智慧檔案館與數(shù)字檔案館在檔案館發(fā)展中的作用比較研究

孔旸

摘? 要：本文深入分析了智慧檔案館以及數(shù)字檔案館的各自特征，并對智慧檔案館以及數(shù)字檔案館之間的相似點以及不同點進(jìn)行研究，專門對智慧檔案館和數(shù)字檔案館之間的關(guān)系進(jìn)行了分析，對兩者在檔案館發(fā)展中起到的作用進(jìn)行了比較研究。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館;數(shù)字檔案館;作用;比較研究

Abstract： This paper analyzes the characteristics of Smart Archives and Digital Archives， and studies the similarities and differences between Smart Archives and digital Archives， this paper analyzes the relationship between the intelligent Archives and the digital Archives， and makes a comparative study on the functions of the two to the development of the Archives.

Keywords： Intelligent Archives; Digital Archives; Function; Comparative study

分析數(shù)字檔案館以及智慧檔案館之間的關(guān)系和兩者在檔案館發(fā)展中的實際作用，利于更深入地認(rèn)識智慧檔案館屬性，促進(jìn)檔案館更好地發(fā)展。

1 智慧檔案館以及數(shù)字檔案館的分析

1.1 數(shù)字檔案館的主要特點及功能

1.1.1 數(shù)字檔案館的主要特點。第一是檔案資源信息存儲的數(shù)字化。數(shù)字檔案館將傳統(tǒng)檔案館的檔案資源信息數(shù)字化，是以傳統(tǒng)檔案館資源為信息基礎(chǔ)的。第二是檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化存檔與提取。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是數(shù)字檔案館存在及運行的基礎(chǔ)環(huán)境，數(shù)字檔案館完全依靠互聯(lián)網(wǎng)生存。第三是檔案信息資源分散式管理。對于數(shù)字檔案館，每個數(shù)字資源不管是收集、儲存，還是發(fā)布、檢索，都需要每一個單獨的數(shù)字檔案館實體都能統(tǒng)一遵循協(xié)議，并解決單獨的數(shù)字檔案館實體數(shù)字平臺、應(yīng)用軟件之間的差異整合，建立全面且兼容的數(shù)字檔案存儲資源庫。

1.1.2 數(shù)字檔案館的主要功能。第一，收集、存儲數(shù)字檔案資源信息。對檔案館現(xiàn)有信息數(shù)字化，并可以對各個區(qū)域檔案館的電子文件進(jìn)行在線或離線方式的接收。同時，形成統(tǒng)一的檔案信息轉(zhuǎn)換格式和類型格式，并存儲上傳。第二，組織、管理數(shù)字檔案資源信息。索引和記錄數(shù)字對象，創(chuàng)建檔案資源的目錄和索引，將對象數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)進(jìn)行分解，形成不同的數(shù)據(jù)庫。第三，發(fā)布及查詢數(shù)字檔案信息。針對信息可以進(jìn)行目錄查詢和文件查詢的服務(wù)，以及針對多媒體的信息內(nèi)容進(jìn)行檢索。

1.2 智慧檔案館的主要特點

1.2.1 覆蓋全。智慧檔案館可以非?！爸腔邸钡貙n案信息資源進(jìn)行高效管理，同時對多個區(qū)域的全品類資源信息進(jìn)行高效的集合與共享。

1.2.2 效率高。智慧檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)以及手機終端的平臺建立對檔案信息的管理服務(wù)，無論是對檔案館設(shè)施建設(shè)，還是資源分配以及系統(tǒng)的操作等，都是以滿足公眾需求為目標(biāo)，使檔案資源信息化技術(shù)更成熟，檔案館的存儲資源更為豐富，從而達(dá)到更加便捷的檔案服務(wù)。

1.2.3 資源廣。各種檔案資源是智慧檔案館最基本的信息庫。相比數(shù)字檔案館的資源，智慧檔案館資源更加豐富多樣，其組成資源類型大致分成五種，分別為：城鄉(xiāng)記憶類、檔案內(nèi)容類、檔案申請類、檔案館樓宇管理以及檔案實體組成類。

1.2.4 技術(shù)優(yōu)。智慧檔案館中融入了新一代技術(shù)。與智能建筑的集成進(jìn)行綜合應(yīng)用，并實現(xiàn)了存檔自動化的綜合控制功能;與物聯(lián)網(wǎng)集成，實現(xiàn)檔案館的智能自控;與云計算集成，形成一組在該區(qū)域內(nèi)鏈接的智能檔案。

1.2.5 聯(lián)系緊。智慧檔案館在各館之間相互聯(lián)系，檔案館中的資源信息也實現(xiàn)互通，員工與大眾之間相互緊密聯(lián)系，拉近了各個目標(biāo)之間的距離，既有互聯(lián)網(wǎng)上的，也有實際生活中的。

2 數(shù)字檔案館以及智慧檔案館的區(qū)別

2.1 定位差異。智慧檔案館和數(shù)字檔案館的定位標(biāo)準(zhǔn)的差異性還是非常大的。通常所說的智慧城市是擁有現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的城市，并形成一個完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將各公共基礎(chǔ)設(shè)施緊密地聯(lián)系在一起，并在此基礎(chǔ)上，通過政府、公司以及企業(yè)對整體業(yè)務(wù)工作不斷地提升和創(chuàng)新。其中的參與者協(xié)調(diào)各個重要的組成部分，共同組建成一個龐大的智慧平臺。在此過程中，智慧檔案館應(yīng)運而生，智慧檔案館是智慧城市生態(tài)系統(tǒng)的一個子單元。數(shù)字檔案館則是針對檔案信息資源的安全并且優(yōu)化管理而產(chǎn)生的，是一個獨立的單元。

2.2 服務(wù)功能差異。智慧檔案館應(yīng)用的現(xiàn)代化技術(shù)更加先進(jìn)。智慧檔案館通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達(dá)到對檔案資源信息的有效管理，并結(jié)合到手機、電腦的各個平臺上，人們可以通過各種網(wǎng)絡(luò)途徑使用檔案信息，檔案信息也因此被高效利用。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比雖然有明顯優(yōu)勢，但與智慧檔案館相比，在服務(wù)范圍上存在很大欠缺，便捷性也遠(yuǎn)不如智慧檔案館。

2.3 核心技術(shù)差異。不論是數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，信息技術(shù)都是其核心技術(shù)支撐。數(shù)字檔案館使用數(shù)字技術(shù)以數(shù)字方式描述檔案資源，建立數(shù)字圖像并使用該平臺來促進(jìn)文件管理和使用。智慧檔案館使用感知技術(shù)作為應(yīng)用的核心技術(shù)，融入物聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)，智能地管理和感知對象，并達(dá)到資源信息、人員以及平臺之間的無縫聯(lián)接，并提供無處不在的服務(wù)。

2.4 管理對象不同。數(shù)字檔案館主要收集和管理資源信息，是檔案數(shù)字化以及電子文件的管理，對于檔案實體管理沒有重大突破。智慧檔案館使用智能技術(shù)，如物聯(lián)網(wǎng)、自動控制等，有效結(jié)合檔案信息及檔案實體進(jìn)行管理，有效地捕獲和處理各種信息，并提供無處不在的存檔信息服務(wù)的檔案集成管理系統(tǒng)，因此檔案形成各種數(shù)據(jù)資源都是重點管理內(nèi)容，如借用創(chuàng)建狀態(tài)、實體位置信息、用戶個人信息等，甚至包括館內(nèi)濕度、溫度等。

2.5 管理理念側(cè)重點不同。數(shù)字檔案館的側(cè)重點是對檔案數(shù)字化并且長期存儲，達(dá)到資源共享及遠(yuǎn)程應(yīng)用，其特點是對館內(nèi)現(xiàn)有資源信息數(shù)字化，達(dá)到有效的資源共享目的。整合信息資源是其重點。智慧檔案館是建立在具有感知力的數(shù)字檔案的基礎(chǔ)上的檔案館模式，更加關(guān)注檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施多角度的應(yīng)用、資源建設(shè)、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)運營、管理效果等。從互聯(lián)網(wǎng)開始，使用物聯(lián)網(wǎng)、云計算以及大數(shù)據(jù)等諸多新智慧技術(shù)，達(dá)到整合檔案管理質(zhì)量和智慧服務(wù)質(zhì)量的效果。

3 數(shù)字檔案館以及智慧檔案館之間的關(guān)系分析

3.1 合作共生，相互促進(jìn)。數(shù)字檔案館與智慧檔案館本質(zhì)上是相同的，兩者相互配合和輔助，共同合作存在。智慧檔案館可以提供感知和智能服務(wù)等服務(wù)為數(shù)字檔案館所應(yīng)用，同時可以從數(shù)字檔案館中獲得更準(zhǔn)確有效的資源信息，兩者是互通互利的關(guān)系，相互補充、共同發(fā)展。

3.2 智慧檔案館以數(shù)字檔案館為條件。在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上利用信息技術(shù)構(gòu)建智慧檔案館，使其更適應(yīng)于人們的應(yīng)用，且更智能。智慧檔案館的內(nèi)容和維度更加豐富，如大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等。數(shù)字檔案館中的資源內(nèi)容可以為更好地開發(fā)智慧檔案館奠定基礎(chǔ)，并且作為真實有效數(shù)據(jù)信息的提供場所。

3.3 智慧檔案館是數(shù)字檔案館的升級版。通過技術(shù)應(yīng)用對數(shù)字檔案館進(jìn)行改革創(chuàng)新，向智慧檔案館演變是必然趨勢。智慧檔案館具有智能處理和識別檔案信息資源的功能，是加強版的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是將檔案資源數(shù)字化，而智慧檔案館則是將這部分資源加強改進(jìn)，并提升檔案的功能性。

（作者單位：北京市地鐵運營有限公司 來稿日期：2020-04-21）