)到新的技能，提升歸檔材料的質(zhì)量和水平。

（三）加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平

要想進一步強化單位檔案的歸檔率，只是依靠檔案部門是不可能實現(xiàn)的。這就要求相關(guān)部門進行一定的配合，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)引導(dǎo)，定時組織開展檔案知識管理培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。

（四）源頭導(dǎo)向，規(guī)范管理

為了能夠切實提高單位檔案歸檔率，則需要對檔案的產(chǎn)生以及使用進行監(jiān)督和管理，這就一定要從檔案的根源出發(fā)，優(yōu)化工作程序，實行嚴格規(guī)范的管理。就重要檔案產(chǎn)生的根源而言，大致能夠分成內(nèi)部形成和外部形成兩種渠道。其中，內(nèi)部形成的主要檔案有申報材料、發(fā)文、協(xié)議以及合同等。對這些檔案進行歸檔，應(yīng)實行更加嚴格規(guī)范的管理，在臺賬表格的后方添加上“歸檔狀況”這一內(nèi)容，能夠及時歸檔的就要及時歸檔，無法進行及時歸檔的要在一個月之內(nèi)進行歸檔。到達相應(yīng)期限依舊無法歸檔的，一定要標(biāo)明檔案的去向以及計劃歸檔的時間。在每月月底，檔案管理部門應(yīng)按照登記臺賬顯示的內(nèi)容及數(shù)量對存檔狀況進行一定的核實。外部形成的檔案主要有各種榮譽證書、證件以及會議材料等。首先要做的就是強化檔案存檔的完整性，繼而就是利用文件承辦表進行一定的控制和約束。

四、結(jié)束語

總而言之，單位在進行文件整理及檔案歸檔工作中，應(yīng)當(dāng)在參照檔案管理的基本原則基礎(chǔ)上，對單位檔案歸檔文件整理的方法進行深入研究，同時順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，建立起科學(xué)合理的檔案管理模式。

參考文獻：

[1]朱桂珍.淺議信息化時代文書檔案收集與歸檔[J].治黃科技信息，2020（04）：31-33.

[2]姚思猛.淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019（08）：295-296.

[3]劉偉珍.檔案歸檔管理和利用方式之研究[J].城建檔案，2017（08）：63-64.