做好機關(guān)檔案管理工作的實踐分析與研究

王浩

摘要：機關(guān)檔案作為工作發(fā)展和記錄的重要憑證，為后續(xù)工作的開展起著重要的保障作用，為此需要做好機關(guān)檔案的管理工作，本文對此進行簡單分析。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案;管理工作;問題;實踐分析

一、機關(guān)檔案管理及其工作的重要性

（一）機關(guān)檔案管理

檔案管理也被稱為檔案工作，該工作是一個總稱，包含了對檔案實體的管理、檔案信息的管理和提供檔案信息服務(wù)等各項工作的總稱、檔案管理工作是國家檔案事業(yè)中一項最基本的工作，而機關(guān)檔案管理也是屬于檔案管理工作中的一種。

機關(guān)檔案管理工作主要包括兩個方面，第一項工作是對機關(guān)檔案資源的管理，這是一種對檔案實體的管理方法，第二項則是對機關(guān)檔案中各類信息的管理，這是一種對檔案信息的組織。

（二）做好機關(guān)檔案管理工作的重要意義

面對快速發(fā)展的時代，信息的價值被凸現(xiàn)出來，做好信息的管理工作已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的重點，機關(guān)檔案管理工作，不僅是一種對信息的存檔，更是為信息的利用提供了有效的幫助，對經(jīng)濟社會發(fā)展提供有效的幫助。對檔案管理工作的研究，能夠發(fā)現(xiàn)當(dāng)前機關(guān)檔案在管理中存在的一些問題和弊端，以此更有針對性的改正檔案管理工作的各項措施，實現(xiàn)對機關(guān)檔案的規(guī)范化管理，依托完善的規(guī)范化管理推動管理實效的提升，促進機關(guān)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

二、當(dāng)前機關(guān)檔案管理工作中存在的問題

（一）機關(guān)檔案管理缺乏規(guī)范性

機關(guān)單位作為國家的一個重要組成部分，其內(nèi)部檔案是重要的文件，需要按照檔案管理的各項要求做好分類、登記和管理工作，以為日后的查閱、使用提供方面。但由于機關(guān)單位缺乏足夠的重視，缺乏對檔案管理工作的應(yīng)有重視，在檔案管理工作中各項工作缺乏規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，檔案存放隨意，檔案保存缺乏應(yīng)有的重視，未能按照檔案管理的各項要求嚴(yán)格開展管理工作，機關(guān)內(nèi)部也缺乏完善、健全的檔案管理制度，導(dǎo)致缺乏有效的制度指引，這導(dǎo)致機關(guān)內(nèi)部檔案文件未能按要求存檔，一些重要文件引發(fā)丟失的風(fēng)險，檔案管理的工作效率不高，管理成效不足，缺乏規(guī)范化的制度指引，沒有嚴(yán)格的制度約束行為，導(dǎo)致管理的散漫。

（二）缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員

機關(guān)檔案管理工作中存在問題的根本原因是管理問題，這就涉及到人的問題，所有管理問題的產(chǎn)生究其根源都能追溯到人員的行為。當(dāng)前機關(guān)檔案管理工作中檔案管理人員的綜合素質(zhì)不足，對檔案管理工作的認(rèn)識也明顯存在問題，這就導(dǎo)致了人員從思想上就陷入了檔案管理的誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理不重要、檔案管理比較簡單、責(zé)任性小等問題，正是對檔案管理缺乏正確的認(rèn)識，導(dǎo)致實際的檔案管理工作中思想松懈，檔案的歸檔管理較為隨意，不懂得利用信息技術(shù)，操作中常出現(xiàn)事物，這些都嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的有效開展。

（三）缺乏軟硬件設(shè)施

軟硬件設(shè)施缺乏是當(dāng)前機關(guān)檔案管理工作發(fā)展的一個重要的瓶頸。信息化快速發(fā)展的背景下，機關(guān)檔案管理要想提升管理效率，就需要先進的設(shè)施設(shè)備的支持，這對機關(guān)檔案管理工作來說具有重要的意義，直接關(guān)乎了檔案的發(fā)展水平、安全水平。完善的軟硬件設(shè)施是檔案管理工作開展的重要基礎(chǔ)保障，有了檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的保障，才能夠?qū)崿F(xiàn)對機關(guān)檔案的有效管理，才能夠提升對檔案資源的利用。當(dāng)前各單位普遍缺乏軟硬件設(shè)施，對檔案管理工作投入的資金不足，檔案管理中一些基礎(chǔ)的硬件設(shè)施如打印機、掃描儀等各類設(shè)施設(shè)備都無法有效配置齊全，給檔案管理工作帶來一定的難度，也影響了檔案資料的安全性。

（四）檔案管理信息化水平不高

信息化作為各行各業(yè)發(fā)展的方向，機關(guān)檔案也應(yīng)當(dāng)朝著信息化方向發(fā)展，通過提升信息化程度來提升檔案管理的工作效率，更好地做好檔案的管理和保護，但目前仍有很多單位受到陳舊思想的阻礙，跟不上時代的發(fā)展，未能積極引入信息化的管理方式，這給檔案管理工作帶來一定的阻力，影響了檔案管理工作的有效開展。

三、做好機關(guān)檔案管理工作的實踐分析與研究

（一）創(chuàng)新完善機關(guān)檔案管理，以制度促管理

新形勢下，為了更好地推動機關(guān)單位檔案管理工作的有效開展，需要從制度層面落實，以更好地促進管理工作的開展。機關(guān)內(nèi)部檔案管理工作開展中，要積極創(chuàng)新檔案管理工作制度，根據(jù)當(dāng)年管理工作的實際要求，制定出切實可行且具有可操作性的管理制度。要確保制定的檔案管理制度的規(guī)范性和統(tǒng)一性，讓各單位形成統(tǒng)一的管理制度，確保制度與我國檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)相符，以更好地呈現(xiàn)檔案管理制度的合法性和規(guī)范性。在檔案管理制度制定的過程中，要設(shè)置相關(guān)的獎勵和激勵措施，推動檔案管理工作的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的積極性，通過考核制度來加強人員的管理，確保檔案管理整體質(zhì)量和水平的提升。

（二）提升機關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了更好地推動檔案的存儲和應(yīng)用，促進檔案管理工作的良好發(fā)展，機關(guān)單位需要解決人員存在的問題，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓人員成為管理的有效驅(qū)動力。一方面，機關(guān)內(nèi)部要加強檔案管理人員的培訓(xùn)，要從思想層面提升對該工作的正確認(rèn)識，從行動方面提升自身的操作技能，做好檔案的存儲、管理，促進檔案的利用。要定期、不定期開展相關(guān)培訓(xùn)，派檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，參加相應(yīng)的培訓(xùn)班，要邀請檔案管理專業(yè)人員來開展講座，提升全員檔案的意識。要讓檔案管理人員加強信息化的學(xué)習(xí)，提升計算機操作能力，更好地使用檔案管理信息化的工作模式。另一方面要加強檔案管理人才的引入，積極挖掘機關(guān)內(nèi)部檔案管理的價值，加強對檔案的利用，讓檔案在新時期發(fā)揮其真正的作用。要積極引入信息化人才，助力機關(guān)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（三）加強軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的完善

為了提升機關(guān)檔案管理的時效性，提升對設(shè)施設(shè)備的應(yīng)用，機關(guān)內(nèi)部要積極引進各類軟件、硬件設(shè)施，推動檔案管理工作效率的提升，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化發(fā)展。在硬件設(shè)施方面，機關(guān)內(nèi)部要按照檔案管理的各類要求，購買引進各類管理硬件設(shè)施，為檔案管理提供充足的檔案柜，積極購入打印機、掃描儀等設(shè)施設(shè)備以滿足信息化使用的基本需求。對于有條件的單位要積極改善檔案存儲的環(huán)節(jié)，為檔案配備防盜門窗，購入滅火器、溫濕計等，做好檔案室的安全防護和溫濕管理。在軟件設(shè)施方面，機關(guān)檔案管理應(yīng)積極引入國家檔案局或者省檔案局開發(fā)的檔案管理類的軟件，提升檔案管理的規(guī)范化，簡化檔案管理程序，提升檔案管理的效率。

（四）加強機關(guān)檔案信息化建設(shè)

為了更好地跟得上時代發(fā)展的步伐，機關(guān)檔案管理工作中也應(yīng)當(dāng)加強信息化的建設(shè)，提升工作效率的同時解放人力，提升檔案管理的失效，促進檔案管理的安全性。機關(guān)檔案管理工作人員要將檔案的分類目錄錄入到計算機中，一方面查找和翻閱。要借助掃描儀等推動檔案電子化，實現(xiàn)電子方式的存儲，對于一些重要的方案，還可以制作成Word文檔，以減少檔案丟失和破損帶來的影響。信息化建設(shè)中要積極配套引進相應(yīng)的信息化設(shè)備，包括計算機、掃描儀等，還應(yīng)當(dāng)積極引入先進的檔案管理系統(tǒng)。此外，還需要做好信息安全防護工作，加強防火墻的設(shè)置，設(shè)立專用的秘鑰等等，以提升安全性。

總結(jié)

在社會快速發(fā)展過程中，檔案已經(jīng)成為一類重要的資源，對各項工作的開展有著重要的意義。機關(guān)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，采取有效措施提升人員素質(zhì)，加強軟件硬件設(shè)備的更新升級，推動檔案管理信息化的發(fā)展，更好地推動機關(guān)檔案服務(wù)工作的質(zhì)量。

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